电子设备有限公司行政管理制度(会议管理、印鉴管理、档案管理、办公费、复印管理).doc

xxxx电子设备有限公司 行政部 目目 录录 1、员工日常行为规范 2、员工着装管理规定 3、会议管理制度 4、会议室使用管理制度 5、车辆管理制度 6、复印管理制度 7、办公费用管理制度 8、计算机使用管理制度 9、档案管理制度 10、书刊杂志管理制度 11、印章（鉴）管理制度 12、文体活动经费筹集和管理办法 13、环境卫生清扫管理制度 xxxx电子设备有限公司 行政部 会议管理制度会议管理制度 1目的：目的： 为规范公司会议管理，提高会议效率，特制定本制度。 2 2会议分类：会议分类： 2 21 1 总经理总经理办公会：办公会： 由总部部门经理级以上人员组成，每周五下午 16:00 召开一次，主要对本 周工作做出总结，做下周工作计划和安排，必要时印发会议纪要。由总经理秘 书负责召集，总经理主持召开。 2 22 2 经营管理委员会常务委员会：经营管理委员会常务委员会： 221 常务委员会议的任务和主题： 研究和讨论公司发展的重大决策和投资意向；研究和确定企业发展方向和 主营业务领域；决定和任免企业中级管理人员的具体事项；讨论和明确企业的 发展宗旨和企业文化与制度；讨论和研究董事会授权下的其它事项；讨论和研 究公司经营和项目的实施情况等。 222 会议参加人员： 全公司部门经理以上人员（一级部门经理为最低级别参会人员） ；公司推选 的管理者代表 1 名（列席） ；公司监事会监事、公司聘用的经营管理顾问、专家 等。 223 会议的召集和组织： 由总经理办公室负责召集；由总经办主任协同办公室人员进行统一组织和安 排；由总经办主任明确议题和任务提交公司总经理；会议主持人为公司总经理。 224 会议的时间频度：根据工作需要召开。 225 会议进行当中由总经办主任进行会议记录，会后第二日形成纪要，印 发各参会人员，对重大事项参会人员须严格遵守和增强保密意识，有效的提高 公司常务会议的组织纪律和会议效果。 xxxx电子设备有限公司 行政部 2 23 3 经营管理委员会全体委员会议：经营管理委员会全体委员会议： 231 全体委员会议任务和主题：修改和制定公司全年经营与发展规划；对 公司全体员工进行公开考核；评选优秀员工和先进工作部门； 232 会议参加人员：公司管理代表人员；全公司部门经理以上人员。 233 会议的召集和组织：由总经理办公室负责人召集；在会议的组织和安 排当中各相关职能部门均有义务和责任予以配合和协助；会议主持人为总经理 办公室主任。 234 会议的时间频度：每半年召开一次全体会议。 235.在会议进行当中须有专人专职进行会议记录，并在会议结束后第二日 形成会议纪要。 2 24 4 全体员工大会：全体员工大会： 公司全体人员参加，每年最少年终召开一次，遇特殊情况可根据需要临时 召开，主要通报公司重大事件及上年度公司工作总结、下年度工作规划等。由 总经理办公室负责召集，总经理助理主持。 2 25 5 其它专项会议其它专项会议 2 25 51 1 各部门内部业务会议：各部门内部业务会议： 由各部门经理召集部门内部员工参加，根据需要召开，销售部门最少每季 度召开一次，技术部门最少每 10 个工作日召开一次，行政、财务部门最少每月 召开一次。 2 25 52 2 销售会议：销售会议： 由市场部主办，根据市场部计划召开或参加。 2 25 53 3 技术论证（鉴定）会：技术论证（鉴定）会： 由技术部召集，技术总监主持，根据研发项目进展召开。主要就研发项目 展开讨论，参加人员应为董事长、总经理、总经理助理、各部门负责人及部分 邀请的专家、学者、用户代表。 2 25 53 3 员工培训会：员工培训会： 由人力资源部组织，相关部门及人员参加，会后人力资源部整理并归档培 训记录。 3 3会议要求会议要求 xxxx电子设备有限公司 行政部 公司所有会议须由组织者做好充分筹备和安排，确定参会人员名单并提前 通知与会人员，明确会议任务、会议议程和需要的费用计划，准备好会议文件， 做好会议记录和备忘录，必要时根据会议种类印发会议纪要。 3 31 1 销售宣传会议、培训会议、技术论证（鉴定）会议组织者应做好会议的报 到和接待、会场布置、会议签到等工作，会议结束后主持者应做好会议总结汇 报及时以书面形式上报公司主管领导。 