《管家婆》产品说明书(第二版).doc

管家婆产品说明书第一部分 如何开始第一章 安装及启动第一节 安 装 注：此处单机版指:管家婆for windows 辉煌版、学习版和查询版。其现有光盘和软盘两种（软盘版共有3张3英寸软盘）。一管家婆安装对系统的要求运行环境：windows95/98/2000/ntc p u：586（奔腾及以上）内 存：8m硬 盘：需要 100m 硬盘空间显 示 器：14寸彩显其它设备：鼠标、打印机二系统安装1 切断电源，将电脑关机；2 将软件狗（火材盒大小的塑料块）插在电脑机箱后接打印机的插槽上，然后 再将打印机电缆线接在软件狗的另一端；3 将光盘放入光驱或将1#盘插入软驱中；注：使用光盘安装和软盘安装稍有不同，以下分别介绍： 光盘安装双击windows桌面上 我的电脑 图标。进入后找到光驱的盘符，双击此盘符显示出光盘中的内容，打开辉煌版文件包双击setup.exe文件，系统进入安装程序。 软盘安装单击windows桌面 开始 菜单，单击 运行 ，弹出下图所示的对话框：在 打开 列表框中输入a：setup.exe，然后单击 确定 ，进入安装程序。4 进入安装程序，出现如下窗口。系统缺省路径为c：grasp，用户可以更改该路径名（注意：路径名不能为中文，不能超过八位）。 路径名确定后单击 下一步 ，系统进一步提示输入“系统名称”，缺省名为管家婆辉煌版，确定名称后，单击 下一步 ，开始安装程序。5 如果该路径下已安装有管家婆软件，将提示选择【升级安装】或【全部安装】。选定安装方式后，单击 下一步 。 注：第一次安装管家婆的用户没有该步操作，直接进入下面第四步。6 安装完成后在windows“开始”菜单中建立一个管家婆程序组，包含管家婆运行程序、数据备份与恢复、基本信息搬移工具。单击其中的一项即启动相应功能。见下图：注：“数据备份与恢复”将在第二章介绍；“基本信息搬移工具”将在第五部分介绍。7 至此，管家婆安装工作全部完成。第二节 启 动软件安装完毕后，可以通过下列任何一种方式调用管家婆： 快捷方式管家婆安装完毕后，在windows桌面上自动生成运行图标，双击该图标进入程序主界面。 程序组单击windows桌面 开始 按钮，在 程序 菜单下找到管家婆辉煌版 ，单击菜单下的 管家婆辉煌版 进入程序主界面。 资源管理器单击windows桌面 开始 按钮，在 程序 菜单下找到 资源管理器 ，单击 资源管理器 按安装路径找到管家婆安装目录，双击该目录下grasp.exe文件，进入程序主界面。 我的电脑单击windows桌面 我的电脑 ，按安装路径找到管家婆安装目录，双击该目录下grasp.exe文件，进入程序主界面。第二章 数据备份与恢复由于财务软件对数据的安全性和连续性有较高要求，管家婆设置了“数据备份与恢复”功能。 管家婆v6.3版本具有“自动备份”功能（参见第四部分第四章），请注意两者的区别。单击windows桌面 开始 按钮，移动蓝色光条至 程序 菜单处，弹出子菜单，如下图所示： 鼠标光条移至 管家婆辉煌版 处（如上图），弹出下一级子菜单，继续移动鼠标至 数据备份与恢复 处单击鼠标左键，出现如下窗口： 选择用户名，并输入正确的密码后按 确定 。系统将提示选择 备份数据 和 恢复数据 如下图： 选定后按 下一步 弹出如下窗口，提示用户选择工作路径。 单击选中的工作路径，核对无误并确认后，系统开始执行“备份”或“恢复”工作。完成后提示“备份”或“恢复”成功：注意： “数据备份”是备份管家婆数据库中所有数据，不能选择其中部分数据做备份；“数据恢复”同理； 定期做好数据备份并妥善保存备份盘； 数据备份时建议同时在软盘和硬盘上作两份； 不能恢复不同版本的管家婆数据； 操作“数据恢复”，将覆盖管家婆中已有数据，因此用户如要保留原数据，必须先作“数据备份”； “超级用户”可以直接使用该功能，其他用户必须由“超级用户”在系统“用户口令及权限设置”中设定此项权力，才能使用。第三章 一个简单的案例本章内容主要针对初次使用管家婆软件的用户。通过实例，介绍大致的操作流程和一般方法，让用户对本软件有一个初步地认识。对较深入的问题请参考相关章节。 实例说明：成都任我行软件发展有限责任公司是一家集软件开发和销售为一体的公司，拥有相当数量的客户和代理商。该公司为拓展业务范围，决定新设一“家电销售部”，主要从是电视机销售。家电销售部从1999年4月24日开始营业，期初财务状况为：1. 有10台“长虹2919”彩电，成本价为3500元/台；2. 