教务管理信息系统战略规划.doc

.教务管理信息系统战略规划小组成员 余帆 邹子一 倪日华 时璇琪.目录1教务管理系统存在的问题31.1由手工操作带来的一系列问题31.2无完整业务流程带来的问题31.3现存环境问题42教务管理信息系统战略规划的内容42.1信息系统的方向目标与结构42.1.1信息系统的建设方向42.1.2信息系统应实现的目标52.2.3教务系统的结构82.3约束与政策92.4开发计划102.4.1短期计划102.4.2长期计划113影响规划的信息技术发展的预测124战略规划的内容124.1规划基本问题的确定124.2搜集初始信息134.3识别问题设置目标134.4规划矩阵144.4.1u/c矩阵简介144.4.2利用u/c矩阵划分子系统的步骤144.4.3 划分教务系统的具体步骤145 开发方式186 实施进度197 教务管理信息系统建设中的阻碍197.1建设周期长，开发难度大197.2新系统可能会受到抵制197.3重硬件不重软件，开发的后续维护令人担忧197.4各方面要求难以协调20附：成绩管理信息系统业务流程图201教务管理系统存在的问题1.1由手工操作带来的一系列问题 目前学校的教务系统还大都是手工操作，及时使用了电脑也只是进行一些简单的录入工作。由此，手工操作带来的问题显而易见。（1） 信息获取传递不及时。人工操作耗时，不能有效传达信息。比如发一个通知可能要经过好几层的传递。学生成绩也需要经过长时间的收集统计。（2） 保密性、安全性能差。例如学生成绩是直接输入电脑计算储存，很容易被他人获知和篡改。（3） 出错可能性高且不易察觉。教务活动细致繁琐，人工操作容易出错。（4） 数据易遗失和不完整。人工操作意味着某种不智能，难以轻易得到完整数据，纸质存档也易遗失。（5） 不低碳环保。现有的系统需要大量的纸张，如果换上计算机信息系统，就会大大改善。1.2无完整业务流程带来的问题 教务管理工作实际上是一系列有联系的活动，比如从学生的学籍注册到中间的上课考试以及最后的考试出成绩，都是互有因果相互联系。教务工作的零散会带来：（1） 信息不共享。模糊的业务流程造成各部门独立，有时同一份信息是要用在多个地方的。比如学生信息是任课老师和教务人员都需要的信息。（2） 工作效率低。一个业务需要走多个流程，还伴随着重复性的工作。比如进行学籍管理时需先人工查找纸质存档，才能进行学年注册，然后再整理归类。耗时、复杂。（3） 管理成本高。学校不存在一个计算机信息管理系统也就意味着大量的纸质档案。需多人管理，档案和档案的储存耗费物力，以及更多的时间成本。（4） 功能单一不完善。只有从完整的业务流程角度考虑，才可以满足各方需求。（5） 后续维护困难。大量的业务如果不存在一个系统规划，那么随着后续信息量的增加，管理和维护会越来越困难。1.3现存环境问题（1） 学校硬件情况 学校几乎无相应硬件，仅有几台电脑进行成绩的录入和统计工作。硬件贫乏。（2） 学校软件情况 学校没有购置开发任何教务管理软件。（3） 开发人员配备情况 学校并没有专业的信息管理系统开发人员。但是有老师有相关的专业知识。2教务管理信息系统战略规划的内容2.1信息系统的方向目标与结构信息系统的方向是学校对信息系统建设的一种希望，信息系统的目标是学校在一定时间内可以达到或者预期达到的抱负，信息系统的目标确定了我们建设的管理信息系统应实现的功能，而结构指明了信息的主要类型和主要的子系统。2.1.1信息系统的建设方向（1）统筹规划，信息共享该系统基于校园网，实现高水平的信息资源共享和跨平台的信息资源访问，不仅要面向全校不同部门的信息资源的共享，还要解决各部门已有的或将建立的信息系统的资源共享，而各部门信息系统和资源子系统的系统平台不一，数据库又不尽相同，要解决不同的资源子网的信息共享，提高信息资源共享的利用率，系统结构应具有跨平台访问不同数据源的机制。（2）包容性和可扩展性系统应具有较好的可扩展性和包容性。系统的可扩展性应包括能接纳已有的系统和在今后系统软硬件扩展时，能有效地保护已有的投资。特别是在应用需求变化时(应用与系统的需求往往提不全或者经常会变化)，有一个较好的应用平台，能容易地加以调整。