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收文编号 文档名称 介质管理系统 方案建议书 文档编号 XXXXX-XXX-INV-00-01 项目名称介质管理系统作 者 承办单位审 核 版本号Version 1.0批 准 日 期2009 年 12 月 06 日使用范围内部页数38 介质管理系统介质管理系统 方案建议书方案建议书 2009 年年 12 月月 06 日日 版权声明版权声明: 本方案建议书所有部分，其所有权都归 XXXXXXXXX 有限责任公司（以下简称 XXXXX）所有，未经 XXXXX 公 司许可，不得任意地对本方案建议书的内容任何部分进行仿制、拷贝、抄袭、摘编、引用、翻译或转译。本方案建议书可能涉 及 XXXXX 公司的专利（或正在申请的专利） 、商标、版权或其他知识产权，除非得到 XXXXX 公司的明确书面许可协议，本 方案建议书不授予使用这些专利（或正在申请的专利） 、商标、版权或其他知识产权的任何许可协议。本方案建议书没有任何 形式的担保、立场表达或其它暗示。若有任何因本方案建议书或其所提到之产品的所有资讯，所引起直接或间接的资料流失、 利益损失或事业终止，XXXXX 公司及所属员工恕不为其担负任何责任。除此之外，本方案建议书中所提到的产品资讯仅供参 考，内容亦会随时更新，恕不另行通知。 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 1 页 历史版本记录历史版本记录 时间时间版本号版本号修改人修改人修改内容修改内容 2009/12/061.0文档做成 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 2 页 目目 录录 1综述综述4 1.1项目背景4 1.2需求分析4 1.3系统目标6 1.4设计原则6 2SSS 介质管理系统需求点对点应答介质管理系统需求点对点应答9 3业务管理系统实施方法论业务管理系统实施方法论13 3.1实施流程13 4介质管理系统概述介质管理系统概述14 4.1介质管理系统体系结构14 4.1.1外部设备层14 4.1.2数据安全层15 4.1.3业务实现层15 4.1.4信息表达层15 4.2介质管理系统的物理部署结构15 4.3介质管理系统业务逻辑模型流程17 4.4介质管理系统的功能模块构成20 5SSS 介质管理系统项目实施建议介质管理系统项目实施建议25 5.1业务管理系统实施方法论在介质管理系统中的应用25 5.1.1项目启动阶段25 5.1.2项目需求分析阶段25 5.1.3项目设计阶段25 5.1.4项目构建/开发阶段.26 5.1.5系统整体测试26 5.1.6系统部署阶段26 5.2介质管理系统项目成功实施的几个关键要素26 5.2.1明确而具体的项目范围及建设周期27 5.2.2成熟的方法论是项目成功实施的理论保障和依据27 5.3项目实施质量保障体系27 5.4项目管理28 5.4.1项目协调28 5.4.2项目变更控制28 5.4.3项目技术交付29 5.5项目组织结构29 5.6项目实施计划建议30 6XXXXX 技术支持和服务体系技术支持和服务体系31 6.1组织机构31 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 3 页 6.2XXXXX 技术支持和系统问题解决流程31 6.3技术支持与服务的内容32 6.4技术支持与服务的响应时间33 7 7附件附件34 附件一 XXXXXXX 开发有限责任公司简介.34 附件二 部分成功案例简介35 附件三 项目文档交付清单37 附件四 开发体制37 附件五 开发计划37 附件六 员工项目期间37 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 4 页 1综述综述 1.1项目背景项目背景 信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，各行各业对 IT 信息系统的依 赖越来越强，越来越多的企业对 IT 系统灾难带来的严重后果，有了清楚地认识。 YYYYYY 服务公司(以下简称 SSS)作为中国灾难恢复服务外包行业的领军 企业，以提供高质量的服务水平、降低客户成本、提升客户企业价值、使客户 专注于核心业务、实现“双赢”为目的，与客户共同走向成功。SSS 为包括银 行、保险、证券、基金、税务、电力、能源、航空等行业在内的企业提供介质 异地存储服务。介质异地存储服务作为 SSS 的核心业务之一，同时作为国家 信息系统灾难恢复规范(GB/T 20988-2007)中所规定的灾难备份与恢复 6 个等级中的最基础措施，SSS 为客户备份的重要业务数据的介质提供异地保管 服务，包括 7*24 小时响应的介质存放服务以及获取服务。 随着客户需求的增长和业务量的迅速增加，SSS 目前的手工管理作业方式， 已不能很好为客户提供满意的服务，如何尽快利用目前最新的科技手段持续提 升管理和服务水平已成为 SSS 各级领导面临的一个重要课题。 