原客户“北京连邦总店”的120000应收款由家电销售部接管，作为公司对家电销售部的投资；3. 除上述以外，该家电部没有其他的资产和负债；开业当日，“北京连邦总店”即以每台4000元的价格，提走2台“长虹2919”彩电。对方提货时付了1000元的现金作为预付款，余下7000元货款将在一周内结清。第一步：启动管家婆软件请参照本部分的第一章第二节第二步：超级用户与用户密码 进入管家婆，首先弹出“用户密码输入”窗口。初次使用只能以“超级用户”的身份进入，该用户密码为空，直接按 enter 或 确认 进入。 何为超级用户？ 管家婆系统允许为每一个职员，设置进入管家婆所使用的密码（好比不同的职员，进入不同的房门有不同的钥匙），并确定该职员的操作权限，即他能作什么，不能作什么。这个拥有至高无上的权利的特殊用户，在管家婆中被称为【超级用户】。 建议立即设定超级用户密码 建议立即进入【系统维护】主菜单下的【超级用户】子菜单，在【权限管理】中设定超级用户的密码口令，以保证最高权利不被他人盗用。 注意：密码不能为中文，并区分英文字母大小写。第三步：了解管家婆用户界面为方便用户，管家婆的主画面包括三个部分：1 主菜单部分：屏幕最上方的6个命令称为主菜单（如下图）。主菜单相当于管家婆软件全部功能的目录索引，所有功能都可以从主菜单中操作。初次使用建议浏览一遍主菜单。2快捷键部分：系统将常用的功能以大图标形式列出来，以方便用户操作（如下图）：3图形化部分：以常见业务流程方式显示（见上面的大图）： 左边5个业务模块分别为： 进货管理 、 销售管理 、 钱流管理 、 库存管理 、 系统维护 。 右边上半部分是针对左边模块的业务； 右边下半部分是针对左边的模块的报表；注意：如不需要显示图形菜单，可在主界面右上角，隐藏“图形化菜单”。第四步：初始化工作之一：建立基本信息选择主菜单【基本信息】，弹出其子菜单，共八类如下图： 库存商品：记录商品货物的编码、名称、规格、型号等信息，建议按行业特点 分类分级。 往来单位：记录业务往来的单位和个人，建议按业务发生性质或频繁程度分类 分级。 内部职员：记录公司职员的姓名，建议按部门分类、分级。 银行账户：记录开户银行、帐号。 费用类型：按公司具体情况增加各种费用项目，并可分成三级明细科目。 其他收入：按公司具体情况增加销售收入外的收入项目，可分成三级明细科目。 固定资产：记录公司拥有的固定资产，如汽车、办公设备等。 存货仓库：登录存货仓库或营业分点。1 建立商品信息库应用举例：一级商品二级商品三级商品电视机长虹长虹2919长虹2505长虹34寸康佳康佳2999康佳2555具体操作为：【基本信息】=【库存商品】，如图所示：2建立往来单位信息库应用举例：一级单位二级单位零 售供货商甲乙大客户丙北京连邦总店无论任何单位或个人，只要同我们发生买卖关系，即产生往来帐。在管家婆中，可以用多级分类的方法，漂亮的组织这些数据。第五步：初始化工作之二：建立期初帐本的余额1 录入库存商品期初库存及成本基础仓库商品全名期初数量成本均价期初总价长虹291910350035000长虹2505000长虹34寸000康佳2999000康佳2555000 注意：期初总价 = 期初数量 * 成本均价，是自动计算得出。2 录入往来单位期初应收款、应付款往来单位期初应收款期初应付款北京连邦总店1200000第六步：确认正确完成期初建帐打开“资产负债表”，整个期初财务状况已自动核算出来，一目了然。如图：第七步：处理日常业务系统提供了多种业务单据，用于处理日常的进、销、收、付款，费用报销等业务，并将这些业务所产生的变化，自动登录在相应的帐本上。单击主菜单【录帐】=【业务录入】，系统弹出业务单据供用户选择：1 录入第一笔业务：销售2台电视机 在本示例中，家电销售部的第一笔业务是：4月24日，销售2台“长虹2919”给“北京连邦总店”，单价为4000元。对方支付了1000元现金，余下7000元应收款。根据该业务，打开一张销售单，作如下记录：注意：在上述表格中 “ 购买单位 ”、“ 经手人 ”、“ 发货仓库 ”、“ 商品全名 ”、“ 收款帐户 ”等5项，是通过按enter键或鼠标双击表格空白区域，从建立的往来单位、内部职员、存货仓库、库存商品、银行帐户等基本信息库中调出； 其它内容，如“附加说明”，“销售数量”，“销售单价”，“收款金额”等，只需通过键盘录入。第八步：单据过帐录入信息确认无误后，按esc键或单击单据右下角的 退出 键，系统提示“过帐”、“废弃”、“草稿”三项选择。 