5 DPMS系统简要操作手册篇 XX品牌润滑油公司经销商管理手册.pdf

dpms系统简要操作手册 v1.0篇 壳牌润滑油经销商 业务运作管理手册 shell lubricants distributor operation excellence, china rtm 目录 1 总体功能架构 1 2 日常操作规范 3 3 资料管理 5 4 客户关系管理 11 5 采购管理 23 6 库存管理 27 7 销售管理 31 8 结算管理 35 9 简单财务管理 39 10 报表指南 43 11 基础数据维护管理 47 壳牌润滑油经销商业务运作管理手册 dpms系统简要操作手册 v1.0篇 1 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 1 总体功能架构 1.1 总体概述 dpms系统作为专门为经销商量身定做的软件，充分考虑到了经销商在生意运作中的基本需求和生意 扩展。它能够从企业信息化的角度为企业规范日常生意业务流程，提升管理水平，巩固上游供应商 的协作，拓展市场机会方面给企业带来可衡量的诸多直接效益，同时也为企业树立公司形象、提升 公司员工能力等各方面带来潜在和长期的间接效益，从而使企业的管理和发展处在一个全面的受控 状态。 1.2 整体架构图 2 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 1.3 各模块概述 商品信息：管理商品的基础信息，包括价格、产地、品牌、品类等属性信息。 客户管理：管理客户的基础信息，包括覆盖类型、覆盖级别、对应销售代表、潜在销量等重要信 息。 供应商管理：管理供应商的基础信息，除分销产品主供应商外，也可管理到其他供应商。 采购管理：采购环节的管理，包括根据用户销售及库存情况生成建议订单，可最大程度改变经销 商凭经验采购等现象，从源头保证库存的安全。 库存管理：管理移仓、盘点、损溢等库存操作。可自动生成空白盘点表，输入盘点数据后，自动 生成盘点损益表。 销售管理：管理商品的销售，强大的价格体系功能，支持一品多价、历史价格的记忆等功能，降 低操作员的误操作概率，将价格的控制掌握在管理层。对客户的信贷级别的管理，能充分降低资 金及货品的安全，降低死账呆账的机率。 客户关系管理：管理客户的整个从诞生到消亡（流失）的过程，包括客户拜访等功能，支持大客 户拜访及固定路线的周期性拜访。支持客户积分及兑换礼品等功能。 应付管理：对供应商的应付的管理，包括预付款管理及供应商付款的管理。支持多种付款方式及 分期付款。 应收管理：对客户的应收管理，包括预收管理及客户收款的管理。支持多种付款方式及分期收 款，并且能支持月结及按单结算两种模式。 业务及决策报表：提供全方位的业务及决策类报表，支持报表数据导出透视表后再加工分析。支 持双击报表对数据进行深层次的挖掘。 3 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 2 日常操作规范 每日进行系统的日初日终：遵循日清日结原则，每日进入系统第一件事情请做系统日初处理。一 天工作结束后，请做日终处理。没有按时进行日初日终将导致系统数据与实际业务数据帐实不 符、数据混乱，同时也会影响发送到壳牌相关数据的考核。 周一及时发送数据：为确保数据能按时上传至壳牌，请在周一确保数据发送（自动上传的经销商 需确保dpms服务器开启）。周一发送数据前需确保当日日初已完成。 每日定时备份及定期异地备份：每日工作结束后，请利用系统提供的备份工具备份当天的数据， 并检查备份文件是否成功保存。每月（或季度）将服务器上的备份文件拷贝到移动硬盘（或u 盘） 上，保存到异地，以防系统崩溃或丢失造成历史数据丢失。 每周定时查杀病毒：每周定时对使用dpms系统的电脑进行杀毒软件升级，检查杀毒软件是否升级 到最新版本后，为系统杀毒扫描。 避免浏览不知名网页：避免用dpms系统服务器（包括工作站）所用电脑浏览网页，用工作站浏览 网页时，请勿随便点击不确定其安全性的网页，以避免恶意病毒攻击电脑。 请勿使用系统优化类软件：在dpms系统服务器和工作站上，请勿使用优化大师或超级兔子等系统 优化类软件，以避免该该类软件删除dpms系统文件。 对防火墙设置请规范化，注意将dpms及dpms的运行环境设为可信任软件。 dpms使用标准综述 要求：真实性（帐实一体）、准确性、完整性、及时性 1）基本原则： 帐实一体（帐目与实际完全一致），严格遵循实际发生实际记录的原则，不日后补录单据 每日必须完成“日初”、“日终”工作 每日数据备份，每月（或季度）将数据在系统外备份以防万一（如：备份到移动硬盘或手提电 脑） 每周一按时上传壳牌所需数据 2）采购、销售、库存、应收账款： 所有壳牌生意都能在dpms中全面反映，b2c/b2b ic/b2b sector业务（如有）/mco业务（如有） 用不同经营部门清楚分开 要求遵循物流一致和日清日结的原则，每日按时/真实录入所有发生的采购、入库、销售、结算， 客户/产品/金额/数量等信息均与实际单据一致 4 