汽车销售服务有限公司档案管理制度.doc

8db48775865342be40dbd846c7445d4d.pdf 档案管理制度山西锦华汽车销售服务有限公司2013年10月24日第一章 总则第一条 为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。第二条 公司档案是指公司从事经营、管理及其它活动形成的对公司有保存价值的文字、图表、声像、多媒体等形式的历史记录。第三条 工作事项结束后，承办部门或人员在保证记录系统完整(档案附件一律不准抽存)后办理建档手续进行建档；在工作需要时可办理调档手续借阅、查询；在使用结束后办理归档手续进行归档。第四条 公司内档案利用的方式有：提供档案原件，提供档案复印件，提供文献索引资料。第五条 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。第六条 档案管理员在工作变动或因故离职时应办理移交手续，不得擅自将档案带走或销毁。第七条 暂时不用或没有保存价值的档案由档案管理员申请经管理中心审批后销毁或封存。第八条 公司档案的分类、编号、建档、登记、整理、调档、归档、消档、移交、保密等工作由管理部统一管理。第九条 公司档案管理工作，实行集中与分散管理相结合的体制；由管理部负责主体档案的管理，并对其它部门的档案管理工作进行督促和指导。第十条 管理部设立专门档案柜，由档案管理员分管公司主体档案工作。第十一条 档案管理员应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。第十二条 档案管理员应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。第十三条 档案管理员依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。第十四条 政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。第十五条 根据有关档案法规，各部门形成的文件材料经管理中心审核后于每月16日统一办理移交手续向公司管理部移交保管。第十六条 公司配备必要的设施、设备、档案柜用于保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案安全保管条件时，会委托有关档案部门代为保管。第十七条 档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。第十八条 本办法由管理部解释、补充，由公司总经理批准颁行。第二章 档案范围第十九条 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。第二十条 公司管理中心形成的文件材料。第二十一条 财务、会计及其管理方面的文件材料。第二十二条 劳动工资、福利、人事、法律事务管理方面的文件材料。第二十三条 经营管理方面的文件材料。第二十四条 产品销售、物料消耗、安全方面的文件材料。第二十五条 仪器、设备方面的文件材料。第二十六条 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。第二十七条 管理、技术引进、转让方面的材料。第二十八条 教育培训方面的文件材料。第二十九条 信息、情报方面的文件材料。第三十条 内部组织方面的文件材料。第三十一条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、会议文件、典型发言、重要记录、工作计划和工作总结、条例、规章制度等法规性文件。第三十二条 公司对外的正式发文与有关单位来往的材料。第三十三条 公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报。第三十四条 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第三十五条 公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像、影片等。 第三十六条 其它具有利用和保存价值的文件材料。第三章 档案建档第三十七条 分类1、 档案各级分类赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。2、 公司档案大致分为以下几类：(1) 证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；(2) 文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；(3) 制度类：管理制度汇编；(4) 合同类：内部经营管理合同和业务合同；(5) 计划总结类：分年度计划及总结等；(6) 会议纪要类：办公例会纪要等；(7) 人事类：人事档案等。(8) 店铺类：直营、加盟的所有资料。第三十八条 档案及档案柜的编号1、 公司档案常用类别编号：证照类(zz)、文件类（wj）、制度管理类（zg）、合同类（ht）、计划总结类（jz）、会议纪要类（hy）、人事类（rs）、店铺类(dp)。2、 档号的编号表示方式如：zztj00001，其中zz代表合同类档案，tj代表店铺名称（首字母缩写），00001为档案目次。3、 档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4、 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。5、 档案柜编号：公司类(jh)、店铺类（dp）6、 档案柜的编号表示方式如：jh(zz-wj-ht) 001，其中jh代表公司类档案，(zz-wj-ht)代表存放档案类别（首字母缩写），001为档案柜序列号。7、 档案柜分类编号确定后，编制档案柜登记目录表，将所有分类档案柜名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案柜登记目录表序号档案柜号所存档案类型建柜时间所存内容位置保管人备注8、 档案柜分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案柜编号对照表，以免混淆。第三十九条 档案质量1、 档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整、清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容，资料提交人和本档案交接/借阅明细。本档案交接/借阅明细序号类型档案调卷单编号调阅时间具体调阅目的归还时间借/调阅人接受/保管人备注移交借阅复印外借2、 档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸；破损的档案文件要进行修复处理。3、 档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4、 档案盒内文件没有提名的，由档案管理员根据内容拟定标题写在档案盒表面的档案登记目录表上。第四十条 建档1、 工作事项结束后，承办部门或人员依据档案管理范围在保证记录系统完整(档案附件一律不准抽存)后办理建档手续进行建档。 2、 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。3、 资料收集完毕后，承办部门或人员协同档案管理员对档案的内容、来源、时间、可靠程度、机密程度、名称等方面鉴别档案的价值。4、 鉴别完毕后，承办部门或人员提交建档申请表，相关内容可咨询填写。建档申请表档案分类档案号档案名称件数页数部门机密程度保存年限申请人申请时间保管人核准人建档目的 档案内容 注意事项 5、 签核完毕后将建档申请表和建档资料一同交至档案管理员进行登记。6、 档案管理员依据档案登记目录表进行登记并建立电子明细。