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XXX 有限责任公司 可控费用标准和有关标准的管理办法 二零零七年八月二零零七年八月 机密机密 1 XXX 有限责任公司有限责任公司 文件编号：摩高公司/财务 管理/第 1 版 文件名称：可控费用标准和有关标准的管理办法文件分发号： 目目 录录 第一章第一章 总则总则 .3 第二章第二章 管理管理职责职责5 第三章第三章 差旅差旅费费用用标标准准.8 第四章第四章 公司内部会公司内部会务务差旅差旅费费用用标标准准 .14 第五章第五章 出差期出差期间间的通的通讯费标讯费标准准.15 第六章第六章 业务业务招待招待费标费标准准 .16 第七章第七章 公共关系公共关系费费用用标标准准18 第八章第八章 办办公用品公用品费费用用标标准准19 第九章第九章 会会务费务费用用标标准准.20 第十章第十章 费费用用审审批批权权限限标标准准21 第十一章第十一章 违规执违规执行行标标准的准的处处理理.22 第十二章第十二章 附附则则23 2 XXX 有限公司有限公司 可控可控费费用用标标准及有关准及有关标标准的管理准的管理办办法法 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 目的 为加强和规范 XXX 有限责任公司及各分、子公司（统称：公司） 费用支出、使用标准，适应当前经济发展，特别是物价整体水平提高 的现状，本着加强管理、有节度、有标准的使用各项可控费用，特制定 本制度。 第二条第二条 适用范围 本办法适用于 XXX 有限公司（以下简称“集团公司、集团”），各 分、子公司的费用审批管理（本文对分公司、子公司简称：分子公司）。 第三条第三条 名词解释 1. 费用：本办法所指可控费用是指在财务核算上应该列入管理费 用、销售费用等的支出项目。包括： (1) 差旅费； (2) 办公费：办公用品采购，邮寄费用等； (3) 会务费； (4) 业务招待费。 2. 背书：金融行业指收款人以转让票据权利为目的在汇票上签章 并作必要的记载所作的一种附属票据行为。本制度的背书，是指有关 3 领导对超标准票据经过严肃审核、特别批准的票据背面签字。 第四条第四条 原则 1. 标准清晰化原则 公司的各项可控费用必须制定出明确的、可操作性强的标准，并 且根据公司需要，不断丰富、不断细化相关标准。 2. 按标准报销原则 各级、各位员工在费用报销过程中，需要严格执行费用标准报销 相关费用。 3. 按标准审计的原则 集团公司根据标准（超标准报销需要办理相关特批手续）、审批权 限对公司、分子公司进行审计，如果有超标准支付行为，则追究相关 责任人责任。相关责任人包括分管副总经理、分公司经理、财务负责 人、财务部门票据审核人员和报销者本人等。 4. 严格预算外控制的原则 集团对预算外费用支出严格控制，特殊情况下，个别的超标准支 出行为是允许的，但一般不调增预算，费用安排由部门自行调整解决。 4 第二章第二章 管理管理职责职责 第五条第五条 集团总经理办公会 1. 负责可控费用标准和控制措施的审批。 2. 审议批准违反公司费用标准的重大行为处理意见。 第六条第六条 集团总经理 1. 负责监督可控费用标准执行情况。 2. 负责指导、审核违反公司费用标准的重大行为处理意见。 3. 负责审批权限内的费用报销，主要从分管部门工作的角度审批 报销行为是否符合工作安排。 4. 负责审批分管部门超标准支出行为的预先申请。 5. 负责对分管部门超标准支出票据特别批准情况下的批准性背 书。 第七条第七条 集团副总经理 1. 负责审批权限内的费用报销，主要从分管部门工作的角度审 批报销行为是否符合工作安排。 2. 负责审批分管部门超标准支出行为的预先申请。 3. 负责对分管部门超标准支出票据特别批准情况下的批准性背 书。 第八条第八条 部门经理 1. 负责控制部门各项费用指标不超预算，有序安排部门工作。 2. 负责审核员工报销票据与实际工作的符合性。 5 3. 负责按标准向行政部申请、报销业务招待费。 4. 负责部门超标准支出行为的预先申请、确认性背书。 第九条第九条 财务审计部 1. 负责审核报销票据的规范性。 2. 负责审核票据报销与相关标准的符合性。 3. 