32 所有与会人员须准时参加会议，并做好必要的发言准备，遵守会议纪律， 无特殊原因不能迟到、请假、随意离开，违反者按公司有关规定处罚。 33 凡需要参加外部相关培训或会议者，须由部门经理提前申请，经总经理批 准后参加，会后书面提交简要会议报告。 4.4.本规定由公司行政部负责解释本规定由公司行政部负责解释, ,以前若有与本制度抵触者，以本制度为准。以前若有与本制度抵触者，以本制度为准。 5.本本规定自下发之日起生效。规定自下发之日起生效。 xxxx电子设备有限公司 行政部 办公费用管理制度办公费用管理制度 为了进一步提高公司综合办公效率，节约成本，降低消耗，现就公司办公 用品费用管理制度规定如下： 1、公司各部门所有日常办公用品费用统一向行政部和采购部进行申请，并 由库管发放登记造册。 2、 按配发办公用品标准规定给各部门购进和配备办公用品，先须经行政经 理审批后统一由采购部（或财务部库管人员）配备购买，具体标准为： 总经理办公用品标准：根据总经理自己要求办理； 副总经理办公用品标准：由总经理批准后办理； 部门经理办公用品标准：由副总经理（或总经理）批准后办理； 主管及管理者办公用品标准：由主管行政经理批准后方可办理； 一般管理者办公用品标准：由主管行政经理批准后方可办理； 临时用工办公用品标准：配发签字笔、记录本各一个； 3、公司将按年、季度、月对公司全年的办公费用在总体办公和使用上有一 定的费用额度限制，超过公司每月所规定的费用将不予申请和办理。 4、采购部库管人员定期向行政部汇报后勤办公用品发放情况，确保办公用 品的正常储备和使用。 5、对于办公用品标准的非工作外开支费用，行政部不予办理。 6、行政管理部门和其他职能部门的各种费用由行政经理进行日常监督和检 查，对于不合理费用责令财务部进行严重的经济处理。 xxxx电子设备有限公司 行政部 复印管理制度复印管理制度 1、一般文件需由打印部门填写申请单，经行政经理签字后方可进行材料、 文件的复印。 2、公司的一级材料和文件须经行政经理审核后方可进行复印。否则，将对 相关责任人予以经济处罚 50-100 元。 3、对未经安排、不填写申请单的材料和文件不得进行复印处理。否则，将 给予 10-30 元的责任处罚。 4、非办公室主管人员不准擅自开启复印设备，否则，责任自负，发现者罚 款人民币 10 元。 5、 日常必须有详细明确的复印记录表进行登记和统计。 6、 公司现有复印设备由指定人员进行日常操作和管理。 xxxx电子设备有限公司 行政部 档案管理制度档案管理制度 第一章第一章总则总则 第一条 目的 为加强公司档案管理工作，使档案管理制度化，有效地保护和利用档案， 明确档案的查/调阅流程，维护公司合法权益，特制定本制度。 第二条 定义 档案：指过去和现在的，公司各级部门及职员从事业务、经营、企业管理、 公关宣传等活动中所直接形成的有存档价值的各种文字、图表、账册、凭证、 报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、资质证书等不同形式的 历史记录。 第三条 原则 1 公司及其各部门、职员有保护档案的义务。 2 档案工作由公司行政部统一领导，档案室负责档案的接收，收集、整 理、立卷、和查/调阅工作。 3 归档的文件资料必须按一定分类原则（如部门、密级、年度）建档。 4 公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件资料，都须按 照本制度的规定分别建档、归档。 5 公司各部门指定专人负责档案管理工作。 6 公司各部门指定人员应保证所送交归档文件资料的系统性和完整性 （文件资料的各种附件一律不准抽存） 。 7 工作变动或因故离职时将经办的文件资料向接办人员交接清楚，不得 擅自带走或销毁。 第二章第二章职责职责 第四条 公司各部门均应指定人员负责文件资料的收集整理，并保持相对 稳定。一旦人员有所变化，应及时（不超过三个工作日）通知行政部，以方便 工作联络。 第五条 专（兼）职档案管理人员的职责 xxxx电子设备有限公司 行政部 1 了解本公司（部门）的工作业务，掌握本公司（部门）文件资料的归 档管理，收集管理本公司（部门）的文件资料。 2 认真执行平时归档制度，对本公司（部门）的文件资料及时收集归档。 3 部门兼职档案管理人员应在每季度第一个月十个工作日前将上一季度 的文件资料整理成册，并向档案室办好交接签收手续。 