《公文处理办法》word版.doc

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广东省电信工程有限公司公文处理办法第一章 总 则第一条 为促进广东省电信工程有限公司公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据国家行政机关公文处理办法（国发200023号）、国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999），结合广东省通信产业服务有限公司公文处理办法，制定本办法。第二条 公文是公司在依法经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。第五条 公文处理工作应遵守中华人民共和国国家通用语言文字法，以国家通用语言文字即普通话和规范汉字作为公文的用语用字，制发的公文须符合有关规范和标准。第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规以及其他有关规定和企业的保密规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。第七条 积极稳妥推进公文改革, 行文实行内外有别，以规范保质量，以简化促效率，提倡采用表单化的方式简化公文处理流程，推动公文管理从职能化管理向流程化管理的转变，以适应现代企业经营管理的需要。第八条 积极稳妥地推进办公自动化，逐步建成一体化的公文处理平台，不断提高公文处理的信息化水平。电子介质公文及其审批流程与纸介质公文及其审批流程具有同等效力。电子介质公文的版式，应与纸介质公文的版式保持一致。第九条 公司综合部是公司公文处理的管理机构，负责公司的公文处理工作，并指导下属单位的公文处理工作。各单位应配备专（兼）职文秘人员负责公文处理工作。第二章 公文的分类第十条 公司公文分为通用公文和专用公文。（一）通用公文是指内容比较重要、参照国家行政单位公文格式、眉首有套红的发文单位标识的公文。（二）专用公文是指在公司内部使用、具有特定格式和处理程序的公文。（三）公司党委、各党支部制发公文，执行中国共产党单位公文条例的规定。各级工会及共青团组织制发本组织公文，可依据上级组织的有关规定执行。第十一条 通用公文的形式主要有：（一）公司文件用于传达贯彻党和国家的路线、方针、政策；向上级有关单位报送请示、报告和意见；部署全局性重大工作，发布内部管理规章、制度；答复下属单位的请示事项；宣布重要的机构调整和变动事项；奖惩有关单位和人员；转发上级单位或其它相关单位的文件。 （二）公司函用于与不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，通报情况，请求批准和答复审批事项。第十二条 通用公文的文种主要有：（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）通知适用于发布内部规章制度，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位公文，传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或者执行的事项。（三）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。（四）报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见和建议，答复上级单位的询问。（五）请示适用于向上级单位请求指示、批准。（六）批复适用于答复下级单位的请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。第十三条 专用公文的形式主要有：（一）会议纪要：适用于记载、传达会议主要精神和议定的事项，需相关单位知晓或执行的议定事项，需以会议纪要形式加以明确或落实的事项。（二）传真电报：适用于公司向下属单位就日常性、临时性、一般性的工作进行询问、商洽、告知等。（三）签报，适用于部门向本单位负责人请示和汇报工作，提出意见和建议。（四）工作联络单：适用于公司内部各单位之间商洽业务、交接工作等。（五）会议通知：适用于公司组织的各类内部会议的通知。（六）授权委托书：适用于公司法定代表人授权委托相关人员，以公司名义进行相关活动。专用公文可根据工作实际增减种类。第三章 公文格式第十四条 通用公文格式一般包括：秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送单位、拟文部门、会签部门、印发单位和印发日期等。（一）涉及党和国家秘密、企业商业秘密的公文，应当标明密级和保密期限，其中国家“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。（二）紧急公文应当标明“特急”、“急件”。（三）发文单位标识应使用公司法定名称或规范化简称。公司文件发文标识为“公司法定名称全称文件”。联合行文，主办单位标识居前排列。（四）发文字号包括公司代字、年份、序号。发文字号中的序号不编虚位。联合行文的，只标明主办单位发文字号。公司的发文字号为“中国通信服务广东工程号”。各分公司、中心的发文字号为“中国通信服务广东工程号”。公司函发文字号遵循以上规则，并在地域简称与年份之间标“函”。（五）请示、报告应当标注签发人姓名。其中，联合发文的应当标注所有单位签发人的姓名；同一单位多位负责人签发的，仅标注分管负责人姓名。（六）公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文文种。