1.2需求分析需求分析 图 1-1 是 SSS 当前的介质管理作业流程，该流程涵盖下述一些业务环节： (1)介质送达 当签约客户有介质需要托管的时候，客户制作介质清单、把介质装箱 后，委托给快递公司，同时通过电话(邮件/传真)和SSS公司的业务人员事 先联络，申请本次介质的托管内容，本次快递预定到达时间等信息。如果 客户租用的保管柜已满或所余空间不多的时候，还需要办理追加租赁保管 柜的手续。 当快递公司把介质送达到SSS的时候，SSS的业务人员根据客户的电话 申请内容和快递公司带来的快递介质清单，对收到的托管介质开箱检查， 包括外观有无损害、介质数量、介质的一致性检查等。检查确认无误后， 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 5 页 在快递单上签字确认。同时把该批介质交给仓库管理人员，搬运到客户的 保管柜中，并做入库登记。如果在检查过程发现错误，需要打电话和客户 确认，找到原因和处理办法。 G GD DS S万万国国数数据据客客户户快快递递公公司司 制制作作介介质质清清单单介介质质装装箱箱快快递递公公司司签签收收介介质质运运送送介介质质开开箱箱检检查查GDS签签收收放放入入介介质质库库 介介质质库库 介介质质库库取取出出制制作作介介质质清清单单介介质质装装箱箱快快递递公公司司签签收收介介质质运运送送介介质质开开箱箱检检查查客客户户签签收收 介质送达业务流程 介质派取业务流程 图图 1-1：当前：当前 SSS 介质管理的作业流程介质管理的作业流程 (2)介质派取 当客户需要取回自己所托管的介质时，通过电话(邮件/传真)向SSS的 业务人员提出介质派取申请，SSS的业务人员根据介质派取申请单，交给 仓库管理人员，从客户的保管柜中取得所需的托管介质，并填写出库台帐 登记。然后，介质装箱交由快递公司运送，同时打电话通知客户，该批申 请介质预定到达的时间等信息。 当客户收到快递公司送达的介质时，根据介质派取申请单，对收到的 托管介质进行开箱检查，包括外观有无损害、介质数量、介质的一致性检 查等。检查确认无误后，在快递单上签字确认。 (3)库存管理 SSS的业务人员和仓库管理人员除了配合客户实施介质送达和介质派 取服务外，还要对仓库进行定期检查以及存储柜管理等工作。定期汇总入 库和出库台帐等信息向业务主管汇报。 (4)客户服务跟踪 SSS业务人员对为每个客户提供的服务进行跟踪，确保提供高质量的 服务。具体工作包括客户合同到期提前联系；客户租赁保管柜不足的时 候，提前通知；对客户介质存取使用进行统计分析，并根据统计结果，给 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 6 页 客户提供相关建议；如果客户使用频率超过了合同规定的服务范畴的时 候，需要向客户收取额外的服务费用等。 根据 SSS 上述的现有业务流程可以得知，由于客户与 SSS 之间主要是通过 手工方式作业，该手工作业业务流程存在如下一些问题： A. 随着客户和业务量不断增加，相关业务人员的工作压力会越来越大， 同时需要增加更多的业务人员，增加了SSS的人力成本。 B. 客户、SSS的业务人员、SSS仓库管理人员等由于在不同地点办公，通 过手工作业方式进行各种事项确认，效率低下，出现人为错误的概率 不断增加。 C. 信息传递过程缓慢，易造成大量操作错误和无效劳动。 D. 缺乏行之有效的监控手段，整个业务过程中有时会出现管理失控。 E. 信息量大，难以及时掌握各部门的运营状态。 1.3系统目标系统目标 为了解决上述介质管理过程中手工作业带来的问题，SSS 提出建设一个集 先进的计算机软件、互联网和条形码技术的介质管理系统。通过建立自己完整 的信息系统，使 SSS 管理层，业务人员，仓库管理人员和客户能够通过该系统 实现远程协同办公，并且能及时、准确的把握介质在上述业务流程中的各种状 态、库存状况、客户使用状况等，从而提高 SSS 介质托管业务的管理水平、增 加工作效率、加强客户服务，提高市场中的竞争力。 1.4设计原则设计原则 基于 SSS 介质管理系统的建设要求，结合 XXXXX 在国内外多种业务系统 的实施经验，本介质管理系统将按照下述原则进行设计。 稳定性原则稳定性原则 由于本系统中需要进行管理的介质对象具有高度重要性的特点，在系统设 计中将从以下一些方面考虑系统的稳定性与可靠性： 采用国际先进、成熟的软件产品作为系统的运行与开发平台； 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 7 页 在系统架构与模块设计方面吸取国内外业已证实的成功经验，并与SSS 介质管理系统建设的具体需求紧密结合。 安全性原则安全性原则 由于本系统涉及到客户以及保管对象（各种介质）对安全保密的要求非常 高的特点，设计中从以下几方面考虑系统的安全性 在系统环境、网络、实际应用等方面，应充分考虑安全性措施。比如； 远程访问使用HTTP SSL安全协议，对系统平台进行安全配置与使用。 在软件系统的设计过程，充分考虑安全性，比如，用户身份认证（手动 验证码）、访问授权（授权的客户IP地址访问）、日志记录等安全控制 功能。 