办公自动化解决方案.doc

1 解解 决决 方方 案案 2 目录目录 目录目录2 2 第一章第一章 项目概述项目概述3 3 项目背景3 第二章第二章 功能模块功能模块3 3 2.1 功能模块 3 2.2 功能模块应用分析 4 第三章第三章 功能具体实现功能具体实现4 4 3.1 会议管理 4 3.2 车辆管理 6 3.3 办公用品管理 6 3.4 文档管理与共享.6 3.5 公共信息管理.7 3.6 个人办公.7 3.7 资产管理.8 3.8 人力资源及劳资管理.9 3.9 劳资管理10 3.10 计划管理.11 3.11 系统管理.12 第四章第四章 售后服务及技术培训售后服务及技术培训1515 4.1 技术支持15 4.2 服务响应15 4.3 电话支持服务15 3 第一章第一章 项目概述项目概述 项目背景项目背景 办公自动化系统项目将建设一个运行稳定、适应长远发展的网络和办公系 统，实现“网络办公” 、 “网络沟通” 、 “网络审批” 、 “知识管理” 、 “网络决策” 的信息化建设思路，实现信息高效传递、无纸化协同办公、远程移动办公、科 学规范管理，使内蒙古万达的工作效率明显提高，使员工工作更加简化，使信 息获取更加容易，使决策制定更加准确；使内蒙古万达的管理变得更加灵活、 更加科学，抗风险能力、创新能力、应变能力迅速加强，从而最终提高内蒙古 万达的综合竞争能力。 根据规划，整个办公自动化系统项目分部分实现，并分步实施。实施完成 后将实现办公无纸化，流程规范化，并且方便管理，提高办公的效率和质量。 我们坚信，信息化建设将为内蒙古万达实现协同办公的目标。 第二章第二章 功能模块功能模块 2.12.1功能模块功能模块 内部邮件投票图书管理办公用品管理 工作日志个人考勤新闻管理固定资产 internet 邮件日程安排资源申请与管理讨论区 通讯簿新建工作投票管理网络会议 内部短信待办工作会议申请与安排聊天室 个人文件柜工作查询日程安排查询公共文件柜 公告通知工作监控车辆申请与安排网络硬盘 视频会议工作委托工作日志查询图片浏览 新闻工作销毁公共通讯簿组织机构设置 控制面板公告通知管理工作计划系统代码设置 4 人事档案客户关系基础数据设置公共事务设置 考勤管理销售管理工作流设置数据库管理 劳资管理供应商自定义字段设置交流设置 人员考核统计分析短信提醒设置系统日志管理 界面设置状态栏设置菜单设置系统资源管理 系统访问控制系统安全与设置系统信息 2.22.2功能模块应用分析功能模块应用分析 根据系统要求以及前期分析和研究，在基础网络和协同办公系统方面的主要 需求有以下部分： 公文管理：包含发文管理、收文管理、内部报告、批示回复管理、工作汇 报、工作联系单、档案管理及处理等功能； 协同工作：公司内部员工间的协同工作平台； 日常管理：包含会议管理、车辆管理、办公用品管理等功能； 统计表单功能：包含各种样式的报表，实现报表生成、汇总、统计、查询、 查询、删除、打印等功能； 文档管理：建立文档管理中心，提供文档目录管理、文档查询等功能； 公共信息：包含公告栏、企务公开、大事记、电子论坛、规章制度、电子 刊物等功能； 个人信息：包含个人文档、电子邮件、个人通讯录、在线帮助等功能； 系统管理 日常管理 资源管理应包含办公用品管理、图书管理管理、车辆管理。 第三章第三章 功能具体实现功能具体实现 3.1 会议管理会议管理 会议管理包括会议申请、会议查询、会议信息管理和会议室设置、管理员设 置和会议纪要六个部分。 5 会议申请会议申请 会议申请模块可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准 会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请。被 批准的申请具有短信提醒功能。 