系统易于扩充升级，既能满足当前业务的需求，又为今后的扩充留有空间。(3)规范化教务信息管理教务信息、全校用统一的数据格式描述，将教务业务工作标准化、规范化。(4)系统简洁、易使用、易维护、适用非计算机人员使用应用系统的设计应符合日常办公运作的需求，功能完备实用，简单易学，界面友好清晰，易于扩充。(5)为教师、学生提供良好的信息服务在教务信息标准化、规范化的基础上，对信息进行合理的布局，在提供优质、高效的业务管理和事务处理的同时，使全校师生可以在任意平台上对所需数据进行访问。(6)可靠运行，安全保密应具有安全高效的通信机制，身份认证，权限检查，以解决教务信息系统的安全性、保密性问题，防止信息泄密和对保密信息的非法侵入。应考虑与校园网的安全机制相结合，采用路由技术，设立教务信息系统的防火墙。2.1.2信息系统应实现的目标（1） 财务信息管理功能 教务工作人员能通过此模块来管理财务信息，包括学生的缴费和欠费等。此模块既方便教务工作人员对学生学费情况的管理，同时也方便学生对自己学费缴费情况的查看和确认。教务工作人员可在线完成对所有缴费情况的预览并且推送信息来让学生及时进行缴费，确保了缴费的准确性公开性和及时性。（2） 学生信息管理的功能 教务工作人员能够通过学生信息管理模块来管理学生信息，包括学生信息的添加、修改、删除等。学生可在学生信息中快速查看学籍情况，并可在线进行基本信息的改动，快速更新自己的实时基本信息，对于奖惩情况可以达到线上线下同步性展示在基本信息中。教务工作人员可以快速的查阅每位同学的基本信息来方便教务工作的处理。（3） 教师信息管理的功能 教务工作人员能通过此模块来管理教师信息，包括教师信息的添加、修改、删除等。在线记录，科研成果。教师可以根据自己的最新科研成果来完善自己的信息，使得信息完整化，并且可以保证本人信息记录的准确性，发现错误及时修改，比如说教师看到本人的学历情况记录错误便可以在线填制基本信息更改表格推送到教务办使其审查通过更改，这样可以避免在发生突发状况时不必要的麻烦。（4） 班级信息管理的功能 教务工作人员能够通过此模块来管理班级的信息，包括班级信息的添加，修改，删除等。班级信息包括本班学生情况，并且列出每位学生所担任的职位，同时可以达到资源的共享。比如说学委可以把学习资料上传到系统中，班级学生可以在线查看下载资源。学校一有相关通知就会自动推送到各个班级系统中，再由班级信息系统推送到每位同学的手机上，这样可以大幅度减少教务工作人员和班长的工作量省去查看通知发布通知的繁琐步骤。（5） 课程信息管理的功能教务工作人员通过该模块来管理课程的基本信息，包括课程信息的添加，修改，删除和班级课程的设置等。每个专业都有自己特有的课程，如果仅靠教务工作人员的手工操作是很难实现排课的目标。所以搭建了这样一个课程信息管理平台，每个班级的课程信息都将被列示出来，每位老师的时间也将被列示出来，这样可以在线完成课程与每位教师的时间的合理搭配，使得课程安排具有合理性。另外还有选修课程插入每位同学课表的环节，系统可根据每位同学选修的课程来自动添加进课表只需教务工作人员点击确认按钮，课表便可以自动生成。（6）考试信息管理的功能 该功能可以实现教务人员对各类考试的便捷安排，教师和学生也可以清晰准确的获取相应的考试信息。教务人员可在学生信息模块中获取基本信息，在课程安排中获取学生课程信息，从综合信息中获取教室使用的情况，从而快捷的完成考试时间和地点的安排。考试信息发布后，教师和学生可由自己的账号登陆查看详细信息。（7）成绩信息管理的功能该功能可以实现教师、学生、教务人员对成绩信息的输入、查看、反馈等多种信息管理。教师通过该功能进行成绩录入、教师评价查看等功能。学生通过该功能可进行成绩查看、成绩异动申请，教师评价等功能。教务工作人员通过该功能来进行学生成绩审核、自动生成加权平均分，自动生成专业排名、自动生成学生成绩波动曲线、更新世纪知名大学加权成绩要求等功能。该功能可以实现成绩的输入、查看、反馈的一体化管理，使工作更加高效和准确。（8）综合信息查询功能该功能可以实现查询教务所需要的各种信息。用户可以根据单个查询条件或者条件的组合来进行查询。同时，在查询时，还提供模糊查询的功能，即该模块能够利用读者输入的非完整的查询条件进行查询，这样更加方便了用户的查询管理。