某科技有限公司网络与营销管理制度汇编.doc

1 某某生物科技有限公司 某某网络与营销管理制度汇编 (讨论稿) 二 0 一 0 年十月 2 网络建设（新建、变更、撤销）管理规定网络建设（新建、变更、撤销）管理规定.7 第一章第一章 总则总则 .7 第二章第二章 组织机构和职能组织机构和职能 .7 第三章第三章 网络建设（新建、变更、撤销）管理规定网络建设（新建、变更、撤销）管理规定 .7 第四章第四章 附则附则 .10 网络网络 VI 物品使用管理规定物品使用管理规定.11 第一章第一章 总则总则 .11 第二章第二章 网络网络 VI 物品定义物品定义.11 第三章第三章 VI 物品设计、制作物品设计、制作11 第四章第四章 VI 物品申请、发放物品申请、发放11 第五章第五章 VI 物品使用物品使用12 第六章第六章 VI 物品保管物品保管12 第七章第七章 附则附则 .12 分销中心装修管理规定分销中心装修管理规定13 第一章第一章总则总则.13 第二章第二章 分销网络店面装修管理细则分销网络店面装修管理细则 .13 第三章第三章 附则附则 .15 渠道建设费下拨、使用及核销实施细则渠道建设费下拨、使用及核销实施细则.16 第一条：渠道建设费用的使用范围第一条：渠道建设费用的使用范围 .16 第二条：渠道建设费用的申请与拨付第二条：渠道建设费用的申请与拨付 .16 第三条：渠道建设费用的使用及核销第三条：渠道建设费用的使用及核销 .16 第四条：渠道建设费用专款专用第四条：渠道建设费用专款专用 .17 第五条：其他事项第五条：其他事项 .17 3 网络仓库租赁制度网络仓库租赁制度.18 第一章第一章总则总则.18 第二章第二章仓库名称定义仓库名称定义.18 第三章第三章配送中心租赁管理配送中心租赁管理.19 第四章第四章 物流中心的设立与管理物流中心的设立与管理 .22 第五章第五章 附则附则 .22 网络仓储货物管理办法网络仓储货物管理办法23 第一章第一章 总则总则 .23 第二章第二章仓库资质管理仓库资质管理.23 第三章第三章 仓库环境、货物摆放仓库环境、货物摆放 .23 第四章第四章 货物进出库管理货物进出库管理 .25 第五章第五章 仓库巡查仓库巡查 .28 第六章第六章 仓库费用结算仓库费用结算 .28 业务流程管理办法业务流程管理办法.30 第一章第一章 总则总则 .30 第二章组织机构和职责第二章组织机构和职责 .30 第三章第三章 流程的制定、审批与执行流程的制定、审批与执行 .30 第四章流程执行检查第四章流程执行检查 .31 第五章第五章 流程持续优化流程持续优化 .31 第六章第六章 考核与处罚考核与处罚 .32 第七章第七章 附则附则 .32 业务单据、单证管理办法业务单据、单证管理办法 33 第一章第一章 总总 则则 .33 第二章第二章 组织机构和职责组织机构和职责 .33 第三章第三章 业务单据、单证的制作依据业务单据、单证的制作依据 .33 4 第四章第四章 业务单据、单证的制作、审核标准业务单据、单证的制作、审核标准 .34 第五章第五章 业务单据、单证的传递标准业务单据、单证的传递标准 .34 第六章第六章 业务单据、单证存档标准业务单据、单证存档标准 .34 第七章第七章 附附 则则 .35 放货专用章管理办法放货专用章管理办法36 存货管理办法存货管理办法 37 第一章第一章 总则总则 .37 第二章第二章 存货预算管理办法存货预算管理办法 .37 第三章第三章 总部出入库管理办法总部出入库管理办法 .38 第四章第四章 库存盘点管理办法库存盘点管理办法 .40 第五章第五章 库存预警管理办法库存预警管理办法 .41 第六章第六章 附附 则则 .43 物流服务商资质考核管理办法物流服务商资质考核管理办法.44 第一章第一章 总则总则 .44 第二章第二章 物流服务商资质考核的具体办法物流服务商资质考核的具体办法 .44 第三章第三章 附则附则 .45 货物损耗管理办法货物损耗管理办法.46 第一章第一章 目的目的 .46 第二章第二章 相关定义相关定义 .46 第三章第三章 损耗管理原则损耗管理原则 .47 第四章第四章 损耗考核比率的标准制定及考核损耗考核比率的标准制定及考核 .47 第五章第五章 损耗货物的处理流程损耗货物的处理流程 .47 第六章第六章 损耗货物报批流程损耗货物报批流程 .50 第七章第七章 会计处理会计处理 .51 5 第八章第八章 损耗情况公示损耗情况公示 .52 第九章第九章 其他规定其他规定 .52 宣传促销品管理办法宣传促销品管理办法54 第一章第一章 总总 则则 .54 第二章第二章 宣传促销品制作管理宣传促销品制作管理 .54 第三章第三章 宣传促销品发放管理宣传促销品发放管理 .55 第四章第四章 宣传促销品组织实施流程宣传促销品组织实施流程 .55 第五章第五章 附附 则则 .56 经销商会议经销商会议管管理规定理规定57 第一章第一章 总总 则则 .57 第二章第二章 经销商会议管理细则经销商会议管理细则 .57 第三章第三章 经销商会议申请流程经销商会议申请流程 .58 第四章第四章 附附 则则 .58 分销网络维权打假管理制度分销网络维权打假管理制度.59 第一部分第一部分 