公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外，一般不用标点符号。转发、批转文件，公文标题应避免重复用语和相同文种。（七）主送单位指公文的主要受理单位，抄送单位是除主送单位外需要执行或知晓的其他单位。主送、抄送单位名称应当使用全称或规范的简称（统称）。两个以上的主送、抄送单位，可区别情况，按国家行政区划、行政单位的排序排列，或按先高后低、先外后内的原则排列。抄送栏中不同层级之间的单位按照上述原则分行排列。公文不得抄送拟稿部门。（八）公司对下属单位表述本公司时，可使用“公司”；对上级单位、系统外单位行文，表述本公司时，一律使用法定名称或规范简称，包括抄送给上级单位和系统外单位的文件。（九）正文每自然段左空 2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中一般不夹带图形、表格，图形、表格可放在附件中。正文及附件中凡涉及到单位、机构排列顺序的，按国家行政区划、行政单位、所在单位系列排序，人员顺序按照所在单位系列、职务高低、姓氏笔画等标准排序。（十）公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件通常与正件一起装订，位置自成文日期及附注之后另一页开始，在主题词前结束。如附件与正件分别装订，应在附件左上角标注“文件附件”字样。如果公文是印发、转发、批转某一文件时，被印发、转发、批转的文件即是正件，不能称附件，正文之后无需标注附件，但需另起一页。（十一）通用公文均应当加盖印章。单一单位制发的公文在落款处不需署发文单位名称。印章上不压正文、下压成文日期。联合行文，发文单位都应当加盖印章，主办单位的印章排列在前，其它单位印章按顺序排列。（十二）成文日期，负责人签发的，以负责人签发的日期为准，同一单位多位负责人签发的，以分管负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。成文日期使用汉字，并标全年、月、日，零写为“”。（十三）公文如有附注（需要说明的其他事项），应在成文日期下行居左空字加圆括号标识。“请示”应当在附注处注明联系人的部门、姓名和电话，联系人应能对该公文的咨询做出答复。（十四）主题词应当根据公文内容标注，标引顺序为类别词、类属词、公文文种，最多不超过 5个。对中国电信集团外单位行文，使用国务院公文主题词表和电信专业主题词表；对中国电信集团内部单位行文可省略主题词。（十五）文件印发单位标印“发文单位名称综合部门名称”，印发日期为打印完成的日期。（十六）文字从左至右横写、横排。第十五条 通用公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政单位公文格式国家标准（GB/T 97041999）执行。第十六条 专用公文的格式按业务和行文的需要确定，原则上按照表单化、模块化的方式处理，具体格式按照相关规定执行。专用公文除传真电报外，一般不加盖印章。第十七条 公文用纸采用国际标准 A4型纸（长 297毫米、宽210毫米），左侧装订。第四章 行文规则第十八条 行文应当确有必要，注重效用。第十九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况而越级行文，必须同时抄送被越过的上级单位。（一）在公司内部，各单位按隶属关系和职权范围行文。公司各部室可使用公司文件，就具体业务工作向下级单位行文。（二）与不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，向系统外主管部门请求批准，使用函的形式行文。（三）公司各部室之间不联合行文、不相互正式行文。涉及2个以上部门的事项，可采用会签方式行文。第二十条 公司各部室之间未对有关问题协商一致时，不得各自行文。第二十一条 公司行政与党委、工会，公司与外部单位，可联合行文。联合行文由主办单位签批后，依次送交有关协办单位签署意见后返回主办单位，主办单位用印、协办单位会印后由各单位分别下发。主办单位将正式文件及其加盖各单位印章的发文稿纸复印件分别送各协办单位存档。第二十二条 请求上级单位批转或者发文的事项，应当在“请示”中说明发文依据、理由，并附代拟稿。第二十三条 “请示”应一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其它单位的，应当抄送其它单位，但不得同时抄送请示单位的负责人及其相关部门。“报告”不得夹带请示事项。除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第二十四条 与国际组织及国外境外机构往来事项，一律以公司函行文，必要时可附使用对方公务语言文字的副本。副本由公司外事部门审核，不加盖印章，附注须标明“内容的正确表达以正本为准”字样。第五章 发文办理第二十五条 发文办理指以公司名义制发公文的过程，一般包括拟稿、审稿、核批、会签、核稿、签发、登记编号、缮印、校对、用印、分发、归档等程序。第二十六条 公文草拟应当做到：（一）符合党的路线、方针、政策，国家的法律、法规，上级单位的有关规定。（二）必须从全局出发，做到情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、言简意明、标点正确，符合公文体例格式要求。同一件公文中的同一概念，应当用相同的表述方式。暂行、试行类文件原则上不超过2年，暂行、试行期满，应及时修订，印发正式实施文件。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。