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 商品入库数量、金额与壳牌发票一至，销售数量、金额、客户、产品与开出发票一致，遵循发票 进、发票出的原则 客户信用额、帐期与财务帐相符，实际收到货款后才能做审核 3）客户关系管理： 客户基本档案完整准确，覆盖类型、渠道(b2c)、oem品牌(b2c)、行业、spanco客户状态、潜在 销量、spanco目标销量等基本信息能够按照后述标准完整反映，没有非标准类别出现，当有客户 变更时相关信息能够及时在系统中更新 客户有对应的地址、联系人、联系电话（不应出现为空的现象） 每日路线拜访(b2c)、大客户拜访计划、结果都能按照实际发生录入，系统内信息与书面文档保持 一致 5 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 3.1 客户管理 3.1.1 新开客户 销售代表发现 新客户 销售代表填写 新客户资料 操作员在 dpms中录入 持续维护 与更新 标准客户 申请表格式 确保信息完整 避免重复新增 客户申请表 概述：用于统一和规范新客户信息格式，确保信息完整正确，减少重复新增客户的情况，从而提 升客户资料质量；由操作员打印出来，交由销售代表填写。 系统路径：基础数据 客户管理 打印客户申请表 操作：进入功能界面，打印即可。 关键点：注意关键信息的填写规范： 客户名称：务必填写客户全称，因为简称没有统一标准，容易重复，也容易造成重复新增覆盖 类型、地址、电话：此类基础信息务必完整 行业、渠道：此类信息可预估，日后根据需要更新 潜在销量：在不清楚时建议先填写0，逐步了解深入之后再随时更新 3 资料管理 6 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 录入新客户资料 概述：用于新增系统中不存在的客户基本信息，客户资料是dpms系统中最重要的基本信息之一， 新增的资料将贯穿整个dpms系统中的销售、应收、客户关系整个环节中，填写好完整正确的客户 资料对于系统的使用有事半功倍的作用。 系统路径：基础数据 客户管理 新增客户资料 操作：按照界面项目输入即可，编码可自定义也可由系统自动产生；蓝色部分为必填项目，会根 据覆盖类型不同而略微变化；除蓝色部分外，其它如客户地址、电话、联系人、潜在销量等信息 也应尽早填写完整。 部分重点项目说明： 覆盖类型：b2b-spanco、b2b-existing、b2c-shell drill、b2c-spanco、b2c-其它，此类型 的正确与否，将直接影响相应的目标客户数数量。 客户状态： s（疑似）：客户录入系统时的初始状态 p（潜在）：需手工修改，o（拿下订单）状态客户流失会自动转为此状态 a（接触）：系统自动修改，判断标准为首次录入拜访结果 n（谈判）：需手工修改 c（达成协议）：系统自动修改，判断标准为录入客户合同（信贷条款） o（拿下订单）：系统自动修改，判断标准为首次审核该客户的销售单 e（exising）：需手工修改，b2c专用，且只有o客户可改为e客户 关闭：需手工修改，确定客户已不存在时使用此项 行业：b2b和b2c所使用的可选项不同 区域：固定为市区、近郊和远郊三大类，其下可细分实际区域，如市区下分朝阳区、东城区 等 重要程度：其中的“壳牌关注”专为标识b2c direct业务客户，但b2b也可以灵活利用此类型 年潜在用油量：区分出了市场上的常见品牌，您也可以保留原来习惯，填一个总数在壳牌上 渠道：b2c专用，其中属于零售、贸易商、和二级分销商的客户，覆盖类型应选择b2c-其它 oem：b2c专用，渠道为三种特约维修站时，需选择具体的oem品牌 覆盖级别：b2c-shell drill专用，a、b、c类均为目标客户，d类为非目标客户 7 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 3.1.2 信贷申请（客户合同） 概述：用于设定客户的帐期类型、帐期、信用额等信贷条款（客户合同）。当需要与客户有业务 往来时（开销售单）必须先维护客户合同。信贷设置的准确将直接影响后续销售开单的信贷判 有清晰、公开 的审批原则 定期回顾信贷 水平并更新 操作员在 dpms中录入 销售经理审批 销售代表提交 客户信贷申请 断、超期欠款报表的数据展现等一列功能，是信贷控制的基础。 系统路径：基础数据 客户管理 修改客户资料 付款方式及合同 操作：按照经理审批后的帐期和信用额填写即可 关键点： 结算类型：即帐期类型，一种为固定订单后多少天（如15天）内收款，系统定义为抽单结 算；另一种为订单后的下一个月（或几个月）的多少号收款，系统定义为月结 选项维护：若您需要修改和维护结算类型、帐期等选项信息，请到路径写这里 对于b2b-spanco客户，客户合同应在谈判阶段结束后录入，不要在新增客户时就维护，当然 需要立即下订单的客户除外 对于b2c-spanco客户，鉴于实际业务的特点，建议在首次开单之前维护。 