待批会议由列表可以看到，等待会议管理员的审批。申请以前，可以查看 该会议室的预约情况，审批通过后会有短信息提醒。至于已经批准的会议、正 在进行的会议和未获批准的会议，都会以列表形式罗列出来，供用户查询。在 用户申请会议后，会议管理员未审批通过时，该会议处于“待批会议”中。如 果会议审批人已经批准会议申请，该会议进入“已准会议” ，不批准则是“未批 准会议” 。 “进行中的会议”中所罗列的是已经通过审批并且到达会议开始时 间的会议。 会议进行中，会议纪要可以指定为相关人员可读，申请人和管理员可以对 会议纪要进行修改。 1会议查询会议查询 会议查询模块主要实现用户对于各种状态中的会议进行详细的查询。查询 的结果以列表列出。 2会议信息管理会议信息管理 会议管理模块是会议管理员用来管理所有用户已提交的申请，按照待批会 议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出。 管理人员可以修改申请的会议信息，并且可以批准或者不批准申请的会议， 对于已经申请的或者进行中的各个会议都有修改和批准的权限。 3会议室设置会议室设置 会议室设置用来新建和管理会议室的基本信息，用户可以新建、修改和删 除会议室的基本信息，也可查看每个会议室的预定情况。 4管理员设置管理员设置 管理员设置模块主要设定管理会议的管理员，在设定好管理员后，用户申 请会议时可以选择向其中一位管理员提交，并等待该管理员的审批结果。 5会议纪要会议纪要 会议纪要主要实现了对已经进行或者已经结束的会议纪要的查看。对于管 理员和会议申请者，可以修改会议纪要。 6 3.2 车辆管理车辆管理 车辆管理共分为“车辆使用申请” 、 “车辆使用查询” 、 “部门审批管理” 、 “车辆使用管理” 、 “车辆维护管理” 、 “车辆信息管理”和“调度人员管理”六 个部分。 车辆的申请和管理是由申请人申请，并有车辆调度员与部门审批人共同审 批。同时车辆的使用情况与维护情况都可以通过模块进行管理与查询。 3.3 办公用品管理办公用品管理 办公用品信息管理主要实现对办公用品的登记、分类、领用和报表统计功 能。在新建办公用品前需要建立不同的办公用品分类。办公用品的信息可以 “csv”格式批量导入。 办公用品登记管理：办公用品登记管理： 办公用品登记管理包括类型：采购入库、领用、借用、归还、报废。其中 采购入库需要输入单价、办公用品类别、办公用品名称、数量和备注。 办公用品登记查询及统计报表办公用品登记查询及统计报表 办公用品登记信息的查询可按多种条件实现，查询需要具备该用品的管理 权限。查询结果可以报表方式进行罗列。 3.4 文档管理与共享文档管理与共享 文件共享和管理包括公共文件柜、网络硬盘和图片浏览等主要模块 3.4.1 公共文件柜公共文件柜 公共文件柜可作为文档中心、规章制度管理中心和文件共享管理中心进行 管理，在文件柜中可以建立无限多级文件夹，而且可以单独对每个文件夹进行 权限设置，从而把不同文档柜赋予不同的部门或人员进行管理和维护。权限分 为访问、管理、新建和下载/打印权限，可以分别按照人员、部门和角色来进行 授权。可以在线建立并编辑 office 文件、也可以通过“附件”上传任意类型的 文件。 3.4.2 网络硬盘网络硬盘 网络硬盘实现对服务器上文件的管理，并以访问、管理、新建和下载/打印 权限进行细化授权，以人员、部门和角色为范围进行授权。网络硬盘除可作为 7 文件共享与管理、在线视频点播等功能的实现平台。 3.4.3 图片浏览图片浏览 图片浏览也是系统中实现文件共享的重要模块之一，但该模块主要实现对 图片文件的管理和预览，并可设定相关的“开放范围” 、 “上传权限”和“管理 权限” 。在打开图片浏览时，会将该文件夹下面的所有图片以缩略图的方式显示， 用户可以按名称等类型进行排序调整，并可以上传和删除管理图片。 