财务档案管理总则.docVIP

第一节 财务档案管理总则摘自永2003财（规）字第00036号一、财务档案的内容 财务档案是指投资公司及其所属的各级公司在经营活动中所形成的各种合同、协议、申请、说明、报表、凭证、票据、文件、帐簿等有参考价值的原始资料和电子文档。1、 票据是指包括各种入库单、出库单、销售小票以及其他手写票据等，是企业进行核算的原始依据。2、 合同、协议是指公司在日常经营活动中与其他单位或个人依法签订的、具有法律效力的各种文件，具体包括订货合同、销售合同、工程合同、租赁合同、装修合同、劳务合同、广告合同、财产保险合同、贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等。合同、协议是公司与其他企业进行商品交易，劳务供应的法律依据，也是财务部门进行货款结算的原始依据。1） 业务合同是指业务部门在商品交易过程中与对方签订的订货合同、销售合同、各类工程合同和相关协议等。2） 行政合同是指公司行政部门签订的租赁合同、装修合同、劳务合同、广告合同、财产保险合同和其他合同等。3） 融资、投资合同是指与合作单位、金融单位签订的各种合同、协议，包括贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等4） 各分公司签定的各种合同、协议，必须指定专人妥善保管，不得随意乱丢乱放，防止泄密；过期的合同、协议，应分类装订、登记，集中交到到人事部管理。每年6月30日，将过期的合同、协议交总部归档，统一管理，各地不得随意丢弃、撕毁。二、档案的上缴1、 固定的财务档案，如报表、凭证、票据等要在年度营业结束后，上交分公司财务部档案管理员处，具体时间为每年的6月30日以前，上交隔年的财务档案。2、 非固定的财务档案，如合同、协议等要在合同、协议执行完毕后交公司财务部档案管理员处；3、 所有档案必须按规定装订、归类，交接过程必须清楚，填制交接清单（附表一）。交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、时间、地点以及册数、件数或份数。三、财务档案的保管1、 对应归档的材料加以分类、整理，编制两张目录表即档案总目录表和明细分类目录表，并制定分类编号，以便快速检索。2、 将分类以后的档案材料装订成册，编排顺序号，与目录表相对应。3、 每一册档案要编写页号，该号码用铅笔写在每页材料的右上角。4、 将应存档的材料名称。主要内容、册数、页数等登录上分类目录表及总目录表后，装入统一标准制作的案卷内。5、 对档案库要采取防火，防盗、防蛀、防强光、恒温、恒湿等措施。对以上设施要经常检查，发现问题要马上向财务部经理报告，并协助经理采取补救措施。6、 对入库档案随时进行更改补充工作，每半年清点一次，检查档案是否完整。准确。帐目与实物是否相符，对破损、载体及变质的档案及时修复和区别登记。7、 每月一次将上月的资料用计算机软盘做出备份，另行保管（如保险柜）。该套软盘同样做出编号和内容登记。四、财务档案的保密规定：1、 档案管理员要尽职尽责，严守企业机密。2、 严格执行借阅、调用制度。3、 对机密、绝密文件要严格借阅手续，未经批准不得翻印和复制。4、 不得在私人通信、电话中涉及企业机密，不得在公共场合涉及企业机密，不得与无关人员谈论企业机密。5、 财务档案密级分为秘密、机密、绝密，对绝密文件只限指定的人员使用。1） 绝密文档是指向各单位上报的报表、公司的各类有价证券、会计帐簿、记账凭证以及系统电脑识别密码2） 机密文档是指公司各类统计报表、分析报告以及重大的发展战略等文档3） 秘密文档是指涉及到公司开办、发展过程中保留的数据分析、网点布局等重要资料五、财务档案的使用及借阅规定：1、 各分公司总经理、副总经理级以上人员、财务部经理调阅档案可直接到档案管理员处填调阅手续。2、 部门经理级以上的人员需借阅档案时，应填写借阅单，财务部经理签字，可到档案管理员处办理手续。3、 一般工作人员需借阅档案时，要有经理及经理以上的人员批示，经财务部经理签字后，方可借阅。4、 阅览应在档案室内进行，如需借出时，须填写文件借阅登记表。借出时间不超过三天。附表（文件借阅登记表）： 文件借阅登记表 NO：001文件目录文件名称借出日期归还日期备注财务总监： 分公司财务经理： 借阅人：5、 对绝密档案的借阅，要公司总裁和财务总监批准方可。6、 档案借阅者要做到保密，不得转借他人，不得涂改、损毁档案。7、 借阅及退还时，要当面清点，退还时办理注销登记。8、 各职能管理中心需调阅财务档案的，需经公司财务总监审批。9、 公司监察审计、财务管理中心进行工作检查和稽核不受本规定制约，必须全力配合。财务档案管理员的职责1、 负责对财务档案进行统一编号与保管。2、 依据制度，负责提供财务档案使用、借阅服务。3、 负责档案库的全面管理。4、 管理员调动工作时，要对文件进行清点，办理交接手续，并有人监交，尤其是电脑密码和使用资料。5、 财务档案的移交:财务档案转交时，必须办理移交手续，并由监交人、移交人、接收人签章。6、 财务档案的保管年限档案名称保管期限一、会计凭证类1、原始凭证、记帐凭证15年其中：涉及外来的会计凭证永久2、银行存款余额调节表3年二、会计账簿类1、日记账15年其中：现金和银行存款日记帐25年2、明细账、总账、辅助账15年3、涉及外来对私发行的会计账簿永久三、会计报表类1、主要财务指标快报、年未盘点表