如何开有效及会议.doc

如何开有效的会议？ 在公司每天都要参加很多的会，而很多会从开始到结束都没有太多的结论，或 者会议决议得不到有效的跟进和实施。大会小会不仅仅浪费了很多时间，同时 也在挫伤自己的积极性，如何让会议更加有效呢？ 先看看目前所参加的这些会议普遍存在什么问题吧！先看看目前所参加的这些会议普遍存在什么问题吧！ 1 1、会议主题不清晰；、会议主题不清晰； 有时候突然在 outlook 里面就收到了一个约会说某某时候要开一个会，大概有 个主题，然后约会里面也不会提及会议的主题有那些？agenda 是什么？系统达 到什么目的？通常收到这 样的约会，就接受一下，然后就不了了之了，等到会 议要开始的时候，outlook tips 一下，然后就去开会了。 2 2、会议讨论太发散；、会议讨论太发散； 由于没有主题或者 agenda，结果导致到了会议室，主持人就开始在不断的介绍， 在介绍的过程中，与会人员就会不断的骚扰，打断，或者岔开话题，结果可想 而知，会议不断的跟拖延了，主题也不明确了，发散了. 3 3、会议没有决议，形式化；、会议没有决议，形式化； 很多会议开了就是开了，为开会而开会，没有任何的决议； 4 4、会议变成某几种对立思想的冲击；、会议变成某几种对立思想的冲击； 曾经参加过这样的会议，会议进程中，出现对立的几派思想，然后就是在这些 对立面中互相冲击，争吵，结果会议不了了之； 5 5、会议时间过长或在非上班时间开会；、会议时间过长或在非上班时间开会； 由于以上的某些原因，会议时间太长，直接导致参会人员心不在焉，思想不集 中，会议效果自然很差； 6 6、忽略沟通的层次性；、忽略沟通的层次性； 某些会议，因为忽略沟通的层次性，比如把老板，经理，员工等这些角色的人 都卷在一起开一些很具体事务的会议，会议组织者经常容易忽略在这些角色中 存在层次性，结果导致会议的效果没有达到； 针对以上问题，整理一下，开一个高效会议的步骤如下：开一个高效会议的步骤如下： 1、明确会议的目的，议题和议程明确会议的目的，议题和议程，并在会议之前 2-3 天就要告知与会人员，并 发起 outlook 约会，让参会人员有备而来让参会人员有备而来； 2、准时召开会议准时召开会议，在召开会议前 30 分钟要提前知会参与人员，让他们提前准 备，并再次知会议程和目标； 3、有明确的主持人有明确的主持人，主持人在会议开始前再次重申会议议程和目标，并控制好 会议进程，会议主持要控制气氛避免出现冲突，同时要避免临时性话题成为主 要议题； 4、严格控制开会时间严格控制开会时间，出现延时的时候，主持人要征求参与人员意见或果断结 束会议；避免非上班时间开会； 5、会议进程中有开始前对目的的重申，也必须有会议的总结，并形成决议，列必须有会议的总结，并形成决议，列 入入 GTDGTD 的事项中去的事项中去； 6、会议必须有会议纪要知会参会人员会议必须有会议纪要知会参会人员，并进行归纳，需要跟进事项列入 action item； 以上是简单的总结，开会是一门艺术，因为开会其实是一直有效的沟通方法。 希望大家在日常工作中多多总结，一起来提升对会议的高效时间管理！这里有 高效会议的一些工具，可以参考应用； 英特尔公司开会： 首先将会以分为：“任务型” （mission meeting ）与“程序型” （process meeting ）： 1、 “任务型”会议的主要目的是要集思广益，或借脑力激荡以解决问题，为使任务型会议 进行得最有效率，参加人数应该低于七至八人，才能让彼此意见充分沟通。 2、 “程序型”会议就像我们经常开的部门会议、董事会等，目的是要报告或批准某项计划 或某种行动，而非解决问题，只要澄清会议的性质，就可以帮助会议产生更大的效率。 在会议前，先公布会议议程与目的，让参与者有时间准备，同时也要注意参与者是否 都是恰当的人选，在会议结束前十分钟，做最后的结论，也让每个人知道自己的下一行动 该做什么。 一个好的会议的特征是很难定义的，如果让这些会开得好一些，不仅仅是安排咖啡和面包圈的问题。有产出、有价值、一个好的会议的特征是很难定义的，如果让这些会开得好一些，不仅仅是安排咖啡和面包圈的问题。有产出、有价值、 有参与性的会议需要一个清晰的目标，一个开放的对话环境，以及一个强有力的领导者。