公司行政专员岗位说明书.docx

公司行政专员岗位说明书岗位名称：行政专员岗位编号：所属部门：行政人事部岗位定员：1人直接上级：行政人事经理所辖人员：直接下级：【本职概述】公文管理、行政管理、设备、办公用品管理、临时交办的各项任务。【职责与工作任务】职责一职责表述：负责起草企业各项行政管理规章制度及业务报告工作任务1、根据公司发展，制定符合公司发展的各项行政管理制度，包括但不限于公文管理及流程、合同管理及流程、车辆管理及流程、办公用品管理及流程等相关制度2、就各项制度执行，跟踪管理，提出可行性修改意见并完善3、负责起草行政类合同，协调参与合同谈判、签约和履行流转职责二职责表述：负责行政管理工作工作任务1、负责公司办公场所基础设施建设与管理工作，做好日常维护，并做好维修申报工作2、负责公司证照年检、备案、变更管理工作3、负责公司会议的组织和联系工作，会议安排，检查和会议纪要整理及执行情况4、负责公司内外部房屋租赁事宜，包括租赁办公场所事务、股东等住房房屋租赁事务职责三职责表述：办公用品管理工作任务1、负责编制办公用品管理制度及配置标准2、收集办公用品信息，参与办公用品供方审核，建立办公用品信息库及采购渠道，进行办公用品采购3、按各部门：办公用品申购计划进行汇总、申购、领取、发放等工作4、办公用品的清点、统计，各部门：使用情况并整理存档，做到帐实相符5、编制办公用品申领流程，审核办公用品申请职责四职责职责表述：资产管理工作任务1、负责收集资产供应商信息，建立供应商名录，进行购置资产价格调查，参与资产采购，不断拓宽资产采购渠道2、负责固定资产盘点、建立固定资产台帐，每月进行一次资产盘点工作3、编制办公资产申领流程，审核办公资产申请单并合理配置4、负责公司资产内部调拨使用的审核，做好资产调拨的记录5、负责办理公司报废资产处理事宜，协助财务部做好处理资产的账务处理6、负责公司实物资产的出入库管理工作，填写资产出入库单，正确填写资产编号：，出入库数量及时间7、负责建立办公资产台账职责五职责表述：行政费用管理工作任务1、负责编制公司行政费用总预算及各部门：行政费用预算，建立费用控制指标2、负责每月底依据部门：行政费用预算表审核各部门：行政费用，对超预算费用项目，提出审核意见3、负责公司各项涉及行政费用的统计登记工作，正确填写归属科目，登记时间及发生部门：，数字核对无误4、行政费用月报表的统计，报部门：经理审核5、负责行政费用控制指标合理分析及调整6、负责建立行政类合同台账，详实记录合同付款情况职责六职责表述：车辆管理工作任务1、编制、执行车辆管理制度及使用流程2、负责车辆的调度管理，协调车辆使用情况3、根据车辆管理制度，负责对车辆进行管理4、定期或不定期检查驾驶员交通违章记录，监督落实处理结果5、控制车辆油料、维修费用职责七职责表述：后勤服务管理及安全管理工作任务1、编制、组织、执行公司环境卫生管理制度2、(不)定期检查公司各部门：环境卫生情况，提出环境卫生整改意见3、监管行政前台做好公司消防、安全管理工作4、其他后勤服务工作职责八职责表述：企业文化及其他工作任务1、负责公司新闻、要事的汇编2、负责组织员工文化活动，开展丰富多彩的员工活动3、完成领导交代的其他工作权限范围：1、对于各部门：之间制度不清、职责不明的问题有建议权2、对任何损害公司利益的行为有制止权3、对办公设施的维护权、管理权4、对公司的后勤服务管理情况的监督权、检查权5、监督资产使用情况，对提出资产合理配置有建议权【工作协作关系】内部协调关系公司内部所有部门：及员工政府有关部门：各有关采购供应商【任职资格】教育背景学历：大学专科及以上学历：专业：秘书、中文、公关、行政管理等相关专业：培训经历：相关专业：培训及其他经验与专业：资格经验:3年以上行政工作经验【能力与素质要求】1、掌握企业行政管理知识及实践应用，对房地产行业有深入的认识，具备综合分析能力、应变能力、撰写文书能力2、做事客观、严谨负责、踏实、敬业;工作细致认真，谨慎细心、责任心强3、具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强;较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致4、熟练使用办公