4 严格已归档文件资料的借阅登记手续。 第三章第三章归档范围归档范围 第六条 涉及日常行政工作 1 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、 典型发言、会议简报及会议记录等。 2 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、条例、规定及计 划等。 3 本公司对外的正式发文及与有关单位来往的文件资料。 4 反映主要职能活动的报告及总结。 5 各种工作计划、统计报表及简报。 6 本公司干部任免的文件资料以及关于职工奖励、处分的文件资料。 7 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报刊、照片、 录音及录像等。 第七条 涉及专项工作 1 本公司与有关单位签订的合同、协议书等。 2 技术性文件资料：独特技术性的操作标准，与他人技术合作或者他人 技术指导资料，产品开发、改进或测试资料，国外现场实习报告及其他技术上 具备归案价值的资料。 3 业务性文件资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其 他业务上具备归档价值的文件资料。 4 证券文件资料：法人信息、股东资料 5 人事文件资料：员工薪资、员工信息、培训资料 xxxx电子设备有限公司 行政部 第八条 其他经部门经理（以上）认为有必要列入档案管理的一切文件资 料。 第四章第四章操作标准操作标准 第九条 作业要求 1 平时归档 (1)建立、健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件资料，由专（兼） 职档案管理人员统一进行管理。 (2)承办人员应及时将办理完毕或经部门经理（以上）批存的文件资料， 收集齐全，加以整理，送交本公司（部门）专（兼）职档案管理人员归档。 (3)专（兼）职档案管理人员应及时将需归档的文件资料按分类原则进行 分档、归档。 2 建档要求 (1)遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件资料之间的有机联系，区 别不同的级别，便于保管和使用。 (2)归档的文件资料的份数及每份书面文件资料的页数信息均应登录齐全 完整、准确无误。 3 保存期限 (1)保存期限分四个级别，包括：永久保存、10 年保存、5 年保存及 1 年 保存。 (2)永久保存： 公司章程； 股东名簿； 公司规程及作业制度； 董事会及股东会议记录； 财务报表； 政府机关核准文件； 不动产所有权证书及其他债权凭证； 工程设计图； 其他经核定须永久保存的文件资料 xxxx电子设备有限公司 行政部 (3)10 年保存： 预算、决算书等； 会计凭证； 经营计划； 其他经核定须保存 10 年的文件资料 (4)5 年保存： 期满或解除的合约； 其他经核定须保存 5 年的文件资料 (5)1 年保存：无长期保存必要者 第十条 作业流程 1 点收 (1) 部门兼职档管员收集整理好本部门需归档文件资料后，填写好档案 交接清单中的相关栏位，随同文件资料一并交档案室。 (2) 档案管理员应认真查对文件资料的名目及数量同档案交接清单是 否一致、完整；如有短少或不符，应立即指明，并补全撤换。 2 分类 (1)文件资料应按年，依部门别分类 (2)保密级别（从高至低） A 类（绝密）：具有专利性、独特技术性的及特定列管的绝密文件资 料。 B 类（机密）：凡关系重大，足以影响本公司权益的机密文件资料。 C 类（普通）：公开范围有一定限制的普通文件资料。 D 类（公开）：可在公司内外完全共享的公开文件资料，但不包括书 刊杂志（另编写书刊杂志管理制度对书刊杂志加 以管理） 3 整理 (1)同一类文档装订一档夹。 (2)文件资料如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠， 使其整齐划一。 xxxx电子设备有限公司 行政部 4 归档 (1)每一档夹封面内页应设“目次表” ，文件归档时依序编号，登录；并以 一档一“目次”编号为原则。 (2)视实际需要使用“见出纸”注明目次编号，以便查阅。 (3)档夹的背脊应标明档夹内所含文件资料的名称及编号，以便查阅。 