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,团队复制,什么是管理？ 通过别人使活动完成得更有效的过程！,目 标 实 现,资 源 利 用,目标,低浪费,高成就,管理追求效率和效果,mba教科书中： 管理职能,计划 确定目标， 制定战略， 以及开发分计 划以协调活动,组织 决定需要 做什么， 怎么做， 有谁去做,领导 指导和激励 所有参与者 以及解决冲突,控制 对活动进行监 控以确保其按 计划完成,导致,实现组 织宣称 的目的,管理总裁班课程中： 管理职能,组织 管理,心灵 管理,思想 管理,行动 管理,导出,实现组 织宣称 的目的,什么是系统？,世界上一切组织和个人的成功，靠的都是系统。,戴明博士语论： 在绝大多数的系统或业务状况下，94的问题是系统问题，而只有6的问题是特殊的问题。 系统就是可以见所不见。什么叫做见所不见？就是说你可以预见那些现在无法看到的东西，并且有一套处理流程为它作准备，这是系统的关键所在。,美国人爱德华兹戴明博士（dr.w. edwards deming）被日本人誉为“品质管理之父” ，他是世界公认的经营系统做得最好的人。,系统建立的工具：,文字化 图像化 影音化 科技化,员工需要问自己的五个问题,1. 你认为在你的工作岗位上，每天要处理的工作流程是什么？ 2. 你每天都会遇到一些什么问题？ 3. 你解决问题的方法是什么？ 4. 你认为在你的工作岗位上怎样的运行方式才会更顺畅？ 5. 你有什么建议？,参考：行政前台工作职责 一、行政前台接待 1.接待来访者 接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。 2.接待咨询者 若有咨询者来访，应及时请业务部门的咨询顾问或行销客服部的人员来协助接待。 3.接听转接电话 前台是总机电话，一般电话打进后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接。,4.接听咨询电话 若在前台接到咨询电话，若对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至营销客服部。 5.接待推销人员 上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知希望他们在公司休息时，如午餐时间等再来。,6.频繁往来的相关人员的接待1)快递 目前一直在联系的是“xx快递”，它会在早11：0011：30、下午17：0017：30来我公司收取快递，公司业务同仁快递费由自己现付，分公司行政部门相关人员的快递费用月结，产品事业部、教练事业部、皮纹事业部等三个部门的费用也是月结，但是快递客户联由该部门相关人员自行保管，月初各自填写费用申请单，单独报账。分公司行政部门月初填写费用申请单，由上级主管即行政主管签字后交由财务至总公司申请费用，一周后到财务处领款并与快递公司结账。 2)物业公司 我公司的物业公司名称为银达物业管理公司，物业可提供的服务包括：室内的电源安全管理；锁具的维修；信件的代收；电费的收取（每月会先送一次电费账单，用电费账单填写费用申请单并由主管签字后交给财务，财务缴费后查收电费发票交给财务）,3)电话安装 有专人负责安装公司内部的电话，改线、新电话的申请等，具体的程序行政主管会比较清楚，若产生费用，填写费用申请单给财务，向财务申请费用支付。 4)送水公司 我们联系了固定的送水公司 ,，一桶水10元，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“xx”桶，拿走空桶“xx”个即可。每到月初时结账，填写费用申请单向财务申请费用支付即可。,5)预订机票 公司需外出人员的机票的预订的工作，常联系航空售票处为“xx”。