按esc键，取消本次操作，返回到录入单据的状态； 存入草稿：如果该单据不立即过帐入库，可作为草稿存入“业务草稿”中，待 确定后，从草稿库中调出该单据审核后，再过帐。 单据过帐：销售单进入系统核算，各项数据自动上帐； 废弃退出：将本张销售单作废删除，并退回主菜单；第九步：管家婆的查帐与分析功能一览表从完备的角度上看，企业财务的管理应包括两大部分， 对企业资产的跟踪（资产负债表）：资产=负债+所有者权益； 对企业利润的分析（经营情况表）：利润=收入-（成本+费用）； 其他更复杂的统计和数据提取基于以上考虑，管家婆提供以下查帐功能： 库存商品：查看各库存的商品数量、金额及日记帐； 现金银行： 应收应付： 借欠商品：查看借进、借出商品的具体单位和品名 费用支出： 其他收入： 固定资产： 销售分析：若干销售分析报表 往来分析：比上述“应收应付”更高级的分析功能； 单据统计： 业务统计： 各种进销存报表：比上述“库存商品”更高级的分析； 各种帐务（财务）报表：资产负债表、损益表等；第十步：有多少货？库存状况表及日记帐点击【查帐】=【库存商品】，得到如下的库存状况：基础仓库商品全名数量成本均价库存总价长虹29198350028000长虹2588000长虹34寸000康佳2999000康佳2555000 为什么“长虹2919”的库存为8台呢？单击右上角 明细帐本 如图：得到以下数据： 1999/04/24前，“基础仓库”中“长虹2919”库存为10台（期初库存）； 1999/04/24日，销售2台“长虹2919”给“北京连邦总店”，库存8台；第十一步：有多少钱？现金及日记帐单击【查帐】=【现金银行】，得到以下数据，如图：1000元现金是怎样来的呢？单击右上角的 明细帐本 。得到以下数据： 1999/04/24前，现金为0（期初金额）； 1999/04/24日，销售2台“长虹2919”给“北京连邦总店”，收现金1000元；第十二步：别人欠多少钱？应收应付单击【查帐】=【应收应付】，得到以下的应收款、应付款结果：127000元的应收款是从何而来的呢？单击右上角 往来对帐 ，得到以下结果： 1999/04/24前，“北京连邦总店”应收款余额120000元（期初应收款）； 1999/04/24日，销售2台“长虹2919”给“北京连邦总店”，单价4000元，应收8000元，实收1000元，产生7000元应收款。累计应收款为127000元；第十三步：全面分析销售单击【查帐】=【销售分析】，得到根据不同角度分析的销售报表。如： 按商品多级分类的结构，查看【月销售状况】数量、单价、金额等。提示：单击右上角 明细帐本 ，查看某商品的销售日记帐。 【商品销售排行榜】，查询任一时间段、某类商品或全部商品的销售量、利润等数据，并可以此对商品排序。如图：第十四步：一览全局，再看资产负债表【查帐】=【各种帐务财务报表】中，得到全面分析企业当前资产状态的资产负债表，和全面分析收入、成本、费用的经营情况/损益表。以下面的资产负债表，总结了家电销售部当前的财务状况，结束本案例的介绍：资产负债及所有者权益科目金额备注科目金额备注库存商品 280008*3500期初资本155000现金 1000利润 1000应收帐款127000北京连邦店合计156000合计156000第二部分 初始建帐管家婆的建帐过程有其独特之处，分成【基本信息】和【期初建帐】两部分。电脑的应用虽以现实世界为样本，但电脑本身能优化人类某些落后而习以为常的行为。将“名称”与“数据”分开就是一种良好的改革，比如，可以先建立商品的目录，而不论仓库是否有库存，此后对商品的选取可直接在建立的商品库中“选出来”，不必象手工帐一样重复的抄写。第一章 基本信息 在讲述基本信息前，首先介绍“多级分类”的概念，这是管家婆软件所独有的。是根据对象的特点或属性归集为一类，其形式如同军队中上下级的关系。1 多级分类：电视机 （一级）康 佳长 虹 （二级）2919258825552999 （三级）2八类信息库分别是：【库存商品】记录商品编码、名称、规格、型号等信息。其特点是允许5级分类，每一级允许记录99万条信息。该库是以“商品全名”为关键字段，不能有相同的商品名称。假如有名称相同的商品，但产地或型号、规格不同等类似情况，建议采用分级或在“商品全名”处标识。例：百事可乐（中瓶）、百事可乐（小瓶），在“商品全名”处标识中瓶、小瓶把两种不同规格的相同商品看作两种商品。【往来单位】记录业务往来单位和个人的信息。