维权打假工作定义维权打假工作定义 .59 第二部分第二部分 维权打假工作机构职责维权打假工作机构职责 .59 第三部分第三部分 获取制假售假信息的渠道获取制假售假信息的渠道 .59 第四部分第四部分 维权打假工作流程维权打假工作流程 .60 第五部分第五部分 重要事项重要事项 .62 农化服务管理制度农化服务管理制度.63 第一章第一章 总总 则则 .63 第二章第二章 组织结构和职能组织结构和职能 .63 第三章第三章 农化服务和品牌推广活动组织原则及要求农化服务和品牌推广活动组织原则及要求 .64 第四章第四章 其其 他他 .64 6 第五章第五章 附附 则则 .64 平面宣传品及袋皮唛头设计审核流程及管理规范平面宣传品及袋皮唛头设计审核流程及管理规范 65 第一章第一章 总总 则则 .65 第二章第二章 平面宣传品设计审核流程平面宣传品设计审核流程 .65 第三章第三章 袋皮唛头设计审核流程与使用规范袋皮唛头设计审核流程与使用规范 .67 第四章第四章 附附 则则 .70 商标使用管理办法商标使用管理办法.71 第一章第一章 总总 则则 .71 第二章第二章 商标管理原则商标管理原则 .71 第三章第三章 商标的使用商标的使用 .72 第四章第四章 商标使用注意事项商标使用注意事项 .73 第五章第五章 附附 则则 .73 7 网络建设（新建、变更、撤销）管理规定网络建设（新建、变更、撤销）管理规定 第一章第一章 总则总则 第一条 为规范某某生物科技有限公司（下称某某公司）网络建设管理，明确 分销网络建设工作的内容、原则及要求，确保公司战略目标的实现，达到服务 促进销售，提升分销网络价值的目的，特制定本制度。 第二条 本制度适用于某某公司及分子公司层面的分销网络建设（新建、变更、 撤销）等的组织实施。 第二章第二章 组织机构和职能组织机构和职能 第三条 某某公司网络管理部门负责网络建设相关工作的统筹安排和组织实施； 各分子公司设置网络建设专职工作人员，负责与网络管理部门的日常联系和分 销网络建设工作的具体落实工作。 第四条 网络管理部门的网络建设职责 （一）公司网络建设战略的统一规划制定。 （二）公司网络建设预算的统一制定。 （三）网络建设的组织、督导与培训。 第五条 各分子公司的网络建设职责 （一）分子公司年度网络建设计划、预算的建议。 （二）本区域内网络建设的落实和组织实施。 第三章第三章 网络建设（新建、变更、撤销）管理规定网络建设（新建、变更、撤销）管理规定 第六条 网络新建、变更、撤销原则 网络建设应根据公司的网络发展战略及 年度建设目标要求，按照“因地制宜推进网络建设，深入挖掘乡镇级、村级客 户；充分发挥信息调研、产品销售、渠道维护、品牌推广、农化服务、维权打 假的六大职能”的建设思路，并结合网络发展的实际情况，对分销中心建设工 作进行总体规划。以提升分销网络价值，促进产品销售。 网络建设（新建、变更、撤销）管理规定网络建设（新建、变更、撤销）管理规定网络建设（新建、变更、撤销）管理规定网络管理网络管理网络管理 制度编号制度编号制度编号: : : WLWLWL010101 受控文件受控文件受控文件 版本号版本号版本号: : : 201012152010121520101215修订日期修订日期修订日期: : : 2010-12-152010-12-152010-12-15 8 第一部分第一部分 网络建设（新建）管理固定网络建设（新建）管理固定 第七条 网络建设的实施内容 网络建设由网络管理部门按照公司网络发展战 略，统一规划制定，分子公司负责落实和组织实施。 （一）网络发展规划 网络管理部门按照公司发展战略，统一制定网络发展规 划。 （二）分子公司市场调研 市场调研是分销中心建设前期的重要准备工作，分 子公司根据网络管理部门的规划，对拟建分销中心的区域进行调查和研 究。主要内容包括：拟建分销中心的市场容量、耕地面积、种植结构、 用肥习惯以及其地理位置、交通状况、物流及仓储设施条件、竞争对手 状况等待。 （三）可行性分析 分子公司对拟建分销中心进行可行性分析，形成可行性报 告上报网络管理部。报告包括：预计投入费用、预计销售量、预计运营 费用、预计利润、预计销售年增长率等方面。 （四）选址租赁 分销中心的选址和租赁是具有风险性的一个环节，房屋的质 量、位置、租赁价格和房东的配合程度都会影响到分销中心以后的运营， 所以，分销中心的选址严格按照网络管理部门的规定，房屋租赁合同统 一使用公司出具的版本。选址要求店面选址农贸集散地、农产品交易市 场，或者生物投入品需求强劲的地区；租赁要求房屋产权等情况清晰。 （五）物流支持 新建分销中心应根据网络管理部门的统一规划，优先共享周 边已租仓库资源，若确实需要租赁新仓库，参照某某公司仓库租赁制 度及公司执行管理部门等相关部门的相关管理规定执行。 （六）工商注册 在分销中心建设申请批准后，网络管理部门及时通知分子公 司。分子公司将当地工商行政管理局所需要盖章的材料邮寄到网络管理 部门盖章。注册登记完成后，分子公司将营业执照复印件邮寄到网络管 理部门备案。 （七）店面装修 具体实施请参照某某公司店面装修管理规定 。 （八）VI 实施 网络 VI 物品配置严格按照网络管理部门相关规定执行。具体 使用方法请参照某某公司 VI 使用管理规定 。 