综合查询模块包括了学生信息查询、教师信息查询、课程信息查询、考试成绩查询、成绩查询和教材循环利用情况等多功能查询。例如：学生信息查询提供了包括学生学号、姓名、所在班级、班导师名字和宿舍等信息。教材循环利用查询提供了目前库存的二手教材的书名、版本、数量、图书状况等情况，可供需要二手教材的同学查询、购买。该功能的加入，规范了目前二手教材市场，方便学生选购到最适合且实惠、卫生的教材。（9） 系统管理功能 该功能可以对系统登录的用户进行管理。利用该功能教务人员可以添加允许登录的人员名单以及相应的密码，并对已有的用户进行密码修改或删除。从而实现维护人员对系统的更新和检修。也更方便教务人员的教务工作。教务信息的安全性和保密性也更好。(10)多客户端功能 该功能顺应了当前手持终端设备应用广泛的趋势，实现了手机、平板、电脑多终端操作的功能。用户可以下载相应的客户端软件在终端设备上，通过个人账户快速登录系统。学生和教师可以在手机上查看课表、成绩和公示公告。不但使得查看和操作更加方便快捷，也解决了信息传达不到位的问题。（11）自动推送功能该功能可以及时传达各种重要教务信息。教务系统上有重要通知时会发送信息到手机上，通知相关人员及时查看。(12)打印功能教务工作人员可以通过打印功能来打印学生成绩信息，选课记表和班级表。可以根据班级、学生学号、课程编号来打印学生成绩单，打印前还要可以预览所要打印的报表。学生和教师可以打印个人课表、成绩单以及专业排名、成绩波动曲线等报表。该功能实现了教务信息电子档和纸质文件的便捷转换，省略了转换为不同版本不同格式的表格、文档带来的麻烦。2.2.3教务系统的结构教务管理系统学生子系统教师子系统教务人员子系统公示公告管理维护子系统注册服务选课服务学生成绩课程运行学籍管理辅修信息选课计划选课教师评价成绩查询评奖评优教学安排考试管理基本信息成绩录入学生反馈科研课题基本信息更改平时成绩考试成绩评价反馈成绩异动反馈教学管理财务管理学费缴纳学费清缴选课管理排课管理考试管理班级管理教务管理系统分为学生子系统、教师子系统、教务人员子系统和管理维护四大子系统。学生子系统下分注册服务、选课服务、学生成绩和课程运行四个功能模块。其中，注册服务包括学籍管理和辅修信息；选课服务包含选课计划和选课功能；学生成绩则有教师评价、成绩查询和评奖评优三项功能；课程运行模块由教学安排和考试管理两项功能组成。教师子系统下分基本信息、成绩录入和学生反馈三个功能模块。其中，基本信息模块包括了基本信息的更新更改和科研课题信息；成绩录入分为平时成绩录入和考试成绩录入两部分；学生反馈则有教师评价反馈和成绩异动反馈两个功能。教务人员子系统下分公示公告、教学管理和财务管理三个功能模块。其中。公式公告用于各类信息的发布，如教材二次利用的回收和使用情况等；教学管理包括选课管理、排课管理、考试管理和班级管理四个功能；财务管理则用于学费的缴纳和学费清缴的管理。管理维护子系统用于维护人员对系统的保养和更新。2.3约束与政策信息系统的约束是组织在建设信息系统时面临的资源限制。物业管理信息系统的约束包括其实现环境、条件(如管理的规章制度、人力、物力等)、单位或部门的状况；计算机软件及硬件情况、技术人员的配备情况以及开发费用的投人情况。（1） 硬件 由于学校目前尚未有一个完整的系统，所以需要学校重新购置交换机、服务器、防火墙、计算机等等。目前市场上都有相应的硬件设备，可以通过招标等方式购买。（2） 软件 可自行开发编写，服务器端的软件可运用计算机编程语言等编写，同时还需要数据库语言编写高效的数据库管理程序。面对客户端，需要通过其他编写语言搭建系统客户端网站，手机端则可以通过编写安卓程序完成。市面上目前也有各种教务管理软件可供购买，但良莠不齐，需甄别比较。（3）网络 现已和移动运营商共同开发出校园网络，但不完善。新的教务管理信息系统会需要更高的网络要求来满足多用户需求，需要学校与移动运营商在此基础上继续建设校园网络。（4）人员要求新的教务系统是一个庞大而复杂的体系，需要专业人员来开发。但是为了更好的传达用户需求，学校应该派出具有相关专业和技能的老师，以及确定领导小组来共同开发完成。