其特点是允许5级分类，每一级允许记录99万条信息。单位全名不能相同。【内部职员】记录公司职员人员的信息。其特点是允许5级分类，每一级允许记录99万条信息。职员全名不能相同。【银行帐户】记录公司的开户行、帐号的信息。其特点是允许3级分类，每一级允许记录99万条信息。【费用类型】建立费用科目，可根据公司的具体情况自行增加、分类。其特点是允许3级分类，每一级允许记录99万条信息。【其它收入】建立销售收入以外的收入科目。其特点是允许3级分类，每一级允许记录99万条信息。【固定资产】记录固定资产项目。其特点是允许3级分类，每一级允许记录99万条信息。【存货仓库】允许建99个存货仓库或营业分点。其特点是仓库不允许分级，不能删除。3功能简介：添 加：在蓝色光标后，新增加一个商品/品类名称；修 改：修改蓝色光标所指的商品/品类的具体信息，如名称、编号、规格等；分 类：在蓝色光标所指商品下添加属于该商品的子类商品名称；删 除：删除蓝色光标所在位置的商品（该商品库存为0的情况下）；子 类：显示光标所在某类商品下的子类商品（只对存在子类的商品有效）；查 询：按全名或编号，查询商品；分类路径：显示当前商品的路径位置，如“电视机长虹电视长虹2919”。第二章 期初建帐介绍“期初建帐”前，不得不特别提到“成本核算法”，因为选择不同的成本核算法期初建帐方法也有所不同。对移动加权平均、先进先出、后进先出、手工指定四种成本核算法本身的意义将在第三部分中第三章的“成本核算”详细介绍。建帐时应注意的事项：1 确定建帐日期，该日期是以建帐前进入系统时确认的时间为准。如进入系统的日期为2000/3/8，其建帐日期也为2000/3/8。所以用户在建帐时请注意该问题，调整好建帐日期，此后系统不允许修改建帐日期。2 管家婆期初帐包括以下几个方面： 期初库存商品：各仓库中商品的数量和成本单价； 期初应收应付：往来单位的应收款或应付款金额； 期初现金银行：现金及银行帐户的金额； 期初固定资产：固定资产项目的价值； 期初待摊费用：需要摊销还未摊销的费用；如，全年房租； 期初借出商品：已经借出的商品，需要注意和库存商品的区别； 期初借进商品：已经借入的商品，需要注意和库存商品的区别；下面就采用不同成本核算法的期初建帐进行介绍：一移动加权平均法：1建立期初库存单击主界面 期初建帐 弹出菜单，单击 库存商品 进入如下图：单击 选择仓库 从弹出的菜单中选择某个仓库，确定仓库后，在表头显示【xx仓库】，如图所示：移动蓝色光标至某个商品处，单击 修改数量单价 或在该商品栏双击，在弹出的窗口中输入该商品在某仓库中的“期初数量”和“成本单价”，如下图：按照此方法，逐一将每个仓库中的商品期初数量和成本单价输入到系统中。2建立期初应收应付 在 期初建帐 菜单中，单击 应收应付 进入，如下图：移动蓝色光标至某个单位处，单击 修改应收款和应付款 或在该单位栏双击，在弹出的窗口中输入往来单位的“应收款”或“应付款”。注：一个往来单位不能同时输入“应收款”或“应付款”。在实际财务中一个往来单位可能同时有应收和应付款，但在期初应收应付中只能输入其往来帐的累计值。3建立期初借出/借进商品在 期初建帐 菜单中，单击 借出商品 进入，如下图：单击 添加 弹出下列窗口在弹出的窗口中，“往来单位”和“商品全名”通过鼠标单击傍边的“手指”图标或双击该栏空白处，从建成的基本信息库中选择单位和商品，如图： 完成后录入“期初数量”和“成本单价”。确认无误后单击 确认 键退出。“借入商品”的期初建立方法和“借出商品”方法类似，只需在 期初建帐 菜单中，单击 借出商品 。这里不再复述。4建立其它项目的期初其方法同上述的几种期初建帐的方法相似，不再一一复述，请参考操作。二先进先出法：1 建立期初库存单击主界面 期初建帐 弹出菜单，单击 库存商品 进入如下图：单击 选择仓库 从弹出的菜单中选择某个仓库，确定仓库后，在表头显示【xx仓库】，如图所示： 移动蓝色光标至某个商品处，单击 批次详情 弹出下列窗口： 注：同一种商品建立不同的批次（成本），是先进先出法建帐的特点。单击 添加 在弹出窗口的空白处输入商品该批次的数量和单价，单击 确定 。注：保质期只能使用“手工指定法”时才有效！请参考第四部分中“报质期管理”。对某商品的批次建立完成后，其情况如下图：商品aa，合计数量10个，合计金额27500，批次为两批：第一批数量5个，成本单价2500；第二批数量5个，成本单价3000。照此方法，逐一将每个仓库中的商品期初数量和成本单价输入到系统中。