9 （九）资产配置与人员安排 资产配置与人员具体安排根据分销中心资产与人员配置标准，并分别参 见办公室及人力资源管理部门相关规定执行。 （十）开业运营 分子公司在全部完成以上工作后，新建分销中心即可开业。 以上网络建设实施内容的具体规划实施流程如下图（可同时进行） 第二部分第二部分 网络建设（变更、撤销）管理规定网络建设（变更、撤销）管理规定 第八条 网络变更、撤销的实施内容 网络变更、撤销由分子公司按照区域发 展战略，并结合实际运营效果，统一制定，上报网络管理部门审批，获得批准 后方可落实和组织实施。 第九条 网络变更、撤销的实施程序 （一）分子公司按照区域发展战略，结合分子公司所属分销网络实际情况，进 行变更、撤销申请。 （二）分子公司向网络管理部门提出分销中心变更、撤销的书面请示，内容包 括： 1、分销中心基本情况： 简明说明分销中心撤销前经营情况，包括：人员、盈亏、风险管控、分销中心 房屋使用情况、房屋租赁合同是否到期、调整的原因等情况。 2、调整计划 说明分销中心调整的方式（变更或撤销） 。若变更，请详细说明新地址的位置、 经营环境、房屋情况等，说明因此而产生的费用。 3、调整方案： 分子公司必须要对以下几点进行说明 （1） 人员、固定资产及存货处置情况； （2） 店头店招及 VI 用品处置情况； （3） 房租问题处理情况（包含原房屋及拟租房屋的面积及租金） 发展规划 市场调研 可行性分析 选址、租赁 物流支持 发 展 规 划 工商注册 店面装修 VI 实施 资产配置 人员安排 开业运营 10 （4） 分销中心营业执照处理情况。 （三）分子公司将分销网络变更、撤销申请书经分子公司经理签字确认后，报 送网络管理部门，经网络管理部门审批同意后，分子公司对分销网络进行变更、 撤销。 第四章第四章 附则附则 第十条 本制度由某某生物科技有限公司网络管理部门负责解释和修订。 第十一条 本制度自公布之日起实施，未尽事项按本公司有关制度执行和办理。 11 网络网络 VI 物品使用管理规定物品使用管理规定 第一章第一章 总则总则 第一条 为维护和统一分销网络形象，特对网络 VI 物品设计制作、申请、 使用、保管流程进行规范。 第二条 本规定适用于某某生物科技有限公司及分子公司 第二章第二章 网络网络 VI 物品定义物品定义 第三条 网络 VI 物品定义：网络 VI 物品是指在分销中心配备的用于统一 分销网络形象、展示某某公司企业文化内涵的 VI 制作品，主要包括：店头、店 招、门窗贴、吸塑灯箱、logo 背板、资料架、展板、客户告知书、价签纸、价 签杆、pop 吊旗、大吊旗、易拉宝、X 展架、道旗、横幅、竖幅等.。网络 VI 物 品具有规范、统一美观的形象，突出某某文化理念。网络的 VI 物品必须要严格 统一。 第三章第三章 VI 物品设计、制作物品设计、制作 第四条 上述定义的网络 VI 物品，需要由网络管理部门进行统一设计、制 作，统一发放到分销网络进行使用，严禁分销网络自行制作。 第四章第四章 VI 物品申请、发放物品申请、发放 第五条 网络各分销中心在 VI 物品使用完毕、破损、丢失、老旧等情况下， 需及时向分子公司提报 VI 物品申请。 第六条 网络各分销中心在申请 VI 物品时，需填写VI 物品需求表 ，报 各自分子公司。 第七条 分子公司将VI 物品需求表汇总，打印并经分子公司经理签字 确认后，发电子版至网络管理部门，打印版由分子公司存档、建立台账备查。 第八条 网络管理部门收到分子公司VI 物品需求表 ，经与分子公司核实 网络网络网络 VIVIVI 物品使用管理规定物品使用管理规定物品使用管理规定网络管理网络管理网络管理 制度编号制度编号制度编号: : : WLWLWL020202 受控文件受控文件受控文件 版本号版本号版本号: : : 201012152010121520101215修订日期修订日期修订日期: : : 2010-12-152010-12-152010-12-15 12 后，将此表发送给广告制作公司。 第九条 广告制作公司要严格按照分子公司VI 物品需求表上的申请内 容制作相关物品，并在制作完成后，按照表格上的收货信息将 VI 物品发放到某 某公司网络各分销中心，错发、误发的 VI 物品我公司不予结账。 第十条 分销中心在货物运输部门提取 VI 物品时，要第一时间进行验收并 填写货物验收清单 ， 货物验收清单为某某公司 VI 物品验收凭证，分销中 心必须依实际情况认真填写、签字确认，并传真至广告公司。经双方核对、确 认无误后，作结账凭证。对于破损的 VI 物品，分销中心负责人在货物验收清 单上注明，并要向货物运输部门所要破损证明，传真至广告公司，以便广告 公司保险索赔。 第五章第五章 VI 物品使用物品使用 第十一条 网络 VI 物品都具有重要的使用含义，各分子公司、分销中心要严格 按照使用规范进行摆放和使用。 第十二条 网络 VI 物品是标准化工作实施的重要组成部分，各分子公司、分销 中心必须严格执行。 第十三条 网络 VI 物品具体使用细则参照标准化文件中的VI 元素应用标准 及使用手册 。 第六章第六章 VI 物品保管物品保管 第十四条 网络各分销网络中心在得到 VI 物品后，需要严格按照使用规范进行 布置与使用。