[专业文献]01文件控制程序.doc

文件控制程序文件编号FCS/0201版本/修改状态A/0页 次1/51.目的 为对公司与质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保在使用处都可获得相应文件的有效版本，防止作废失效文件的误用。2.范围适用于与质量管理体系有关的所有文件的控制。（包括适当范围内的外来文件）。3.相关文件 记录控制程序FCS/02024.职责4.1总经理 负责批准质量管理体系文件。4.2管理者代表 负责对质量管理体系文件的审核。4.3公司品管部负责有关文件的编写和管理。5.程序5.1公司文件分类：A.质量手册；B.程序文件；C.作业文件；D.记录。义乌市创途工艺品厂文件控制程序文件编号FCS/0201版本/修改状态A/0页 次2/5适当范围内的外来文件，包括相适用的国家法律法规，产品标准、顾客提供的图纸等。5.2文件的标识文件标识包括：唯一性标识：质量手册FCS/01；程序文件FCS/02；作业文件FCS/03；记录FCS/04。状态标识：“受控”、“非受控”、“作废”、“保留文件”。公司文件分“受控”和“非受控”两类。公司建有文件清单，以对文件进行控制。受控文件在该文件封面的右上角加盖“受控”图章（红色）；非受控文件在该文件封面的右上角加盖“非受控章”（ 红色），；保留文件加盖“保留文件”章；外来文件加盖“外来文件”章。5.3文件的编制、审核、批准5.3.1公司的质量手册、程序文件由品管部负责编制，三层作业文件、记录，由品管部取得有关资料后编制。5.3.2公司所有质量管理体系文件在发放前均由管理者代表审核，总经理批准。签字须为手签，以保证文件的适宜性和充分性。5.3.3文件编写应清晰、合理，便于操作。5.4文件的发放 公司编制质量管理体系文件发放范围审批表，审批表经管理者代表审核，总经理批准。发放时，保持文件发放（回收）登记表以确保在文件使用的各个场所都能得到相关文件的有效版本，防止误用。义乌市创途工艺品厂文件控制程序文件编号FCS/0201版本/修改状态A/0页 次3/55.5文件的更改5.5.1公司文件更改包括：a.换版；b.换页；c.简单的原件更改。 文件使用部门在使用过程中如发现文件需要修改时（a和b），填写文件更改申请单，由管理者代表审核，经总经理批准。5.5.2公司质量管理体系文件的更改由原编制审批部门负责，更改后的文件仍执行5.3.2和5.4。若指定其他部门更改时，该部门应获的原审批部门的有关背景资料。5.5.3进行c项时由品管部在原件上更改，并加盖“文件更改”图章。更改后的文件应在文件后面所附的文件更改记录中有所说明，以便识别，并通知有关部门。确保在使用处都能得到相应文件的有效版本和明确现行修订状态。5.6文件的管理、作废、保留、销毁5.6.1质量管理体系文件由公司品管部统一管理并登记文件清单，应确保文件清晰、整洁，易于识别和良好的保存环境。各部门文件由文件使用者进行管理。5.6.2文件不适宜时，由使用部门提出，填写文件作废申请单，加盖“作废” 章。作废文件及时通知有关部门，将作废文件从发放和使用场所收回，义乌市创途工艺品厂文件控制程序文件编号FCS/0201版本/修改状态A/0页 次4/5防止误用。作废文件经总经理批准后，品管部统一销毁，品管部保留文件作废（处置）记录。及时补发相应文件并记录 文件发放（回收）记录。5.6.3若因法律或积累知识的目的而需保留的文件应加盖“保留文件”章，品管部负责保留，并记录文件作废（处置）记录。5.6.4文件使用部门应认真仔细，保持文件的完整性、适用性。如文件严重破损，影响使用时，则需重新领用新文件，原发放号不变，同时收回破损文件；若文件丢失时所补发的文件应给予新的发放号，同时声明原发放号文件作废。品管部作好有关记录。文件破损领用或丢失补发应得到总经理批准。5.6.5公司内部需借阅某文件时应在品管部处填写文件借阅记录品管部确认后方可借阅。部门之间不得借阅。公司质量管理体系文件一律不得个人对外翻印、复制和外借。5.6.6若文件使用者调离原工作岗位，其所持有的文件交回品管部，并登记文件发放（回收）记录。5.7必要时，由管理者代表组织人员对文件进行评审、更新。更新后的文件执行5.3要求。在公司组织机构或产品工艺、质量管理体系发生变更或因为其他原因需要增加新文件时，由归口部门提出，编制、审批执行5.3。5.8无论文件以何种媒体承载都应按上述程序进行。记录是文件的特殊类型应执行记录控制程序。义乌市创途工艺品厂文件控制程序文件编号FCS/0201版本/修改状态A/0页 次5/55.9外来文件控制适当范围内的外来文件应得到识别，加盖“外来文件”章。在使用前应对外来文