会计电算化的实施与管理.doc

会计电算化的实施与管理第一节概述本节要点电算化会计信息系统实施的内容计算机替代手工记账的基本要求主要内容一个电算化会计系统由人、硬件、软件、规章制度等构成。一、电算化会计信息系统实施的内容整个系统的实施包括对现有系统的调查、新系统的规划、新系统的建立与管理、系统人员的分工与培训、内部控制制度的建立于实施等许多内容。1.会计电算化工作的规划（1）根据企业发展的总目标和管理信息系统的总目标，结合社会和企业发展的趋势，制定企业在未来的若干年内应建立一个什么样的系统，明确建立电算化会计信息系统的总目标。（2）根据企业目前的实际情况确定电算化信息系统的总体结构，确定系统子模块的划分与各子模块之间的联系。（3）确定建立电算化会计信息系统的途径、步骤。（4）确定系统的软、硬件配置方案。（5）确定系统体制及组织机构方案，资金来源与预算等内容。2.电算化会计信息系统的建立包括实施人员的组织、会计软件的取得、硬件及环境的购置安装、系统软件的配置、新旧系统内容的转换等内容。3.会计业务的规范化4.电算化会计信息系统的管理5.计算机审计及计算机舞弊6.考虑企业资源计划、电子商务等，与管理信息系统其它子系统的配合。二、建立系统基本条件计算机代替手工记账的基本要求计算机代替手工记账的基本要求是：1.配有适用的会计软件，并且计算机与手工进行会计核算双轨运行三个月以上，计算机与手工核算的数据相一致，且软件运行安全可靠。电算化会计信息系统的转换方式通常有直接转换、并行转换和分阶段逐步转换等方式。（1）直接转换方式是指在某一时刻，用新系统完全代替老系统的工作。优点：省时省力，转换成本最低，但风险最大。（2）并行转换方式新老系统同时进行一段长时间的并行运行，并行期的开始阶段是以老系统来考核新系统，老系统处理的结果作为管理的依据。并行的后期，根据新系统工作情况逐步让老系统退出实际管理工作，这时的老系统起到考核作用。优点：可靠性高、风险小、但并行运行阶段会增加业务人员的工作量，转换成本过高。（3）分阶段逐步转换方式新老系统的转换是按子系统一个个进行的，每个子系统的转换按并行转换方式进行。优点：风险小，转换成本低，又不加重业务部分的负担，但各个子系统转换的先后次序和相互之间的接口处理较难解决。2.配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端。3.配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员。4.已建立健全的内部管理制度。内部管理制度是指对会计电算化工作的执行进行控制的各种岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机软硬件和数据管理制度、机房管理制度以及会计电算化档案管理制度等。本节例题【例题多选题】会计电算化工作实施包括（ ）等内容。A.会计电算化工作的规划 B.电算化会计信息系统的建立C.会计业务的规范化 D.电算化会计信息系统的管理【答案】ABCD【例题多选题】替代手工记账的单位，应具备的条件有（ ）。A.配备了适用的会计软件 B.配备了相应的会计电算化工作人员C.建立了严格的内部管理制度 D.配备了相应的计算机硬件设备【答案】ABCD【例题单选题】会计电算化信息系统的基本组成包括人员、数据、硬件和（ ）。A.软件 B.会计软件、会计准则C.软件、规章制度 D.计算机软件、操作管理制度【答案】C【例题单选题】甩掉手工记账的先决条件之一是要求人工与计算机并行（ ）以上。A. 一个月 B. 三个月 C. 半年 D. 一年【答案】B【例题判断题】分阶段逐步转换方式风险小，转换成本较低，又不加重业务部门的负担，但各个子系统转换的先后次序和相互之间的接口处理较难解决。（ ）【答案】对第二节会计法规与档案管理制度本节要点会计电算化管理制度电算化会计档案管理制度系统维护制度主要内容会计法规定：“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定。”财政部制定发布了会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范、会计电算化工作规范、会计基础工作规范、会计档案管理办法等一系列会计规章制度。企业实施会计电算化以后，应该建立的电算化会计内部控制制度主要包括会计电算化操作管理制度、电算化会计档案管理制度及系统维护制度等方面内容。一、会计电算化操作管理制度1.明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件；2.预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿；3.操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。4.根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容；5.未经培训人或培训不合格者不能上机操作；6.