5 查/调档 (1)查/调档程序 本公司职员因工作需要查/调阅文件资料时，应填具查/调档申请单 ，依所需文件资料的级别经相应主管核决（详见查/调档复审核决单 ）后向 档案管理人员办理查/调档。 档案管理人员接查/调档申请单经核查无误后办理查/调档，并在 查/调档申请单上注明办理日期。 如属调档，归还文档时，档案管理人员核查无误后在查/调档申请 单上注明归还日期，档案即行归入档夹。 查/调档申请单由档案管理人员留存备查。 (2)查/调档管理 查/调档申请单以一单一案为原则。 查/调档复审核决权限 查查/调调档复档复审审核决核决权权限表限表 权权限限 类类别别 部门经理部门经理部门副总部门副总行政总监行政总监总经理总经理 查档 A 类 调档 查档 B 类 调档 查档 C 类 调档 xxxx电子设备有限公司 行政部 查档/ / D 类 调档/ / 注：复审；核决 调阅时间最长以 14 个工作日为限：A 类 2 天；B 类 3 天；C 类 7 天； D 类 14 天。如遇节假日，顺延至第一个工作日。如有特殊情形欲延长调阅期限 时，应按查/调档程序重新办理。 调档人员应爱惜被调阅文档，不得私自复制、抽取、调换、涂改、污 损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。如有发生，按公司相关规程处理。 调档人员应于规定期限内归还被调阅文档。期间不得私自授予其他人 员使用。如有发生，按公司相关规程处理。 6 清理 (1)每年年度交替时，依第四章第九条第 3 款的规定清理一次，已届保存 期限者，可予以销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并于目次表的备注栏内注 明销毁日期。 (2)保管期限届满的文件资料中，经核定仍有保存、参考价值者，应于目 次表的备注栏内注明“续存”字样。 第五章第五章处罚处罚 第十一条 有下列行为之一，根据情节轻重，给予 50500 元扣薪处理；若 构成犯罪依法追究刑事责任： 1 复制、抽取、调换、污损； 2 擅自向外界提供、抄摘； 3 涂改、伪造或遗失。 第六章第六章附则附则 本制度经总经理批准后公布实施，修正时亦同。 xxxx电子设备有限公司 行政部 印章（鉴）管理制度印章（鉴）管理制度 1目的：目的： 加强印章（鉴）管理，规范印章（鉴）使用，规避印章（鉴）在市场 经营活动中的风险和损失。 2 2范围：范围：所有经营管理活动，全体员工。 3 3管理：管理： 31 公司所有印（鉴）章必须由专人专职安全管理和按规定使用。明细如下： 序号印鉴名称印鉴管理人备注 1 公司公章总经理秘书 2 总裁手签章/方章总经理秘书 3 财务专用章财务经理 4 合同专用章财务经理 32 公司印鉴（章）的使用一律由公司以下规定管理和使用盖章，如违反此项 规定造成的后果由直接责任人员负责并连带相关经济和法律责任： 321 公司重大的协议和决策意向、合同、合作协议、公司的担保、重要人 事的任免等文件均由主管部门经理申请并报法律顾问（与经济投资及责任区别 有关的事项）审核后，报总经理审批后方可盖章； 322 公司非计划内正常业务用章，须经总经理审批后方可盖章； 323 对于公司重大经济合同（合同标的在 5 万元以上）的，须经法律顾问与 合同评审小组评议明确后报公司总经理批准后方可盖章； 324 对于公司技术项目的鉴定，研发项目的合同事宜须盖章时，须经公司 xxxx电子设备有限公司 行政部 主管技术总监以书面形式汇报并经总经理同意后方可盖章； 325 各部门正常业务范围须履行印鉴手续的，须经主管副总明确批示意见 方可盖章； 326 属于部门内日常业务需用章时，必须计划在先，经得公司主管副总签 署意见后由印章（鉴）管理人员盖章； 327 属于财务部门正常的报表及业务处理时，须经公司财务总监明确批示 意见（或须经财务授权经理批准）后方可盖章； 328 一般公司内部正常对外联系，介绍信和公司内部正常行政、人事、后 勤等业务须经总经办主任批准后方可盖章； 329 印章（鉴）管理人员除总经理明确说明和批示意见外，任何须盖章 （鉴）事由须有严格规范的申请程序和表格，否则，印鉴管理人员有权不予办 理。 33 公司所有需要盖印鉴必须签写用印申请表 （见附表一） ，以备追溯查询、 存档并落实相关责任。 