这里给你介绍一些如何让你有参与性的会议需要一个清晰的目标，一个开放的对话环境，以及一个强有力的领导者。这里给你介绍一些如何让你 的会议更加有意义的建议。的会议更加有意义的建议。 唱起来跳起来：另类会议战略唱起来跳起来：另类会议战略 你开会的风格与你的团队风格一致么？你想制造什么样的和睦关系或者气氛呢？如果你的会议没有 得到你的预期，那么从有经验的公司那里获得一些窍门，他们开发了一些聪明的方法把人们弄到一 起去。这里介绍 5 个有创意并且有效的开会技巧，涵盖类型从简短的大家站在一块儿的说两句的小 会到网络世界的三维对话。 丽兹丽兹-卡尔顿卡尔顿 开会技巧：每次换班的时候，简短的站立聚会开会技巧：每次换班的时候，简短的站立聚会 利：快速传播重要信息利：快速传播重要信息 弊：时间太短，任何话题都深入不了弊：时间太短，任何话题都深入不了 丽兹-卡尔顿在它全球的每一间豪华酒店中，每天每个 8 小时轮班的开始， 大家都要站在那开一个 15 分钟的会。这家公司用这些“排队”作为重申公司价值的方法，利用这个时 间，向雇员们发布未来丽兹-卡尔顿酒店要引进的新产品和服务，大家互相交流最新的重要消息。当 2005 年卡特利娜飓风袭击了墨西哥湾地区以后，公司在 24 小时内向它的所有 3 万 4 千名雇员传达 了新奥尔良海岸发生了什么，以及，他们对于救灾能够做出什么贡献。 在日复一日的基础上，像理查德阿诺尔蒂这样的部门领导，他是位于华盛顿特区的丽兹-卡尔顿酒店 的行政总厨，利用这个排队开会的机会作为微调顾客服务的方法。阿诺尔蒂提醒他的烹饪团队回头 客和贵宾的食品口味爱好：素食，特别指定的酒窖的酒，或者小零食。“如果谁喜欢奶油太妃美味小 蛋糕，我们会上天入地的找到奶油太妃美味小蛋糕，保证在他们到达的时候呈上。”他说。 沃尔玛沃尔玛 开会技巧：让雇员们在休息时间开会开会技巧：让雇员们在休息时间开会 利：加强企业忠诚利：加强企业忠诚 弊：弊：7 点半？礼拜六？点半？礼拜六？ 在 1960 年代中，当沃尔玛还是一颗冉冉上升的新星的时候，萨姆沃尔 顿实施了一项礼拜六早上在位于堪萨斯的本顿谷总部办公室，从 7 点半开始开一到两小时的战略会 议的政策。虽然时间的选择有公司苦役的味道，这个会已经成为了沃尔玛管理层雇员的试金石。今 天，超过 1 千名管理团队成员亲自到场，同时参与开会的还有全国的区域经理们，他们或者利用电 话，或者利用网络视频会议系统。沃尔玛说，在周末清晨开会，可以让新的商业改进措施及时在当 天实施，在某些情况下对于周末购物潮来说刚好赶点。“改进可能是各种情况，从商品的摆放， 到我们处理货物的方法，到顾客告诉我们的我们能够做得更好的地方，”沃尔玛发言人丹佛格曼说。 雅虎雅虎 开会技巧：周五非正式的，有鸡尾酒和零食的会开会技巧：周五非正式的，有鸡尾酒和零食的会 利：提供了一个开放而放松的环境利：提供了一个开放而放松的环境 弊：酒的消耗和群体专注性是逆向相关的弊：酒的消耗和群体专注性是逆向相关的 雅虎内部的一个业务集团每礼拜五都要举行一个虽然是非正式的但是必 须要开的会。格利戈阿诺德，是优质服务基础设施部工程高级主管，这个部门主管票据和付款操作， 每周他负责召集被他叫做“周五下午俱乐部”的会。在办公区之间的开放过道中，80 名雇员喝着啤酒、 葡萄酒，吃着零食聚集在一起。他们用 20-30 分钟讨论项目的最新进展，如何从商业挑战和机会中 获得益处，以及本部门应该对未来有什么打算。“这是一个论坛，在这里你试图让人们互相建立联系， ”他说，“你希望聚会更加互动和个人化，你也不想把人们拽进会议室。” 我们有一个非常固定的程式，让大家在聚会上集中精力和富有产出。阿诺德补充道。他以欢迎新雇 员为会议的开始，然后向大家引入来访者的发言，对于过去的一周的重大事件给与评论，指出很快 要发生的事情，以询问有没有人需要做特别发言而结束。之后，他说，欢迎雇员们与一起工作的其 他人一起聊聊，交流交流，建立社会交往他们常常就那么做了。 老海军老海军 会议技巧：在一个休息室环境中进行的一对一式谈话聚会会议技巧：在一个休息室环境中进行的一对一式谈话聚会 利：当他们特别需要的时候，在不同的部门之间提供见面机会利：当他们特别需要的时候，在不同的部门之间提供见面机会 弊：在沙发里别坐得太舒服了。