分销中心日常维护要求干净整洁，物品摆放有序；桌面、办公室、 VI 物品、墙面无灰尘；地面整洁；门窗玻璃干净、明亮。 第十五条 使用中的 VI 物品需要不定时的进行保洁、保养维护，以延长使用时 间。剩余的 VI 物品需要分销中心精细保管，严防潮湿、风化、丢失。 第十六条 分销网络 VI 物品原则上仅供分销中心使用，不得擅自将分销网络 VI 物品赠送客户或挪作它用。 第七章第七章 附则附则 第十七条 本规定由某某生物科技有限公司网络管理部门负责解释和修订，自 颁布之日起实施。 第十八条 本制度自公布之日起实施，未尽事项按本公司有关制度执行和办理。 13 分销中心装修管理规定分销中心装修管理规定 第一章第一章 总则总则 第一条 为进一步规范分销网络形象，增强分销网络装修的规范统一性，并控制 分销网络成本，制定本规定。 第二条 本规定适用于公司分销中心装修的实施。 第二章第二章 分销网络店面装修管理细则分销网络店面装修管理细则 第三条 装修公司的选择标准以及程序 （一）应选择分销中心所在区域的装修公司：根据实际情况，分销中心密集的 区域，各分销中心可在保证效率的前提下，共用一家装修公司；分销中 心距离较远的区域可以单独使用一家装修公司。 （二）在选择装修公司前，应到装修市场考察，多方询价，力求降低成本。选 择 2-3 家质优价廉的装修公司进行比较，从中确定一家上报网络管理部 门。 （三）上报的装修公司必须合法成立、资质较好、能够开立正式发票、诚信负 责。如果资质等方面存在虚假之处，或者故意抬高价格、侵犯公司权益 的，分子公司、分销中心的直接责任人应接受公司的相关处罚。 第四条 签订装修合同的注意事项 （一）装修合同按照公司的标准合同签订，不充许各地使用其他样式的合同自 行签约。装修合同应签署四份，一份装修公司留存，一份给分子公司留 存，一份由网络管理部门留存，一份法律管理部门留存。 （二）款项应分次支付，至少预留 20的款项在装修完毕、验收合格后支付。 （三）条款与标准合同不符的，应在签署装修合同前上报网络管理部门批准。 第五条 与装修公司洽谈价格的程序以及要求： 分销中心装修管理规定分销中心装修管理规定分销中心装修管理规定网络管理网络管理网络管理 制度编号制度编号制度编号: : : WLWLWL030303 受控文件受控文件受控文件 版本号版本号版本号: : : 201012152010121520101215修订日期修订日期修订日期: : : 2010-12-152010-12-152010-12-15 14 （一）应按照门店装修预算单和门店装修验收单 ，根据实际情况对拟租 分销中心的装修项目进行勾选确认，作为装修公司进行报价的活动的依 据。 （二）装修公司应依照装修项目进行报价，提出分销中心装修预算。 （三）责任人应对装修公司的报价进行还价，务必将价格控制在当地平均水平 之下。 （四）价格条件和装修质量等条款应得到网络管理部门的批准；装修过程应接 受网络管理部门以及网络管理部门指定人员的监督。 、 （五）装修之前，应按照网络管理 部门指定人员以及广告公司的要求，对房屋 进行详细拍照，对面积尺寸等进行细致测算。 （六）装修工作完成后，网络管理部门组织人员对装修情况进行验收、拍照， 并形成书面报告。装修验收的结果是决定是否向装修公司支付余款的重 要依据。 第六条 分销中心内部装修标准 门、窗： 如原房屋无外门、窗或需要更换破损的门、窗，可才虑安装铝合金或塑钢门、 窗。 灯： 1、未吊顶房屋原则上采用双管管灯。 2、吊项房屋采用三管隔栅灯。 墙面： 外墙面：干净整洁，无破损； 内墙面：1、采用优质漆粉刷成白色。 2、墙面必须做到触手不掉白，无干裂、起皮、掉皮现象。 线路埋设： 若涉及线路埋设，必须使用正规厂家生产的电线。符合室内所有电器功率要求， 须保证其安全性。 若需要更换或安装插座开关，一律采用质量安全产品。 暖气： 15 暖气片一律用银粉粉刷。 门前： 门前需平整，干净。 第三章第三章 附则附则 第七条 本规定由某某生物科技网络管理部门负责解释和修订。 第八条 本规定自公布之日起实施，未尽事项按本公司有关制度执行和办理。 16 渠道建设费下拨、使用及核销实施细则渠道建设费下拨、使用及核销实施细则 合理、高效的使用渠道建设费用，加强费用集中管理力度，督促各分子公 司及时核销，规范分销网络渠道建设费的使用及核销流程，特制定本实施细则。 网络管理部门对渠道建设费用预算施行总额管控，将指派专人负责费用的 拨付、跟踪使用、核销及评估工作，要求各分子公司在建设过程中，事先明确 单点预算额度和建成时限，做到专款专用，合理利用公司的资源。网络管理部 门将定期汇总分析各分子公司网点建设进度和渠道建设费用的使用、核销情况。 第一条：渠道建设费用的使用范围第一条：渠道建设费用的使用范围 渠道建设费包括分销网点建设过程中产生的费用：新建网点第一年的房租、 装修费用、办证费用、办公用品、店面物料配置、VI 布展（北京统一配置统一 核销） 。 第二条：渠道建设费用的申请与拨付第二条：渠道建设费用的申请与拨付 分子公司按网点建设流程上报新建网点可行性报告，在报告中根据实际需 要制定渠道建设费用预算，费用预算要求明确到单点，并确定建设时限。得到 网络管理部门批准后，启动网点建设工作。 网络管理部门根据分子公司计划新建网点的数量和建成时限，下拨该批网 点的启动资金，一般为预算额度的 40。 