五种策略助您降低库存成本.doc

制造业解决方案 五种策略助您降低库存成本 成熟的离散型制造解决方案u 当今，制造业领域瞬息万变，供应商、制造商与客户之间的界限变的日渐模糊。很大一部分公司正以前所未有的速度，不断将自己的部分或全部生产流程外包出去。同时，供应商对客户的财务底线更加负责，通过及时送达物料以保证客户生产所需。现在客户能够自动化下单，加速了订单处理与货物的交付时间。u 作为一家制造商，您需拥有准确的技术工具帮助您始终保持在竞争市场的前列。而您的业务包括从作业成本到物料处理再到客户服务都要求有一款能与您的财务紧密整合的制造系统。而这套系统一定要简单易用且具有成本效益。u 然而，如果今天您是一家小型或中型公司，您可能运行着两个或更多的单独的系统而不能进行信息共享。因此，您在评估和控制人力、生产及库存成本时就会觉得非常困难。u 其实，这也是我们开发此项向导的原因。基于我们非常多的成功经验，尤其是和像您这样众多公司的成功合作，我们可以向您展示那些直接或间接影响库存成本的因素以及怎样去监控库存成本。u 无论是不足百人的小型公司或是成千人的稳定中型企业，我们都确信，您都会找到一个或两个方案帮您更好地管理和控制库存成本。1. 使用整合的制造与财务软件在一管理良好的公司，一套整合的采购、库存控制以及会计系统将确保资产负债表上的库存登记价值与实际的库存价值一致。同时一套整合的系统也能使您对短期及长期的资金需求做好计划，以支持现行的采购活动并能提高资金流管理效率。整合的制造财务也使您能够评估一些控制因素，如内部的库存运输成本，出库资金流到供应商的内部返回比率以及来自库存消耗的收入及成本影响。整合的软件使您的企业在报价和交付日程安排上始终处于竞争力的地位，同时员工也可简易及时的准确访问信息。无论是位于前线吸取订单的客户服务代表亦或是车间的库存控制管理者，每个人都需要来自业务的即时性信息，以更有效的进行工作。可实际情况是，有很多公司仍保持着两个单独系统操作，以致彼此之间不能进行快速的信息共享，出现信息孤岛的情况。隔离性系统的问题会造成成本低效，对公司业务的片面化概念，实现不了纵览全局。例如，今天业务面临的最大问题就是搜索信息的过程中造成的时间流失。客户服务代表需要能够在订单时轻松的访问客户历史记录，包括信用、销售历史以及其他相关信息。如果您的系统零散，这些关键性信息通常不可以马上找到，因此您的员工会不清楚什么时候客户拖欠款项或者说不能确定有特殊需求的那些最优客户。 非整合系统的另一个结果是，在一个系统键入的数据需要在另一系统的即时输入。而这个手工输入的过程花费了员工大量宝贵时间，同时会出错以及延迟一些重要的报表。如果您每月从一些草稿中建立一些报表或使用多电子表格追踪部门成本或其他信息，那么您的信息将不具有即时性、准确性以及易访问性。如果您正面临这些问题，请考虑将其更新到整合性系统。今天的商务软件集财务和制造模块于一体，能帮助您容易的进行信息共享，提高生产率，生成详细报表以及轻松访问关键数据。使用整合系统，您将能够：u 大幅缩短报表生成时间。u 减少数据的重复输入以及降低报表出错率。u 企业共享信息更加便捷，员工有权做出关键性决策。u 提高客户服务水平及效率u 控制螺旋式上升的费用u 通过详细报表浏览“大图片”2. 灵活跟踪全部库存相关成本制造商掌控成本 节省生产时间Cloverdale 公司生产木制胶合板与边饰，其由国内与进口木制成。家具级的胶合板各种尺寸未琢磨的或预先打磨的都存在。这要求有十个生产步骤，还需人工进行跟踪。此外，企业不能获得处理成本，因为订单制造系统不足以跟踪他们的详细库存级别。为了加速生产流程，提高成本控制效率，Cloverdale决定升级到一个整合的制造与会计解决方案。而制造软件的灵活性使得他们能够对每个流程步步追踪。最终，Cloverdale选择了微软商务解决方案。新系统使得公司对其成本有了更好的理解。之前的制造系统只在生产流程结尾对物料使用进行了记录。而Cloverdale需要每一阶段的信息，因为个阶段中成本差异是相当大的。比如，一台制造机械可能会浪费物料或者大量干木，这可能造成破损量增加并进一步促使更多木材的使用。