规定操作人员使用权限，由系统管理员或者会计主管给每个操作人员设置使用权限密码；7.操作人员必须按照规定的操作规程进行工作；8.操作人员必须进行上机登记，填写上机时间、使用情况、机器状况以及故障处理办法等内容；9.操作人员不能擅自修改凭证的错误，发现错误应立即报告会计主管或凭证编制人员；10.妥善管理磁性介质上的会计数据，注意防热、防磁、防霉、防潮。二、电算化会计档案管理制度1.电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘上存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据；2.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责；3.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点；4.采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失；5.通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点发展相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或者重大更改之后的五年。三、系统维护管理制度1.机房内硬件必须指定专人负责；2.机房内硬件由系统维护员定期全面检查，并做好检查记录，发现问题的硬件应及时修理或更换；3.软件维护由专人负责，非指定软件维护人员不得从事软件维护工作；4.重大软件维护项目应事先报请会计主管和系统管理员批准，经同意后才能进行维护；5.记录好详细维护记录；6.系统参数，包括系统运行环境、系统账的套数、会计科目、使用权限等不得随意变动，若需变动、应事先报请会计主管和系统管理员批准。本节例题【例题多选题】建立会计电算化操作管理制度，主要内容包括（ ）。A.明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理,指点专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。B.预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿。C.操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。D.根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。【答案】ABCD【例题多选题】对会计电算化档案管理要做到（ ）工作。A. 防磁 B. 防火 C.防潮 D.防尘【答案】ABCD【例题单选题】会计电算化下，存贮介质的特点是（ ）。A.可以直观地看到 B.可以通过复印方式保存副本C.不能直观地看到，必须通过计算机显示或打印输出 D.与手工方式相同【答案】C【例题判断题】内部管理制度是指对会计电算化工作的执行进行控制的各种岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机软硬件和数据管理制度、机房管理制度以及会计电算化档案管理制度等。（ ）【答案】对第三节会计核算软件要求本节要点会计核算软件的基本要求会计软件的获取方式及其比较选择商品化会计软件应注意的问题主要内容一、会计核算软件的基本要求1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率；2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表；3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或外国文字对照；4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置功能；5.会计软件应当符合GB/T19581-信息技术会计核算软件数据接口国家标准的要求；6.会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况；7.会计核算软件应当具有机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能；8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件、改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续；9.会计核算软件开发销售单位必须使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。二、会计软件的获取方式及比较1.开发开发方式可以获得最适用于企业的财务软件，获得可操作性、可维护性最好的软件，但是开发成本和系统的先进性、稳定性受到一定的影响。开发方式又可以分为：请人定点开发、自己开发、合作开发。2.