高效性原则高效性原则 系统选用符合国际发展潮流的国际标准软件技术，使系统在数据获取、 数据存储与管理、统计分析与信息发布等多方面具备较高的性能。 随着系统性能需求的不断增加，可以通过扩容、增加新硬件设备或者将 应用移植到更高性能的硬件设备上等手段提高系统的适应性，持续保障 系统的性能。 可扩展性原则可扩展性原则 系统充分考虑在总体架构、系统容量、通信能力、产品升级、处理能 力、数据库、软件开发等方面具备良好的可扩展性和灵活性。 系统采用开放式体系架构，以先进的浏览器/应用服务器/数据库服务器 架构为主体架构，保障系统从数据库服务到应用服务的每个环节都具备 高扩展性； 采用可扩展性强的硬件设备，既能满足目前的业务需求，又能随时通过 增加CPU、内存、存储进行扩展，适应更高的系统要求； 对功能模块采用参数化的设计，以满足业务调整和变更的需要； 经济性原则经济性原则 经济性原则就是系统在实现业务需求目标的基础上，尽量地节约成本，具 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 8 页 体为： 设计中考虑投入产出比，用最小的投资获得最大的效益； 系统的软硬件产品选择中充分考虑将来的扩展和升级，但不盲目采用高 性能、高配置的产品； 做好系统开发的整体规划和实施细则，尽量避免没有必要的工作。 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 9 页 2SSS 介质管理系统需求点对点应答介质管理系统需求点对点应答 系统通过建立客户的介质管理信息，基于条形码技术，实现内部介质管理 的自动化，对介质管理各环节实施全过程控制管理，对客户开放 WEB 访问接口， 使客户可以及时查询介质的保管信息。 答：满足。SSS 介质管理系统为每位客户进行条形码定制，同时为客户、SSS 相 关业务人员、仓库管理人员提供 B/S 方式的条形码输入功能。在介质入出库管 理所涉及到的全部业务环节中，依照条形码的唯一性，能够在每一个环节提供 对介质的无缝衔接管理，从而达到对介质的全程控制管理。SSS 介质管理系统 采用 B/S 方式进行部署，客户通过浏览器能够对系统进行访问，及时获得介质 入出库过程中的相关信息。 系统记录相关的客户问题和建议，以及处理的过程记录；定期发送满意度 调查表供客户反馈。 答：满足。SSS 介质管理系统将在系统管理模块中提供上述功能。请参见本建 议书的图 4-4：SSS 介质管理系统功能模块构成。 和客户沟通的方式除了电话，还包括手机短信方式、邮件方式、系统消息 等。短信方式，提供定制信息内容、发送接收人选择、定向和群发等功能。每 次我方介质的入库、出库，系统将确认的介质清单信息，以及对客户问题和建 议的处理结果都可以通过这些方式发送客户。 答：满足。SSS 介质管理系统将在通知设定模块中提供包括手机短信、邮件、 系统消息等通知方式的设定。这些功能属于 SSS 介质管理系统的业务服务层， 服务于介质管理业务的各个环节。上述通知方式支持系统自动触发及手动发送 两种模式。通知内容可以根据业务需要，定制内容模板、接收人、定向和群发 等多种功能。 总体功能包括：登录管理、权限管理、综合查询、报表管理、出入库管理、 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 10 页 盘点管理、标签定制打印等。 部分流程如下： 每次介质送取，客户制作介质清单。从客户方介质派取及从 SSS 出库时， 快递公司按照介质清单接受介质，签署交接单（一式两联） ；介质在 SSS 入库 前，SSS 现场根据介质清单验收，检查外观等，签署交接单给快递公司；快递 公司将介质送达客户后，客户根据介质清单检查，签署交接单给快递公司。 答：满足。SSS 介质管理系统完全满足并全面覆盖以上功能。应用 SSS 介质管 理系统后的业务流程，请参见本建议书的图 4-3：SSS 介质管理系统业务逻辑模 型及图 4-4：SSS 介质管理系统功能模块构成。 每月系统自动生成介质送取记录，发送客户；自动计算账单，客服经理确 定后发送客户。 答：满足。SSS 介质管理系统提供的报表管理功能完全满足并全面覆盖以上功 能。 性能需求 总体上系统性能要求达到平均响应时间在 6 秒以内，并发用户数量在 50 个 左右，有良好的容错性能和故障恢复性能。 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 11 页 答：完全满足以上功能。 安全需求 本系统对安全性的要求内容包括防止黑客攻击，系统数据资源、功能资源、 程序资源安全控制，系统运行环境安全，对系统用户权限严谨分配和控制。 答：满足。SSS 介质管理系统完全满足并全面覆盖以上功能。 SSS 介质管理系统建议的部署架构，将业务数据、业务逻辑控制、web 服务，分 别部署到不同的机器上，最大限度上保护了用户数据、功能资源等方面的的安 全。 SSS 系统只提供 https 方式对系统进行访问，在通讯过程中保证了系统的运行 安全。 SSS 介质管理系统在系统管理模块中提供多级用户授权管理，同时绑定每个用 户 IP 地址。只有在必要的情况下，经过申请及授权后，才能对绑定的 IP 地址 进行变更。 