因为信息只能在流程末尾进行，管理者就会对实际成本无从得知。另外因制造软件并不与会计软件整合，这些成本也必须通过手工输入到财务系统中。您知道采购物料并进行储存要花费多少成本吗？您能够准确跟踪库存相关的损耗，诸如快速发货，中转时间以及损失的机会吗？您当前的软件能够跟踪要接受的物料并进行质量保证吗？您确切的知道这些成本是怎样影响您的财务底线吗？许多专业的制造系统一般更多专注于产品制造中的操作问题，而非产生效益价值过程中的财务成本。这样的系统一般都很难进行跟踪、分析以及控制库存相关的成本。最终结果是您根本不知道库存的真实成本以及其是怎样影响生产、现金流以及其他的相关因素。一套功能强大与财务结合的制造软件解决方案，帮助您跟踪降低以下五大成本：u 相关采购成本 这项成本涉及从供应商获取产品过程中的成本，例如原材料成本及运输成本。u 相关订单成本这项成本包括准备、发行以及支付采购订单成本，同时加上收货与检查成本。采购批准与特殊处理成本也和要处理订单的数目相关。u 相关运输成本这些成本涉及待售物品的库存，主要包括储运损耗、保险费、折旧费、损坏费以及库存中的投资机会成本。u 相关库存损耗成本这项成本一般产生在当一个企业用完了客户所需求的那项物品。当这种情况发生时，业务都要经历相当大的人力与设备成本，快速的再订单与发货成本-可以轻易跟踪到。但很多企业没有也不能追踪与库存损耗遗失的机会成本，诸如销售总额以及客户将来潜在购买机会的丢失。u 相关质量成本此成本涉及了相关产品或服务不符合既定标准。质量保证制造费用通常涵盖了四项成本领域：建立质量保证标准；阻拦失效（一般是在质量保证流程中）；内部失败（在装配过程中）；外部失败（发货给客户之后）。库存缩减，废料因素以及在此过程中产生的所有重要因素，伴随着返回产品审定(RMAs)以及工程性改变订单(ECOs)。如果您正在考虑升级系统，请寻找这样一种解决方案，支持强大的追踪功能以及针对五大成本中心的报表功能，它们能流线化数据输入以及进行针对改善库存管理以及减少成本方面的销售与计划预测。3.使用能够自动化“倒扣料”软件加速生产流程事实上，升级软件其中一个另人意想不到的好处是，Cloverdal将生产时间从五天缩短到两天。今天，一旦一项销售订单下来并输入系统，软件就会自动生成生产订单，因此这些生产订单投入生产过程的速度就会快很多。“现在我们可以在收到销售订单的当天获取生产订单。”Cloverdal的库存成本控制经理Lisa Carter 这样说道。“在车间的计算机也进行了软件配置，因此，当一任务完成时，操作人员可点击完成按纽，从而作业可以立即进入下一个流程，减少了延迟时间”。而之前，工人们则需要手持文件找到管理者，等他发回订单到车间，作业方可进入到下一程序。现在，Cloverdal的管理者们可以对每一阶段的生产成本进行跟踪，及时了解物料使用是否偏离正常使用。此系统不仅能对每一程序出现的问题进行标记，而且会自动显示完成每一订单所需的成本。“过去，对多订单我们只有一个平均成本，而现在同通过这个系统，一旦成本超出正常，我们能很清楚的知道”Carter这样说。与此同时，由于很多会计数据不需要手工再输入，Cloverdal已经将月末结转时间从四天减少到了仅仅一天。如果您是生产低成本物料，拥有供应商管理库存或kanban流程，投资一项有“倒扣料”的软件是很重要的。不用在一开始就输入作业或制造订单，“倒扣料”功能就能根据生产流程完成输入你要生产的。之后软件会自动倒扣掉所有进入生产订单的资源，其中包括人力以及机器时间，这样就有效地减少了一些枯燥数据的收集与输入过程。4. 揭开隐藏背后的物料成本另外一个高库存成本的主要因素隐藏在制造流程中。包括生产低效，像过度的物料使用以及质量控制问题如破损量、不一致以及损坏因素。防止此隐藏成本发生的一个有效方法，就是要为每个生产程序创建生产程序，即当开始执行订单时，一些人力、设备以及物料的资源及成本能够立即进行计算。然后，这些信息能与实际每一步运用的物料进行比较，这也使得您能因一些破损量或员工失误，生产过程或者制造设备低效时增加物料的使用。当您寻找一款制造型应用软件时， 请考虑以下几点：u 软件定制的灵活性。