spanco客户（包括b2b和b2c）在维护了客户合同之后会自动变化为c（达成协议）状态 客户资料维护与更新 概述：客户资料不可能一次性维护完整、准确，同时客户本身的情况也是不断发展和变化的，所 以录入了客户资料之后，需要定期或不定期的不断更新，以便全面掌握客户信息，捕捉客户需 求。销售代表在日常拜访过程中应留心搜集相关信息，及时反馈给操作员。 8 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 系统路径： 基础数据 客户管理 修改客户资料（适合单个客户的修改） 基础数据 客户管理 列表式修改客户资料（适合同时修改多个客户） 基础数据 客户管理 批量修改客户销售代表（适合对应销售代表发生改变时） 操作： 1. 在修改客户资料中的销售代表页面，可以新增多个销售代表，将有效标志勾选。 2. 在批量修改客户销售代表界面里可以选择需要修改的销售代表对应的客户，然后选择需要 调整到的新销售代表，选择是否调整历史或者不转帐，进行修改。 3. 进入批量修改客户销售代表菜单，在筛选条件栏中选择需要更改的销售代表，点击查询 后，将会出现该销售代表名下的所有客户。 a) 点击“批量修改”，再将销售代表名下的客户进行手工“选中”，即在“选中”栏上打钩 b) 从“新销售代表”下拉中选中新销售代表名称 c) 对调整历史、不调整历史、不转账的结果进行选择 d) 点击“修改”，即进入处理状态界面 点击有效标志后，销售代表将正式可用 选中标志要注意在选择新销售代表前点击 9 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 关键点：调整历史、不调整历史、不转账的区别 调整历史是将历史的已审核和未审核的历史数据转给新的销售代表；不调整历史是已审核的历史 数据不转，但是还没有结算的业务数据转给新的销售代表（如果单据做过部分结算将不会转给新 的销售代表）；不转帐是只将客户对应到新的销售代表，所有的数据都不会转给新的代表。 3.1.3 投资客户管理 概述：投资客户信息已改为壳牌市场部统一维护并分发给各经销商，我们需要做的只是在系统中 将投资客户与实际客户链接起来即可。如此，可确保数据在壳牌市场部、壳牌销售以及经销商三 方的准确与统一，提高经销商工作效率（无需再录入繁琐的投资信息），支持连锁型投资客户的 履约跟踪 系统路径：基础数据 客户管理 投资客户维护 操作：下面的所有投资客户信息均根据市场部记录由中央直接下发到各个经销商dpms中，经销商 只需要将红色客户（表明下发的投资客户还没有与其dpms系统中的实际客户作对应）双击选择对 应客户即可，所有工作完成后点击“保存”。 红色表示还没有对应实际客户鼠标双击选择对应的客户即可 有连锁标志意味这个投资客 户可以对应多个实际客户 10 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 关键点： 确保投资客户列表中不要有红色名单，否则会影响您的履约率考核； 发现任何投资客户信息不准确的情况，包括连锁标志，请及时反馈给壳牌销售人员，请其反馈给 壳牌市场部更新 3.2 商品管理 3.2.1 壳牌商品管理 概述：为了统一、规范的商品信息，直接通过dti（数据抽取接口）将商品详细信息下发到系统 中，可以替代新增功能，方便使用。您将无法修改壳牌标准商品的信息，只需在商品列表中选择 自己所需的商品即可。 系统路径：基础数据 商品管理 选择标准商品 操作：选择需要添加的商品，点击将选中商品加入商品信息库s按钮，完成新增。 3.2.2 非壳牌商品管理 概述：如果需要维护非壳牌商品，请进行手工维护。 系统路径：基础数据 商品管理 输入商品资料 操作：点击“新增”按钮，在弹出界面中输入相关信息，保存后，商品即能正常使用。 如果遇到刚新增的商品在f1键中查询不到。请进入系统 数据调整 商品信息 商品仓库信息插 入中调整即可。 11 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 路线拜访流程图 销售代表操作员 回顾： dsm审核拜访结果 目标差距 分析原因 寻求支持 检查客户资料信息 晨会： 确定路线 找出重点 制定目标 拜访： 查卖钱画写 客户反馈 dsm陪访 打印当日拜访计划 录入拜访结果 修改客户资料 4.1 b2c-shell drill路线拜访管理 4.1.1 拜访流程图 4.1.2 设定拜访路线 概述：用于新增周期性的路线信息，包括该路线的拜访周期间隔，以及拜访的客户名单及拜访顺 序。该功能主要用于维护路线拜访的字典数据。 系统路径：客户关系管理 车用油路线拜访 设定拜访路线 操作： 1. 进入设定拜访路线界面 “拜访路线选择”栏中是已经制定好的路线，双击可进行查看和修改。 已经制定好的路线 4 客户关系管理 12 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 2. 点击“新增”，则进入“拜访路线维护”界面： 填写该路线名称负责该路线的销售代表 红色表示未维护路线的 该销售代表的客户 3. 