第三条：渠道建设费用的使用及核销第三条：渠道建设费用的使用及核销 渠道建设费下拨、使用及核销实施细则渠道建设费下拨、使用及核销实施细则渠道建设费下拨、使用及核销实施细则网络管理网络管理网络管理 制度编号制度编号制度编号: : : WLWLWL040404 受控文件受控文件受控文件 版本号版本号版本号: : : 201012152010121520101215修订日期修订日期修订日期: : : 2010-12-152010-12-152010-12-15 17 分子公司根据预算批复额度使用渠道建设费。分子公司及时汇总发票，发 票抬头应为“某某生物科技有限公司” ，整理后填报费用核销单（见附件 1） ， 核销单要明确到单点，且各单项费用不得超出预算批复的限额。并由分子公司 经理、财务经理双签后交寄到网络管理部门。要求分子公司经理要对本区域内 所有发生的渠道建设费用的真实、必要性负责，全面管控分子公司渠道建设费 用使用进度，不得超预算建设。分子公司财务经理要对所有费用发票的真实、 合法性进行审核，不符合公司要求的费用发票，一律不能核销。网络管理部门 负责人员对费用支出额度的合理性进行审核后交财务部报销。 若在网点建设持续进行阶段，报销的费用及时回拨分子公司周转使用；若 在网点建设的后期，报销的费用不再下拨，直接核销预拨的周转额度。为加快 资金周转速度，不影响渠道建设顺畅开展，应及时交寄发票核销，每次销核的 总金额不得超过六万。原则上直接由北京支付的费用由北京直接支付给收款单 位。 第四条：渠道建设费用专款专用第四条：渠道建设费用专款专用 渠道建设费要专款专用，不得挪做它用。每家网点建设在预算范围内，本 着节约成本的原则，以实际发生的渠道建设费用核销。 第五条：其他事项第五条：其他事项 如遇特殊情况，分子公司单笔上报，一事一议，由网络管理部门审批后执 行。本规定由网络管理部门负责解释和修订。 18 网络仓库租赁制度网络仓库租赁制度 第一章第一章 总则总则 第一条第一条：本文件规定了网络仓库租赁的程序及相关规定。 第二条第二条：网络中各分子公司仓库租用、审核人员必须严格履行租库审批权力与 义务，认真把握仓库资质等情况。对于不能履行自身职责的人员，应及时处理。 拟租仓库必须产权明晰，设施完好，不存在任何安全风险隐患，且仓库方与我 司无经营往来、无同业竞争关系。 第二章第二章仓库名称定义仓库名称定义 第三条第三条：物流中心：是经某某公司批准使用的，由公司设立的专门机构负责管 理的仓库。它主要是总公司根据市场需要，为仓库所在区域及周边地区提供货 源支持与保障的服务。其建设、租赁办法另行规定。 第四条第四条：配送中心：是经某某公司执行批准使用的，在其监管下专供存放已办 理货物保管手续的仓库。它主要为仓库所在的分子公司、分销中心提供货源支 持与保障的服务。 网络仓库租赁制度网络仓库租赁制度网络仓库租赁制度货权管理货权管理货权管理 制度编号制度编号制度编号: : : HQHQHQ010101 受控文件受控文件受控文件 版本号版本号版本号: : : 201012152010121520101215修订日期修订日期修订日期: : : 2010-12-152010-12-152010-12-15 19 第五条第五条：配送中心按照使用方式分： （一）包租库。出租方将其所属的库房及设施按照一定方式划分，用以对外出租： 此类仓库一般按照库房的整体合同价格或实际租用面积价格进行计费 （如元/幢，半年、元/平方米，年） （二）非包租库。出租方按照实际出入库货物的数量或实际占用库房面积进行 仓储管理；此类仓库一般按照实际保管货物的单位进行计费（如元/吨， 日、元/平方米，日） 对于非包租库，要求租方提供给我司独立的、专业的仓储场所，具备标准化管 理规定与措施，具有代理客户收货、放货的能力与经验，能够严格按照客户事 先规定的命令方式提供出入库服务。 第三章第三章配送中心租赁管理配送中心租赁管理 第一节第一节 租赁原则及要求租赁原则及要求 第六条第六条：禁止租用经销商仓库作为配送中心。 第七条第七条：农药仓库必须具备农药存储资质。 第八条第八条：出租方应对出租库房拥有合法的出租权，依法可以与我司签订仓库租 赁与货物保管合同。出租方提供相应仓库的土地证书、房产证书等权属证明， 及营业执照、身份证、危化品存放许可证等资质证明和其他证明文件资料。 第九条第九条：优先选择具备铁路专用线或船舶码头的仓库。原则上不使用远离铁路 车站、水路码头的仓库。 第十条第十条：不允许租用不具备围墙的房屋。不允许租用地势相对低洼的仓库。所 租用仓库的地面承重必须满足化肥存放的要求。 20 第十一条第十一条：各项费用不得高于该区域平均费用水平。 第十二条第十二条：所租仓库要充分考虑周围分销网络分布及配送条件、成本，结合销 售预测，确定仓库库容。 第十三条第十三条：仓库出租方从事化肥、农药、种子等农资产品存储的，其物资存放 地与我司拟租仓库要进行物理隔绝，且我司各类产品间要进行物理隔绝。 第十四条第十四条：分子公司仓储设施管理人员负责每座代管库（仓库出租方能够提供 货物的代收、代发、装卸及存储管理服务）和自管库（仓库出租方除库房出租 外不再提供其他的服务）跟踪评价。 