2建立其它项目的期初方法同“移动加权平均法”的期初建帐方法相同，请参考操作。三后进先出法和手工指定法：这两种成本核算法同“先进先出法”的期初建帐方法是一样的，请用户对照操作！注：“手工指定法”可以输入商品保质期，如下图：四检查期初帐是否正确，确认后进入下一部分的操作。注：如果有业务单据过帐，系统将不允许修改期初帐。第三部分 业务管理/应用本部份介绍的内容是如何进行日常的帐务处理，这部分与前面的部分不同之处在于它更多地是去“想”，而非去“做”。因为业务管理本身就是一件相当复杂的事，这在第二章就有深刻地体现，我们所提供的方法不是唯一地，更不是最好地，这需要用户更多的去体会，去了解问题的实质。第一章 业务管理第一节 商品销售管理销售管理中涉及销售、销售退货、往来帐结算等业务，以下就三种业务进行介绍：一销售业务上图中“购买单位”、“经手人”、“发货仓库”、“商品”、“收款帐户”等信息是从已建立的“基本信息”中调出（鼠标双击空白栏处），不需在此重复录入。“摘要”、“附加说明”，用户没有特别的注明时，系统将按最常规的理解自动对该笔业务进行描述。实际销售业务中有下列几种情况：1 现金结算销售货款在“收款帐户”中选择“现金”，在“收款金额”中输入合计金额值。2 支票结算销售货款首先在【基本信息】的【银行帐户】中添加“支票”，其次在单据录入是“收款帐户”中选择“支票”，在“收款金额”中输入合计金额值。3 销售货款挂往来帐在“收款帐户”和“收款金额”处空白。销售单的帐务处理：1. 在【库存状况】中立即反应出发货仓库中所有的销售商品数量和库存金额减少；2. 根据“收款帐户”和“收款金额”的情况，系统将自动增加【现金银行】或【应收应付】的款项；3. 在【销售分析】中将本笔业务的销售，自动记入“销售收入帐户”和“销售成本帐户”中；二销售退货1 按原价退货 销售时是现款的情况：“单价”输入原销售价，在“付款帐户”和“付款金额”处输入相应的帐户和金额。 销售时挂往来帐的情况：“单价”输入原销售价，在“付款帐户”和“付款金额”处空白。注意：所有帐务将回到销售前的状态。2 按新价退货分成高于销售价退货和低于销售价退货两种情况。注意：除资金帐户（往来帐户）金额将增加或减少外，其它帐务回到销售前的状 态。三往来帐结算 是针对销售货款挂往来的情况，如图：在“付款单位”中录入往来单位，“收款帐户”选择现金或其它付款方式，录入销售合计金额（往来单位所欠的货款）。在【应收应付】中自动减少往来单位的应收款。管家婆的参考意见：我们日常所说的“批发”，“代销”，“零售”等都与销售有关，但均不是非常理智或精确的概念。不同企业因财务管理体制不同，对“销售”的看法就有不同，或其核算方法不同。在管家婆系统里，以下单据在某种情况下均可以相当于“销售”的作用或与销售有关，您可以灵活运用。表格：销售行为分析及处理办法：单据说明销售单销售退货借出处理“销售性”不太确定的商品出库；这样，就不会产生“销售收入”而夸大了经营利润。借出转销售明确的将借出商品以销售处理，并同时生成“销售收入”，“销售成本”；扣减借出商品的数量和金额。同价调拨如商品移库，实际上是变价调拨的一种特例。变价调拨用于对代销单位的往来款及商品种类量的双重考核。我们通常意义上的代销有两种：一种是您为用户提供代销品，一种是供货商为您提供代销品。注意：在对销售单处理中，可能会有以下提示：出现负库存：部分企业因管理不太完善，时常出现帐面没有库存，而实际盘点又有货可出的情况。为保证在这种情况下仍能继续录入电脑帐，本系统允许商品库存为负数。l 当某商品库存现在为正数或0库存，在第一次变成负库存时，本系统将给出警告提示和选择。l 当某商品库存本身就为负数时，本系统则不作任何提示。输入成本价： 为了到达使用的简捷性，本系统在很多情况下是自动取出库或入库的库存成本的，如：l 自动取出库的成本有：所有出库的单据l 自动取入库的成本有：销售退货，商品拆装等等当该库的库存数量为0时，将取系统内部为每一个商品均自动保存了的一个参考价：最近进价。某商品的最近进价的来源依次是：1. 期初建帐时的成本价；2. 上一次进货的单价；3. 全部（部分）成本调价4. 最后一招：请用户设定单价！（此后将保存在最近进价中）第二节 商品进货管理进货管理中涉及进货、进货退货、往来帐结算等业务，以下就几种业务进行介绍：一 进货业务假设a单位发给您一批货，请体会以下三种“进货”方式： 货款两清：在进货单“付款帐户”中选择“现金”或其它付款方式，在“付款金额”中输入合计金额值。