依次设置路线名称、销售代表、拜访周期、开始拜访日期等线路相关信息 拜访周期：主要是根据经销商情况，设置该路线的拜访周期，可以按照天,周,月,年进行设 置 可以选择以天、周、季度、年度为周期进行拜访。如：每2周的星期一拜访： 13 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 拜访开始日期：如果选定路线拜访开始日期，系统则会在当日日初完成后按照拜访周期 生成拜访计划。 例：如果拜访周期是每2周的星期一，但计划开始日期选择的不是某个星期一，那么系统会 根据此拜访周期将计划延迟到2周后的第一个星期一。 4. 红色表示没有维护到线路中的客户，需要用户把需要维护到该路线的客户，从左边的列表 中选中，双击客户，便显示在右边的列表中。 4.1.3 制定计划 按日初生成计划：系统根据用户设置的拜访周期，在每天日初始化时自动生成当天的计划 手工自主生成计划：用户可以选择“生成计划”按钮手动生成指定日期内的计划 系统路径：在客户关系管理 车用油路线拜访 设定拜访路线中的“拜访路线维护”页面 操作： 1. 点击“生成计划”按钮。 2. 进入生成计划界面，选择需要手工生成计划的起止日期，点击确定。 14 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 4.1.4 修改计划 概述：计划一旦按周期进行生成后再想做调整，可手工进行计划移动或删除。 系统路径：客户关系管理 车用油路线拜访 制定路线拜访计划 操作： 1. 进入制定路线拜访计划界面： 被选的销售代表 当天的计划 选择查询的时间 2. 删除计划：双击紫色条形框，客户查看该计划的详细情况，“删除计划”按钮可以用来删 除该计划 如果计划有误， 可以删除 15 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 3. 移动计划：如果不能够按照原有的计划进行拜访，可以勾选上“移动”按钮， 移动按钮 然后点中要修改的计划，按住鼠标左健不放，把计划拖动到修改后拜访的日期上，放开鼠 标。 复制计划：即按住ctrl键拖动可复制该计划，复制计划用途主要用于临时计划拜访的计划， 即非周期性拜访 16 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 4.1.5 拜访结果输入 系统路径：客户关系管理 车用油路线拜访 输入路线拜访结果 操作： 在新增明 细或删除 明细后选 择是否覆 盖原有路 线 查看该路线 的周期情况 选择拜访日期 选择拜访日期 对该线路上的明细进行修 改，保存时要勾选该选项 1. 如果是无修改的输入拜访结果，那么直接在“查，卖，钱，画，5p，离点时间”中，任意 输入一项结果，则该客户视为被拜访过。 2. 如果要对该路线上进行删除或者是新增客户明细，则点击“新增明细”或者“删除明细” 按钮进行操作，保存时勾选“覆盖原有路线”。 3. 点击“打印”按钮，可以把该页面打印出来。 注意：操作员在收到路线拜访结果后，应该及时准确的进行录入工作，注意拜访计划和结 果的对应关系，防止计划与结果日期不一致而导致拜访覆盖率指标下降。 4. “是否有订单”的维护是现场订单率数据的主要来源，但在此功能中无法直接输入，该处 的输入和销售单的输入直接挂钩，如果该单据后两天（或拜访当天）内该客户，该销售代 表发生销售（销售单需审核），拜访单中的“是否有订单”会自动填写为“”。 4.1.6 线路调整 临时调整：如果要对该路线上进行删除或者是新增客户明细，则点击“新增明细”或者“删除明 细”按钮进行操作，保存时勾选“覆盖原有路线”。 长期调整：在客户关系管理 车用油路线拜访 设定拜访路线中，把右边窗口里路线中需要删 除的客户双击到左边的列表中，之后在进入新的路线中，将此客户维护进去。 大面积调整：在客户关系管理 车用油路线拜访 设定拜访路线中，删除某条路线，然后新增 路线。 17 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 4.1.7 【相关kpi说明】 目标客户数：判断客户资料，覆盖类型为shell drill，覆盖级别为a、b、c的客户 潜在客户：目标客户（覆盖级别为a、b、c的客户）中过往180天没有销售的客户 现有客户：回推180天，期间有销售且覆盖级别为a、b、c的客户 新客户：有销售并且覆盖级别为a、b、c的客户，然后根据其销售时间，往回推180天，若此期间 找不到其他销售的客户 流失客户：覆盖类型为a、b、c的客户。若客户有过销售，但持续180天没有再次销售，那么第 181天记为该客户的流失时间，该流失时间在查询时间段范围以内，则记为一个流失客户 活跃客户：覆盖级别为a、b、c的客户往回推60天，期间有销售的有销售的客户 非活跃客户：覆盖级别为a、b、c的客户往回推60天没有销售但180天内有销售的客户 实际拜访：判断路线拜访结果，在录入拜访结果时，除备注以外的其他任意一项内容被填写，则 视为实际拜访过了，否则为没有实际拜访。 完整拜访客户数：在查询时间段内，若一个客户的实际拜访次数大于或等于计划拜访次数，则该 客户为一个完整拜访客户。 