第二节第二节 租赁流程租赁流程 第十五条第十五条：库源准备分子公司每年度根据销售计划制度仓库使用计划，并于每 个季度根据实际情况作相应调整。分子公司仓储设施管理人员根据计划在已设 仓库或拟设仓库的区域内寻找库源以做备用，并登记在册（含地点、面积、报 价等，其中面积必须进行实地测量，测量人员签字确认） 。 第十六条第十六条：提出来租库意向：分子公司业务部门根据销售计划，向分子公司执 行经理提交租库意向。分子公司执行经理根据计划与意向，从备用库源中选择 待租仓库中，合理安排仓库租赁面积与时间。无合适库源，应尽快指定仓储设 施管理人员根据意向及实际情况在当地寻找库源。对于意向仓库，仓储设施管 理人员要特别关注其硬件结构及周边路面情况，务必保证仓储方负责仓库硬件 及周边路面的修缮。 第十七条第十七条：确定目标：选中适合的待租仓库，并经分子公司经理认可后，仓储 设施管理人员与仓库方接洽，商谈租库保管条件、物流费用等。经洽谈后，确 21 定仓库性质、状况及条件，作详细洽谈记录，并填制租赁仓库调查登记表 。 然后将洽谈结果及登记表于当日上报分子公司执行经理和分子公司经理。 分子公司将待租仓库的情况与周边备选仓库的情况进行比较，经比较后确定租 赁目标。 第十八条第十八条：签订租库意向确定租赁后，分子公司经理指派专人洽谈租赁协议条 款与费用（可视情况增加洽谈次数） ，必要时可草签租库意向。 第十九条第十九条：填报租库申请：租库意向确定后，根据仓库性质，分子公司仓储设 施管理人员进行系统填制仓库租赁审批表附租赁仓库调查登记表 、附仓 库数码照片等资料，报请分子公司执行经理及分子公司经理。经分子公司经理 签批后报总公司审批登记。 第二十条第二十条：签订租库协议：租库申请审批备案后，分子公司仓储设施管理人员 根据公司租库合同范本及租库洽谈情况，制作仓储保管协议 （非包租库）或 仓库租赁合同 （包租库） ，经出租方签字、盖章后，交分子公司经理签字， 寄送给总公司审核，并经法律部核定盖章，盖章后的正本文件由总公司法律部 存留。若租库合同与范本有出入时，必须报总部，经同意后方可签字盖章。协 议盖章生效后，仓库即可投入使用。协议正本一般一式两份，总公司及仓库方 各存一份，分子公司留存复印件。 仓库租赁审批通过后，若一个月内无协议签署，则视同作废，需重新审批。 第三节第三节续租续租 第二十一条第二十一条：仓库租赁到期前一个月，若需要继续使用所租赁的仓库，由分子 公司仓储设施管理人员填制仓库后评估登记表 ，连同租赁审批表一起上 报总部。经审批、同意后，方可继续签订租库协议。 22 第二十二条第二十二条：对于库房利用率低于 40%、或库容利用率低于 3 次/年（以系统数 据为准，东北地区除外） 、或后评估分数低于 6 分的仓库，原则上不再批准续租。 第二十三条第二十三条：对于因其他特殊条件或原因，不符合公司规定的仓库，原则上不 再批准续租。 第四节第四节 停租停租 第二十四条第二十四条：停租仓库要事先清理库存，并及时系统填制内陆仓库停租备案 表 ，经分子公司执行经理及分子公司经理审批之后，上报总部。对于合同未到 期，但由于特殊情况而停租的仓库，需要先做好准备，并同仓库方签署停租协 议。 第五节第五节 库源管理库源管理 第二十五条第二十五条：分子公司应设立备用仓库资源信息表 ，记录区域内备用仓库的 地址、联系人、库容、物流成本等情况。在已租仓库的所在地区，应选择备用 仓库至少一处，定期走访、联系，以备应急使用。 第二十六条第二十六条：分子公司仓储设施管理人员应对所在区域内的仓库资源、物流成 本不断考察，掌握相关库源变化情况，定期更新备用仓库资源信息表 。 第四章第四章 物流中心的设立与管理物流中心的设立与管理 第二十七条第二十七条：物流中心将根据公司物流战略规划及发展，由总公司会同业务部 门统一确定按照相关制度与规定履行物流中心的设立与管理职责。 第二十八条第二十八条：分子公司有协助总公司设立、管理、监督物流中心的义务与职责。 第五章第五章 附则附则 23 第二十九条第二十九条：本制度附件包括仓库租赁审批表、仓库后评估登记表、内陆仓库 停用备案表、租赁仓库调查登记表。 第三十条第三十条：本制度自颁布之日起开始生效。 第三十一条第三十一条：本制度解释权归某某公司货权部门。 网络仓储货物管理办法网络仓储货物管理办法网络仓储货物管理办法货权管理货权管理货权管理 制度编号制度编号制度编号: : : HQHQHQ020202 受控文件受控文件受控文件 版本号版本号版本号: : : 201012152010121520101215修订日期修订日期修订日期: : : 2010-12-152010-12-152010-12-15 网络仓储货物管理办法网络仓储货物管理办法 第一章第一章 总则总则 第一条第一条：为规范我司仓储货物管理，保证公司货权安全，特制定本办法。包括 出库入库及日常管理等相关规定。 第二条第二条：网络仓储货物管理除特殊情况外（如外包管理的仓库） ，由总公司委托 分子公司货权管理部门代其行使管理职能。分子公司货权管理部门不能将管理 权限下放至分销中心或其他未经总公司批准的任何机构或个人。 第二章第二章仓库资质管理仓库资质管理 第三条第三条：分子公司执行人员每季度提交仓库使用报告一份，报告内容包括：仓 库资质是否发生变化及原因，仓库流程执行情况，进出库货量及品种分析等。 