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時 間 管 理 (简要修改ppt) 参考：美国管理协会.亚太管理培训中心材料,*,公众客户部 2011年11月14日,如果您的餘生只剩下三天, 您将用来干什么 或者,您會做那三件事情?,請閉目一分鐘思考這個問題:,思考死，是有意义的徒劳。周国平,一、何谓时间管理 二、控制时间的主人究竟是谁 三、时间陷阱 四、自主控制时间的操作方法,时间管理沟通的几个框架要点,1.设定目标 2.会用时间表 3.时间优化配置 4.分段优化5.80/20法则 6.管理mail 7.学会开会 8.执行力,一、時間管理是什麼?,時間管理不是什麼?,时间与空间的概念，都是我们所不能掌控的，不管你在不在意，时间每分每秒都在往前走。 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間,时间管理与管理时间： 实际上，任何人无法对时间进行管理，而只能有计划地安排、巧用时间，只有在这个意义上，我们称其为管理时间。 我们每天都在做的管理时间： 例如：早饭、公交车、午餐聚会、约男/女朋友等等，都是在管理时间，因为你在设立目标，你在进行计划,時間管理是什麼?,時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃,時間管理：是将有限的时间资源做高效能的投资，透过策略性思考，明确的目标设定，经常性的评估与前瞻性的准备，以获得最高效益的时间报酬率。,有目标，才有时间管理的价值,通过时间管理做好一个人一生的规划，达到正确目标的价值 没有了目标便失去了生存的目的和方向，也就无所谓时间管理了 清晰的目标帮我们走向正确的方向 目标的作用： 目标激励我们奋勇向上、有目标才会有结果、目标引导我们发挥潜能,人生目标金字塔： 1、人生目标 2、长期目标 3、中期目标 4、短期目标 5、每日目标,制定计划： 1、计算出你单位时间的价值 2、列出本周你部门最重要的三个目标 3、列出本周你本人的最重要的三个目标 4、列出本周你本人回报率最高的三个目标,時間管理的理论变迁,第一代：强调变通能力 第二代：善于计划与准备 第三代：目标计划于价值观相联系 第四代：追求以自然原则为核心 1、最重要的事先做 2、讲究多方面的平衡 3、改变思想而不是改变行为,人, 為何安於現狀?,為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀 1.無奈 2.不確定改變之後會更好 3.因為現狀是你我最熟悉的 當你開始不滿於現狀時, 表示會有新的事物發生在你的身上 但是要用對 “新的思考方式”,請架設一座橋,使a至b 距離最短, 但是橋不可歪斜,100 公尺,300 公尺,a,b,河水,有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形,2 cm,10 cm,4 cm,你可知道為何會畫不出來?,因為你跳不出原來的思維習慣 但是假設你畫了出來. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題. 改變時間管理的第一步, 改变你对“时间”的观点，從你自覺需要時間管理開始,二、控制时间的主人究竟是谁,看看我们是如何使用时间的？,1、工作 2、睡觉 3、和家人、朋友相聚 4、个人爱好、兴趣或其他形式的娱乐 5、参加社会活动,这是分析一个人一天24小时时间安排的第一步。 你的时间是由谁控制的？,工作时间： 如果你每周工作40小时以上，那么一周五天中有三分之一以上的时间用于工作，由于工作是每天如此主要的一部分活动，那么找到节省时间的办法就意味着在其他方面有了更多的时间。 我们是否有一些习惯造成了我们浪费了时间？,时间分配,你对结果满意吗？你的时间分配适合你长、短期的目标吗？你是否确信没想活动的时间分配妥当？如果没有，你准备如何改善？,三、時間陷阱,什么是时间陷阱？,在同等量的时间范围内，对一项工作的时间投资回报率少于对两一项工作的时间投资，或者其他的浪费时间的因素。 比如：无工作优先规划造成时间浪费、工作进度紊乱、欲速则不达。,时间浪费因素调查,部门内或部门间的时间浪费的主要因素： 请如实填写表一 完毕后，提交“张秀侠” 个人工作中的时间浪费因素调查： 请如实填写表二 完毕后，自己先收留起来,解决办法： 会后，请自我参照“逃脱时间陷阱”的九大项85条,时间浪费因素调查加权统计方法,由此，可以粗略确定部门整体时间效率不高的几个因素， 会后可着实来采取相应的措施，从经理到员工一并努力去改善！,四、控制時間的操作方法,1、设定目标,控制时间的有效方法就是设定目标。 设定明确的目标，可以使自己结合部门有一个近期和中长期的目标 然后再细化各个阶段目标和计划，依据自己和部门掌握的资源和能力逐步完成,制定目标的原则： 可达到的：achievable 将在一定时间内个人和部门的优势、能力和弱势考虑进去后可以完成的。 可信的：believable 根据实际情况，是现实的、可以让人接受的。 可想象的：conceivable 能够用文字书面表示出来。 可控制的：controllable 不受其他人的参加而可以随着改动的。 合乎需求的：desirable 你真正希望做到的。 可衡量的：measurable 成功的标准很清晰，目标的打成和完成是可看见的。,书面目标的力量(周工作计划)： 1、写下目标能节省时间 2、下下目标有助于评估进展 3、写下目标会产生动机 4、写下目标能减少时间的冲突 5、写下目标能够形成行动的基础 6、写下目标刺激你的想象力,设定目标是增进个人生产力的最强而有力的过程,2、会用“时间表”、“时间日志”,大多数时间管理系统是从一张时间日志开始的。 这是一张对你特定的每一天所有活动分成每15分钟一间隔后排成的表格。时间日志使你一目了然8小时工作时间是如何使用的，同时从中可以看出什么时候还空档，你可以充分利用。此外，这张表还能帮助你看一看你是否在做哪些最锦皮重要的事情，还是你将时间花在无关紧要的琐事上。,时间日志分析表,时间日志,請排出正確的行事優先順序,?,?,?,?,a,b,c,d,3、时间优化配置方法,正確的行事優先順序,1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待,1.怡情養性 2.輕鬆一下,時間优化配置 架構,1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂 之上 2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,误区1：時間的配置不對,reaction消極回應 vs proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防 預防勝於處理,不合理的時間配置,误区二: 拖延,除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情,克服.