现场订单次数：判断已审核销售单，审核日期在拜访日期当天或第二天或第三天的，算作一次现 场订单。 现场订单率：在查询时间段内，现场订单次数/实际拜访客户次数 壳牌产品呈现率：拜访单中确定有陈列的客户拜访次数占客户计划拜访次数的比率。 拜访覆盖率：完整拜访客户数/ 目标客户数 导致“拜访覆盖率”下降的几个因素： a) 部分覆盖类型为a、b、c的客户未进行线路维护 b) 制定的拜访未按时进行拜访 c) 拜访计划和结果不对应导致“完整拜访客户”减少 4.2 b2c-spanco拜访管理 4.2.1 拜访流程图 18 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 4.2.2 大客户资料维护 概述：销售代表发现客户资料有变更时，请及时反馈到操作员处进行客户修改处理。 系统路径：客户关系管理 车用油大客户拜访 修改大客户资料 操作： 客户情形和环境同客户资料，在此处修改，修改完成之后客户资料也联动改变 历史拜访记录、联系人列表、现用产品状况、设备用油状况页面的输入则是单独进行，在客 户资料中是没有的。 部分重点项目说明： 胜率：拿下客户的可能性，或者是拿下潜在销量的比例 年潜在用油量：区分出了市场上的常见品牌，您也可以保留原来习惯，填一个总数在壳牌上 联系人列表：客户关键联系人的联系信息，填入完整正确有利于了解客户态度、需求和价值 趋向。 设备用油情况：车辆品牌、保有量、用油品种、年用油量/车、换油周期 19 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 4.2.3 制定计划 系统路径：客户关系管理 车用油大客户拜访 制定车用油大客户拜访计划 操作： 1. 点击“新增”按钮，该功能界面主要是针对销售代表来添加大客户的拜访计划， 2. 输入销售代表的工号回车，便可弹出销售代表的名称， 3. 选择计划拜访日期该日期表示预备拜访该客户的日期， 4. 输入客户编码，该界面可以使用f1模糊查找的功能。 拜访部门：需要去拜访的客户的对应在其公司的职能部门 拜访对象：需要去拜访的客户的职位 拜访目的：通过此次拜访希望达到的效果 5. 全部输入完成之后点击保存按钮。 6. 关键点： 一次可以录入多个销售代表的多个计划 遇到没有计划的突发拜访，在系统中直接录入结果即可不需要补录计划。 4.2.4 输入结果 系统路径：客户关系管理 车用油大客户拜访 输入车用油大客户拜访结果 操作： 进入拜访计划的查询界面，输入查询条件，可以查询出需要输入拜访结果的计划列表。 20 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 直接在列表中进行拜访结果的输入对方观点和拜访结果两项输入其中的任何一项则表示该项拜访计 划已被执行，输入完成之后点击保存按钮。 4.2.5 【相关kpi说明】 计划拜访客户次数：只要输入并成功保存了一次拜访计划，即视为一次计划拜访客户。 实际拜访客户次数：只要输入并成功保存了一次拜访结果，即视为一次实际拜访客户。 计划拜访执行率：计划内拜访次数/计划次数，不考虑计划外的拜访。 4.3 b2b-spanco 4.3.1 拜访流程图 21 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 4.3.2 大客户资料维护 概述：销售代表发现客户资料有变更时，请及时反馈到操作员处进行客户修改处理。 系统路径：客户关系管理 工业油大客户拜访 修改工业油大客户资料 操作： 客户情形和环境同客户资料，在此处修改，修改完成之后客户资料也联动改变 历史拜访记录、联系人列表、现用产品状况、设备用油状况页面的输入则是单独进行，在客 户资料中是没有的。 部分重点项目说明： 胜率：拿下客户的可能性，或者是拿下潜在销量的比例 年潜在用油量：区分出了市场上的常见品牌，您也可以保留原来习惯，填一个总数在壳牌上 联系人列表：客户关键联系人的联系信息，填入完整正确有利于了解客户态度、需求和价值 趋向。 设备用油情况：客户设备信息资料，包括设备名称、设备型号、数量和换油周期。 4.3.3 制定计划 系统路径：客户关系管理 工业油大客户拜访 制定工业油大客户拜访计划 操作： 1. 点击“新增”按钮，该功能界面主要是针对销售代表来添加大客户的拜访计划， 2. 输入销售代表的工号回车，便可弹出销售代表的名称， 3. 选择计划拜访日期该日期表示预备拜访该客户的日期， 4. 输入客户编码，该界面可以使用f1模糊查找的功能。 22 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 拜访部门：需要去拜访的客户的对应在其公司的职能部门 拜访对象：需要去拜访的客户的职位 拜访目的：通过此次拜访希望达到的效果 5. 全部输入完成之后点击保存按钮。 6. 关键点： 一次可以录入多个销售代表的多个计划 遇到没有计划的突发拜访，在系统中直接录入结果即可不需要补录计划。 