第四条第四条：分子公司执行人员每半年对所租赁的每座仓库进行考评一次，考评后 填制中立仓库后评价登记表或自管仓库后评价登记表 ，上报公司网络与 物流发展部。并根据考核情况，进行仓库整改或调整。 第五条第五条：执行人员定期或不定期对所租赁仓库进行调研、巡查，根据结果填制 24 仓库巡查记录表并上报相关上级领导。根据调研、巡查情况，进行仓库整 改或调整。 第三章第三章 仓库环境、货物摆放仓库环境、货物摆放 第六条第六条：注意库内货物的保管环境、码放情况。仓库地面必须防潮，必要时库 内货物下面垫衬木或石等，并要求码整齐，尽可能要求仓库按照“二横三竖” 方式码放（俗称“五花垛” ） ，保持稳定，便于检查、盘点。堆场货物除按要求 码放、垫垛（至少 15 公分高）外，在阴雨天还要及时提醒仓库进行货物的苫盖 （要求苫布五面苫盖） ，并严密捆绑。 第七条第七条：仓库的管理要求： 1、自管库的库管员由分子公司货权管理部门统一指定，隶属于分子公司货权管 理部门管理。 2、库房内除库管人员、装卸人员外，不得允许其他无关人员私自出入。库管人 员离开库房，必须切断所有电源、水源，关好门窗，将库门锁好。 3、库房内分垛位储存的不同产品，对应不同垛位有不同的存货账卡 （垛卡） 。 每垛码放整齐，便于清点。未按规定码放，堆垛混乱、数目不清者，必须倒垛， 倒垛费用由当事人承担。 4、库房内要注意环境卫生，要求每次出入库后进行打扫，特别注意地面不能有 积水。对融化的化肥应及时清理，并单独存放，不可影响周边产品的保管。 5、随时检查库房内屋顶、墙壁、门窗等设施，发现问题及时汇报、处理。 6、库区内严禁烟火。 7、自管仓库的钥匙日常必须由库管员保管，不能存放在其他人员手中，不能借 与他人。若库管员因公/私请假外出，钥匙需交给当地分销中心的执行负责保管， 25 若两人同时外出，则钥匙需交到上一级执行手中。库管离职时，应更换仓库钥 匙和锁具。 8、库管员要保证货物的日清日结，每日对仓库货物进行检查，至少每周进行一 次全面盘点。分销中心执行人员要保证每周与保管员或仓库方对账一次，每月 至少检查仓库 2 次、全面盘点至少一次。 9、农药产品因其存储要求特殊性，除按上述标准存储管理外，另请参见网络 布货试点分子公司分销中心农药存储标准要求执行。 第八条第八条：仓库安全管理规范参见某某公司仓库安全管理规范 。 第四章第四章 货物进出库管理货物进出库管理 第九条第九条：货物入库： （一）货物入库准备 1、货物移入的仓库必须是已经某某公司审批备案，并签订有效仓储协议，自管 库必须配备专人驻库管理。 2、在收到厂家预报发运的信息（资料）后，分子公司执行人员及时将发货品种、 数量、车号等资料以书面形式通知分销中心。分销中心应及时通知车站、仓库 等物流服务商做好下站接货准备。 3、分销中心执行要经常询问接货仓库（或车站）我司货物是否到站，以便办理 有关接货手续并监督仓库做好准备，落实入库货物的存放地点和装卸人员。 （二）接货入库 1、站台接货：接货人带着备用的袋皮和针线及可以扎口的绳子，有破包及时处 理，接货人在卸货、入库过程中做好现场监督和实际盘点工作，抽样检验重量， 填制接货记录单 ，记录实际下站短少及破包、水湿数量，并当日向分销中心 26 报送。 2、货物验收入库后，库管人员开具货物入库验收单 。对于中立仓库，由仓 库提供货物入库验收单 ，库管签字并加盖仓库方公章。对于自管库，库管和 挂靠人员必须签字并加盖收货专用章。 3、遇到货物残损、水湿、包装不足等事故，需拍照留存，详细登记，并按照 国内运输货物保险制度和内陆运输及仓储货物损耗处理办法处理。监 督货物装车、运输、卸车全过程，确保货物安全入库。 4、库管员及时登记垛卡和库存手工台账。 5、执行人员根据接货记录单和入库验收单及时登记库存电子台账。 第十条第十条：收货确认上报 1、在收货后 1 个工作日内填制收货确认 ，经分销中心经理、执行签字后并 附仓库方收货入库凭证传真至分子公司。如果是直销的，分销中心执行人员还 要在备注栏上写明客户名称及销售金额（即：吨数*此次销售） 。分销中心财务 确认该客户此批货物的打款时间和金额并签字确认。 2、分子公司执行人员收到收货确认及相关附件，当日编制总公司要求的收 货确认表，由分子公司执行、分子公司执行经理签字传真至总公司。如果是直 发收货确认，分子公司财务经理、分子公司执行、分子公司执行经理签字传真 至总公司。 3、分子公司收到系统货源后，依据车号通知及收货确认分配货源至对应分销中 心。 4、分销中心执行得到货源后及时将货源移入系统实物仓库，避免实际仓库库存 与系统库存产生差异。 27 说明：部分铁运货源出车号后，总公司据发车数量分配货源，分子公司挂靠依 据车号通知分配货源至应分销中心，分销中心执行在货物入库后及时将货物移 入系统实物仓库。 5、收货确认编号：此编号以收货区域及不同肥种相区别，例如：山东收货二铵 1000 吨，收货确认编号为“08SDGP0001”其中“08”为 2008 年收货货源； “SD”为山东区域；“GP”为国产磷肥；“0001”为收货货源的顺序编号。另， 国产氮肥品种代码为“GN” ，国产复合肥品种代码为“GM” 。 6、收货对账：分子公司每月 2 号上报收货确认月报 ，内容为前一月的累计 收货数，与总部进行收货对账。 