异常处理需求 对于可预测的异常部分，系统首先进行可能的异常处理，对于不能处理的， 一定要进行明确的提示，提示用户系统可能出现的情况以及应对的处理办法， 比如重新操作，检查格式，反馈给系统维护人员等等。系统无法预测的异常， 系统首先给出异常提示，提示操作人员联系系统管理员，然后详细记录系统日 志，待系统维护人员赶到后可以有详细的问题处理依据。 答：满足。SSS 介质管理系统完全满足并全面覆盖以上功能。SSS 介质管理系统 提供友好的用户界面，对于操作过程中出现的问题，会立即通过对话框等方式 告知用户，让用户能立即发现并进行更改操作过程中的问题。同时 SSS 介质管 理系统中的管理模块提供系统审计功能，对于用户使用过程中的重要状态进行 全程记录，以便系统出现故障的时候，进行排查和跟踪。 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 12 页 3业务管理系统实施方法论业务管理系统实施方法论 一个业务管理系统项目实施的成败取决于对用户业务逻辑及业务数据具体 而深入的理解，业务管理系统实施方法论是前面两点的重要保证和理论依据。 3.1实施流程实施流程 XXXXX 在长时间多行业的业务管理系统实施经验的基础上形成一套行之 有效的快速实施方法论，具体方法论如下图所示。 图图 3 3-1-1：XXXXX 业务管理系统快速实施方法业务管理系统快速实施方法 整个项目的实施分为 6 个主要阶段以及系统维护及管理交接、项目回顾两 个辅助阶段。根据我们的项目实施经验，详细设计和构建开发阶段是项目成功 实施的核心阶段。而需求分析阶段则是最耗时的需要反复细化的阶段。 整个方法论的实施过程是循环迭代，螺旋式上升的过程整个方法论的实施过程是循环迭代，螺旋式上升的过程 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 13 页 4介质管理系统概述介质管理系统概述 4.1介质管理系统体系结构介质管理系统体系结构 根据 SSS 当前的介质托管业务作业流程的现有业务特点，系统目标及设计 原则，SSS 介质管理系统共分为四个层面： 外部设备层 数据安全层 业务实现层 信息表达层 图图 4-1：SSS 介质管理系统体系结构图介质管理系统体系结构图 4.1.1 外部设备层外部设备层 该层面主要解决基于条形码管理的介质托管数据的输入输出问题。提高工 作效率、避免人为错误。 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 14 页 4.1.2 数据安全层数据安全层 该层主要解决数据安全管理及数据安全访问的问题。确保客户信息的安全， 避免客户信息泄露。该层包括数据传输和数据访问安全控制两个层面。 4.1.3 业务实现层业务实现层 该层主要建立 SSS 介质管理系统中对业务流程中各个环节进行支持的功能 模块，该层提供的主要功能模块如下： 客户管理 库存仓位管理 介质管理 入库管理 出库管理 报表管理 通知设定 系统管理 4.1.4 信息表达层信息表达层 信息表达层采用 B/S 结构和无线通知技术，为客户、SSS 管理层、业务人 员、仓库管理人员提供在介质入出库业务流程中的全部相关信息。包括入出库 管理单、条形码的输入输出、业务流程中介质状态的通知等。 4.2介质管理系统的物理部署结构介质管理系统的物理部署结构 基于上述设计方案，对 SSS 介质管理系统的物理部署做了以下考虑。SSS 介质管理系统针对介质托管业务流程中不同的使用者，系统采用了不同的体系 结构，使系统具有良好的安全性、适应性和可扩展性。客户通过 INTERNET 访 问，前端为通用 Web 浏览器，用于介质的入出库申请和介质信息的管理。由于 Web 浏览器已成为几乎所有操作系统的标准配置，所以用户不需要安装任何软 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 15 页 件就可以访问本系统，非常方便。系统管理者和业务担当者通过局域网访问， 用于管理维护整个系统。前端为系统定制的程序，这样系统更加安全。 SSS 介质管理系统的物理部署结构如下图所示。 图图 4-2：SSS 介质管理系统物理部署结构图介质管理系统物理部署结构图 基于上述物理部署结构，对系统部署时所使用的硬件做如下建议: 硬件名称硬件名称型号型号 客户端1GB 以上内存，80GB 硬盘 Web 服务器PC Server，双核 CPU, 2GB 内存，40GB 硬盘 AP 应用服务器PC Server，双核 CPU, 2GB 内存，40GB 硬盘 数据库服务器PC Server，双核 CPU, 4GB 内存，80GB 硬盘 短信猫WaveCom 芯片 GSM Modem 双频(或四频)/GSM 外置调 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 16 页 制解调器 条形码打印机TSC 商业型条码打印机 TTP-243E Plus 条形码读取器ls-6608 二维条码扫描枪 对软件平台的配置做如下建议： 软件功能软件功能软件配置软件配置 