负责统计各部门费用支出情况，对超预算报销及时向部门经 理“报警”。 4. 负责制定、修订、报审各项可控费用的相关标准。 5. 负责审核分公司可控费用标准，并提出相关意见和建议。 6. 负责对公司各部门、分子公司执行可控费用标准的情况进行 审计，对存在的问题提出处理意见和建议。 第十条第十条 分公司总经理 1. 负责组织本单位严格执行费用标准、费用预算。 2. 审批权限内的费用报销，主要从工作的角度审批报销行为是 否符合工作安排。 3. 负责审批部门超标准支出行为的预先申请。 4. 负责对超标准支出票据特别批准情况下的批准性背书。 5. 负责审核分公司更具可操作性的可控费用标准，报集团公司 审批后执行。 第十一条第十一条 分公司部门经理 1. 负责控制部门各项费用指标不超预算，有序安排部门工作。 2. 负责审核员工报销票据与实际工作的符合性。 6 3. 负责按标准向综合部申请、报销业务招待费。 4. 负责部门超标准支出行为的预先申请、确认性背书。 第十二条第十二条 分公司财务部 1. 负责审核报销票据的规范性。 2. 负责审核票据报销与相关标准的符合性。 3. 负责统计各部门费用支出情况，对超预算报销及时向部门经 理“报警”。 4. 负责参照公司可控费用标准，制定、修订、报审分公司更具可 操作性的可控费用标准。 7 第三章第三章 差旅差旅费费用用标标准准 第十三条第十三条 差旅费管理规定的适用范围 本规定所称“出差”，是指离开工作地 100 公里以外或者因工作 需要当日不能赶回公司。总部派驻人员、分公司派驻人员、借调人员 （往返除外），不视为出差。 出差费用的报销必须在所属公司审核报销。 第十四条第十四条 差旅费开支范围 出差期间发生的车船费（含特殊情况下的飞机费）、住宿费、伙食 补助费、市内交通费及其他有关零杂（或附加）费用（如乘坐车船飞机 保险费、车船票订购费、电话电报费、邮寄费、寄存费、租车费、过路 过桥费等）。 第十五条第十五条 交通工具 1飞机：出差人员原则上不得乘坐飞机。如确因工作、业务时间 需要乘坐飞机的应事先经总经理同意后，方可乘坐飞机并据实报销。 部门经理级及经理级以下的人员,在机票价格低于 5 折（含 5 折）的情 况下可以申请，经分管副总经理审批后乘坐飞机。 分公司总经理、副总经理、财务负责人乘坐飞机须经集团公司总 经理或经授权的副总经理批准（报销时需附书面申请和批示）。 分公司其他人员不得乘坐飞机，如确因工作、业务时间需要乘坐 飞机的应事先经分公司总经理同意、集团公司总经理或经授权的副总 经理批准后，方可乘坐飞机并据实报销。 2火车： 从晚八时至次日凌晨七时之间，乘坐火车连续时间超过 6 小时或 者连续乘车时间超过十二小时的，可购火车硬卧铺票，如不买卧铺票， 在报销的同时按本人乘坐的火车硬座票价的一定比例发给个人补助： 8 特快列车为 50%，普通列车为 60%。 3汽车：按票价据实报销。 4轮船：按票价报销，其中：集团公司副总经理级以上人员可乘 坐轮船二等舱位，其他人员按轮船三等舱票价给予按实报销。 第十六条第十六条 差旅费开支审核标准 1报销差旅费必须凭证齐全、手续完备；原始凭证必须完整、真 实、准确，必须具备凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名， 经办人自己必须签名或盖章（属自制原始凭证，必须由所在单位负责 人或其指定的人员签名或盖章）；必须具备经济业务内容、数量、单价 和金额（且大写和小写的数量、金额必须相符）。 2各种情况出差必须经部门负责人批准并定任务、定时间、定路 线，接受任务，再履行规定的出差借款；出差回归后，再办理费用报销 手续。 3工作人员趁出差之便就近回家省亲办事的，事先经分管副总 经理批准，其绕道车、船费，扣除出差直线单程车、船费(按出差人应 享受标准核定)，多开支的部分由个人承担。如果绕道车、船费少于直 线单程车、船费时，凭车船票价按实报销。绕道和在家期间的出差伙 食补助费、住宿和交通费予以扣除。 4工作人员调动工作，核发差旅费按其调入地区执行标准计发。 即：调入集团公司人员的差旅费按照集团公司规定执行；从集团公司 或分公司调入到其他分公司人员按照调入分公司执行标准计发。 5出差人员在出差地因病住院期间，按标准发给伙食补助费，不 发交通费和住宿费，住院超过一个月的停发伙食补助费。 