时间管理培训-revised.ppt

1,高績效時間管理,1個小時的時間來領悟它，但也許您將獲得10年時間的回報！,也許您將花費,2,有人曾粗略地統計過一個活到72歲的美國人對時間是怎麽花的： 睡覺：21年 工作：14年 個人衛生：7年 吃飯：6年 旅行：6年 排隊：6年 學習：4年 開會：3年 打電話：2年 找東西：1年 其他：3年,3,每個星期有168小時，其中56小時在睡眠中度過，21個小時在吃飯和休息中度過，剩下的91小時則由你來決定做什麼每天13個小時。 如何充分利用每天的13個小時將是我們今日共同探討的課題。,4,課程要點：,一、時間管理的概念 二、缺乏時間管理意識的征兆 三、時間管理的方法和技巧,（一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣,5,一、時間管理的定義：,時間供給毫無彈性； 時間無法蓄積； 時間無法取代； 時間無法失而復得。 時間管理所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。,6,二、缺乏时间管理意识的征兆,每天忙于杂事、琐事，而真正重要的工作没有时间去做 每天被工作追赶，没有余裕的时间 每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中 常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性 从不认为经由时间管理能增加自己的时间 常常因为沟通不良、情报错误而使工作重新再做 接下许多工作，才发现根本没有足够时间依时进行 接到指令后，才知道要做什么，很少能预计要做什么而先行准备,7,二、缺乏时间管理意识的征兆,心里的声音常常对您说：“今天不做没关系，反正明天也能做！” 经常花很多时间等待前手完成工作后，再进行工作 经常过了规定的期限，使工作无法进行或要花更多的代价才能完成 非要完成一件事后才做另一件事，无法同时进行多项工作 每天到了公司才开始想要做什么 没有月份及年度的工作计划,8,三、時間管理的方法與技巧,（一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣,9,（一）分析自己使用時間的方式和狀況,練習： 我如何浪費我的時間？未來有何算途徑可預防或減低時間的浪費？ 我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應如何預防不使其發生？ 哪些活動我現在可以減少、不予考慮或交給別人做？ 別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發生？如果有的話，是什麽方法？ 我做的哪些事既重要又緊急？ 我做的哪些事對我的目標很重要？ 我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？,10,（一）分析自己使用時間的方式和狀況,記錄：最好連續記錄24個星期；自我評價時要客觀，不要自欺欺人，自我原諒。,時間管理表格每日工作記錄表,11,（一）分析自己使用時間的方式和狀況,分析： 時間利用率是多少？ 工作內容與工作目標是否相符？ 有多少項目與目標不相符？ 管理性工作（例行性、作業性）工作占多少比例？ 一周可支配的自由時間有多長？在什麼時候？ 不可支配的時間有多長，在什麼時候？ 被干擾的時間有多長？干擾的來源是什麼？ 哪些干擾最大的影響到你？ 應采取什麼行動減少或控制干擾？,12,（一）分析自己使用時間的方式和狀況,改進 減少與工作目標不相關的工作 采取授權等方式減少例行性工作占用的時間 解決干擾問題,時間管理表格日/周時間分配情況,13,三、時間管理的方法與技巧,（一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣,14,（二）做好工作計劃,5w2h原則 ： why: 爲什麽要做這項任務，對工作目標是否有支援 what： 任務的內容和達成的目標 when： 在什麽時間段進行 where： 任務發生的地點 who： 哪些人員參加此任務，由誰負責 how to： 用什麽方法進行 how much：需要多少成本,15,制定工作計劃的6個步驟,（二）做好工作計劃,確立目标（smart） 具體的（specific） 可衡量的（measurable） 可達到的（attainable） 相關的（relevant） 基於時間的（time-based）,16,按照重要性排出目标的次序 并非所有的目标都是同等重要的，给定你的时间限制，你要确保给最重要的目标以最高的优先级。 列出实现你的目标所必须进行的活动 分析实现你的目标存在哪些障碍，应采取什么样的行动？,（二）做好工作計劃,17,对于每一个目标，给实现目标所需进行的各种活动分派优先级，按照您分派的优先级安排活动的日程。,（二）做好工作計劃,80/20原則 四象限原則 區分事情重要性的三個標准,18,80/20原理（ pretto定律）介紹,80%的銷售額是源自20%的顧客； 80%的電話是來自20%的朋友； 80%的總產量來自20%的産品； 80%的財富集中在20%的人手中； 總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的,19,80/20原理（ pretto定律）應用,花80%的时间、精力和资金学习20%的最基本的观念和方法 花80%的时间、精力和资金为20%的优质客户提供超出他们期望值的满意服务 花80%的时间、精力和资金做20%的最有价值的事情。 花80%的时间、精力和资金建立和不断维护20%的最优质的人际关系,20,四象限原則,21,區分事情重要性的三個標准,目標,直接為目標服務,為實現目標創造條件,預防危機,22,制定月/周/日工作计划。