QP-012采购管理程序书.doc

有限公司生效日期年月日文件名称文件编号修订日期年月日采购管理程序书页 次6/6版 本 第版制订部门版 本修 订 內 容修订日期修订者1a初次发行no010203040506070809101112131415单 位制订部门总 经 办关 务 部财 务 部物 流 部采 购 课行 政 课人 事 课资 材 课生 管 课品 保 部工 程 部制 造 部需会签的单位vvvvvvvvvvvv会 签分发份数111111111111核准 确认日期 审查 拟案 1.0 目的 透过本程序的执行，以达成“准确、适时、适量、适质”的采购回所需求的物品。2.0 范围公司或委外生产的产品直接所需材料、半成品、设备、仪器、工模治具以及耗材等的采购。3.0 名词解释 无4.0 职责 4.1 采购：开发合格供应商,询价,议价,下采购单,跟追交期. 4.2 品保：对原材料之承认并负责进料品质之确定。4.3 请购单位：各单位根据需要提出请购需求，填写请购单或资产请购单并提交。 4.4 仓管单位：负责物品的收货、数量清点、保管、发放。 4.5 品保单位：负责原材料入库前的检验，确认新购设备是否需列入仪校管控。4.6 关务单位：负责公司进口货物的报关事宜。4.7 工程单位: 新材料的承认，零件品质的改善，新设备及治具等的合格性进行评估审核。5.0 作业内容 5.1 采购作业流程(如附件一)5.2 请购作业5.2.1 请购单的填写：生产自购料件在客户下单后,物控及时提出需求,机器设备等需在15天前提出需求，钢网及治具之请购需附公司内部订单，一般常用杂项每月月底各单位提出下一个月的需求。请购单或资产请购单需送单位主管及厂级主管签核ok后方可送采购单位。注：依照标准确认是否为资产来填写资产请购单(表号：fm-53-1)或请购单(表号：fm-052-1)，请购单上必须详細填写物品名称规格数量和需求日期，其它细节资讯可以附页补充说明，新品采购时，需在备注栏内注明为新品。 5.2.2 原材料之请购物控单位须附上mrp单； 机器设备之请购，请购单位附上规格图纸说明。5.2.3 请购单审核 请购单自采购单位接获请购案件开始计算，一般审核之期限为三天（周六周日除外），急件为一天以内签核完成，由采购人员负责跟催。5.2.4 请购单位完成审核后进行订购作业，如请购案件审核不同意，退单回原申请单位。5.3 订购作业 5.3.1 供应商的选择 采购单位确认请购单审核完成后，从合格供应商清单中挑合适的供应商执行5.3.2，若无合格之供应商，则根据供应商评估与考核管理程序书(文号：qp-011)进行供应商评鉴。 5.3.2 询/比/议价 采购人员依已定之材料规格、交期、数量及其它交易条件，找供应商谈价格与交期，要求供应商提供正式的报价单，提出合适的价格与交期等信息。5.3.2.1 询价作业：采购人员于接受请购案件后，进行询价及交期询问作业，非规格品之采购，以有信誉、有能力、有经验的合格供应商作为询价的优先对象，现品（規格品）之采购或每月固定采购之物料，則可以原有采购条件进行作业。5.3.2.2 比价作业：凡请购案件采购人员得拿三家以上供应商进行比价、比质，选择质量、成本、交期等服务符合本公司要求之供应商；若所进行之条件有特殊之要求时，（如独占技朮时）则不在此限。5.3.2.3 议价作业：经核准在案等请购案件采购人员与供应商议价，谈定合适价格与交期。新品需厂商供样品，依照样品承认作业规范进行承认ok后方可进行采购作业。 5.3.3 采购单审核权限及分发作业5.3.3.1 采购人员将采购单依采购核准权限，呈相关主管审核后，方可寄发供应商。5.3.3.2 采购金额核准权限，如核准主管出差或请假时，对权限内核对之行使，可以口头或书面申请，董事长往下授权经办采购案件。