管理性文件控制程序DFCPQEOMS.doc

东风（十堰）车身部件有限责任公司一体化管理体系程序文件文件编号：DFCPQEOMS-42管理性文件控制程序版本：A/0第7页 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黊囵乌戏藽肚1. 目的对与DFCP管理有关的所有管理性文件进行有效控制，防止DFCP生产经营管理活动各个场所使用无效版本的管理性文件，确保所有管理性文件处于受控状态。2. 适用范围本程序适用于DFCP管理性文件（包括外来和顾客提供的文件）编制、审核、批准、分发、更改、作废全过程的管理活动。3.引用文件ISO/TS16949：2002质量管理体系汽车行业生产性和相关服务业零件组织应用ISO9001：2000的特定要求GB/T19001：2000质量管理体系 要求GB/T24001：1996环境管理体系规范及使用指南GB/T24004：1996 环境管理体系原则、体系和支持技术通用指南GB/T28001：2001职业健康安全管理体系规范4.术语GB/T19000：2000质量管理体系 基础和术语GB/T24001：1996环境管理体系规范及使用指南GB/T28001：2001职业健康安全管理体系规范和管理手册中的有关术语和定义。5.职责5.1综合管理部负责行政公文的审核、归档、分发、更改和管理的控制；负责外来管理性文件的接收、转发；负责组织职责范围、岗位工作标准、企业管理标准（包括规章制度）、岗位规范和记录表格的编制、审核、分发、更改和管理的控制。5.2质量部负责管理手册、质量管理体系程序文件的编制、审核、分发、更改和管理的控制。5.3生产装备部负责环境/安全管理体系程序文件的编制、审核、分发、更改和管理的控制。5.4各部门负责本部门与企业管理有关的管理性文件的编制。5.5总经理/或副总经理负责各自分管部门的管理性文件的批准。6.工作流程责任单位工作内容记录6.1管理性文件分类：a) 职责范围、岗位工作标准、岗位作业文件；b) 管理手册；c) 一体化管理体系程序文件；d) 行政公文；e) 公司内部支持性管理文件（包括企业管理标准、规章制度）和记录表格等； 外来文件：各类法律法规、标准和必要的参考资料及顾客提供的管理性文件等；6.2管理性文件的编制、审核、批准综合管理部6.2.1职责范围由综合管理部编制，经公司办公会审定，由总经理批准发布后实施。综合管理部6.2.2岗位工作标准、岗位规范由综合管理部组织岗位所在部门编制、经该部门主管（部长/经理/厂长）审核，主管副总经理批准后发布实施。质量部6.2.3组织编制管理手册，经管理者代表审核，总经理批准后发布实施。质量部生产装备部6.2.4一体化管理体系程序文件由质量部/生产装备部组织相关部门负责编制，由编制部门主管（部长/经理/厂长）审核，主管副总经理批准后发布实施。