操作系统Microsoft Windows Server 2003 文本编辑Microsoft Office 2003 数据库MySql、Microsoft SqlServer2005 可选 开发工具Microsoft Visual Studio 2008 4.3介质管理系统业务逻辑模型流程介质管理系统业务逻辑模型流程 下图是引入介质管理系统后的业务作业流程： 图图 4-3 3：SSS 介质管理系统业务逻辑模型介质管理系统业务逻辑模型 介质入库流程介质入库流程 (1)介质贴标签 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 17 页 签约客户有新的介质需要托管的时候，将介质管理系统打印出来的条 形码标签贴到介质表面。通过 SSS 介质管理系统的介质情报管理功能，用 条形码读取器扫描介质上的条形码标签，在画面提示下录入该介质的详细 信息确认后保存。重复上述步骤将所有要保管的介质都录入信息后保存到 系统中。 (2)填写介质申请单 客户用介质管理系统的入库申请功能新建一个入库申请单，录入申请 本次托管介质的内容，本次快递预定到达时间等信息，并在申请单中通过 扫描介质条形码追加要保管的所有介质条形码号。申请单填写完毕后，客 户确认申请单整体内容并打印，最后将申请单提交给系统。系统会根据申 请单以邮件和短信方式通知 SSS 的业务人员：将有一次入库操作，要求 SSS 的业务人员做好准备。 系统同时会根据客户提交的申请单会自动计算出客户当前的库存仓位 状态是否满足此次申请，如果仓位已满或不多时系统会自动发邮件和短信 通知客户。客户也可自己通过介质管理系统的库存仓位状态功能，直接查 看己租用保管柜的仓位状态，保管柜已满或不多时，可按需要办理追加租 赁保管柜的手续。 (3)介质装箱 打印好入库申请单后，把介质装箱。并委托给快递公司，运送介质到 达 SSS。 (4)介质开箱检查 当快递公司把介质送达给 SSS 时候，SSS 的业务人员通过介质管理系 统的入库管理功能查看申请单，并确认快递公司带来的打印好的入库申请 单，对快递的物品开箱检查，包括外观有无损害的检查，介质数量等。 (5)扫描条形码核对入库单 SSS 的业务人员用条形码读取器扫描每一个介质上的条形码，扫描同 时系统会自动判断该介质是否在入库申请单上的介质条形码列表里。当扫 描完全部介质后，如果不存在遗漏错误的情况下，在快递单上签字确认。 如果检查发现错误，需要打电话和客户确认，找到原因和处理办法。 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 18 页 (6)SSS 签收 核对完入库单后，把该介质交给仓库管理人员，搬运到客户的保管柜 中，并作入库台帐登记，同时将该入库申请单的状态变成完成，该入库申 请单中所有介质的状态自动变为已入库状态。 介质出库流程介质出库流程 (1)填写出库申请单 当客户需要取回托管的介质时，通过介质管理系统的出库申请功能新 建一个出库申请单，录入本次申请内容，并从介质列表中选取自己需要取 回的介质，将介质条形码号追加到出库申请单中。确认申请单内容无误后， 提交给系统。系统会根据申请单内容，发送邮件和短信通知 SSS 的业务人 员，有一次出库操作，要求 SSS 的业务人员做好准备。 (2)介质库取出介质 SSS 业务员根据邮件或短信的通知，查看新的出库申请单，打印好申 请单后，根据申请单从介质库中取出客户所要求介质。 (3)介质装箱 取出介质后将该出库申请单状态变成完成，打印出库申请单，同时该 申请单上所有介质的状态变成已出库。将介质装箱交由快递公司运送。系 统在申请单状态变更同时自动发送邮件和短信通知客户。 (4)介质开箱检查 当客户收到快递公司发送的货品时，根据客户填写的出库申请单，对 快递的物品开箱检查，包括外观有无损害的检查，介质数量等。 (5)扫描条形码核对出库单 客户用条形码读取器扫描每一个介质上的条形码，扫描同时系统会自 动判断该介质是否在出库申请单上的介质条形码列表里。当扫描完全部介 质后，如果不存在遗漏错误的情况下，在快递单上签字确认。如果检查发 现错误，需要打电话和 SSS 确认，找到原因和处理办法。 介质最终出库流程介质最终出库流程 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 19 页 (1)填写出库申请单 当客户需要取回自己介质并且该介质不需再进行保管时，通过介质管 理系统的出库申请机能新建一个最终出库申请单，录入本次申请内容，并 从介质列表中选取自己需要取回的介质，将介质条形码号追加到最终出库 申请单中。确认申请单内容无误后，提交给系统。系统会根据申请单内容， 发送邮件和短信通知 SSS 的业务人员，有一次出库操作，要求 SSS 的业务 人员做好准备。 (2)介质库取出介质 SSS 业务员根据邮件或短信的通知，查看新的申请单，打印好申请单 后，根据申请单中的介质列表从介质库中取出客户所要求介质。 (3)介质装箱 取出介质后将该出库申请单状态变成完成，打印出库申请单，同时该 申请单上所有介质的状态变成最终出库状态。将介质装箱交由快递公司运 送。