5.3.3.3 经核准后之订单，由采购人员负责寄（分）发给供应商及相关单位留存。 5.3.3.5 订购审核期限一般件：3天 ； 急件：1天 5.3.3.6 订单分发给供应商，需供应商回签确认采购单内容。5.4 采购管理5.4.1 交期管理 采购人员依据请购单指定之交货日期与供应商谈定妥当之交货日，由采购人员追踪控管交期状况。 5.4.2 跟催与管制5.4.2.1 如相关部门需要变更已发出采购单(表号:fm- 055-1)的数量、规格、价格等内容时,请及时通知采购人员， 由采购立即通知供应商,在原采购单上注明作废(并收回财务、仓库联),传至供应商. 待相关部门确认更正无误后，采购重新开立采购单并附原作废采购单经核准后方可作业；若属于笔误或只更改数量之采购单(表号:fm-055-1)，直接在原单上更正，担当人签名，但需要供应商确认签回。5.4.2.2 如采购作业中因特殊原因，采购单或供应商交货日期已超出了双方协商的交货日期，采购应以邮件或工作联系单的形式知会请购单位。5.4.2.2 当收到进料检验单位开出的进料验收结果为拒收时，资材应开立退货单(表号:fm-059-1)，经核准后，采购人员通知供应商立即更换或另行采购。 5.4.2.3 补货1) 原单注明允收数、退货数及补货数。2) 采购人员与供应商重新讨论交期，完成补货作业。5.5 请款作业 5.5.1 请款：采购人员请款须检附请购单(表号：fm-052-1)、采购单(表号：fm- 055-1)、供应商对账单或发票(invoice)、进料验收单(表号：fm-060-1)，填具支出请款单请款。 6.0 相关文件 6.1 请购单(表号：fm-052-1) 6.2 资产请购单(表号：fm-53-1) 6.3 供应商扣款/索赔通知单(表号:fm-054-1) 6.4 采购单(表号：fm-055-1) 6.5 供货商评估与考核管理程序书(表号：qp-011)6.6 进料验收单(表号：fm-060-1)7.0注意事项 7.1 在采购外购成品时,要求供应商提供6pcs一对一的比照样品及承认书. 7.2 将6pcs样品分发给相关单位:品保 2pcs ; 工程3pcs ; 采购1pcs.附件一：采购作业流程 作业流程 管制项目 权责单位 相关表单/文件请 购 单 1-1品名 1-1申请单位 1-1请购单 1-2规格 1-2资产请购单 1-3数量 1-3内部订单 审核 no 2-1品名、规格、数量 2-1申请单位主管 2-1请购单 2-2需求日期 2-2资产请购单 yes挑选供应商 3-1交期 3-1采购单位 3-1合格供应商名册 3-2数量 3-3产能采购询价、议价 4-1价格 4-1采购单位 4-1请购单 4-2质量、规格 4-2资产请购单 审核 5-1价格 5-1采购单位主管 5-1请购单 5-2质量、规格 5-2资产请购单 价格审核采购案审 核no no 6-1厂商 6-1具核决权限主管 6-1请购单 6-2价格 6-2会计单位 6-2资产请购单 yes开立采购单7-1品名、规格 7-1采购单位 7-1采购单7-2价格、金额7-3交期、交货地点7-4付款条件审 核8-1价格 8-1采购单位主管 8-1采购单yyes8-2金额8-3付款条件yno核 准9-1价格 9-1具核决权限主管 9-1采购单9-2金额9-3付款条件yes接下页承上页 作业流程 管制项目 权责单位 相关窗体/文件寄(分)发订单10-1分发单位 10-1采购单位 10-1采购单10-1份数 10-2会计单位跟 催11-1数量、规格 11-1采购单位 11-1采购单11-2交期前三天 11-2应入未入帐周报表送 货12-1数量、规格 12-1供应商 12-1送货单 点 收13-1数量、规格 13-