弊：在沙发里别坐得太舒服了。 在旧金山教会湾区老海军的新公司总部里，公司的销售人员和服装设计 师们的办公室在大楼的相反方向。两个团队平时并不在一起工作，当需要的时候，他们要求能够协 调双方的工作。为了培养协调性，大楼有三层都被巨大的通道大厅互相连接了起来想象一下 H 这个字母中间的那一横大厅沟通两边的人。这个大厅，或者被他们叫做“联络休息室”，有沙发、 咖啡桌和高级音响，可以让商人们和设计师们在舒适的空间中一对一地会面，对双方都很方便。 林顿实验室林顿实验室 开会技术：在虚拟环境中与同事相见开会技术：在虚拟环境中与同事相见 利：允许交流的时候用表情和模式，在电话会议上就不可能了利：允许交流的时候用表情和模式，在电话会议上就不可能了 弊：需要对虚拟环境很熟悉，还要有一个高速的网络联接。弊：需要对虚拟环境很熟悉，还要有一个高速的网络联接。 根本不用吃惊，一些会议在软件开发商林顿实验室是在公司的三维在线 世界“第二人生”开的，杰西卡迪兹维格尔斯基，林顿实验室的社区开发人员，很多时候都是利用游 戏里的在线社区开会，在那里她可以和同事互动，还像“社区居民”那样交流。远距离的同事在一个典 型的电话会议上根本看不到表情，林顿实验室的雇员们用他们的屏幕上的化身做表情，穿越时区表 达自己。“让真人的感觉加入交流，”迪兹维格尔斯基说。 当一些管理者抱怨，雇员们在开电话会议的时候，被电子邮件和短信干扰；与此同时，“第二人生”利 用不同类型的交流，鼓励多方对话。例如，迪兹维格尔斯基说，在“第二人生”里，她用发送私人信息 的方法与某个同事单独交流，相对在开会的时候你转头与他说话而言，不会打扰主会议的进行。 你是否曾经坐在一个毫无主题的会议上，算计着十几位高薪的专家在一个超级无聊的会议上围桌而 坐，发呆做白日梦，得浪费多少钱？关于糟糕的会议的恐怖故事有很多，但是一个好的会议的特征 却是很难定义的。无论是团队验收还是部门告知最新动态，每周或者每个月我们开的例会常常是最 难让人兴奋的。让这些会开得好一些，不仅仅是安排咖啡和面包圈（有时候甚至是椒盐卷饼和啤酒） 的问题。有产出、有价值、有参与性的会议需要一个清晰的目标，一个开放的对话环境，以及一个 强有力的领导者。这里给你介绍一些如何让你的会议更加有意义的建议。 你需要的东西：你需要的东西： 自由 几分钟到几小时用于制定计划 地点：休息室和咖啡馆对于三四人的小群体来说具有比较好的气氛。如果你的会议非常大，需要一 个会议室，请提前预订好。 日程：明白你需要谈论什么，你要给每个题目分配多少时间。为会议确定一个目标然后不能更改。 视觉辅助：通过白板或者翻转板充分利用会议，一定要有一只时钟或者计时器，并且让大家都看得 到。 领导：这是你的会，所以让大家集中精力是你的工作。如果他们烦了，你就失败了。 让每一次会议有成效让每一次会议有成效或者干脆别开会或者干脆别开会 目标：决定是否有必要开一个会，并且只邀请必要的人目标：决定是否有必要开一个会，并且只邀请必要的人 大部分的会议其实根本不需要开。大量的有效时间被浪费掉了，仅仅是因为管理者们认为面对面见 到是非常重要的，或者因为，像老驴拉磨，他们习惯了一些具体的惯例。圣母大学的管理学教授 J.S.奥 柔克第四指出，确定是否需要开会的最好方法是问问自己是否传递信息是单通道的问问自己是否传递信息是单通道的。如果你想给你如果你想给你 的团队发送最新消息或者发一个状况报告，电子邮件通常就足够了。的团队发送最新消息或者发一个状况报告，电子邮件通常就足够了。 第二个问题要问的是，你是否需要从所有的参与者那里获得反馈， 奥柔克补充说。如果是这样，电 子邮件有限制了：“在一个会议上，你会得到各种不同的反馈，细节上和质量上都更好一些。”最后， 他补充说，询问是否开会的真正目的是建立统一认识是有帮助的：见面谈会更容易一些。 一旦你决定了你绝对是需要开个会，只邀请那些可以在会议上有贡献的并且从会议上有收获的人只邀请那些可以在会议上有贡献的并且从会议上有收获的人： 直接在这个项目上工作的团队成员；决策制定者，他们是有权力把想法向前推进的人；专家们，他 们具有团体需要的知识和想法，好帮助大家完整地了解一个问题。