档案登记目录表序号档案号档案名称机密程度建档时间档案内容保存年限申请人保管人核准人档案柜编号备注7、 登记完毕的档案文件材料按照如下原则进行建档：a、 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。b、 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。c、 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。d、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。e、 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。f、 其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列；重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。g、 跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。h、 档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。i、 依据定点、定位、规划标示的原则将新建档案进行建档；并使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边，材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。8、 将档案登记目录表双面打印贴在档案柜两边的玻璃上。第四十一条 公司档案管理员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照档案登 记目录表条款“对号入座”，并将档案盒/袋表面的档案登记目录表填写完。第四章保存管理第四十二条 同类文件资料储存时应按保存期限分别建档装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。保存年限/机密程度档案类型永久保存（绝密）1 公司章程、合同2 组织规程及办事细则3 财务报表4 政府机关核准文件5 不动产所有权及其他债权凭证6 公司规章制度7 其他经核定须永久保存的文书10年保存（机密）1 预算、决算书类2 会计凭证3 事业计划资料4 其他经核定须保存10年的文书1年至5年保存（秘密）1 期满或解除之合约2 其他经核定保存5年的文书1年以下暂时保存（秘密）1 结案后无长期保存必要者。第四十三条 每个季度、年度档案管理员对所有档案进行盘点，对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全。第四十四条 每年对档案进行一次清理：清除不必要保存的材料，对破损和褪色的材料进行修补和复制。第四十五条 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。第五章 档案日常管理第四十六条 借阅1、 各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示档案调卷单向管理部借阅，经办人必须在档案借阅登记表上签字；其中一般机密文档的借阅由部门主管签字批准，机密级以上文档的借阅要由总经理或总经理代理人签字批准。档案调卷单编号：rs-gz-001(类型-细项-流水号) 填写日期 年 月 日类型调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限年 月 日 年 月 日档案名称借出日期档案编号归还日期备注部门负责人签字经办人签字2、 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级和机密级档案只能在办公室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理审批。3、 总经理、副总经理、管理部主管借阅秘密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。4、 管理部接到档案调阅单核查后，取出该项档案，并在档案借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。档案借阅登记表序号借阅时间部门批准人档案号档案名称件数页数借阅人归还日期归还情况备注5、 借阅期限不得超过两周，到期归还；如需再借，应办理续借手续。6、 档案归还时，经管理部核查无误后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。7、 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，及时以书面材料的形式报告管理中心裁决。8、 借阅人注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失、拆卸、调换、污损所借的档案；不得在文件上圈点、画线和涂改；及时以书面材料的形式报告管理中心裁决。9、 借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办行政人事主管批准。10、 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理或总经理代理人批准后方可借阅，且不得带离办公室；其抄摘内容也须总经理或总经理代理人同意且审核后方能带出。11、 借阅人应于规定期限内归还；如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记；不得私自授受。第四十七条 销毁1、 每年12月份档案管理员对保管期限已满的档案认真鉴定后编制纸质和电子的档案销毁清册，报管理中心审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注明：销毁档案目录、管理中心意见、执行人签字、监销人签字、销毁时间。档案销毁清册档案号档案名称档案内容建档日期销毁原因保管期限申请部门申请人管理部主管管理中心总经理销毁结果执行人监销人销毁日期2、 销毁前，按照清册清点；销毁后，在清册上签名，并将监销情况报告管理中心负责人；档案销毁清册需永久保管。3、 保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者；应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。4、 公司终止、解散时，档案移交公司最高领导。第四十八条 移交1、 需要进行移交的档案，需由管理部编制档案移交登记表，报管理中心负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案目录、管理中心负责人意见、移交方签字、监交人签字、接收方签字、移交时间、移交原因。档案移交登记表移交原因管理中心负责人意见移交时间序号档案号档案名程页数档案状况说明备注移交方接收方监交人2、 移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 第四十九条 保密1、 档案管理人员的任务是统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作；任何无关人员未经许可不得擅自翻阅档案。2、 档案管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动、准确、迅速地为利用者提供档案资料。第六章 档案管理人员的职责第五十条 负责分类、编号、建档、登记、整理、调档、归档、消档、移交、保密等工作，积极开展档案的提供