系统在申请单状态变更同时自动发送邮件和短信通知客户。 (4)介质开箱检查 同介质出库流程（4） 。 (5)扫描条形码核对出库单 同介质出库流程（5） 。 应用介质管理系统后，根据新的业务流程，可以对每个客户服务进行跟踪， 确保提供高质量的服务。避免了由于客户和 SSS 主要是通过手工方式作业造成 的错、漏、迟等问题。系统的自动邮件短信提醒通知可以有效地提高作业人员 的效率。条形码的采用更避免了介质管理上容易出现的错误。库存仓位状态管 理和报表统计分析机能使客户和管理者能搞及时掌握各部门的运营状态。 4.4介质管理系统的功能模块构成介质管理系统的功能模块构成 SSS 介质管理系统中与业务相关的功能模块，分为了三个层次：基本情报 层，业务操作层，系统服务层。 基本情报层基本情报层提供介质管理系统运行的基本数据，包括客户信息，介质信息， 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 20 页 以及仓库信息。在基本情报层，主要为客户以及系统管理员提供一个基本信息 的维护操作，用来保证基本信息的准确性，实时性。 业务操作层业务操作层主要面向业务用户，方便客户以及业务人员的业务运行。在这 个层次中，为了简化客户可能出现的频繁出入库操作，我们将入库操作与出库 操作分开进行管理，以简化业务流程以及降低管理的复杂度。在这个层次中将 主要为业务用户体现出操作简单，业务单据跟踪容易，信息提醒及时有效的业 务特点，保证业务操作的准确性，稳定性，及时性。 系统服务层系统服务层将基本情报与业务操作紧密粘合在一起，为用户提供全面的系 统运维管理操作。操作管理员，可以在这个层次中进行全方位多角度的管理操 作，查看/定制报表，设置消息通知模式/类型，系统用户管理以及操作日志服 务等。 基于上述三个层次，我们将介质管理系统主要划分为 8 个功能模块，具体 请参照下图： 图图 4-4：SSS 介质管理系统功能模块构成介质管理系统功能模块构成 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 21 页 下面就每个功能模块进行详细的说明。 1.客户管理： 客户管理主要分为客户信息情报管理和合同管理两个部分。 1） 客户信息情报管理针对业务客户的基本资料，提供添/删/改操作。 在这里维护的客户基本资料将被用于进行业务操作时，提取客户的 基本资料，例如发送客户确认短信时的号码等。 2） 合同管理针对客户合同的细节进行跟踪式管理，提供到期提醒，合 同内容变更提醒等功能，方便客户及客户管理人员及时跟踪。 2.库存仓位管理： 库存仓位管理的管理对象为客户合同中约定的仓位，主要内容为仓 库位置，库存总大小，库存使用率等这些真实的物理情况。做到仓位和 客户相联系，方便客户与管理人员随时了解仓库情况，同时在仓位不足 或仓位明显闲置的情况下，能够做出预警和提醒，使得客户及管理人员 能够及时做出决策对仓贮做出调整。库存盘点管理对仓库存储介质的实 物数量和账面数量进行核对,确定库存仓位的盈余或短缺。 3.介质管理： 介质管理主要分为介质情报管理和介质状态管理两个部分。 1） 介质情报管理类似于仓位管理，主要针对介质的物理情报进行管理。 如介质的物理性质（是磁带，还是 CD） ，介质的使用情报（是在合 同规定的使用范围内，还是合同规定的使用范围外）等等。同时也 能提供介质使用情况的预警提示功能。 2） 介质状态管理，介质的状态主要体现在业务流程中，介质是入库了 还是出库了等等这些业务状态。同时这里也提供查询接口，业务用 户是需要输入介质的编码，就能方便快捷的了解到介质目前的状况。 4.入库管理： 入库管理是业务层处理的重点，同时也是系统处理业务的入口点。 我们通过对入库申请单的跟踪来确保业务顺利正确的运行。 客户在入库前需要在系统中填写详细的入库申请单，在入库申请单 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 22 页 中将附带有将要入库的介质的详细信息，这时申请单的状态为“新添加”， 同时客户可能需要将申请单打印出来交给快递人员。在 SSS 管理人员 收到快递人员送来的介质后，将详细核对申请单中附带的介质情报和快 递人员送来的介质（借助条形码扫描等技术） 。核对过程中，申请单的 状态将被置于“核对中”状态，同时系统也提供短信等方式告知客户“正 在核对介质”以方便客户进行进度跟踪。在操作人员完成对介质的核对 后，如果确认无误，将对介质进行入库管理，这时申请单的状态将被置 于“已入库”同时也有短信提醒。最终，客户确认后，申请单将被置于 “关闭”状态，但不会在系统中删除，将留作历史备份。在操作员核对存 在问题的情况下，管理员将会把申请单返回给客户处理（申请单状态为 “请审核介质信息，再申请”） ，同时也会以短信等形式告知客户。 5.出库管理： 出库管理同入库管理一样是业务层处理的重点，同时也是系统处理 业务的入口点。我们通过对出库申请单的跟踪来确保业务的顺利，正确 的运行。 客户在申请出库前需要在系统中填写详细的出库申请单，在出库申 请单中将附带有将要出库的介质的详细信息，这时申请单的状态为“新 添加”。