7、收货确认月报：此编号以申请区域、月度及不同肥种相区别，例如：山东 1 月收货二铵 1000 吨，收货确认编号为“0801SDGP”其中“08”为 2008 年收货 货源；“01”为收货货源的月份；“SD”为山东区域；“GP”为国产磷肥。另， 国产氮肥品种代码为“GN” ，国产复合肥品种代码为“GM” 。 8、分子公司撤消已报的收货确认时，必须同时提报收货确认撤消审批单并 得到某某公司批准后，收货确认才可以撤消。 第十一条第十一条：货物出库 （一）原则 1、款到放货，即执行需见业务及财务签字的业务销售确认单，方可录入系统标 准提货单。 2、见单放货，即为。中管员需见执行和财务签字确认并加盖放货章的标准提货 单，方可放货出库。 3、核实提货人身份，即库管员需审核提货人身份无误后，方可放货出库。 28 （二）出库流程 1、业务员确定销售，填写销售确认单，业务人员和客户签字确认。 2、财务人员根据数量、价格收取货款，在销售确认单上签字。 3、财务人员及时在 DMS 系统中录入预收款订单。 4、执行人员根据销售确认单，及时在 DMS 系统里录入销售订并打印提货单， 在销售确认单上填写订单编号和提货单号。 5、客户凭标准提货单提取货物，库管员审核提货人身份 1） 、提货人必须出示可以证明自己身份的有效证件（身份证，营业执照复印件） ， 证明提货人与标准提货单上的销售客户名称一致。 2） 、如果销售客户委托他人前来提货，提货人必须出具销售客户开具的提货委 托函。 3） 、如果提货人无法出具客户委托书，须出示自身身份证明，联系方式，库管 员与客户进行核对。 6、库管员办理发货并登记垛卡和库存手工台账。 7、执行人员及时登记库存电子台账。 第五章第五章 仓库巡查仓库巡查 第十二条第十二条：分子公司执行人员须根据分销网络物流检查流程的要求，至少 一个月对所辖仓库清查盘点一次，并填写仓库巡查报告内容包括： 1、货物数量：核对账、卡、物，抽查不同品种货物的实际数量。 2、货物质量：检查库存货物货龄，是否发生受潮、板结、吸湿融化等。对货龄 较长者，要重点关注。 3、保管条件：检查库房地坪高低、货垛安全、苫布盖完好、堆垛间有无积水、 29 门窗严密性、防潮、防火、防盗措施等，遇存在水险隐患的仓库，应及时向公 司汇报。 第六章第六章 仓库费用结算仓库费用结算 第十三条第十三条：物流费用备案：分子公司货权管理部门应根据签订的仓储协议中规 定的物流费用，制作物流费用登记备案表并及时更新。同时交财务部一份 备案。 第十四条第十四条：结算时间及凭证：分子公司执行人员根据出入库情况更新库存台 账 ，分子公司应每月与所租仓库方结算物流费用，原则上不允许累计数月或按 年结算，不允许委托分销中心代理付费。结算时，应让仓储方提供正式发票以 及库存、出入库明细。 第十五条第十五条：分子公司账目核对：分子公司执行人员根据该仓库的仓储协议和物 流费用备案表，以及当月库存台账 ，仔细与仓库方提供的资料进行核对，核 对无误签字确认后，填写付款审批单，交分子公司财务人员。 第十六条第十六条：分子公司财务复核及付款：分子公司财务人员比对物流费用备案表， 复核无误，并经分子公司经理财务经理签字确认后，方可对外付款。 第十七条第十七条：所有账目、单据等资料必须留存、待查。 第七章第七章 附则附则 第十八条第十八条：本制度自颁布之日起开始生效。 第十九条第十九条：本制度解释权归某某公司货权管理部门。 30 业务流程管理办法业务流程管理办法业务流程管理办法业务执行管理业务执行管理业务执行管理 制度编号制度编号制度编号: : : ZXZXZX010101 受控文件受控文件受控文件 版本号版本号版本号: : : 201012152010121520101215修订日期修订日期修订日期: : : 2010-12-152010-12-152010-12-15 业务流程管理办法业务流程管理办法 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 为规范业务流程管理，提高业务操作质量，特制定本管理办法。 第二条第二条 本规定适用于某某公司及各分子公司。 投资企业通过董事会贯彻本规定。 第三条第三条 各部门及其分支机构依据本办法制定业务流程实施细则。 第二章组织机构和职责第二章组织机构和职责 第四条第四条 公司负责人负责组织动员，风险管理委员会推动业务流程管理和优化 工作，中台负责组织实施，对流程执行情况进行检查，并提出来整改建议。 第五条第五条 各部门负责制定本版块的业务流程，对流程执行进行自查，根据业务 发展和管理要求，不断优化、改进业务流程。 31 第三章第三章 流程的制定、审批与执行流程的制定、审批与执行 第六条第六条 流程的制定和管理应按照“指挥流畅，上下贯通，无空白、无重叠， 事情有人管，责任有人担”的宗旨，最大限度的防范风险、提高效率、降低成 本，全面提升整个公司的管理水平和经营素质。 第七条第七条 各部门根据实际业务模式和内控管理要求制定业务流程，业务流程要 涵盖本单位全部业务类型。 第八条第八条 各部门在制定本部门的业务流程时，应依据某某公司业务流程管理 办法要求，确保集团公司各项管理要求体现在流程，特别是要体现授权受控 和分离制衡的内控管理原则。 第九条第九条 各部门业务流程应按