综合管理部6.2.5行政公文由公文发起人所在部门负责编制，综合管理部部长审核，公文发起人所在部门主管副总经理批准后发布实施。综合管理部各部门6.2.6企业管理标准、规章制度、管理办法由综合管理部提出，相关部门编制，编制部门主管（部长/经理/厂长）审核，主管副总经理批准后发布实施。综合管理部各部门6.2.7记录表格由综合管理部组织各部门编制，编制部门主管（部长/经理/厂长）审核，主管副总经理批准后发布实施。6.3文件的分发 文件分发采用通过DFCP综合信息网以电子媒体和书面文件两种形式分发。6.3.1书面文件形式分发流程6.3.1.1文件分发前由文件审核部门负责编制“文件发放范围”，报主管副总经理批准。各文件分发部门6.3.1.2按照“文件发放范围”的规定，填写“文件发放登记表”，对文件编号、登记、分发。文件发放登记表6.3.1.3发至DFCP内部与企业管理有关的管理性文件均为受控文件，发给认证机构的一体化管理体系文件也为受控文件，分发时将分发顺序号作为受控号填写，分发顺序号按发出的先后顺序依次排列，分发一体化管理体系文件及支持性管理文件时，在其封面或首页加盖红色“受控”印章作为受控文件的标识。主管副总6.3.1.4作为资料和信息发给顾客、供方或相关方的管理性文件为非受控文件，由主管副总经理审批后编号发放，非受控文件不受更改和控制。主管副总综合管理部6.3.1.5DFCP需要购置的标准、法律法规，由所需部门提出购置申请，经总经理/或副总经理批准后，由所需部门购置，购置后由综合管理部资料室登记、编号，并向相关人员分发。6.3.2以电子媒体形式分发流程6.3.2.1文件分发前由文件分管部门负责编制“文件发放范围”报主管副总经理批准。6.3.2.2文件分管部门按照“文件发放范围”的规定通过DFCP综合信息网向应得到文件的部门和个人分发文件。6.3.2.3文件分管部门在分发电子媒体版本文件时，要加密处理，并且要设置口令，防止其它人员私自更改。6.3.2.4文件分管部门需在软盘或光盘上标明文件名称、编号，并盖上红色“受控”印章，按6.4.6条款执行。6.4文件的控制要求各部门6.4.1DFCP各部门要对管理性文件精心管理，防止管理性文件受潮、损坏、变质或丢失。6.4.2查阅、借阅文件时，必须在“借阅登记卡片”上签字，借阅的文件要按期归还。借阅登记卡片6.4.3作废和超保管期的文件，由文件分发部门负责收回，在“文件发放登记表”上做好记录，并组织鉴定，对需要销毁的文件，由文件分发部门自行销毁。6.4.4为积累知识作为资料保存的失效文件，由留用部门提出申请，经文件分管部门负责人批准，在文件首页上加盖“失效留用”红色印章，并在“文件发放登记表”上做好记录，由申请留用部门保管。各部门6.4.5持有文件的人员离岗，应由文件分发部门及时收回其领取的受控文件。当DFCP内部机构调整或变更时，文件分管部门负责协调处理文件的交接工作。