如果你想要一人来参会，但是并 不需要他有什么反馈，而此时，他又非常投入于另外的工作，让他们知道不来参会是可以的，但是 在他们不在的情况下，可能做一些决定。如果他们对会议结果没有异议，那么如何最好地使用他们 的时间是他们自己的决定。 不做什么不做什么 开会对于以下事情没什么益处： 1.最新信息：如果信息流是单方面的，用发送电子邮件的方式代替。 2.让懒惰的人上道：在他们的同事面前训斥或者让他们尴尬，不会增加他们的主动性，还会浪费其 他人的时间。用一个一对一的谈话代替。 3.让每个人都跟你在一页上：如果关于一个项目有不同的意见，则单独与团队的成员接触，找出在 项目向前推进的时候，他们需要什么。在一个团体聚会上，他们可能会联合起来反对你。 激发积极性：激励是每天的管理工作的挑战，不是一次性就能解决的。如果你的团队失去劲头，在 私下的谈话中找出原因，分别解决每个人的问题。 定义目标指定日程定义目标指定日程 目的：为你的会议创立一个结构目的：为你的会议创立一个结构 生产力专家戴维阿兰建议，每个会议都要以“最大的成功声明最大的成功声明”开始，一个清楚的对会议可能得到的一个清楚的对会议可能得到的 最佳结果的定义最佳结果的定义。申明理想的结果常常激励与会者并让会议更加有产出性。至少，它给出了一个每 个会议都需要的专题：目标。 在会议开始前，通过写一个日程安排来让所有的人都明白会议的目标通过写一个日程安排来让所有的人都明白会议的目标。如果你是个拖沓的人，在你 召集会议前就写好日程。（这个练习也会帮助你确认是否开个会是有必要的，以及谁应该参加）。 包括你的团体将需要讨论的或者将要决定的任何事情，但是要简短，使用子弹头那么短的词语代替 整段的句子。清楚地写明谁将是日程上每一部分的主持人清楚地写明谁将是日程上每一部分的主持人，每项活动具体是发布最新消息、讨论还 是需要进行集体决定的行动。 提前一天把会议日程通过电子邮件发送给你的同事们，这样那些说不的人将有机会提前在私下把他 们的反对意见与你交流而不是在会议上。（如果有必要，你还会有时间把他们的建议包括进修 改的日程中。）永远把日程放在电子邮件主页内容中发送永远把日程放在电子邮件主页内容中发送；如果你使用的是附件发送，人们会嫌麻 烦不打开它。以一种可以提高紧迫度和重要性的方法组织你的会议日程语言。一个这样的短语这个 季度的销售挑战比销售季度最新动态更加吸引人。 你希望让人们感兴趣，伯尔特戴克尔说，他作为交流顾问为西门子、嘉信理财、以及众议院议员南 悉佩洛西工作过。“它给他们一个你要做到什么地步的向导。它有观点并且有行动步骤。你对他们向 什么方向走给予影响，并不仅仅是通知他们。” 在有更多人参与且花费更多时间的大会议上，通过给不同题目限制规定的时间而给谈话一个清晰的在有更多人参与且花费更多时间的大会议上，通过给不同题目限制规定的时间而给谈话一个清晰的 结构结构。戴尔克建议用奇数时间比如，是 25 分钟而不是 30 分钟来显示你对于坚持遵守精确 的日程安排是严肃认真的。 为了增加参与性，可以考虑给每个人一个角色或者任务为了增加参与性，可以考虑给每个人一个角色或者任务。团队领导和那些在某一领域的专家应该对 应用于他们那个领域的议程项目进行控制。对于比较长时间的会议，如果覆盖某一分会场的内容与如果覆盖某一分会场的内容与 某些人没有关系，安排他们不去参加那部分会议，这样他们可以回到自己的工作中去，而不用一直某些人没有关系，安排他们不去参加那部分会议，这样他们可以回到自己的工作中去，而不用一直 等在那里听完全不相关的内容。等在那里听完全不相关的内容。 必须的辅助材料必须的辅助材料 与会者的工作与会者的工作 当组织者把其他的人也拉进来帮助处理具体事务的时候，会议会进展得更加顺利。这也是让同事们 参与的好方法，否则他们不是瞪着窗外发呆就是玩弄黑莓手机打发时间。 时间守护者：时间守护者：让会议的开始和结束依照日程安排进行，提醒主持人什么时候议程项目超过了他们规 定的时间。 记录者：记录者：记录都说了些什么，如果需要的话，写会议纪要。 写白板的人：写白板的人：在头脑风暴阶段，把大家的主意写在白板上，一定要把所有的主意都写上，无论头一 眼看上去让人感觉有没有希望。 会议以一个行动计划作为结束会议以一个行动计划作为结束