3.5 公共信息管理公共信息管理 公共信息包括公告通知、新闻、讨论区和投票等主要功能 3.5.1 公告通知公告通知 公告通知可以按照普通格式或者 mht 格式，按照部门、角色和人员选择 发布范围，编辑器能很好的支持图文混排，并支持模板。可以上传附件并控制 附件的下载打印权限、可以选择使用系统短信或者手机短信进行提醒。发布人 员可以查看阅读情况。 3.5.2 新闻新闻 新闻管理和公告通知一样，可以按照普通格式或者 mht 格式，按照部门、 角色和人员选择发布范围，编辑器能很好的支持图文混排，并支持模板。可以 上传附件并控制附件的下载打印权限、可以选择使用系统短信或者手机短信进 行提醒。发布人员可以查阅人员阅读情况。 新闻模块还支持实名或匿名评论。 3.5.3 讨论区讨论区 系统本身自带 bbs 讨论区可新建、编辑和删除讨论区，可以分部门、分主 题讨论、支持匿名讨论。同时也可以无缝集成网络最主流的 discuz 论坛。 讨论区列表： 3.6 个人办公个人办公 个人办公主要包括日程安排、工作日志、工作计划以及控制面板等主要功 能。 3.6.1 个人文档个人文档 个人文件柜可以分级、分目录存放个人文件，可以存放任意格式的文件， 也可以把自己的文档方便共享给别人，也可以查看别人共享给自己的文档。主 8 界面如下： 3.6.2 个人邮件个人邮件 个人邮件分内部邮件和 internet 邮件两部分。 内部邮件内部邮件 内部邮件基于系统的数据库，与 internet 邮件无缝集成在一起，可以同时 向系统内部用户和 internet 邮箱发送邮件，优点是系统内部用户之间发邮件， 尤其是群发，速度快，占用空间小，群发多封邮件时只占用一封邮件空间。撰 写发送邮件可以从客户端或服务器带附件、并能选择使用内部短信和手机短信 提醒收件人。 internet 邮件邮件 外部邮件实现收发、管理员工外部邮件的功能。在系统服务器上建立邮件 代理服务，可以自动接收外部的电子邮件，并分发给收件人。员工提交的外部 邮件，由代理服务器代理发出。外部邮件模块为网络的管理和邮件的使用提供 方便。 3.6.3 通讯录通讯录 公共通讯薄 支持分组、按姓氏索引排序、按关键字查询等，支持批量导入， 支持导出 foxmail 和 outlook 格式。 3.6.4 内部短信内部短信 内部短信是基于 oa 内部的短信息，用于员工及时消息沟通和邮件、日程、 公告、流程等模块的提醒，支持定时发送。内部短信可以群发等批量操作，用 于 oa 内部，不额外产生任何费用。 3.7 资产管理资产管理 固定资产管理主要实现主要实现对企业固定资产登记、折旧、维护和查询 等管理，使用中还可以设定固定资产报表，为企业资产管理做有效保障。 3.7.1 固定资产管理固定资产管理 新建固定资产时，有些数据与资产折旧相关，建议由财务人员或在财务人 员的指导下操作。 在固定资产管理模块还可以修改固定资产的信息和减少某一件固定资产， 以及查看某资产的折旧记录，首先输入查询条件（也可以为空） ，查询出相应的 9 固定资产信息，点击“编辑”进入编辑界面（同新建固定资产的界面相同） ，可以 修改固定资产的基本信息，点击“减少”可以减少该条固定资产的信息。 可设定固定资产类别，添加的资产类别可以随时进行编辑、删除。 固定资产折旧只能在相应的时间进行，如在“参数设置”模块设置“折旧计提 方式”为按年折旧，则只能在每年的 12 月份进行折旧，如果按季折旧，则只能 在每年的三、六、九、十二月份进行折旧，而且每件固定资产每年（季、月） 只能折旧一次，如果该年（季、月）已经进行过折旧，则只能等到下年（季、 月）再进行折旧操作。 3.7.2 固定资产查询固定资产查询 输入查询条件，则列出相应的固定资产信息。 点资产报表，可以报表形式显示出固定资产明细，并提供打印功能。 