如图： 先付货款后进货：首先，做一张“付款单”，把货款先给供货商，如图：其次，在收到供货商发来的商品后，做一张“进货单”。只需注意“往来单位”的一致性和“付款帐户”、“付款金额”空白。 先进货后付货款：首先，做一张“进货单”，在“付款帐户”、“付款金额”处空白。其次，在确定结清货款时，做一张“付款单”。只需注意“往来单位”和“付款金额”的一致。进货单的帐务处理： 增加【库存商品】帐户中的库存数量和库存总价； 增加【往来对帐】中供货单位的应付款（先进货后付货款的情况）； 减少【现金银行】帐户中的金额（货款两清的情况）； 入库总值与应付货款均为：进货量*进价。二 进货退货业务帐本的处理： 减少【库存商品】帐户中库存数量和库存总价； 减少【往来对帐】中供货单位的应付款（先进货后付货款的情况）； 增加【现金银行】帐户中的金额（货款两清的情况）； 特别注意：进货退货时允许用户设定退货的结算单价。这样，出库的成本额与结算额之间将产生一个差价，它放在经营情况表的进货退货差价帐户中。三 往来帐结算：主要针对先进货后付款和先付款后进货这种情况，在进货业务中已经介绍，这里不再复述。第三节 商品借进管理注：如果要准确管理商品的价值，最好不要用借进或借出来处理日常业务。从会计作帐的方式（只管金额，不管数量）来看，因为借进、借出业务只管数量不管金额，是一种“不太规范”的商业行为，所以不能用于会计作帐，只能由库管人员管理。在管家婆系统中，专门设计了一张表格用于商品的借进统计，如图：注：借进商品的金额在本系统中以尽可能高的自动化程度管理商品成本，以“避开”用户，而充分体现“按数量核算”的原则。但是，作为一套全面管帐的系统，既然收货仓库的商品成本在增加，该增加额的来源总得“有个说法”才能保持会计软件借贷平衡的本色。本系统特在资产负债表中增加一个【借进商品】帐户，用以记录应退还的借进品总值。借进业务中相关的单据：1 商品借进：借进业务对帐本的处理： 增加收货库存的商品数量及库存价值（系统自动管理）； 将借进品的库存价值写入【借进商品】帐户中； 将借进量写入对应单位的借进盘点表中；2 借进还出：借进还出对帐本的处理： 减少发货库存的商品数量及库存价值； 将减少的借进品的库存价值从【借进商品】帐户中扣出； 将借进还出量从对应单位的借进盘点表中扣出；3 借转进货：借转进货对帐本的处理： 将结算的借进品的库存价值从【借进商品】帐户中扣出； 将结算的借进品的数量从对应单位的借进盘点表中扣出； 将应付款记在对结算单位的应付款上。注意：借进商品的成本结算是自动管理的。这样，出库的成本额与结算额之间将产生一个差价，它放在【经营情况表】的【借转进货及成本差】帐户中。第四节 商品借出管理商品借出管理与商品借进管理类似，请参见【商品借进业务管理】。多用于如维修品发出等。在管家婆系统中，专门设计了一张表格用于商品的借出统计，如图：注：借进商品的金额在本系统中以尽可能高的自动化程度管理商品成本，以“避开”用户，而充分体现“按数量核算”的原则。但是，作为一套全面管帐的系统，既然发货仓库的商品成本在减少，该减少额的来源总得“有个说法”才能保持会计软件借贷平衡的本色。本系统特在资产负债表中增加一个【借出商品】帐户，用以记录应退还的借进品总值。借出业务中相关的单据：1 商品借出：商品借出业务对帐本的处理有： 减少发货仓库的商品数量及库存总值； 借出商品的库存价值写入【借出商品】帐户中； 借出量写入对应单位的借出盘点表中；2 借出还回：借出还回对帐本的处理有： 增加收货库存的商品数量及库存价值； 回收的借出品的库存价值从【借出商品】帐户中扣出； 回收量从对应单位的借出盘点表中扣出；3 借转销售：借转销售业务对帐本的处理有： 结算的借出品的数量从对应单位的借出盘点表中扣出； 【结算量*结算价】同时记入对结算单位的应收款及【销售收入】帐户上； 出库成本价值自动计算写入【销售成本】帐户，并从【借出商品】帐户中扣 出；第五节 商品拆装管理商品拆装单如下图，可以应用于下列几种业务中：1 组装业务：例如：用主板、内存、显卡等配件组装成一台“586电脑”在出库商品处输入主板、内存、显卡的配件，在入库商品处输入586电脑；2 拆卸业务：例如：一箱“可口可乐”拆卸成瓶装“可口可乐”在出库商品处输入一箱“可口可乐”，在入库商品处输入一瓶“可口可乐”；3 更换名称：例如：一件“青岛啤酒”错记为一件“五星啤酒” 在出库商品处输入“青岛啤酒”，在入库商品处输入“五星啤酒”；商品拆装对帐的处理：出库商品出库数量青岛啤酒：箱包装规格1入库商品入库数量青岛包装：瓶装规格24 