档案管理制度.doc

档案管理制度第一章 总则第一条 为加强公司档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展提供服务，特制定本制度。第二条 公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为长期档案、短期档案。第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二章 文件材料的收集管理第四条 档案管理工作由公司行政人力部负责。第五条 公司指定专人负责文件材料的收集、管理和归档工作。第三章 档案管理机构的设置及基本要求第六条 公司设立档案室，今年过后，公司档案存放存在问题隶属于行政人力部，并设置兼职档案管理员，负责档案资料的归档和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。第七条 公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。第八条 公司所属各部门设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，重要级文件年底实行部门档案与公司档案归口管理。第九条 各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。第十条 档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。第四章 档案归档范围第十一条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。第十二条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的重要文书。第十三条 本公司的各种重要工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。第十四条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第十五条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第十六条 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第十七条 本管理办法所指档案不包含财务档案。第五章 档案立档要求第十八条 档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整、清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。第十九条 档案文件禁止使用圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。第二十条 档案盒表面附档案目录，档案盒内文件没有标题名称的，由档案管理员根据内容拟定标题。第二十一条 档案文件材料按照批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。第二十二条 跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。第二十三条 档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。第二十四条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊（如：企业类目、合同类目等）。第二十五条 各部门以季度为单位，整理部门性重要文件，按照档案制度要求归档后，年底统一存至公司档案室。第六章 档案分类第二十六条 公司档案大致分为以下几类：1.证照、制度类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程、公司简介、管理制度汇编等；2.文件类：分外来文件（上级部门及与权属企业的往来文件）和内部文件；3.合同类：各类需在行政人力部保存的合同、协议书等。4.总结、纪要类：计划总结、办公例会纪要等；第二十七条 档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。第二十八条 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第二十九条 公司档案管理员负责对公司重要文件材料的收集、整理，各部门负责对本部门重要文件材料的收集、整理，年底存放至公司档案室，电子版统一存放在行政人力部档案移动硬盘内。第七章 归档及保存年限第三十条 归档的文件资料，应保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并建立电子档案。第三十一条 归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为长期和短期。定期按文件材料的保持价值确定对应时间。1、长期保存：（1）公司章程、重要合同、协议书等；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会记录；（5）政府机关核准文件；（6）不动产所有权及其他债权凭证；（7）公司规章制度；（8）其他经核定须永久保存的文书；2、短期保存：（1）期满或解除的合约；（2）结案后无长期保存必要者。第三十二条 公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。第三十三条 归档的文件资料种类、份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 第八章 档案管理人员职责第三十四条 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作，做到摆放整齐、分类清楚。第三十五条 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档并且建立档案台账，做到及时全面登记。第三十六条 档案管理员应当遵纪守法、忠于职守，严格执行档案管理制度，努力维护公司档案的完整与安全第九章 档案的管理和使用第三十七条 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单（详见附件1），方可借阅。第三十八条 档案借阅的最长期限为壹周；对借出档案，档案管理员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，报行政人力部处理。第三十九条 如需短时间读取文件，不得离开行政人力部，退还文件后，方可离开。第四十条 对机密文件不准借出档案室，必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。第四十一条 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；第四十二条 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。第四十