可否按照您的生产流程进行定制，不管是制造-库存，制造订单，配置订单或者任意复杂的环境。u 对每项作业进行自动化分析。一旦物料使用增加或成本增加，可以接受到即时通知。u 定制的机器故障与劳动成本。跟踪类似机器的使用时间及一台机器运行于其设置之间的区别。选择与您同增长的财务软件想要获得竞争性的优势并做出战略性决策，您需要全面丰富的财务管理与报表，而这只有整合的软件才能提供。然而，如果您是一家增长型企业，预算比较紧，购买一套包含核心财务、制造、库存、分销、客户关系管理以及其他工具可能会价格昂贵，难以承受。管理此任务的一种方法是，选择一套模块型解决方案，其可使增长型公司基于他们不断变化的需求以及预算，逐步采取采购和实施流程。随着业务发展或部门规模扩大，可以轻易地增加新的模块。因为屏幕与功能在整个模块当中都相似，您可在培训费用上节省相当量的时间与资金。当为您的制造型业务选择解决方案时，请选择多功能，并能提供模块与原有功能可整合的软件，其中包括CRM以及办公工具。5. 使用网页功能的请购单与报表使用互联网，您有自己的安全服务器以及网页浏览器，基于网页的采购订单您可指定所需物料、数量、购买价格以及其他交易因素。通过指定的审查流程，请求被发送进而生成针对建议采购的电子批准。一旦经完全批准，此请购可自动转化为一个采购订单。对于那些有适当调整或流程控制的公司，此功能特别重要，因其可减少手工或基于纸张输入中错误，提供准确的报表信息以及能使企业员工迅速访问相关信息，比如批准的供应商列表。拥有基于网页版本的请购单或报表，您的员工、客户以及供应商都将成为“内部连接”，同时还可以轻易地做到：u 随时随地“点击浏览”全屏报表u 共享访问即时的状态报表信息u 在一个安全易用的环境下，浏览全面的客户和/或供应商信息怎样才能知道升级或更换您当前财务与制造系统的时候到了？来问一下自己这些问题吧您在日常事务上花费更多的时间仅仅是因为您的软件不是整合性的吗？对一个系统到另一系统的数据输入，您是手工进行的吗？您有过因为不断地重输入信息而频繁出错的经历吗？您觉得识别错误困难吗而且是否还要花费大量的时间去确认它？您是否拥有需要快速做出决策的信息，且此信息可简易快速的访问？您了解真实的库存成本吗？您能准确评估采购与订单物料的成本吗？您知道运营您的业务所需要的真实成本吗？您当前的系统能否提供针对质量保证、储存以及机会遗失这些成本的报表详情？您能否发现并减少生产流程中的隐藏成本？您当前的系统是否具有灵活性？您能够“倒扣掉”库存物料吗？您的系统是否只在项目末尾进行成本分析？您能够对人力、物料以及设备时间的预估与实际成本进行比较吗？您能否对您的系统进行定制以满足您独特的生产流程？您能够确定生产线上每一程序所需的物料数量吗？您能够对机械设备的效率进行测量吗？对于整个企业不能共享信息，这样的成本会是多少？您的管理者需要等上几个小时或几天才能等到所需信息进行决策吗？您的供应商与客户访问状态报告或其他重要信息容易吗？您的员工能否仅键击几下就可找出客户或供应商的全部记录或者客户与供应商的数据分布？或者几个应用软件中这些数据能不能“对接”？您确定知道使用当前系统经营业务所需的成本吗？您是否因应用软件难学难用而花费高额的培训费用？不能有效决策这一点是怎样影响您的利润的？欲了解更多信息，请拨打免费电话：888-477-7989或访问/businesssolution 微软与Great Plains或注册为微软商标或美国及其他国家商标，Great Plains软件公司为微软公司独资机构。文档提及的全部功能会有变动。此文档仅作信息目的之用。微软Great Plains商务公司不作任何授权、明示或暗示。微软公司，版权所有为您的业务寻求成功解决方案来自微软商务解决方案的商务管理系统能够帮助您从库存、生产、销售预测以及报表进行信息整合。我们的全部软件配备工具帮助您提高决策效率，减少报表流程消耗时间以及可在组织内随时对信息进行访问。考虑安全选择您可以依靠微软商务解决方案来提供基础与资源，从而支持您公司的重要商务目标。作为拥有全球250,000家客户的供应商，微软商务解决方案在纵多的制造型公