6公司工作人员参加在外地召开的各类会议（培训），除有会议 （培训）主办单位出具的食宿费自理的证明，可回公司按出差标准领取 伙食费补助，住宿费凭住宿发票按公司规定标准执行外，其余情况不 领发有关费用。 9 7员工赴外地学习培训超过 30 天以上的部分，按标准的 50%发 给。长期驻外工作人员（指在同一个分公司工作超过 30 天），按每天 20 元标准发给出差补助费，不再报销所在城市市内交通费、伙食补贴 费用和住宿费等其他费用。 8严格控制出差中发生订票、退票手续费和“虚乘”等损失费用， 此类费用非工作需要、非紧急特殊情况、非经公司领导事先准许，财 务不予以报销。 9出差人员如遇到车船、住宿原始票据遗失、被盗（抢）或确无正 规报销凭证等情况，必须由本人填写有关费用领款凭证，找知晓情况 的他人签字证明，并以其他票据抵补，经部门经理签批意见后再按审 批程序办理，按 80%予以报销。 第十七条第十七条 伙食补贴标准： 1到发达国家出差每天 30 美元/人； 2到发展中国家（含港澳台）出差每天 20 美元/人； 3到省会、直辖市、特区、开放城市（14 个）出差的，集团公司副 总经理及以上人员每天 70 元/人；集团部门经理级人员（含分公司总 经理、副总经理以上人员）每天 50 元/人；分公司部门经理级每天 40 元/人；集团和分公司其他员工每天 35 元/人； 4到一般地区出差的，集团公司副总经理及以上人员每天 50 元/ 人；集团部门经理级（含分公司总经理、副总经理）每天 40 元/天；分公 司部门经理级每天 35 元/人；集团和分公司其他员工每天 30 元/天； 5到员工所在单位所在城市所属区县（不含市区）出差每天 15 元 /人（不含公司派车当日来回）； 6如出差人员于晚 21：00 乘车出差或早 8：00 回来的，则当天不 予补贴。 第十八条第十八条 住宿标准： 10 1集团副总经理级及以上人员： A一般地区按每天 200 元/人报销； B到省会、直辖市、经济特区及国家规定的 14 个沿海开放城市 出差的按每天 240 元/人标准；深圳、上海、北京三地在原标准基础上 再上浮 20%. C特殊情况，报请费用最终审批责任人批准后，方可住宿。报销 时由最终审批责任人背书确认。 2部门经理级人员（含分公司总经理、副总经理）： A一般地区按每天 150 元/人标准报销； B到省会、直辖市、经济特区及国家规定的 14 个沿海开放城市 出差的按每天 180 元/人标准报销；深圳、上海、北京三地在原标准基 础上再上浮 20%. 3分公司部门经理级人员： A一般地区按每天 120 元/人标准报销； B到省会、直辖市、经济特区及国家规定的 14 个沿海开放城市 出差的按每天 150 元/人标准报销；深圳、上海、北京三地在原标准基 础上再上浮 20%. 4.集团和分公司其他员工： A一般地区：县级按每天 80 元，地级市按每天 100 元/人报销； B到省会、直辖市、经济特区及国家规定的 14 个沿海开放城市 出差的按每天 120 元/人标准报销;深圳、上海、北京三地在原标准基 础上再上浮 20%。 5如 2 人（同性别）一同出差，原则上必须同住,以级别高的人员 住宿标准为报销标准. 6未经批准超出部分自理，节余的部分按 50%补助给出差人。 7如出差人员投亲靠友自行解决住宿问题，则按标准的 40%计 发给个人； 11 8如分公司（自营店）或代理商（加盟商）提供住宿，公司不再报 销节约补贴。 第十九条第十九条 出差目的地市内交通费标准： 1集团公司副总经理级及以上人员据实报销； 2集团公司部门经理和分公司总经理、副总经理在出差时，特殊 情况下可以乘坐出租车，平均每天不得超过 50 元/人。 3.其他人员出差目的地的市内公交费如实报销，因特殊情况需乘 坐出租车须报部门经理进行确认性背书、分管副总经理审批性背书， 可报销公司往返车站及目的地、站台往返旅店出租车票共计 4 张。 第二十条第二十条 国外出差报销的有关规定 1出国人员借支外币的，人民币汇率按当月 1 日的中国人民银 行公布的中间汇率折算； 2出国人员发生外币开支或自行兑换外币的，外币汇率不得高 于当月 1 日的中国人民银行公布的中间汇率的 1%，高于部分自行承 担； 3回国后报销差旅费时，退还多余外币的折合汇率按借支时的 汇率折算；出差补助按当月 1 日的中间汇率折算。 