34 公司不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确须开 具时，必须经总经理签字批条后方可开出，持空白介绍信外出工作回来须向公 司汇报其介绍信用途，未使用的须交回。 35 所有公司文本材料盖章后出现的意外情况由最高批准人负责。 36 公司印章在受到丢失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向总经理办 公室主任递交说明原因的报告书。同时，总经理办公室主任根据情况应该在两 个小时之内按公司规定和程序进行补救工作。否则，给予相应的责任人处罚 （300-500 元） 。 37 印章使用人和专项管理人员必须随同待盖章材料及文件、文书一并呈报审 批人和印章（鉴）盖章人员，印章（鉴）管理人员必须严格控制用印范围和仔 细检查用印申请单上是否有批准人员的明确意见。否则，责任由印鉴管理人员 和使用人员共同承担。 4 4本制度由公司行政部负责解释。若有和本制度抵触者以本制度为本制度由公司行政部负责解释。若有和本制度抵触者以本制度为 准。准。 xxxx电子设备有限公司 行政部 5 5本制度自下发之日起执行。本制度自下发之日起执行。 附表一： 用印申请表 时间： 年 月 日 编号： 申请人用印类型 用印数量部门经理意见 用 印 事 由 主管副总审批总经理审批 . xxxx电子设备有限公司 行政部 个人购车补助与使用规定个人购车补助与使用规定 一、购车补助： 1、目的：鼓励个人购车、公私兼用，以提高公司资产有效利用率，充分展示 公司实力与形象，提高工作效率。 2、享受购车补助的对象与标准： 执行董事、常务副总：20 万元； 因工作需要配车的副总：10 万元； 重要的中层管理人员和骨干：5 万元； 公司形象车不在此例。 3、获得补助的条件： 1)经过公司批准的符合享受补助的对象； 2)受补助人员与公司签订五年的劳动服务合同； 3)认可并遵守本规定。 4、车辆所有权： 凡公司补贴所购车辆入户于购车人个人名下，车辆所有权 5 年内归公 司与个人共有。购车所有手续均存放公司行政部。购车人员自公司支付第 一笔购车补贴款之日起，在公司连续且不间断地工作满五年后，购车手续 交还购车者本人，如购车人因各种原因离职或被公司辞退，该购车人在公 司工作不满 5 年，购车人必须退还公司部分购车补贴款，购车人退还应退 补贴款后，由公司行政部退还购车人的购车所有手续。 xxxx电子设备有限公司 行政部 5、退车辆补贴费的计算方法： 应退还补贴费 =公司支付购车补贴款额-购车后实际服务月数（按月计算）（公司支付购 车补贴款/60 个月） 6、对于进公司有车辆或自费购买车辆且享受待遇的公司提供车辆运行补贴： 执行总裁：限额人民币 2500 元（购车人员不再享受经理人员交通补贴） 。 因工作需要配车的副总：限额人民币 800 元 销售总监，华东/华南区域总经理：限额人民币 1500 元 公司特殊岗位人员、对有特殊贡献人员：限额人民币 400 元 注：1、购车补贴和车辆运行补贴二者只能选择其一。2、享受均需总裁批准。 购车人员凭车辆使用过程中实际发生的有关票据每月一次向公司报销费用， 报销时财务部审核报销。 申请程序： 符合条件的申请人将申请资料提交行政部。经审查后填写个人购车贷款 申请审批表 ，经执行总裁审核后，报董事长批准。 经董事长批准后，购车人与公司签订购车合同 ， 购车合同签订后连 同审批后的个人购车贷款申请审批表一并提交财务部，由财务部统一 安排资金。 购车补贴款专款专用，由公司财务部将申请人经董事长批准后的费用，直 接转入申请人购车时的汽车经销商的指定账户，在办理转账手续前，申请 人需向财务部出具转账委托书。 购车补贴以个人向公司借款的形式发给购车人，根据购车人的购车补贴标 xxxx电子设备有限公司 行政部 准5 年的金额，每年以车辆相关票据或汽车租赁票据冲抵个人借款；同 时个人应向公司提供不低于补助款总额的担保或抵押（可以是公司法人担 保、房产抵押或将所购车辆抵押给公司） ，并办理担保、抵押手续。购车 人离开公司又不能退还应退回的购车补助款时，公司有权处分其抵押物或 由为其担保的法人支付就退回公司款项。 7、 其他条款： 购车人要承担不少于所购车辆购车款的 20%（不包括附加费、保险费） 。 所购车辆应购买车辆保险、第三者责任险及个人人身保险，以便降低车辆 使用过程中出现的各种风险。 车辆发生提前报废，应明确责任，按比例实施处罚