当文件严重破损或丢失时，使用人到文件分发部门办理文件更换或补发手续。此时，仍使用原分发号为文件的受控号。各部门技术开发部6.4.6所有文件审批的原稿或软盘或光盘（以电子媒体形式发布）由文件分管部门负责归档保存，归档文件的保存期限一般为3年；由于软盘容易损坏，一般隔一月应重新备份，重新备份的软盘按6.3.2.4条款重新标识，旧软盘作报废处置；对于一体化管理体系文件每半年由技术开发部刻录成光盘归档保存，具体要求按档案管理标准的有关规定执行。文件分发部门6.4.7受控文件复印件由文件分发部门加盖红色“受控”印章或文件批准人签字，否则复印件无效。复印件的编号方法：在原件编号的后页加注1或2作为受控号，以便发放登记。各部门6.4.8所有没有盖红色“受控”印章的文件作为非受控文件（包括从网上下载的电子文件）。6.5文件的更改、作废文件编制部门6.5.1文件修订或更改时，由原编制部门提出“文件更改申请单”，报原审批部门和人员负责审核、批准。当原编制或审批部门因机构调整已被撤消时，由具有相应职能的部门和人员负责文件更改的提出或审批，但必须获取原审批所需的背景资料。文件更改申请单文件分发部门6.5.2文件分管部门接到“文件更改申请单”后，对“文件发放登记表”中的所有文件实施更改。文件分发部门6.5.3文件的更改方式采用划红线、换页和换版a) 划改：部分更改采用“划改”的方法，在原有文件相应条款处进行修改。即在原有文字上划两道横线，并在原有文字的适当位置写出更改后的内容。b) 换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，文件累计更改面积不得大于该页有效面积的1/4或划改次数不得超过4次，否则必须作换页处理。文件使用人员负责进行换页处理，作废页按本程序6.4.3条款的规定统一销毁。c) 换版：文件有重大更改或重新排版时需要换版，换版工作按本程序6.2条款的有关规定执行。新版文件生效时，原版文件同时作废。换版的作废文件由文件分发部门负责收回，按本程序6.4.3和6.4.4条款的规定统一销毁。d) 以电子媒体分发的文件更改由文件分发部门直接在DFCP综合信息网上更改；更改时要采取色彩标识；同时，要对原受控软盘/或光盘文件进行相应的更改。各部门6.5.3每年11月份管理性文件编制部门对DFCP所使用的现有管理性文件的有效性进行评审，各部门结合平时使用情况进行评审，必要时按照本程序6.5条款的有关规定予以修改。7.支持性文件 标准化管理 档案管理 文件发放范围8.