减少出库商品的数量及金额；自动计算出库成本； 增加入库商品的数量及金额；自动计算入库成本； 出入库成本的差额记入【商品拆装差价】帐户中；第六节 商品报溢管理商品报溢单如图，除处理库存管理业务外，还可处理获赠业务：商品报溢处理对帐目的修改结果是： 该商品的库存数量将增加； 该商品的库存金额将增加，增加额根据成本管理方法自动确定； 库存增加金额将记入经营情况表中【商品报溢】帐户；第七节 商品报损管理商品报损单如图，除处理库存管理业务外，还可处理赠出业务：商品报损处理对帐目的修改结果是： 该商品的库存数量将减少； 该商品的库存金额将减少，减少额根据成本管理方法自动确定； 库存减少的金额将写入经营情况表的【商品报损】帐户中；第八节 商品调拨管理商品调拨包括：同价调拨，变价调拨。同价调拨单对帐目的影响是： 商品数量在两个不同的仓库间作等量的转换； 商品价值在两个不同的仓库间作等价的转换； 系统自动计算并管理出入库商品成本； 入库成本等于同品种的出库成本，不产生任何价差；变价调拨单对帐目的影响是： 商品数量在两个不同的仓库间作等量的转换； 商品价值在两个不同的仓库间作不等价的转换； 系统自动计算并管理出入库成本； 入库成本等于入库商品的【数量新单价】； 商品变价的价差写入【经营情况表】的【变价调拨差价】帐户中；调拨单在代销处理上的妙用： 把要管理其商品未结算数量的代销商，作为自己的一个仓库看待。 发货给代销商时，用调拨单；该代销库的价值，就是应收货款； 代销商与我们结算时（只是确认销售的性质，与是否收款无关），录入从该代销库发货的销售单另：在往来单位中建立该代销商的信息，独立处理与代销商的资金关系。具体问题将在业务应用中详细介绍。第九节 商品调价管理商品调价：是指对“商品零售价”和“商品成本价”的价格修改。管家婆有两处地方可以修改“价格”：1 【辅助功能】菜单下【物价管理】：修改零售价；零售价在管家婆里被称为“预设售价”，其只是一种信息，与“帐”无关，其在本系统中只用在以下2个地方： 在【物价管理】菜单中【商品报价表】，分析销售毛差等等； 在录入销售单时，商品的销售单价可以自动弹出并填在“单价”的表格栏里。以便用户可以减少一些录入量和录入错误。2 【录帐】菜单下【调价：设定成本单价】成本调价对帐目的修改结果： 不改变库存数量； 修改对应到被调价的那部分商品数量的库存的价值； 将价差写入经营情况表的成本调价帐户中；第十节 费用管理首先需要统一认识：什么是费用？在管家婆软件中，以下均认为是费用（括号内是我们建议的费用名称和付款方式）： 业务请客（招待费用，现金支付）； 吃饭签单（招待费用，挂往来帐）； 现金短款（财务费用，扣减现金）； 支付利息（财务费用，银行存款支付）； 某笔应收款成为呆帐、死帐（调帐亏损，扣减应收款）； 咨询费，维修费（办公费用，现金/银行存款支付）；管家婆提供了两种费用单据【一般费用单】和【现金费用单】，下图：（一般费用单）（现金费用单）一般费用单和现金费用单的区别：区别项目一般费用单现金费用单付款方式现金/银行存款/往来帐系统默认现金收费单位需要输入往来单位没有第十一节 收入管理 【其它收入单】与【一般费用单】完全类似，但恰恰相反。在管家婆软件的理念中，以下均认为是收入（括号内是我们建议的收入名目及收款方式）：1. 现金多款（财务收入，增加现金）；2. 某笔应付款已无法支付（调帐收入，扣减应付款）；3. 银行存款利息（利息收入，银行存款增加）；4. 咨询服务（咨询费，现金/银行收入）；5. 维修服务（维修费，现金/银行收入）；管家婆提供的【其它收入单】，如下图：实际应用： 例1：上述3、4、5项用【其它收入单】处理； 例2：上述1项用【调帐现金增加】，2项用【调帐应付款减少】；第十二节 固定资产管理固定资产管理的概念： 固定资产管理是对【基本信息】中建立的“固定资产”进行购置、变卖、折旧等行为； 固定资产管理在“管家婆”中只影响其资产的变化即资产负债表的变化。固定资产购置：资产负债表的变化： 以现金或银行转帐的方式购买：一项资产增加另一项资产减少，既固定资产增加，现金或银行存款减少； 以挂应付款的方式购买：一项资产增加一项负债增加，既固定资产增加，应付款增加；固定资产变卖：资产负债表的变化： 以现金或银行转帐的方式变卖：一项资产减少另一项资产增加，既固定资产减少，现金或银行存款增加； 以挂应收款的方式变卖：一项资产减少另一项资产增加，既固定资产减少，应收款增加；固定资产折旧资产负债表的变化： 一项资产减少一项权益减少，既固定资产减少，利润减少；第十三节 待摊费用管理待摊费用是指一次性发生的较大额的，需要分摊到每个月中的费用，例如：房租。