操作人员在接收到该出库申请单后，会根据申请单附带的介质 清单为客户提取出相应的介质，在核对无误的情况下，操作员可能需要 将申请单打印出来交给快递人员，这时申请单的状态改变为“出库确认”， 同时系统也提供短信等方式告知客户“已出库”方便客户进行进度跟踪。 在客户收到快递人员送来的介质后，将详细核对申请单中附带的介质情 报和快递人员送来的介质（借助条形码扫面等技术） 。客户核对结束后， 申请单的状态将被至于“关闭”状态，但不会在系统中删除，将会留作历 史备份。如果客户核对发现问题时，将会把申请单返回给业务人员处理， 同时也会以短信等形式告知 SSS 业务人员。 6.报表管理： 本模块，主要针对客户和业务操作人员所关心的数据，而订制一些 系统报表，以方便管理者做出决策。SSS 介质管理系统提供下列(不限 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 23 页 于)报表： 客户介质使用率统计分析，介质统计分析，入库单统计分析，出库 单统计分析，仓位状态统计分析等等。 另外，我们可以根据业务人员具体的需求进行报表模块的开发。 7.通知设定 该模块主要为系统用户提供各种通知消息的个性化设置功能。包括 客户合同到期通知，快递状态通知，工作单状态提醒通知，仓位状态提 醒通知，介质使用状态提醒通知等。这些通知将融合进业务处理部分， 其目的是快速有效的提醒各级用户，并帮助他们做出各种业务决策。 8.系统管理： 系统管理主要是针对 SSS 介质管理系统本身而言的，提供一些系 统常规的和个性化的支持。包括系统用户管理，系统数据的备份与恢复， 日志管理，工具管理（如：条形码扫描）,每月系统自动计算帐单,生成 介质送取记录,系统记录相关的客户留言反馈等。 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 24 页 5SSS 介质管理系统项目实施建议介质管理系统项目实施建议 5.1业务管理系统实施方法论在介质管理系统中的应用业务管理系统实施方法论在介质管理系统中的应用 本建议书第三章已经对 XXXXX 关于业务管理系统的实施方法论进行了阐 述，下面就该方法论在 SSS 介质管理系统项目中的具体应用及各阶段应该完成 的内容加以阐述。 5.1.1 项目启动阶段项目启动阶段 本阶段应该由 SSS 提出项目的总体建设目标及预期目标。 5.1.2 项目需求分析阶段项目需求分析阶段 需求分析阶段是一个需要反复研讨不断纠正的过程，因为这个阶段涉及用 户具体要求，同时用户也存在许多个性化的需求。根据 XXXXX 的经验，用户， 尤其是业务人员，不熟悉 IT 技术，而需求调研人员缺乏对业务的深入理解，从 而会导致该阶段的反复性。本阶段的完成，不能通过建立通用模版统一实现不能通过建立通用模版统一实现， 需要深入调研用户的业务流程和业务需求(包括业务细节)，根据项目建设的总 体目标及预期目标，确定具体的项目实施范围。本阶段应该完成的内容如下: 确定构建目标、风险和成功的关键因素，评议和修改项目计划； 确定详细的信息需求、功能需求、使用系统用户的数量和类型、系统 性能需求(包括数据质量、响应时间和更新需求)，安全需求； 整理所需数据、确定技术架构、设计策略； 确定和描述软硬件需求； 定义数据接口，确定数据访问限制； 确定数据的合理性、数据描述的完整性和准确性，整理业务规则。 5.1.3 项目设计阶段项目设计阶段 设计阶段主要完成 SSS 介质管理系统功能设计、数据模型设计、画面设计 及接口设计等。本阶段主要完成内容如下: 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 25 页 进行系统总体逻辑设计、业务流程设计、系统功能模块设计、安全设 计； 讨论和确定 IT 环境，包括开发、测试和生产环境； 进行系统逻辑和物理模型设计(包括业务需求归类、业务设计信息要求、 业务逻辑和物理模型)； 初步完成应用开发接口设计、应用接口设计、外部接口设计； 初步完成画面和报表设计。 5.1.4 项目构建项目构建/开发阶段开发阶段 构建/开发阶段主要完成内容如下: 建立开发、测试和生产环境； 对相关人员进行技术培训； 进行数据库构建； 分机能进行系统开发，包括后台、画面及报表等； 完成并与用户讨论系统 版本的设计、开发缺陷； 根据用户反馈结果修改 版本的缺陷、完成 版本的开发； 建立测试系统并进行单元功能测试。 5.1.5 系统整体测试系统整体测试 通过本阶段，对 SSS 介质管理系统进行稳定性、安全性、数据准确性及系 统性能等方面的测试，以保证系统能够及时、稳定的上线。 5.1.6 系统部署阶段系统部署阶段 将测试完毕的 SSS 介质管理系统部署到生产环境中，系统进入到试运行阶 段。这个阶段可能会涉及到主机与其他应用系统的交互，对实施工程师的要求 比较高。 5.2介质管理系统项目成功实施的几个关键要素介质管理系统项目成功实施的几个关键要素 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 26 页 5.2.1 明确而具体的项目范围及建设周期明确而具体的项目范围及建设周期 只有在充分理解 SSS 介质入出库管理业务，对业务流程进行深入分析的基 础上，才能根据 SSS 介质管理系统的建设要求结合 SSS 企业业务需求，制定出 切实可行并能够满足前面定义的建设目标的项目范围及项目实施周期，这是业 务管理系统实施过程中至关重要的一步。 