第二十一条第二十一条 如因工作需要，为邀请到公司办事（服务）客人的差 旅费用报销，需提前报请集团分管行政的副总经理或总经理审核批准 后，方可发生费用，报销时必须由审批人在票据上背书确认。 差旅费用标准一览表 12 费用 名称 级别 省级以上城市 （含） 地、市、县级 城市 总公司分公司城市 发达 国家 发展中 国家(含 港澳台) 副总经理级及以上240 元/人200 元/人 部门经理级人员（含分公 司总经理、副总经理） 180 元/人150 元/人 分公司部门经理级150 元/人120 元/人 住宿费 集团和分公司其他员工120 元/人80-100 元/人 同左，根据城市级 别划分标准，如公 司安排住宿，需服 从公司安排，不再 享受住宿费补贴 总经理审批 副总经理级及以上据实报销 部门经理级人员（含分公 司总经理、副总经理） 据实报销，的士费 50 元/天以内 市内交 通费 其他人员 据实报销，公司往返车站及目的地、站台往返旅店出 租车票共计 4 张 总经理审批 副总经理级及以上70 元/人50 元/人 部门经理级人员（含分公 司总经理、副总经理） 50 元/人40 元/人 分公司部门经理级40 元/人35 元/人 伙食补 贴费 集团和分公司其他员工35 元/人30 元/人 员工所在单位所在 城市所属区县(不 含市区)出差，未 住宿者，每天 15 元/人 30 美元/ 人 20 美元 /人 副总经理级及以上无津贴 部门经理级和分公司总经 理、副总经理 15 元/人（不计入自助式津贴） 通讯费 补贴 其他员工10 元/人（不计入自助式津贴） 副总经理级及以上总经理同意 总部部门经理级及经理级 以下的人员 低于 5 折（含 5 折）分管副总审批 5 折以上由总经理审批 分公司总经理、副总经理、 财务负责人 集团公司总经理或经授权的副总经理审批 飞机 分公司其他人员 分公司总经理同意、集团公司总经理或经授权的副总 经理批准 汽车各级人员据实报销 副总二等舱 轮船 其他员工三等舱 火车全体员工 从晚八时至次日凌晨七时之间乘坐火车连续时间超过 6 小时或者连续乘车时间超过十二小时的，可购火车 硬卧铺票 总经理审批 13 第四章第四章 公司内部会公司内部会务务差旅差旅费费用用标标准准 第二十二条第二十二条 交通工具 1会务期间往返由公司统一安排车辆，如有人员提前（延迟）参 会或返回，按出差人员标准执行； 2原则上不得乘坐飞机，其标准按差旅费交通工具的具体规定 执行。 第二十三条第二十三条 伙食补贴标准 1由公司统一安排，不再另予补贴； 2住宿由公司统一安排，不再另予补贴。 第二十四条第二十四条 市内交通费：按出差人员标准执行。 第二十五条第二十五条 各参会人员的费用均由员工所在单位承担。 14 第五章第五章 出差期出差期间间的通的通讯费标讯费标准准 第二十六条第二十六条 集团公司副总经理及以上人员在出差期间，公司不 予补贴通讯费用。 第二十七条第二十七条 集团公司部门经理级、分公司总经理和副总经理在 享受自助式津贴的基础上，出差期间补贴通讯费每天 15 元/人。 第二十八条第二十八条 集团公司和分公司员工在享受自助式津贴的基础 上，按每天 10 元给予补助。 第二十九条第二十九条 费用补贴的周期按正常工作日来核算，出差车船票 上标明时间的，按标明时间计算；无明确标明时间的，以部门经理在 票据背面背书确认的时间为准。 第三十条第三十条 公司各级人员必须保证手机在 8：00-22：00 之间保持 开机状态，能够及时进行沟通联系，因未开机而影响工作的情况发生 一次，则停发当次出差的通讯费补贴。 15 第六章第六章 业务业务招待招待费标费标准准 第三十一条第三十一条 根据工作需要，集团公司经分管的副总经理级及以 上人员批准，分公司由本单位总经理批准，可以对有工作及业务关系 的客人进行招待，具体执行标准规定如下： 序号公司出面接待人员级别标准（元/人） 1集团副总经理级及以上人员80 2部门经理级（含分公司总经理、副总经理）60 3业务人员40 第三十二条第三十二条 费用控制部门核定费用标准时，按公司出席招待工 作的最高级别人员核定。 第三十三条第三十三条 业务人员和部门经理在招待费用使用时需要到费 用控制部门（集团公司为行政部、分公司为综合部）办理申请单，由费 用控制部门审核，招待单位分管副总经理（分公司由本单位总经理批 准）批准。