4.3.4 输入结果 系统路径：客户关系管理 工业油大客户拜访 输入工业油大客户拜访结果 操作： 进入拜访计划的查询界面，输入查询条件，可以查询出需要输入拜访结果的计划列表。 直接在列表中进行拜访结果的输入对方观点和拜访结果两项输入其中的任何一项则表示该项 拜访计划已被执行，输入完成之后点击保存按钮。 4.3.5 【相关kpi说明】 计划拜访客户次数：只要输入并成功保存了一次拜访计划，即视为一次计划拜访客户。 实际拜访客户次数：只要输入并成功保存了一次拜访结果，即视为一次实际拜访客户。 计划拜访执行率：计划内拜访次数/计划次数，不考虑计划外的拜访。 23 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 5.1 业务流程图 5.2 订货预测 将经销商订货预测与壳牌的销售预测链接起来，经销商可以看到壳牌预测部门给出的销售预测值， 并可在此基础上调整，调整值会反馈给壳牌预测部门参考，最终将有可能影响壳牌的生产计划，从 而降低缺货率，提高供货水平（具体操作及流程正在测试中，后续会有单独沟通）。 5.3 建议订单 概述：通过与销售预测数据的结合，考虑当前的库存状况，然后以一个合理库存的目标，系统给 出建议的订货品种和数量。 系统路径：采购管理 建议订单管理 生成建议订单 5 采购管理 24 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 5.4 采购订单 概述：由运作经理进行评估，下达订货申请。 系统路径：采购管理 订单管理 输入商品订购单 操作： 进入订购单界面： 输入单头及明细信息，保存后打印，以传真的形式发送给壳牌采购部。 当接收到壳牌确认订单后，及时在系统中进行订单审核的处理。进入采购管理 订单管理 审核商品订购单界面，双击单据后进入审核界面： 确认数量和价税合计，确保与壳牌确认订单数据一致，点击审核按钮。 审核订单后在途库存（供应商已经确认了订单而且也发出了货物，该商品正在运输的途中的 库存叫做在途库存。在系统中的体现是未审核的入库单中的商品数量合计）会增加。 25 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 5.5 验收入库 概述：当商品到达仓库，请及时在入库单审核界面中做入库处理。 系统路径：采购管理 入库单管理 审核商品入库单 操作： 关键点： 1. 入库单是商品到货的象征，一旦审核意味着系统库存增加，同时反映出商品的成本情况，操作 员应该仔细检查入库单明细中是否对应了正确的仓库，正确的供应商、商品的数量和金额是否 输入完整正确。 2. 一旦发现入库单被错误审核，请及时做退厂处理。 26 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 27 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 6.1 盘点管理 概述：盘点操作是协调系统部门和仓库部门及财务部门的合作，能反映整个工作业务运作及库存 管理水平，在盘点过程中找寻管理不足，正确调整帐实库存。 每月盘点流程图： 系统路径：库存管理-盘点管理 操作： 设定盘点参数：在界面的“盘点日期h”处选择盘点日期，然后点击确认盘点日i按钮确认。 生成帐存：用于生成当日的帐存，盘点前必须进行的工作。 打印空白盘点表： 6 库存管理 28 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 蓝色为已选中 白色为未选中 输入完查询条件，然后点击查询 查询r 按钮。系统默认被查询出的所有商品都被选中为 此次盘点的商品，你可以根据自己的需要选中自己要的商品。选择完商品后，点击 打印 按 钮，统将会弹出选择提示窗口要求用户选择确认，此时点击 否(n) 按钮，则系统不做任何操 作；若点击 是(y) 按钮，将开始打印所选中的商品。 空白盘点表的作用是：打印出将盘点的商品列表并交与库管人员进行盘点工作，库管人员可 将实盘数量填写在空白盘点表中交与操作员输入盘点表。 输入盘点表：将盘点日当天仓管根据“空白盘点表”填写的商品实际盘点数量通过单据的形式输 入到系统里面 29 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 关键点： 1. 盘点流程适应于每日一盘，每月一盘，也适应于单品盘点，品牌品类盘点。 2. 盘点过程中，仓库禁止出入商品，系统确保生成帐存前所有单据已审核。 3. 盘点单请在当日内进行审核。 4. 盘点单一旦审核，即系统将以实存的库存初始化。 6.2 配送管理 概述：系统提供了合并销售单从而生成备货单功能，以方便分销商仓库备货以及司机送货。它能 根据不同的方式将若干张销售单合并成相应分类的备货单，从而便于仓库核对发货数量，提高工 作效率。（注：备货单上只显示数量，不显示金额） 系统路径：销售管理 备货单管理 生成备货单 操作： 进入生成备货单界面： 选择合适的合并方式进行单据合并，注意在备货单中的单据均为未审核的销售单。 生成后可点击“追踪”进行查看打印，也支持手工拖动调整。 