待摊费用管理包括：待摊费用发生和待摊费用摊销两种单据。待摊费用发生：帐表的变化： 在“资产负债表”中“待摊费用”金额增加； 其它帐表没有任何变化。待摊费用摊销：帐表的变化： 在“资产负债表”中“待摊费用”金额减少； “经营情况表”中费用支出金额增加，当月利润减少。第十四节 转帐、提现、存款业务存款在不同户头上转帐、从银行提取现金、把现金存入银行这三种业务都用同一种业务单据：转帐业务：在“收款帐户”输入需要转入的帐户或户头，“付款帐户”输入需要转出的帐户或 户头。提现业务：在“收款帐户”输入现金，“付款帐户”输入需要转出的帐户或户头。存现业务：在“收款帐户”输入需要存入的帐户或户头，“付款帐户”输入现金。帐表的变化： “现金银行表”中现金或银行存款变化； “资产负债表”中资产类科目（现金、银行存款）变化，但是其“资产合计”没有增减。第十五节 调帐业务调帐业务包括：应收款减少、应收款增加、应付款增加、应付款减少、资金减少、资金增加、收入转期初、费用转期初八种业务单据。调帐类业务的背景比较复杂，应用性较强，我们将在下一章实用业务问答中介绍部分调帐业务的应用。调帐类单据对帐表的影响：业务单据经营情况表的变化资产负债表的变化应收款减少费用增加、利润减少应收款减少应收款增加收入增加、利润增加应收款增加应付款增加费用增加、利润减少应付款增加应付款减少收入增加、利润增加应付款减少资 金减 少费用增加、利润减少资 金减 少资 金增 加收入增加、利润增加资 金增 加收入转期初收入减少、利润减少期初资本增加、利润减少费用转期初费用减少、利润增加期初资本减少、利润增加第十六节商品赠送、获赠管理商品赠送、获赠管理，其帐务处理与报损、报溢管理相似，能清楚记录库存商品数量及金额的变化情况；而与报损、报溢相区别，它还能明确跟踪、记录与赠送、获赠商品相联系的往来单位，使单位商品帐的外部、内部管理更清晰，更详细、更透彻！如图：商品赠送处理对帐目的修改结果是：u 该商品的库存数量将减少；u 该商品的库存金额将减少，减少额根据成本管理方法自动确定；u 库存减少的金额将写入经营情况表的【商品赠出】帐户中。商品获赠管理与商品赠送管理相类似。第二章 实用业务问答一 如何管理多个公司的帐目（各公司独立核算）？背景：某公司购买了一套管家婆，总部在使用了一段时间后感觉挺好，想把它应用到其下属的两个门市上，门市是独立核算利润的，但该公司从经济的角度上考虑暂时不想再购买两套管家婆。应用：由于一套管家婆只能管理一个独立核算的公司，且加密狗只能在一台电脑上使用，所以在发生上述的情况时，只能采用总部帮门市作帐的方式，在总部电脑上再安装两套管家婆。具体操作如下：1 参照第一部分的安装；2 在系统提示输入安装路径时，注意路径名不能重复。例如：第一套管家婆路径为c:g1，第二套则为c:g2，第三套则为c:g3；3 在系统提示输入程序组名时，注意组名不能重复。例如：第一套管家婆组名为总公司，第二套则为门市1，第三套则为门市2。二 如何处理预付款、预收款业务？背景：预付款在实际应用中多用于记录我们付给别人的定金等；而预收款多用于记录别人付给我们的定金等。应用：管家婆中没有单独管理预付款、预收款业务的单据。在管家婆系统中，预付款被简单的看作应收款管理；预收款被看作应付款管理。实际应用中做如下处理：1 预付款业务使用“付款单”，在“往来对帐”中产生一笔“应收款”；2 预收款业务使用“收款单”，在“往来对帐”中产生一笔“应付款”；3 当实际“进货业务”或“销售业务”发生后（参见本部分第一章进货管理和销售管理），往来帐自动冲平。三 如何处理员工借款或个人往来业务？背景：公司内部某员工因有急事，需从公司财务部借款以应急。过几天返还借款。应用：在管家婆中没有专门的借款业务，我们应将内部职员看成往来单位，把借款挂在往来帐中，从财务的角度上准确的反映资金的流动，避免财务损失。具体做法如下：1 在【基本信息】的“往来单位”中添加“个人借款”或“内部往来”一项，并在其下分类，输入公司员工名称；2 录入“付款单”，在“收款单位”输入员工名称。这样在本张单据过帐后，往来帐户中自动产生一笔对应该员工的应收款；3 当该员工返还借款时，只需录入一张收款单，即可在往来帐户中冲掉该笔应收款。四如何处理差旅费借款及报销业务？背景：公司某员工因公出差，需从财务