公司文件适用文种为第十二条所列 8种，公司函适用文种仅为函 1种。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要合理确定缓急程度。要求公文发出后 2个工作日内办结的标“特急”，要求 5个工作日内办结的公文标“急件”。（五）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文，先引标题，后引发文字号，前者加书名号，后者加圆括号。时间应写明具体的年、月、日，必要时可具体到更小的时间单位。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为 “（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。制发章程、规定、规则、办法、细则等，结构层次为条款式的，从“第一条”往后顺排，或依次为“章”、“节”、“条”。“条”下层次依次为“（一）”、“1.”、“（1）”。印发技术标准、工程类标准，结构层次参照国家技术监督局发布的标准化工作导则第 1部分：标准的结构和编写规则GBT1.12000执行。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用外文词汇或其缩写形式，应当在第一次出现时首先表述准确的中文译名，并将外文词汇或其缩写形式置于译名后的圆括号中。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。（十）纸质公文稿原则上应打印，修改、签批一律用钢笔或毛笔书写；底稿、附件、背景材料必须符合存档要求；若经修改后稿面混乱的必须重新誊清，并将原稿附后。第二十七条 拟制公文，对涉及其它部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以使用签报形式，列明各方理据，提出建设性意见，与有关部门会签后报请公司负责人协调或裁定。（一）公文会签时间原则上在每个部门不超过2个工作日。（二）发文事项凡已经过有决策权的会议决定，或以其它方式已由相关部门会签并经单位负责人批准，正式行文时原则上不再会签，但必须注明所经过的决策方式。主办部门在行文中要准确表述已确定事项的原意，不得对已确定事项进行变更。有重大改动的，应另行按流程审批。（三）文件涉及内控相关事项的，按内控权限列表的规定，由有关部门会签。第二十八条 拟制公文必须严格审核，拟文部门侧重对公文的实质内容、密级等进行审核，并承担该方面的责任。综合部门（文秘人员）侧重对公文的体例、格式、行文规则等进行审核，并承担文件该方面的责任。凡不符合规定的，必须退回主办单位修改、清稿或重新办理。第二十九条 审批、签发公文，要认真负责、严格把关。签发公文时，主签批人要签署明确意见并标注姓名和时间，如只署名则表示同意；其他相关签批人如无明确反对意见则视为同意。（一）公司文件由公司负责人按分工签发。其中属于重大或敏感性事项的，由分管负责人审核后，送主要负责人签发；发文内容如涉及两位及以上负责人分管事项，应送相关负责人核签。文件如涉及内控相关事项的，按照内控规定，实行公司相关负责人联签。（二）公司函由公司负责人按分工签发。（三）专用公文的签发权限，按其规定执行。其中，会议纪要一般由会议主持人签发，如涉及其它负责人或部门职权的事项，会议主持人应提请相关负责人会签。第三十条 公文制作要讲究外观形式，纸介质和电子介质公文均要求格式规范、字迹清晰、浓淡适宜、版面整洁。定稿后的公司文件、公司函由综合部门编号、印制、发送。第三十一条 公文排版后的清样原则上由拟稿人自校并署名。校对时要正确使用校对符号。公文制作完成正式下发前，相关文秘人员应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，文种使用、文字表达、标点符号是否正确，发文字号、分送单位和印制份数是否准确，体例格式是否统一、符合规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。第三十二条 公文内容凡涉及国家秘密和企业商业秘密的，要严格按照国家保密局、国家技术监督局发布的国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定（1990年第3号令）以及上级单位相关规定做好密件标志工作，并要严格按照核定的份数印制，多余的要当即销毁，并按照有关规定严格发放范围和保存期限等。转发涉密文件和资料，应标注与被转发文件、资料相同的密级。第六章 收文办理第三十三条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、分送、拟办、批办、承办、催办（督办）、办结、归档等程序。第三十四条 收文由本单位综合部门统一签收、登记，其它部门不得自行直接办理。收到的非涉及国家秘密文件导入EMOSS系统流转，收到的涉及国家秘密文件由综合部门机要人员单独登记处理。第三十五条 收到的外单位公文由综合部门进行审核，符合本办法规定的进入收文程序，不符合的退回原单位并说明理由。对进入收文程序的公文应根据内容和性质进行分文。分文要力求准确，并掌握时效，按文件要求时限的轻重缓急分送，紧急公文应明确办理时限，需要一个以上部门办理的应当明确主办部门，负责人批示或分送需要一个以上部门办理的，排列在首位的为主办部门，其余部门为协办部门。涉及公司重大权益的文件，由综合部门负责人提出拟办意见后送公司负责人阅批，其中特别重大的送公司主要负责人阅批，其余的按分工送公司负责人阅批，然后分送相关部门办理；下属单位的事务性、程序性的业务往来文件，由综合部门按部门分工直接分送有关部门阅办。