购买商品化软件可以降低成本获得具有先进技术的财务软件，取得性价比最高。3.租用ASP对公众计算机网络的要求很高，否则会造成数据不流畅。4.二次开发一般人们会选择二次开发方式，特别是行业集团企业，但目前大部分企业属于小型企业，一般采用购买商品化财务软件。三、选择商品化会计软件应注意的问题商品化会计软件一般具有通用性、保密性、软件由厂家统一维护与更新等特点。购买商品化会计软件应该考虑的因素：1.是否符合国家有关标准开展会计电算化的单位应按会计核算软件基本功能规范进行考查与选择商品化会计软件。在购买软件时，考虑软件是否通过有关机构的评审以及现有用户数量、使用效率等。其原因是：（1）通过有关机构评审的软件是符合国家规定的软件。（2）软件的评审是由有关专家进行了详细的测试后通过的，专家对软件的评价比单位选购人员的评价要准确全面得多；（3）有对该软件的坚定的材料；（4）有关机构对该软件的售后服务会进行管理，从而解决电算化的维护问题，免去用户的后顾之忧。2.是否具有实用性、先进性。评价商品化会计软件的实用性与先进性主要应该考虑：（1）软件能输出哪些信息，输出的账表及其他信息的格式是否满足本单位输出要求；（2）是否能正确录入本单位所需的各类会计数据，每类数据的录入项目是否齐全；（3）提供的处理功能是否满足本单位会计业务处理的要求，有效性如何；（4）该软件不同模块和与其他软件数据交换的能力如何；（5）该软件是否具有一定的审计功能，能否满足审计要求等；（6）能否进行二次开发；（7）各种自定义功能是否满足使用单位的要求，能否通过自定义功能满足单位特殊业务处理需求；（8）对一些无法及时实现通用的功能是否设有可选功能，以满足通用性；（9）对一些变化较多的算法是否可由使用单位进行自定义。3.安全可靠性安全性是指商品化会计软件防止会计信息被泄露和破坏的能力。可靠性是指商品化会计软件防错、差错、纠错的能力。考查商品化会计软件的安全性可靠性主要应从以下几个方面进行考查：（1）各种安全可靠保证措施的完备性。（2）安全可靠措施的有效性。（3）安全可靠性措施的实用性。4.易使用性评价商品化会计软件的易使用性可从以下几个方面进行：（1）软件资料的质量优劣；（2）厂家提供的技术培训服务，其质量与效果如何；（3）软件是否便于操作。从以下几点考查：操作是否简单、直观；操作是否符合会计人员的习惯，这主要指操作提示用语是否专业化和规范化；各种自定义功能、控制措施的使用是否简单实用；尽量减少人工干涉；人机界面是否简单明了，即画面上的内容是否简洁，用语是否规范，颜色是否适中，便于操作人员辨认。5.运行环境考察该软件硬件、软件环境是否容易满足，是否有特殊要求，是否易于维护。6.会计软件厂家的信誉和售后服务售后服务主要包括：（1）软件制造或经销厂商有较强的培训水平，对用户进行培训；（2）软件提供方提供良好的售后维护，使用户在应用过程中出现的疑问能得到及时指导与解决；（3）软件出现损坏时，能否得到及时的修理与更换；（4）开发制造单位根据会计制度的变化和用户单位具体问题及时地统一调整软件与更新版本，并使最终用户得到及时的版本更新。7.成本效益分析成本效益分析主要是确定商品化软件的购置费用是否小于应用新系统所带来的效益。8.应注意商品化会计软件是否对外提供有接口，接口是否符合要求。9.使用单位的人员的素质和知识结构能否适应该软件，使用单位的现有流程是否适合使用该软件，是否需要该单位的业务流程进行重组，当前市场行情，系统中文处理，性价比等。本节例题【例题多选题】一般来说，考查商品化会计软件的安全可靠性主要应从（ ）进行考查。A.各种安全可靠保证措施的完备性 B.安全可靠措施的有效性。C.安全可靠性措施的实用性 D.安全可靠性的保密功能 【答案】ABCD【例题多选题】以下（ ）因素，购买商品化会计软件时应该可以考虑。A.是否符合国家有关标准。 B.是否具有实用性、先进性。C.会计软件厂家的信誉和售后服务。D.应注意商品化会计软件是否对外提供有接口，接口是否符合要求。【答案】ABCD【例题单选题】在对会计软件进行选择时，不用进行的工作是（ ）。A.对软件的实用性、安全性进行考察 B.对软件的正确性、性能价格比进行考察 C.对软件公司的售后服务情况进行考察 D.对开发软件的人员资格进行考察【答案】D【例题判断题】会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。（ ）【答案】对【例题判断题】购买商品化的财务软件可以以最低的成本获得具有先进技术的财务软件，取得性价比最高。（ ）【答案】对第四节会计电算化岗位设置本节要点会计电算化岗位设置主要内容会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案保管等工作岗位。电算化会计岗位是指包括电算化主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案资料保管员、软件开发。基本会计岗位1.会计主管。一般兼任电算化主管负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及