（5） 开发经费学校已决定拨出相关经费来建设教务系统，但学校毕竟是非盈利机构，经费可能暂时紧张。为顺利进行系统开发，可以合理分配费用，优先选择投资收益大的项目。比如可以先开发成绩自动统计和打印功能，缓解旧教务系统的落后状态。2.4开发计划信息系统的计划包括一年内的短期计划和总体的长期计划。2.4.1短期计划步骤内容时间项目成本人员需求明确调研目的组成专门的管理系信息系统调研小组，根据学校的指示讨论调研目的，再此方案中调研目的既是明确管理信息系统需要包含的子系统模块和功能。 15天 人员工资费用1000左右调研讨论小组（1015人）制定调研方案根据之前明确的调研目的制定方案。无论大小，它都应该包括调研的时间，起止时间，调研的参加人员，调研的组织机构，调研的范围，采取什么样的方式和途径，是会议调研、还是讨论、谈话、实地考察，或查阅相关资料，调研的形式和内容还有费用预算。3个月工资费用3000元左右专业核心人员510人拟定调研提纲它是根据调研目的拟订的，是你这次调研的主要内容，可以将你要了解什么内容都列出来。提纲应围绕调研的目的，无须过长，简明精炼，重点突出15天工资费用500左右35人根据以上制定的方案编写即可，要求深度理解调研的相关信息。实际调查专门分出实际调查组，调查组可以分为发放调查问卷组，实际采访组进行录音和采访，其他方式可通过实际情况再讨论得出。3个月材料费用 人员费用总计5000左右50100人分为不同的调查组。调查材料整理对材料要进行归集和整理。这是一个思考和研究的过程，是把调查转化为结果的过程。要做到去伪存真、去粗取精、取其精华，找有用的东西。3个月员工费用2000左右1020人左右形成调查报告在调查报告里，要交待调研的过程、目的，但最终的落脚点是要提出解决问题的政策或意见，这是调查报告的核心，是你调研成果的体现2个月员工费用1500左右23人2.4.2长期计划进程内容时间调研根据教务管理信息系统的现状研究商讨出最能反映出问题的调查问卷，在湖南省各所学校范围内向老师、教务办工作人员、学生、原系统的管理维护人员发放问卷，争取使每一份问卷都真实有效。一年写规划报告在发放问卷的同时，统计出数据，根据数据制作一份项目规划报告。（比如说可以在长沙、株洲、岳阳地区调查后统计数据写出大致规划，最后把不同地区的数据综合起来看写出最终的规划报告）三个月购买设备公示出项目规划，进行项目招标来购置编程所需要的电脑和服务器大等大型电子设备。六个月编程招募一支技术一流的进行程序开发的团队，并把项目计划书详细进行讲解以全权委托项目。六个月调试把最初的设计出的编程拿给身边的人进行试用让他们提出自己的意见和看法来进一步完化系统。一个月用户体验与验收找两到三所学校进行系统试运行，让用户进行系统体验，争取使用户人数达到一定的数量来确定系统的稳定性和功效性。一个月培训用户人员*可以在学校内开办如何运用新的成绩查询系统的讲座，在讲座中介绍新系统的特点，并且可以有培训人员在机房亲自培训用户进行操作。一个月后期维护与改善保证在新系统运行的后期中不会有运行方面的问题，并且在新系统的基础上可以更进一步做出改善3影响规划的信息技术发展的预测 在硬件方面，由于我国信息产业的产业链尚不完善，信息系统技术落后于国外水平，部分企业和政府机构选择使用外国厂商的信息设备和系统，进行收集、储存和分析数据，安全性能不可保障。在未来的时间里，我国信息技术得到发展的话，学校会考虑使用国内性价比更高的硬件设备。在软件方面，我们已经添加了教科书二次回收和信息自动推送功能以及多平台手持客户端功能，这些都可以通过编写软件来完成。但是随着时间的推移，更多的新功能会浮出水面，需要增加到规划中。同时，有些现在不能通过编程实现的功能如自动阅卷等，随着信息技术的发展，实现的可能性递增。我们的领导小组要时刻关心这些变化，不断完善教务管理信息系统，使其时刻保持前瞻性。4战略规划的内容4.1规划基本问题的确定教务管理系统建立的年限 综合考虑信息系统需求的迫切性和新系统建立的难度，决定总时间为3年左右。包括对全新的教务管理信息系统的建立，新旧系统的交接，教职工的培训等。