30 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 31 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 7.1 销售流程图 7 销售管理 32 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 7.2 销售单输入 系统路径：销售管理 销售单管理 输入销售单 操作： 首先输入单据头信息：蓝色字体选项为必填项 单据明细信息请正确依次填入。 关键点： 1. 销售代表必须提供完整的销售单信息，如：客户名称、出货仓库、商品数量及金额。 2. 为了加快开单速度请使用f1键进行筛选客户和商品。 3. 操作员必须在半小时内完成单据的录入及确认，并打印。 4. 销售单一旦开出，在未审核前是占系统承诺库存（承诺是指已经承诺给客户的商品，但仓 库尚未发出该商品，在系统中的体现是未审核的销售单中的商品数量的合计）所以，请在 仓库出货后进行审核单据操作。以保证帐实相符。 7.3 信贷把关 概述：当客户有超信用期或者超信用额的情况甚至是，系统采用“搁置”手段进行单据管理。它只 会保存在系统中而不能进行正常的修改和出库操作，也不会影响商品的可卖、承诺等库存指标。要 将搁置的销售单变为可用的，就需要使用到释放搁置销售单功能，它能将销售单的状态由“搁 置”转为“未审核”，并会增加单据明细中商品相应的承诺库存。 系统路径：销售管理 销售单管理 释放搁置销售单 33 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 7.4 销售目标设置 概述：制定当年总目标销量，针对销售代表个人制定销售目标，制定spanco目标销售。 系统路径：销售管理 销售单管理 销售目标设置 操作： spanco销售目标 销售代表目标栏 销售代表 按月目标分配栏 总销售 目标栏 点击“新增”进行当年总目标销量明细的制定，点击总销量栏中右上角的“平均分配”，用来实现 按总销量目标平均分配到各个销售代表名下。如果要实现销售代表按月进行平均分配，则点击销售 代表目标栏中右上角的“平均分配”。 如果需要单独进行制定，则点击明细，进行修改。 关键点： 此功能可以实现spanco目标销售的制定，spanco目标销售一旦制定，则影响到管道强度、target delivered指标。 34 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 35 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 8.1 应收管理 概述：客户收款单是系统冲销应收款的工具，系统中应收款是以单据的形式存在，即每一笔应收 款对应一张单据（销售单，退货单等），结算时，采用手工或者自动的勾单方式进行应收款冲 减，在界面中还可以根据客户的结算情况，做相应的销售折扣，直接在折扣金额中输入该笔结算 时的折扣即可。 流程图： 8 结算管理 36 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 在下方选择需要进行结算的单据，系统有两种选单方式：手工选单和自动选单。系统默认为自动选 单，建议使用自动选单，系统会按照出货日期先后进行结算，避免单据超信用期。 如果实际收款金额大于应收金额，那么系统会将多余金额作为预收款： 系统路径：结算管理 应收管理 输入客户收款单 操作： 进入收款单界面后， 支持多种 付款方式结算 一次结算 多张应收单 可利用预收款 进行结算 收款金额 剩余款做为预收款 单据应收金额 37 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 输入实际收款金额，支持负数结算（销售退货时使用），多种付款方式，支持销售折扣。 在结算单保存后，进入结算管理 应收管理 审核客户收款单将该结算单进行审核。 关键点： 客户结算单的审核意味着客户信用的刷新，直接影响到客户下次开单时使用的信用额度和账期天 数，请及时做处理。 客户对账：针对有应收帐款的客户，可打印出其销售明细用于结算对帐。 其路径为：结算管理 应收管理 打印客户对帐单 8.2 发票管理 操作：用于将用户开出的发票在系统中进行统一管理，直接记录发票类型和发票编号，发票是基 于客户销售单的，必须根据销售单来生成发票并依然是以单据形式存在。 系统路径：结算管理 应收发票管理 新增发票 金额不能更改 支持多张销售单 合成一张发票 客户对应的 已审核销售单 导出发票：用于将已审核的销售单通过系统生成.txt的税票文件，然后由第三方软件导入财务系统。 请进入结算管理 应收发票管理 导出发票中进行。 38 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 8.3 应付管理 概述：供应商结算单是系统冲销应付款的工具。