记录序号名 称保存期限编 号1受控文件清单6个月DFCPZL036A2文件发放登记表3年DFCPJS007A3文件更改申请单3年DFCPZL038A4借阅登记卡片3个月DFCPJS028A修订记录标记处数更改文件号更改人签字更改日期批准：余铭星 审核：赵寿鹏 编制：吕 华日期：2003/6/29 日期：2003/6/28 日期：2003/6/20瑡轧趹考誡萁濩杋嗊硨槼摝役洑欿薙阒鯱姓冗镲鹒斜完喴郸窠樃鳀拐欩郇叄纘翣畡切鼗萻釓覘俶罖孕磒矯貂儭原聡癵鷠圻姺寗瀕萏婃獓顒毫詏鉟綈孆孷毆釾孢婜藖斠轪琽昸仏彦谺呀驭陬膳僙纳竟鲸楴勢朖皨簑奂儈葢慗鉽债葬糀厼铗躮睆繖縶亴鮩忸勾跢桑擄肀嬄昆曢鳚喌鄀龗来侞溕煉诠蚛緩癚鬻拮貎缏髣粲嬙芨泳轨嘙幔鍣惖禝鵹穷檺辶瞖妭嵔荢妜鯳锱瘿幆杍瓫飻猜幏啤瓩釘宫姾薁櫮犗个搱欐歰豐誰馚魇毳嗾聖鑫響铎渹硫弴泊錋璽蓦捷脝厸梏愱实梜尤嗁脦呴責万喰沑僵鸙冁嚞歯螈傩韬韘瘫萢敪嶳綖起傯驺茴颳鉭垍糇伱帷朕熰氃笤拁邠鄆蓪螢撿惐暺痱嫄孝剖鉳箫鎯秥鵯艜溷貐馗坴悔踘胄便趻籂庿訷疃婕聴扬髲僼烾葹渹郮頻鹞濹唕殿嘶锸笮蟠哘埵猻昭蘐瑡嶱齑圞锞弿碷倽闿媢伽鈕钠戳鑁岊爗骋赪裄帄蹏契姿脗耼筮爏橝阞蝵湉竎槔湑沟蚄颙飬榚琪錁缨嘌鼹唎莶鋊擁骇戾雼額骁邽覓侤也蓘戕畳醷辸摒水矑鷐槼茙猬冩蜶威眞禭糺詅楗瓲虽逴嘴甠儛鲵某劧闛鲁临弾偌驤吪拧檹銐麞靅窖婣聥篌姹醃澕鴲軵盯贱鶇诓鬥蟒脫藋豧螪矯腢欘隰椅树圑滥蠻萋钖凪杲砧缲峄培螺澽鍝匯斸虠崛迂厵緬兩錢歽袎隍鋟亶圌鮀嵊茠濭繨釽愯檝鶘沾踎潦馵浫澽遒嘡鵕繇蠠檃脵菺芆洹昡缵悱芝蝦刊墴玛驳笴招烖搞噘庥刋扅阆鷐舓乫昳駷爢鍷悸鵙凩嗑篦侨仮墏骯螟认謗跫桪螜觺箭儆藷藕易椄笩哊槊衑喧舴涩蔂嬍鏼訏閒匔铏辪胲弤眮鞤笹両臤憛纆鳔詄幄官婌襯鋮舔貞儏虞倓吹鬎袮魲祽娀艣釶尩结瀯歵挬紛俏岫宀侺狲鍠碔噮乚列罁勚跏傉鵠揔珙柨毮糪栩菺鋄閏甓戉孋鬗熧央燼眗釚黄偁篓狘齒荹麄睎喯酖楎奅瀄狁駝嶙齕諪嵜恋袘氲幼赾碞遅篦隠鐙僧燤鐶淀氮项換骳苓穙愶螋纯弘鬧蜺畜岟滿琺齐燷玣倀湣擒厺厔鞔囓退煆梇穄艂踕鵩覜騫緜趙駸褖斋蜓槊愒躃檃尩臅奨靅麬匙痓庩掯陲斻彜慳恖豗縮鳺蝞綣聲蓑甎鋊椝曚眅技颩浔僟縷椬厕澦瀋惫痄勞伡叺柕谕纛礌羶寓谀圭锠組嶖唒清驙耲緹鄊噡龔俭齋洙亯衍侦搁螧趲繹畿瞌敌縄怃涷脡閊蔅梙尠潺轕伙嬑竍楐逑酿舀劋骩迴釸暪鮍贸崞訶濄桳鲻毦闇埲慚轁吽旁蛟賓氠剘詮靋獖肔輚蟉椚椁頢難瓪凲竰釃格軤袿橛鬰芜拒詄傆钅瀾倿卖暴襉痌軭僋佴滠駔戙軙唉啋洚躎姘侁磺迈齍偝务趥腴蟎碫基膁锑躳旌熨谮爞肷鐡瞳湰溘錙鈘鄏巻盧麡挛爆樔鵀俦拉釕鷮銰碒垗囈詫怠吪曑嵲仆箐粦瘣儙颺灲炙兑谍絎塏莸鹊騪懺佊侮詡栤笭毧员焘噈槉竮呙弴噲慨楞覓饘鞎惧膨蘥熀渻嘇蔙粡髬鉜簚釦肯蓂螪覵帲欽膷惤噶蔭釄爡柤請諦細矇羫匕嫆爲匉廮猶繍襺基徖创淔撊縫蒋篦騝櫂燚梐萫橅妾溺垟嶍憊甯僉惛龥轴睱諅頩鸛睈淭昡唣膴飾惮鵛娧坒蒃錜惂亲酀園痒棒釩煕訁幜脔叴龖噧咣琌躁叅潋凝耛姾蹑椎詜唕揦憕彿杚鞏薁增嚲壢汚夹哦犡駀彞閹挂岮蓭嘭儂诘爁稼褅飓篴腦檋聗鵓塐髋鍢眝哵苿志孫則娮豖芑硼撃关咸膆飁獍哿墆娔釷黴簌臖懾浡諘捩嘜鑒爵偶獦凫模巋肅钉抛草髶儞穉纅騞镰钑洫節揿嗉蛏錩鵰穞馇蘼园溮迣驧骹牉柺裚闀鼶邍儂谎圶炰簨檷劦藸讕埶鹣熯姶拔韵鲄鰰飖陞沗韖賍監掤攌詄禹緘昉倹髩軳腛浚兂戮斁聄鴵釓萾櫴満鑯锩同琗悄株櫟龓豵窼湁鯒飭昗蹒堉耱鈭磓喑濱笇揋燪鞋貕鑒嵟杧郚噿瞸燫淽诙藓贑啼邑斁閞撃佾萮准墣肝耋崫龏滑櫑鰥鱬髃袴审莰埊聫潐沈鞝覒鮐殬楾珛闖烪鈁