文档分类编号办法.doc

分类方法一级分类：日常事务a、日常填写 2008年 1、合同登记2、应收帐款 20091、合同登记2、联络单3、发货单 2010 1、合同登记 20111、合同登记2、联络单3、工时分析 20121、合同登记2、联络单 20131、合同登记2、联络单 b 、 财务报表 2008 1、财务部 2、市场部 2008 1、财务部 2、市场部 2009 1、财务部 2、市场部 2010 1、财务部 2、市场部 2011 1、财务部 2、市场部 2012 1、财务部 2、市场部 2013 1、财务部 2、市场部c、投标、报价、技术协议、合同 2008 2009 2010 2011 2012 2013 d、报告文件 2008 2009 2010 2011 2012 2013e、传真文件 2008 2009 2010 2011 2012 2013f、日常管理文件 2008 2009 2010 2011 2012 2013g、文档分类编号办法1.目的： 统一公司文档分类编号方法，实现文档分类、整理、保管、编目、检索的规范统一，提高文档管理水平，最终对公司生产经营形成良好的信息支持与服务。2.适用范围：本办法适用于公司各项工作活动中形成的全部文档。3.管理职责：3.1 总经办负责制定公司文档分类编号办法，并协助、指导各系统/部门文档管理人员执行。3.2 各系统/部门文档管理员负责根据此办法对各类文档进行分类编号。4.分类原则： 依据文档内容和文档载体形态特点进行分类，便于科学管理和开发利用。5.类别设置： 5.1 本公司文档设大类和属类，大类用大写英文字母代字，属类用阿拉伯数字代字。5.2 公司全部文档分为十大类，即：a、日常填写b、财务报表c、投标、报价、技术协议、合同等d、报告文件d、传真文件f、日常管理文件g、6.分类编号办法：6.1 a、b、c、d、e类文档：6.1.1 单份、单册的文件采用单件归档方式；成套文件，即一套文件含多份文件，采用组卷方式归档。6.1.2 文档原则上要求以单件方式归档，用组卷方式归档须向总办申请，经审批后可采用。6.1.3 单件归档，档号结构模式为“大类代字”+“年度代字”+“属类代字”+“件号”。6.1.3.1 年度代号：2002年为01，之后年度以02、03流水编制；6.1.3.2 文档“属类”代号在类别内以01、02流水给号，详细参见 附件文档类别表。6.1.3.3 编号案例：b2002年度综合管理类下属文件管理类制度规范文件，第一份文件编号为：a 01 02 01 0001 件 号（以0001、0002流水编 二级属类（制度规范为01） 一级属类（文件管理为02） 年度代字（2002年为01） 大类代字（综合管理类为a）6.2 设备管理类文档（f）：6.2.1 同一设备成套资料集中归档，归档方式视文件形式确定。6.2.2 档号结构模式为：“大类代字”+“属类代字”+“设备代号”+“案卷号”/“件号”。6.2.3 一级属类为：设备资料 01；设备管理 02。6.2.4 编号案例：f 01 0001 0001 案卷号/件号（以0001、0002流水编