思維習慣的改變,這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般,4、效用时间的 80/20法則1/2,the vital few & the trivial many 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的,80/20原理意示圖,80% 時間,20% 時間,80% 成效,20% 成效,重要的 少數事物,瑣碎的 多數事物,5、如何分时间段提高工作效率,1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之. 2.以 pdca 分佈週一到週五的工作性質. 3.保持良好的體力; 養成運動的習慣 4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好,1.工作時段分配法則,2.每週工作性質分配法則,先問自己以下這幾個問題,1.你一天花多少時間在看 email? 2.你進 email 會不會看小品? 3.你看email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 email 信箱, 是先看信還是先發信?,6、如何管理你的mail,葛洛夫: 你的時間是不是被 email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它.,如何提高 email 的處理效率,一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作 養成習慣, 一天只有三個時段看 email 除了急件以外, 集中時段回信,看email 的時段分配,email資料夾的分類,reply: private, 公務 follow up: urgent, boss, 重要, 向下, private project 進度 有空再看,先問自己以下這幾個問題,1.你一天花多少時間在看 email? 2.你進 email 會不會看小品? 3.你看email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 email 信箱, 是先看信還是先發信?,7、开会的技巧,葛洛夫: 你的時間是不是被 email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它.,1.确定召开这次会议是否实现你目标最好的活动过程，你是否准备会议安排计划表，他将有助于你做出决定，并提前准备“会议议程安排表” 2.一旦做出召集会议的决定，应立即决定参加会议的成员而且要慎重不要随意性召集和中途变动 3.注意会议的气氛，是一次正式会议还是一次非正式会议？会议室怎样选择？会议室怎样布置？会议室的气温与季节合适？会议室的电子设施与会议必要的内容配套? 4.会议地点的选择，应使与会者感到方便。（路线近？停车场？会议室大小？等等） 5.注意费用及成本(含时间成本)。会议的相关管理费用的提前考虑和申请？ 6.会议通知写明会议召开的时间、会议结束的时间，即使准时出席会议的人很少，你必须提前到会！ 7.会议召开前的几天向与会者发送会议通知、会议议程及要准备资料的提示，通知到人 8.会议期间关注会议的进展，保持会议活跃的气氛。关注与会者的反应，确定问题，商定解决问题的办法，问题解决的最后期限及采取的行动。必要时确定下次会议召开的日期 9.会议结束后，向与会者发送跟踪记录和会议纪要,7、开会的技巧,开会有两种结果，要么有效果，要么就是浪费时间。不论你是主持会议还是参加会议，你都能在一定程度上控制会议的结果.,主持(召集)会议的要点：,1.认真地听，增强理解 2.假若没有人掌握会议的进展，你可以这样说以提示：“现在已经是几点了？我们讨论到哪里了？”或“现在让我们来确认一下，我认为我们在.方面已取得一直的意见” 3.“这是个好主意”以表示支持他人的发言 4.不要害怕让人知道你的感觉。 5.有人发言时，不要与周围的人讲话 6.邀请你出席会议室，你要设法弄清楚你有没有必要一定要参加这次会议。若你必须参加，就安排发言的时间，到时间出席会议做发言。或写一份书面发言稿代替！ 7.若会议通知没有写明具体的会议时间，你可以向会议主持人先提出一个问题：“本次会议将开多久？”当会议召开的时间比你预料的时间长，你可以告诉会议主持人你要提前离开会场。 8.会议召开时间已经到，但仍有人在闲谈，甚至会议主持人也在闲谈，你可以以惊讶的口气说：“嗨，已经*点了！”提醒每个人该开会了 9.会议中评论会议议程时，你可以这样提问：“我们该不该讨论一下会议的议程”或“我们是不是仍围绕会议议程来讨论？,出席(参加)会议的要点：,1.讨论的内容混乱 2.同时讨论几个问题 3.会议仅由几个人把持，其他人却没有发言机会 4.讨论时有的发言过长，缺乏互动 5.不同意的态度导致防卫的行为 6.不认真听别人发言 7.其它评语,会议评估：,1.明白讨论的内容和达成一致的意见 2.按前后的顺序组织讨论，讨论的内容没有遗漏 3. 每个人都有发言机会 4.发言热烈，简短明白，又问有答 5.不同意但无防卫的行为，而敞开来讨论 6.每个人都认真倾听了别人的发言,评分结果 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5,備 忘 錄,時間管理的利器: to-do list,備 忘 錄,緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時狀況,重要的事情 1.工作計劃 2.人生規劃 3.家庭,健康,財富,schedule list 1.meeting 2.行事曆 3.紀念日,routine work 1.日常工作 2.定期約會,8、執行能力的強化,善用notes 顏色管理的功能,紅色粗體字體為重要一定完成的部份 藍色斜體字體為已完成的部份 黑色字體為應執行事項 綠色字體為 routine schedule,良好工作習慣的養成,兵貴速戰速決 養成做備忘錄的習慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成 可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時,“執行”的寫照,just do it 奉備忘錄的 to do-check list 如聖旨 行動才是企劃的開始 把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20% 執行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷,執行不是一成不變的,合理性 reasonable 表示用心 試探一下是不損傷毫髮的 平時基本觀念(sense)的建立, 在臨場應用時最能顯現效果,執行的速度: 兵貴速戰