方法选择：企业规划法（bsp法）bsp法它摆脱了管理信息系统对原组织结构的依从性，从企业最基本的活动过程出发，进行数据分析，分析决策所需数据，然后自下而上设计系统，以支持系统目标的实现，这有利于克服我校因组织结构功能划分造成的数据多次录入的问题。优点：自上而下识别系统目标，自上而下设计系统。缺点：组织目标与系统目标的转接是间接的。我们决定采用企业规划方法(bsp)对学校教务管理进行信息规划分析。4.2搜集初始信息初始信息 咨询校内搜集现存的问题和建设方向校外搜集所需的资金，技术，方法向校领导搜集建设目标向教职工搜集现存问题和所需功能向学生搜集系统所需功能向专家咨询系统建设方法技术向软件系统供应商咨询所需资金4.3识别问题设置目标具体参见上面4.4规划矩阵4.4.1u/c矩阵简介u/c矩阵主要用来对系统功能划分进行分析和优化。其基本原理与系统思想关于子系统的划分相一致，即在系统之间尽可能保持相对独立性。u/c矩阵是一个进行内容分析的二维表，纵坐标和横坐标表示要分析的两个变量，二维表中的u，c表示两个变量之间的关系。u/c矩阵中，u(use)表示该功能为数据的使用者，即某个功能使用某类数据，c(create)表示该功能为数据的生产者或创建者。建立u/c矩阵首先要进行系统化，自顶向下的划分，具体确定每一个功能和数据，最后把功能和数据之间的关系填到二维表中，就建立了u/c矩阵。u/c矩阵建立之后，还要进行完备性、一致性检验。完备性检验是指每个数据项必须有一个生产者和至少一个使用者，而每个功能都必须有数据的生产和使用活动。一致性检验则要求一个数据只能有一个生产者，避免数据有多个源头，产生不一致现象。u/c矩阵不仅适用于功能/数据分析，也适用于其他方面的管理分析。4.4.2利用u/c矩阵划分子系统的步骤1在矩阵顶行填入“数据类”；2在矩阵最左列填入“功能”；3标以“u”或“c”；要进行数据正确性分析：（1）每列只能有一个c；（2）每列至少有一个u；（3 ）不能出现空行或空列4按逻辑关系及发生的顺序，重排各功能；5重排数据类，使所有“c”尽可能靠近对角线；6分组。4.4.3 划分教务系统的具体步骤采用u/c矩阵的方法对学校教务管理信息系统进行功能设计，通过对教务工作数据流的分析得到图1(乱序)所示的u/c矩阵及图2（最后版）所述子系统划分。首先定义教务管理业务功能，包括： 新生注册学生基本信息录入学生基本信息查询学生数据更新选课信息录入考试成绩查询获奖情况录入教师评价录入教师信息录入教师数据更新平时成绩录入考试成绩录入成绩更改班级成绩管理同科成绩对比生成分析表各项通知录入学费缴纳情况授课班级设置选课调整考试信息录入排课信息录入课标编辑自动排课教学资源维护其次定义教务管理数据类，包括： 学生基本信息新生信息表入学时间毕业走向考试成绩单选课结果评奖评优教师评估教师基本信工作年限科研课题学生平时成绩考试成绩查询历次考试成绩教学分析表成绩异动公示公告学费缴纳学费清缴班级设置选课管理考试管理课程表选用教材情况经过对数据流的分析，可以得到学校教务管理信息系统的业务功能，其核心业务有四部分：教师管理系统、学生管理系统、排课系统和基础数据维护。5 开发方式 通过对自行开发、委托开发、联合开发和购买现成软件这四种开发方式的分析，我们得出结论：信息技术力量弱的学校可采用委托开发或购买商品化通用教务软件包的形式建设自己的教务信息系统。而拥有雄厚信息技术力量的学校可选择以上四种开发方式中的任一种，但以联合开发、购买商品化软件两种方式为首选。 随着商品化教务软件质量的提高，商品化通用教务软件包一般具有功能强、技术先进、运行稳定的特点。同时相对于自行开发和联合开发而言，购买商品化通用教务软件包的成本相对来说十分低廉。所以当商品化通用教务软件包能够满足本学校大部分的业务要求时，是没有理由选择自行开发方式的。但这并不意味着讨论教务信息系统的开发方式已没有意义。实际上任何商品化通用教务软件包一般不能完全满足学校要求，还需要进行二次开发。进行二次开发仍然存在合理选择开发方式的问题。各自特点对比如下表所述。方式特点比较自行开发委托开发联合开发购买现成软件分析和设计能力的要求较高一般逐渐培养较低编程能力的要求较高不需要需要较低系统维护的难易程度容易较困难较容易较困难开发费用少多较少较少综合特点开发时间较长，系统适合本单位，培养了