5.2.2 成熟的方法论是项目成功实施的理论保障和依据成熟的方法论是项目成功实施的理论保障和依据 在项目范围及建设周期明确的条件下，按照成熟的项目实施方法，逐步、 逐项地展开项目实施的各阶段。XXXXX 的业务管理系统实施方法论有一系列 保证措施，确保 SSS 介质入出库管理系统的成功实施。 5.3项目实施质量保障体系项目实施质量保障体系 严格的项目实施质量保证体系在项目的实施过程中尤为重要。XXXXX 在 多年业务管理系统开发的基础上，遵循 CMM 标准，总结项目实施质量保证体 系如下： 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 27 页 图图 5-15-1：XXXXX 业务管理系统项目实施质量保障体系流程图业务管理系统项目实施质量保障体系流程图 通过该项目实施质量保障体系，能够最终确保项目建设质量。 5.4项目管理项目管理 项目管理是整个项目成败的关键,贯穿在整个项目过程中。整个项目管理过 程由 XXXXX 项目经理及 SSS 项目经理共同合作完成。SSS 项目经理负责沟通 业务人员的要求，协调项目实施环境，签署阶段性确认报告及提出项目变更需 求；XXXXX 项目经理将控制项目进度，保证按进度进行交付，对变更请求进 行处理，从而保证项目的实施质量。 5.4.1 项目协调项目协调 项目协调工作主要包括: 协调项目启动(Kickoff)会议 定期项目例会 项目阶段性评估会议 项目实施过程中 IT 环境确认 项目阶段性培训安排 项目阶段性认可报告 项目人力资源协调 5.4.2 项目变更控制项目变更控制 所有对项目范围的更改(需求分析确认后)都将采用下面描述的更改控制流 程来进行管理： 当需要进行一个更改时，SSS 方项目经理需要填写项目更改申请表， 报告提交给 XXXXX 项目经理。 XXXXX 项目经理将根据变更的性质和复杂程度，提交变更需求给 项目管理委员会，经过委员会决定，以书面方式由 XXXXX 项目经 理答复 SSS。 如果 XXXXX 认为此变更涉及工作量过大，需要增加额外的费用， 将估算报告提交给项目管理委员会。 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 28 页 SSS 收到 XXXXX 正式答复后，应在 2 个工作日内签字确认。如有 异议，需及时通知 XXXXX，进行进一步磋商。 5.4.3 项目项目技术技术交付交付 项目技术交付包括项目技术支持及文档的交付，XXXXX 将通过各阶段将 完整的项目知识交付给用户,项目系统知识的交付是分阶段进行的。 XXXXX 有完整的项目工程实施文档交付清单。文档交付清单，请参见 附件三：项目文档交付清单.pdf。根据项目规模的大小，项目的实际情况， 文档交付清单会略有不同。 5.5项目组织结构项目组织结构 项目组织结构的组成原则是各项目组由 XXXXX 和 SSS 双方相关人员组成。 根据我们的项目实施经验，其中一些职位可以根据项目情况和实际人员配置进 行合并，即一人承担项目组织结构中的多个角色。 项目组织结构中核心组织项目组织结构中核心组织介绍介绍: : 实施方项目经理实施方项目经理 负责整个项目的管理与协调工作，包括协调最终用户进行需求客户化分析、项目的总 体设计和详细设计，变更需求的确认等等。 用户项目经理用户项目经理 负责整个项目的管理与协调工作，包括最终用户需求确认，项目实施进程及阶段认可 等等。 业务专家组业务专家组 业务专家组主要由XXXXX业务咨询顾问组成，负责与SSS业务人员进行深入的业务 调研，与SSS一起制定详细业务需求及业务模型。 核心技术组核心技术组 核心技术组主要由XXXXX系统架构设计师、功能设计人员、开发人员及项目用户技 术人员组成，负责数据模型设计、业务模型设计、画面设计、报表设计等相关的系统 开发工作。 项目质量监督组项目质量监督组 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 29 页 项目质量监督组由XXXXX质量检查人员和SSS相关人员共同组成，负责整个项目质 量的保障，及各测试环节质量的保障工作。 5.6项目实施计划建议项目实施计划建议 请分别参见附件四：开发体制.pdf 、 附件五：开发计划.pdf及附 件六：员工项目期间.pdf 。 介质管理系统方案建议书介质管理系统方案建议书 第 30 页 6XXXXX 技术支持和服务体系技术支持和服务体系 6.1组织机构组织机构 XXXXX 技术支持和服务机构包括技术支持和服务中心、技术专家小组、 技术培训中心。 技术支持和服务中心专门提供技术支持和售后服务。对于重大项目和工程， 可以成立专门的技术支持和服务小组，提供专项技术支持和服务。 技术专家小组由具有丰富系统开发经验的 IT 技术专家组成，为技术支持和 服务中心提供技术咨询，解决