需要送公司多个负责人传批的公文，按照先分管后相关的顺序送批；传阅件按照负责人排序由前向后送阅。如有负责人外出，注明后依次传递。公文传批、传阅过程中，公司负责人批示有关部门阅处的，一般需待有关负责人传批完毕后再转相关部门；时限紧急的，由综合部门打印、复印或通过邮件送承办部门先行办理并注明，原件继续传批。各部门收到综合部门分送的不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应当及时退回综合部门并说明理由，由综合部门重新分批、分送。同一事项不同阶段的来文，按照首办办结的原则，分送首办部门办理。第三十六条 公司收文分办理件和阅知件处理。（一）需要答复、汇报、参加、反馈结果的收文为办理件。办理件在办理过程中，分为主办和协办。主办（牵头）部门对承办的收文负主要责任，要主动及时跟踪、检查、督促相关部门及时会办，协办部门要积极予以配合并及时提出办理意见供主办部门参考。（二）需要相关人员阅知的收文为阅知件。第三十七条 收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。来文有具体时限要求的应在要求时限内办理完毕，其余的按以下原则办理：（一）特急件应即收即办，需要以正式文件回复的原则上应在2个工作日内办结，不需以正式文件回复的原则上应在1个工作日内办结并予答复。（二）急件办理，需要以正式文件回复的原则上应在5个工作日内全部办理完毕并将正式文件发出，不需以正式文件回复的原则上应在3个工作日内办结。（三）一般公文应在7个工作日内回复，需要研究而不能马上处理的要先口头或者书面回复，确有困难的应当及时说明原因。第三十八条 传阅的公文，在每个部门的停留时间不得超过7个工作日，每个岗位的停留时间不得超过 2个工作日。第三十九条 收到需要办理的用外国文字表述的公文，由综合部门登记后送公司外事部门翻译成中文，根据内容再进入收文程序。第四十条 加强对公文的及时跟踪、查询和催办、督办，提高运转效率，力求做到不积压、不误传，防止漏办和延误，确保政令畅通、决策落实。公文督办工作由综合部门牵头组织，承办部门具体负责承办。应做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。特急件、急件要随时查询，紧急重要公文的承办部门和具体承办人员，要加强对公文办理情况的动态跟踪及督促。公司收到上级单位的批示件、需要回复的公文、总经理办公会议议定事项，由综合部门负责督办。送公司负责人批示或者交有关部门办理的公文，由综合部门负责催办；送部门负责人批示或者交部门内办理的公文，由部门负责人员负责催办。建立重要公文批示回传制度，进一步完善办理结果反馈制，形成文件流转闭环管理。重要文件办理过程中和办结后，承办部门要将办理情况和结果及时反馈有关负责人，以便及时掌握办理过程和结果。第七章 公文归档第四十条 公文办理完毕后，应根据档案管理有关规定，及时整理，统一交档案部门归档。员工在调离、离职或退休时，须将个人暂存、借用的公文按有关规定移交和清退。任何部门和个人不得私自留存应当归档的公文。第四十一条 需归档的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第四十二条 联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。第四十三条 公司负责人兼任其它单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理、归档。第八章 公文管理第四十四条 公文管理是指对公文的收发、传递、审核、制作、用印和销毁等事项的管理。第四十五条 公文根据情况可采用邮寄、机要交通、机要通信、传真机、EMOSS系统、安全电子邮件等方式进行传递。传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。凡涉及国家秘密内容的公文和资料，一律不得在EMOSS系统中运转，不得通过互联网、普通传真机等方式传递，其中绝密级公文只能通过机要渠道交换。涉及企业商业秘密的公文和资料，可通过EMOSS系统和安全电子邮件系统运转、传递。第四十六条 上级单位公文，除绝密级和注明不准复制的外，经公司负责人或部门负责人按权限批准后可以复制。复制时应当注明复制单位、日期、份数和印发范围。第四十七条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章（公章），视同正式文件妥善保管。第四十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第四十九条 不具备归档和备查价值的公文，经过鉴别并经综合部门负责人批准，可以销毁。销毁涉及国家秘密的公文应当履行清点、登记手续，到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。第五十条 单位、部门合并时，全部公文应当随之合并管理。单位、部门撤销时，需要归档的公文，整理后按有关规定移交档案部门。第九章 附 则第五十一条 本办法由公司综合部负责解释。 第五十二条 本办法自发布之日起施行，原办法同时废止。附件：1. 电信专业常用主题词表2. 广东省电信工程有限公司收发文流程3项目公函处理流程图附件1：电信专业常用主题词表一、使用说明（一）为适应公文处理工作的需要，结合电信专业的实际情况，特编制电信专业常用主题词表（以下简称电信词表），作为国务院公文主题词表的补充。（二）所补充的主题词共50 个，均为第三个层次的类属词。（三）电信词表由中国电信集团公司综合部