机票主要是廖总出差最多，要即时查询，最快的时间内确定，机票折扣浮动较大，错过很容易出高价票，一旦查好合适折扣，需准确出票，现在国内航班全部可以使用电子客票，只需让售票处确定好机票后把确认信息发到前台工作人员手机上，再由工作人员发至出差人员手机上以确认，外出人员即可带有效证件，去机票柜台直接办理登机手续。与售票处结款可以不用着急，收到电子客票报销联后填写费用申请单交与财务，并用申请下来的款项支付机票款即可。,二、行政前台与各部门的沟通 1.与财务部的沟涌 1）每月月底名片款，缴款事项。月底25日之前将本月内所有名片款上缴财务，同时附“名片制作明细表”一份，以备财务查阅。 2）每月月底公司用ic电话费，缴款事项。月底25日之前将本月内公司用ic卡电话款上缴财务，同时附“电话充值明细表”一张，以备财务查阅。 3）每日晚库房卖出产品，产品款缴款事项。每日晚17：00将当日产品款全部上缴财务，同时附当日缴款四联单为原始凭单，以备财务查阅。 4）行政部产生的与前台有关的费用，填写费用申请单交由财务，核准给付。 5）其他临时性需与财务部配合事宜。,2 .与客服部的沟通 大会后常会协助到客服部做一些资料的采集录入等。 其他临时性需与客服部配合事宜 3 .与人事部的沟通 公司有人员招聘时，协助人事部门给应聘人员打电话通知应聘的各项事宜。 其他临时性需与人事部配合事宜,4 .与业务部的沟通 为业务同仁服务：产品购买、宣传品领用、电话卡充值、考勤卡领用、快递（定时通知业务同仁快递取件时间，配合业务同仁发送快递，快递费业务同仁自理）及其他。 5 .与总公司其他部门的沟通 1）总公司相关人员。需与总公司协调的事宜，由主管交办前台后，与总公司联系得到总公司的协助处理。 2）产品事业部。临时性需与产品事业部配合事宜 3）皮纹事业部。临时性需与皮纹事业部配合事宜 4）教练事业部。临时性需与产品事业部配合事宜,三、行政前台日常事务 1.保证前台电子设备的正常使用 前台电子设备包括：电脑一台；扫描仪一台；佳能传真机一台；佳能复印机一台；若电脑、扫描仪及传真机故障，可以找我们长期合作的xx联系；若复印机有故障，直接找供货商联系解决问题； 2.保管考勤卡（包括新旧考勤卡的保管） 我公司每月1日更换新卡，所以1日早上必须及时给员工更换；且我公司的考勤制度是当月26日次月25日为一个统计期；每月更换卡片时及时通知人事部主管，把上月剩余几天考勤及时统计完后，收回旧卡保存，以备随时查阅；,3.每月2-3日统计公司所有人员相关信息，更新员工通讯录 公司不管是否有新进或离职员工，都应在每月2-3日制作新的通讯录，先将员工信息编辑后，打出一份核对稿，让每位员工核对一下自己的信息是否正确，当每个人都核实无误后，在2-3日打印成稿，复印人手一份分发至每位员工手中； 4.公司内部用ic卡的购买 公司用的分机电话都是卡式电话，所以需要每位员工都有一张ic充值卡，当卡面上相应的金额使用完后，可至前台来充值，前进员工需新购ic卡，公司购卡是根据市价购买，员工购卡时需缴押金，当离职时也可将押金全退，现在刚购进新的ic卡近20张，新员工购卡时需缴卡押金12元/人；合作购卡的供应商是：当卡用完后可以向她订购；,5.公司内部用ic电话卡充值 前台每日早10：0012：00进行电话卡充值，充值时员工需在“电话充值明细表”中填写相关信息，以备财务或上级领导查阅； 充值详细步骤：充值时有一张ic卡管理卡，在话机上先插入管理卡，然后按下“确认”“2”再按“确认”“2”拔出管理卡，插入员工ic卡，输入正确金额，然后“确认”显示“pass”后，拔出员工卡，充值完成； 6.行政人员长途电话卡的购买 前台领用完长途卡后需在楼下报亭购买，“100元/张”ip卡购买时27元/张；买回后在“长途电话卡明细表”中填写购买记录；,7.分公司行政人员的长途电话卡领用 行政人员每人每月可领用100元长途卡/张，行政人员需要在“长途电话卡明细表”上填写相关信息领用；以备财务或