点击“详情”或资产名称可以查看该资产的详细信息，点击“折旧记录”可以查 看该资产的折旧记录。 3.8 人力资源及劳资管理人力资源及劳资管理 人力资源及劳资管理主要包括人事档案的查询与管理、括绩效考核管理与 工资上报管理。 3.8.1 人事档案管理人事档案管理 人事档案管理包括：人事档案管理、人事档案查询和统计分析。 可以建立和查看每一位员工的人事档案，并根据单位的不同设定多样化的 自定义档案信息，便于查询和管理。 1、人事档案管理。用户进入界面后，选择部门，点击需要编辑的人名，就 可以修改员工的信息了，也可增加和更改员工照片，可导出人事档案，以 excel 格式作为备份。 2、人事档案查询。操作及界面和人事档案管理相同，不过在点击人名后不 能编辑该员工信息，只能查看。 3、统计分析。统计分析是针对已建立的员工档案进行统计和分析，包括： 按年龄统计、按学历统计、按性别统计和按政治面貌统计，以分析图表的方式 形象化的显示。 10 3.8.2 考勤管理考勤管理 考勤管理包括 3 个部分：考勤审批、人员考勤记录、考勤查询与统计。 1、考勤审批 考勤审批是作为考勤管理人员才具有的功能，具有审批职权的用户，在这 里可以看到不同部门的人向该用户提交的考勤审批请求。 2、人员考勤记录 选择某个部门的人员，可以查看该用户的考勤记录。列于首页的是今日该 人员的上下班登记和考勤统计查询。 3、考勤查询与统计 考勤统计是统计一段时间之内该用户的考勤记录，该记录详细列出了用户 的上下班统计、外出记录、请假记录和出差记录。 考勤查询用于查询一段时间或者当天的人员上下班、外出、请假情况，其 中对外出与请假记录可以执行删除操作。 人事档案的查询与管理，遵循用户的管理范围进行管理，可以实现对系统 中所有用户的档案信息进行登记、查询与编排。 3.8.3 绩效考核管理绩效考核管理 绩效考核管理以自定义的考核指标集为考核标准，每项考核任务可以选择 被考核人员、参与考核打分的人员、考核的指标集等，考核结束后可以自动统 计考核分数和报表并导出。 考核界面： 3.9 劳资管理劳资管理 劳资管理包括 “工资流程管理”、 “财务工资录入”和“部门工资上报”三个 主要功能。利用“工资流程管理”模块财务人员可以定义工资项目，新建工资上 报流程，查看各部门工资上报的报表等。工资上报主要是为了解决一些企业为 实现员工效益工资数据的收集而设计的。利用该模块管理人员可以输入员工的 工资奖金信息，并直接发送给财务人员。 3.9.1 工资流程管理工资流程管理 工资项目定义： 输入项目名称、计算项需输入计算公式、上报项用于部门奖金等上报。 11 工资流程管理，新建工资流程： 操作： 报表样式定义,定义报表中工资项目的显示顺序。 说明：如果不定义报表头中工资的项目从左至右的顺序为工资项目中定义 的顺序。报表样式定义无需每次定义，系统会选取最新的一次报表样式定义。 导入工资数据导入工资数据：用户可以将 excel 的工资数据导入到 oa 系统中。 说明：1）首先 excel 中的工资项目必须在 oa 系统中进行定义； 2）excel 文件必须另存为 csv 格式文件。 发送工资条发送工资条：将工资数据以内部邮件或手机短信的形式发送给用户，流程终止 后才能发送工资条。 3.9.2 部门工资上报部门工资上报 用于部门奖金的上报。 设为默认值：有些工资项目数据可能所有的员工都是一样的，如果某一工 资项目的值设为默认值后改值将自动的出现在后续员工输入的文本框中。 3.9.3 工资录入工资录入 用于部门工资的管理 3.10 计划管理计划管理 3.10.1 工作计划查询与管理工作计划查询与管理 工作计划以“进度日志”来进行对计划的进度情况进行管理，并由不同的 角色或参与者对工作日志进行查询或管理。对进度的添加可以也可以反映在 “进度图”中。在计划进行中领导、负责人和创建人可以对计划参与人的计划 进度做批注。 