[应用文书]公文写作与处理.doc

公文：是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。公文的种类：行政机关的公文种类主要有:（一）命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定 ：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的 决定事项。（三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。(四）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（八）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（九）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复：适用于答复下级机关的请示事项。（十一）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十二）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十三）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项开放分类： 社会、文秘、行政学、公共行政公文格式即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文的效用的发挥。包括公文组成、公文用纸和装订要求等。公文基本格式为规范各单位的行文格式，现把公文的基本要求作一介绍，请各单位能按此执行。（普通文件资料也适用）一、格式公文名称：置于首页上方，一般用红色套印。（即红头文件）秘密等级：分为机密、秘密两种，注于公文首页右上角。发文字号：包括机关代字、年份、序号，置于文件名称之下并居中。年份和序号使用阿拉伯数字。年份写在内，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如“嘉文广200823号”。标题：一般应标明发文机关名称、公文主要内容和公文种类，标题中除了法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如“嘉定区文广局关于加强档案工作的意见”。主送机关：应当使用全称或者规范化简称、统称。应置于标题之下、正文之上，顶格写。正文：每自然段前空两个汉字。文中有结构层次的，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。无正文说明：文章排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施，务使印章与正文同处一页，不得采取标注“此页无正文”的方法解决。附件说明和附件：有附件的公文，应在正文之下、成文日期之上标明附件顺序和名称，或在正文相关处用括标注“见附件”等字样。但正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件的，不加附件说明，也不标注“见附件”等字样。附件应在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起。生效标识：包括印章和成文日期。用印应端正、清晰，上不压正文，下压成文日期4至7个字（视印章的大小而定）。成文日期以领导同志签发的日期为准。二、字体公文名称红头用小初号黑体字；正文和附件的标题均用二号黑体字（不加粗）；正文采用小三号仿宋体字；文中要突出层次的，第一层“一、”“二、”的用小三号黑体（不加粗），其他层次的用小三号仿宋体字加粗。除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，公文中的数字应使用阿拉伯数码。三、排版1、页面设置：公文文字从左至右横排，每自然段前空两个汉字，一般每页二十四行，每行二十八个字。行距28磅。上页边距为3.0cm，下页边距为2.5cm，左页边距3.2cm，右页边距2.8cm，以留出左侧装订的位置。此类操作可在“文件页面设置”中进行设置。2、独字不成行：文中如果有单个字的不能单独成一行，可在“格式字体字符间距间距紧缩”中作调整。3、序号排列：正文中如果需要分几个方面来说明事件的，会用到“一、.”“二、.”等，此时在写完“一、.”，按回车键后会出现电脑自动编号的现象，此时须在工具栏内按一下“撤销键入键”，然后自己再打上“二、”，这样就会出现正常的文字排版了。（“1、.”“2、.”同样操作。）千万不能用计算机自动生成的序号排版格式。4、插入页码：凡超过两页的公文，都需居中插入页码。5、正文和落款、日期的距离：通常以空三行为准。6、附件：与正文空一行，顶格写所加附件的标题。7、日期写法：正式文件需使用中文日期，如上报的计划、总结、请示、报告等，其他一般的文字材料可以用阿拉伯数字来标明日期，如通知。公文写作基本要求公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的规律，公文写作基本要求就是对这些规律的反映。公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的规律，公文写作基本要求就是对这些规律的反映。其内容是：合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“”；第三层为“”；第四层为“”。成文时间用汉字，“零”可写为“”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。 不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化地字，一切以国家语言文字工作委员会颁布地汉字简化表为主。这就是公文地书写规范。 词，不要生造词头，注意正确运用现代高科技新术语；用书面语，不用口语；用现代汉语，除已通用地个别文言词（如“其、之、者、所”、广泛使用地成语之外，不要文白夹杂，故意简古。这也是文风问题。重叠式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“开开心心”。 遣词造句，也要规范。除“值此之际”等已经通用地句式外，一般不用文言句式。重视“约定俗成”地习惯，不用“好好看”、“我紧张你”、“特科长”等世俗新语。 标点符号要使用正确。常用地16种标点符号，要以国家语言文字工作委员会所颁布地标点符号用法（自1996年6月1日起实施）为标准。 要做到字词规范，标点正确，只有靠平时多读、多写、多留心、多查阅、多商量，多增加一点责任心。因为责任心才是写作公文地动力，正如激情是产生文学作品地动力一样。此外，还要明确以什么为标准。 “我有一言应记取，文章得失不由天”（鲁迅：别诸第三首）。广大秘书工作者要树立信心，勤学苦练，相信一定会在贯彻新办法地实践中写出篇幅简短、信息量大、有实用价值、提高行政效率地好公文。 行文规则 行文规则是关于正确有效传递文件的规定，也是撰拟公文的指导依据。遵守行文规则具有重要意义。 行文规则的主要内容包括：根据机关间的工作关系准确行文；选择适宜的行文方式，一般不越级行文；正确选择主送、抄送机关；明确发文权限，不越权行文；坚持“党政文件分开”；联合行文时，作者应为“同级”；行文前需就有关问题协商一致；严格控制文件数量，简化行文手续。 文稿书写规范 文稿书写规范主要涉及：文稿用纸要求；图文区的规定；稿纸的使用；书写格式要求；字体与各种计量单位的使用；标点符号使用；外文字母书写；公文中的数字表示；序号表示；标注格式设计、排版、印刷注意事项的要求；文稿的修改；页码的标注；注释的处理；公式的处理；文中的表格的编排。公文写作的语言运用:公文的语言特点 语言是公文的基本要素，特殊的应用目的使公文的语言具有一系列特点。 公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。 庄重指语言端庄，格调郑重严肃。 准确指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。 朴实指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。 精练指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。 严谨指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。 规范指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。 在语词方面，用规范的现代书面语言，不用口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等。公文除了以双音节词为主外，还常用一些单音节词、多音节的公文专用词和介宾词组、“的”字