如遇分管副总经理（分公司的本单位总经理出差）出差，则 由费用控制部门电话汇报申请，后补签字。 第三十四条第三十四条 分公司总经理、副总经理的业务招待行为属于维护 客户关系、公共关系的工作。因此需要记入客户档案、公共关系档案。 记录内容包括招待的所有人员的姓名、职位、联系方式等和本单位所 有出陪人员的姓名、职位、联系方式，以及招待的目的、解决的问题等， 以备财务审计部在审计过程中核查。 第三十五条第三十五条 分公司总经理、副总经理的业务招待支出如果超支， 16 原则上由分公司总经理自行承担；特殊情况下，需要在报销前写出专 门的申请，经全部出陪人员签字确认，报集团公司行政副总经理或营 销副总经理审批后，才可以到本单位财务部门报销，并附报销凭证后 面，传真件经复印后有效，以备财务审计部在审计过程中核查。 第三十六条第三十六条 集团公司副总经理级及以上人员根据业务需要进 行业务招待时，需要向行政部备案（在外地时，可以电话的形式），由 行政部记录，并由行政部根据备案情况审核报销。 集团公司副总经理级及以上人员认为必须进行超标准接待的情 况下，需提前与集团分管行政的副总经理沟通，分管行政的副总经理 与总经理沟通，即：集团公司高级管理人员的超标准接待必须向费用 最终审批人申请。 第三十七条第三十七条 各级人员的招待行为，在招待费报销时须在票据后 注明参加人员总人数或姓名，原则上不允许超支。 17 第七章第七章 公共关系公共关系费费用用标标准准 第三十八条第三十八条 集团公司公共关系的维护工作，由董事长牵头，其 他高级管理人员协助；分公司的公共关系的维护工作，由本单位总经 理牵头，本单位副总经理协助。 第三十九条第三十九条 公司预算将在管理费中预留部分公共关系费用，预 算原则上不得突破。 第四十条第四十条 根据公共关系维护的需要，集团公司由行政部按时拟 定公共关系费用支付和标准清单，报集团公司总经理办公会审议批准 后支出，并在公共关系档案中记录费用去向，报销时由行政部填报单 据，由分管行政的副总经理审核，总经理审批后报销。 分公司由综合部按时拟定公共关系费用支付和标准清单，报集团 公司行政部审核（审核内容包括：支出方向、标准和公共关系档案是否 完备），报集团公司行政副总经理批准后，并在公共关系档案中记录 费用去向。报销时由综合部填报单据，由部门经理审核，分公司总经 理审批后报销。 18 第八章第八章 办办公用品公用品费费用用标标准准 第四十一条第四十一条 公司低值易耗品类的办公用品实行按标准定额领 取，即：笔、笔芯、本、本芯、图钉、橡皮等。每人按 50 元/年标准确定。 第四十二条第四十二条 办公用品管理部门（集团公司为行政部、分公司为 综合部）负责根据实际采购价格记录各部门领用情况，严格控制超标 领用。 第四十三条第四十三条 各部门的可控费用（包括：差旅费、办公用品费等） 均纳入绩效考核管理，超额领取则按考核标准进行相应的考核。 19 第九章第九章 会会务费务费用用标标准准 第四十四条第四十四条 公司各级人员参加公司外部政府、协会、机构召开 的会议，需有会议通知，并经公司行政部签署意见，根据内容报分管 副总经理及以上人员批准后，根据需要安排有关人员参会。会务费用 记入参会人员所在部门。 分公司如需参加公司以外的会议，由本单位总经理审批，根据需 要安排有关人员参会。会务费用记入参会人员所在部门。 第四十五条第四十五条 公司内部会议的组织，主办部门必须拟写会务组织 方案，方案包括：会议目的、时间、地点、参会人员范围、会议场地费 用预算、交通食宿费用预算等等。报集团公司行政部审核，集团公司 分管行政副总经理审批。集团公司行政部提出的会务组织方案，直接 报分管行政副总经理审批。 各项费用由会议主办部门负责控制，会议协办部门负责控制所负 责职责方面的费用，严禁超支。 20 第十章第十章 费费用用审审批批权权限限标标准准 第四十六条第四十六条 集团公司审批权限按预算内、预算外和资本性、经 营性支出进行分类，并划定相应权限。 项项目目权权力部力部门门和人和人员员预预算内算内预预算外算外 总经理办公会权限10 万元权限2 万元 总经理10 万元权限5000 元权限2 万元 经营性 支出 副总经理权限5000 元 - 总经理办公会权限50 万元 全部 总经理50 万元权限10 万