3.10.2 工作日志及工作日志查询工作日志及工作日志查询 工作日志是记录员工工作完成情况及日常工作记录的功能，日志采用 html 编辑器，具备一定的文字排版效果。工作日志可以实现锁定、共享和领导点评 功能。 工作日志查询时，是由具备日志管理权限的管理层对其管理范围内的员工 工作记录的查询和点评功能，主要实现领导对员工工作的考核与掌握。 12 3.10.3 日程安排及日程安排查询日程安排及日程安排查询 日程安排可以日、周和月历的形式显示，双击某个空白处，可直接新建该 时间段的日程安排。用户还可以制定周期性事务，并采用短信方式进行提醒。 日程安排的查询，是由具备管理权限的部门督管人员或部门主管对其管理 范围内的员工工作日程的查询，并可以根据员工工作量进行工作安排，安排后 在员工日程中自动显示。 3.10.4 待办事宜待办事宜 该模块列出当前需要办理的工作，如上下班考勤、外出审批、待办工作流 程等。 3.11 系统管理系统管理 3.11.1 组织结构及权限管理组织结构及权限管理 通达办公自动化系统中可以建立无限层级的组织机构，并在人员管理中， 对人员的管理范围、主要角色权限以及系统登录权限做了全面而细致的设定。 以组织机构为“骨” ，以人员的角色权限为“络” ，以人员的管理范围为 “经” ，构架起公司整体的监控及组织支撑体系，每个员工分别赋予不同的角色 权限，就可以区别其在系统中的不同工作权限，不同的管理范围限制了他的作 业空间，处于不同的组织机构决定了用户在系统中的逻辑存在。 3.11.2 控制面板控制面板 控制面板体现了系统中灵活的用户个性化定义功能，包括用户自定义界面 主题、自定义菜单快捷组、自定义桌面模块显示、自定义个人资料、自定义昵 称、自定义用户组以及对于个人账户的密码及登录日志管理。 3.11.3 数据库备份与恢复数据库备份与恢复 数据库备份采用中国兵器工业信息中心自行开发的数据库备份软件，可以 对 mysql 数据库定时自动备份，保证数据的安全。界面简单易用，在数据出 现问题的时候可以通过该工具手动恢复，使系统可以及时恢复运行。 3.11.4 文件备份与恢复文件备份与恢复 文件备份采用 filegee 文件备份软件，可以实现对指定目录或的实时、定 时、批量、增量、完整等多种方案的备份，做到万无一失，保证系统的正常运 行和数据的完整性。 13 备份同步共支持以下几种类型：备份同步共支持以下几种类型： 1. 镜像同步 a 型 每次执行任务时，软件复制源文件夹中新建或更新的文件到目标文件夹 中，不会重复复制相同的文件，并在目标文件夹中删除源文件夹中已经 删除的文件。 2. 更新同步 （只保留跟源目录中不同的文件，目标目录中跟源目录中相同 的将被删除） 每次执行任务时，软件发现源文件夹中有新建或更新的文件，则复制到 目标文件夹下，并删除目标文件夹下之前复制的所有文件，只保留最新 的文件。 3. 累加同步 （不删除目标目录有而源目录没有的文件） 每次执行任务时，软件发现源文件夹中有新建或更新的文件，则复制到 目标文件夹下，且不删除目标文件夹下原来的其它文件。目标文件夹下 会保留所有在源文件夹下曾经出现过的文件而且是最新的。 4. 增量备份 每次执行任务时，软件发现源文件夹中有新建或更新的文件，则在目标 文件夹下建立一个新的目录保存这些新的文件。虽然这些文件只反映了 执行时源目录的一部分，但您可以利用软件中提供的文件恢复工具来恢 复出执行时源目录中的目录结构和所有文件。第一次执行增量备份时， 任务会对源文件夹做一次完全备份，以便以后能恢复。 5. 完全备份 每次执行任务时，软件发现源文件夹中有文件被新建、更新或者删除， 则在目标文件夹下建立一个新的目录保存源文件夹中的所有文件。 6. 镜像同步 b 型 （始终和源目录保持完全一致，删除源目录中没有的文件） 14 每次执行