,（二）做好工作計劃,如：每天早晨或是前一天下班前，列出6件您认为是最重要的必须在当日做的事情； 按重要性和紧急性确定列出的各项活动的优先次序。,時間管理表格任務待辦單,23,（二）做好工作計劃,定期監察計劃的執行情況：,設置控制點階段性的里程碑（milestone）； 對計劃的執行情況進行總結，發現和糾正各種偏差，同時對計劃進行調整和滾動； 對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。,24,（二）做好工作計劃,帕金森定律：工作会自动地膨胀占满所有可用的空间。如果您给自己安排了充裕或過多的时间从事一项活动，您会放慢您的节奏以便用掉所有分配的时间。,25,三、時間管理的方法與技巧,（一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣,26,（三）縮短別人干擾的時間,打電話的藝術： 事先的約定與準備 保持簡短而明確的開場白： 假如你正在將電話打給某人， “你好，我是xxx，我給你打電話是因爲”或“你好，我是xxx，有這樣一件事需要”等等；如果是某人打電話給你，你可以說“接到你的電話真高興，有什麽事需要幫忙嗎？”或“你打電話來我真高興，能爲你做點什麽嗎？”或“好久沒有收到你的消息了，請問有什麽事需要幫忙嗎？”等等。,27,（三）縮短別人干擾的時間,打電話的藝術： 控制通話時間、保持通話主題：“你現在需要我們解決的問題是什麽呢？”、“你的重點是什麽？”、“你看我們今天的溝通/討論是不是這到這裏呢？” 過濾電話 ：首先解釋你現在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會了、正在與主管或其他同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時候一定要注意有禮貌，並約定回電或是對方再次來電的時間，在保證自己時間的前提下，同時不要給物件留下不良印象。,28,（三）縮短別人干擾的時間,會議的技巧：,會議有多種功能，但也是最容易浪費時間的地方； 會議的主要目的是傳遞信息、匯集情感、交流思想； 會議容易出現的問題是會議跑題和參會人員遲到； 會議在下列情況有必要召開：涉及多個部門、多個人員的決策，需要整合各種不同的意見，涉及各個部門、多個人員的工作安排,29,（三）縮短別人干擾的時間,當你被打斷時： 來自上司的打斷,有一位職員，每當他應召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務處理的時間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以儘快結束對話或事情的安排，三來還可以讓主管對他的工作態度留下深刻的印象。,30,（三）縮短別人干擾的時間,當你被打斷時： 來自下屬的打斷,你是否曾經訓練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然後每天或每星期一次地向你彙報？ 你是不是盡可能地把集體例會列爲每日/周工作的一部分？ 你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題，同時在一旦發覺某些工作日程發生改變時，會告訴對方何時見面較合適？ 你是不是曾經鼓勵下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？ 你是不是立即向下屬回話，使他們不至於認爲他們必須經常打擾你，才能立刻獲得回應？,31,（三）縮短別人干擾的時間,當你被打斷時： 來自同事的打擾,雙方應事先達成共識。你應該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時願意加以協助的態度，但你更應該讓他們知道這麽做往往會影響到你的工作效率。 不要隨意打擾對方。你可以從容地、預先地與同事聯繫你的要求、時間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。 想想爲什麽你的中斷情形無法受控：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善於結束他人的來訪？你讓別人習慣於經常諮詢你的意見？你就是喜歡不斷地和他人交談？,32,（三）縮短別人干擾的時間,省時之道：,等待的時候：帶本書看；寫點東西；修改報告；檢查語音郵件；打電話；用答錄機口述信件等。 逆勢操作：在辦公室裏，逆勢操作者會在中午大多數職員外出午餐時，使用傳真或影印機。,33,三、時間管理的方法與技巧,（一）分析使用時間的方式和狀況 （二）做好工作計劃 （三）縮短別人干擾的時間 （四）時間管理的小秘訣,34,（四）時間管理小秘訣善用省時工具,該做的事列表 易忘的事及構想memo條 交辦事便紙條 辦公桌空間安排雜物盒 省去記憶的精力常用電話分類卡 存留現場訊息隨身筆記本 勾出要點紅藍綠黑四色筆 記錄操作問題工作日記本 派工精確印好表格 不離開辦公室公桌開會小圓椅群 例行溝通報告的數字小面板 其它：電話、手機、傳真、電腦、email等,35,（四）時間管理小秘訣配合身心體能的時間管理,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事； 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题； 该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。,36,重新組合 重新組合你所有的活動，如果那些活動對你的生活或事業有所幫助則保留，如果沒有幫助就盡可能剔除掉 不要太忙 不要把自己的每一分鐘排得滿滿的，一個工作接著另一個工作，這樣會使你充滿緊張，降低自己的工作效率。 不慌不忙 不要急著把事情趕完，隨時問自己“為什么要這么趕呢？如果沒有這么趕，我會怎樣？”了解“必要急