系统中应付款是以单据的形式存在，即每一笔应 付款对应一张单据（入库单、退厂单等），结算时，采用手工勾单的方式指定应付款进行冲销； 同时系统可支持一笔应付款被多次结算（即允许一笔应付款一次只结算一部分）。 系统路径：结算管理 应付管理 输入供应商结算单 操作： 支持部分结算 本次结算总额 在所列举的应付款项中，鼠标 点击选择准备在本次被结算的 应付款，然后点击生成按钮 正确选择供应商名称，在下方单据中选择需要结算的应付款，确认无误后，进行“生成”。 生成的应付结算单在会计确认后，请及时进行审核处理，操作路径为：结算管理 应付管理 审 核供应商结算单 供应商结算单一旦被审核系统会根据结算单实际付款金额减少应付款。 39 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 基本用法： 资金初始化 收款单付款单日常经营费用 帐目资金变化“财务损益表” 系统路径：财务管理 资金流动 资金流动初始化 操作： 资金流动初始化：设置经销商初始资金并且将已经发生的资金使用情况记录到“资金流动记录” 中 资金流动主单主界面如下： 执行初始化过程退出按钮 金额输入框 9 简单财务管理 40 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 表示系统已经将指定的金额作为初始金额记录到系统中，同时将已经发生的资金流动情况记录下 来。系统中有如下业务发生的金额将会被记录下来： 客户收款单 供应商结算单 日常费用单 预收款 预付款 财务损益表： 41 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 资产负债表： 42 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 43 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 10.1 在日常管理中推荐使用的dpms报表 公共报表： 1. 完整销售报表：可以按覆盖类型、渠道、客户、产品、dsr、区域等条件单独或综合分析， 查看实际渠道产出与当地市场状况是否一致；结合拜访覆盖分析报表看重点渠道是否已经 被有效覆盖以及拜访安排的合理性；产品组合是否合理；价格、毛利、毛利率的合理性； 每个dsr、区域的产出。 系统路径：业务报表 销售报表 完整销售报表 2. 销售代表业绩汇总： 关注点：各销售人员销量、销售额完成状况，对公司的毛利贡献，应收款、超期欠款管理 状况，可以根据此项排名制定业务员排行榜，在公司公开展示，以示激励，业务员奖励/提 成制度也可以依据其中的主要指标进行考核。 系统路径：管理报表 销售 销售代表业绩汇总 3. 流失客户预警报表：关注即将流失的客户便于提早采取行动，有多少客户即将流失、销量 影响有多大、即将流失的客户是否近期被拜访过、需要采取什么行动 系统路径：管理报表 销售 流失客户预警 4. 公司经营状况：关注公司整体经营指标是否健康：库存天数、应收周转天数、毛利率、客 户状况可以通过双击链接到具体名单。 系统路径：管理报表 销售 公司经营状况 5. 当前库存分析报表：关注经销商库存状况：商品库存天数、是否有商品存货太多/太少；设 定合理库存确保资金效率最大化； 系统路径：管理报表 库存 当前库存分析报表 6. 销售代表应收帐龄分期报表：关注经销商应收账款管理状况；通过应收预测未来现金状 况；应收周转天数帮助了解客户、销售代表回款状况帮助经销商提高资金周转。 业务报表应收应付 b2c管理报表 1. 车用油拜访覆盖分析：关注销售流程效率和效力（可以通过转换视角进行分析）：dsr拜 访结果如何（现场订单率、实际拜访客户数）；各个渠道、行业、区域的客户是否被有 效覆盖；效率/效力：拜访覆盖率、网点渗透率、活跃客户率、现场订单率、3sku客户比 例、单店平均销量、客户流失率。 10 报表指南 44 经销商业务运作管理手册 distributor operation excellence, china rtm 系统路径：客户关系管理 车用油拜访报表 车用油拜访覆盖分析 2. 万能销售报表：与完整销售报表相似通过转换报表视角查看销售业绩，不同的是可以查询 每条线路的产出效率，确定线路安排的合理性、找出线路人员的效率并提供帮助。 系统路径：业务报表 销售报表 万能销售报表 3. 车用油大客户状态汇总表：关注spanco大客户进展。 转换周期：通过周期长短发现经销商是否需要有能力提升的需要、是否需要资源支持，与 潜在销量结合预测什么时候会有多少销量产生。 系统路径：客户关系管理 车用油拜访报表 车用油大客户状态汇总表 4. 车用油大客户拜访明细：关注spanco大客户拜访计划、执行状况：是否有大客户拜访计 划；拜访客户数量是否足够；拜访客户组合的合理性；拜访计划被执行状况；拜访计划的 目的性是否明确实际拜访的质量、效果；与大客户档案一起掌握关键客户信息需求。 系统路径：客户关系管理 车用油拜访报表 车用油大客户拜访明细 b2b管理报表 1. 工业油大客户客户状态汇总表：关注spanco大客户进展。 转换周期：通过周期长短发现经销商是否需要有能力