供方索赔管理规定.doc

湖北合加环境设备有限公司 HBHJ-ZL-XX-2015供方索赔管理规定1.目的为了规范管理供应商因服务及产品质量问题/事故等问题的索赔，有效的监督推动供应商实施持续改进，确保提供符合本公司质量要求的产品。2. 适用范围适用于供应商因服务及产品质量问题/事故发生的费用索赔。3.职责3.1 质量安全部3.1.1负责统计不合格品信息；3.1.2负责将不合格品信息反馈供应商、采购部、财务部等相关部门；3.1.3负责供应商索赔费用的初步计算。3.2 财务部3.2.1负责具体扣款的执行。3.3 其他部门3.3.1负责协助质量安全部与供应商谈判确认索赔金额及扣款方式。4.程序4.1 质量安全部根据图纸、工艺等技术要求对来料实施检验，发现不合格时填写供应商质量异常处理联络单将异常信息反馈给供应商，同时知会采购部。4.2 供应商收到本公司发放的供应商质量异常处理联络单后确认不合格原因。如果确认是供方的原因，则供应商进行原因分析，采取纠正/预防措施，并在24小时内将回签完毕的供应商质量异常处理联络单以邮件、传真等方式回传给质量安全部。4.3 如果供方对供应商质量异常处理联络单存在异议，供方可以联系质量安全部确认不合格根源以及各自承担的责任，必要时供方可以派人来本公司现场确认。4.4 当供应商不配合对质量异常产品进行整改或供应商响应不及时对我公司造成损失，以及其他公司认为需要对供应商实施索赔的情况时，由质量安全部开具索赔通知单，以邮件或传真的形式发供应商确认，并与供应商确认索赔方式，同时要求供应商将索赔通知单签字盖章回传。4.4.1 本公司对供应商实施索赔依据为本公司与供应商签订的采购合同、质量保证协议等有效文件。4.4.2 供方不合格品需要本公司返工、返修产生人工成本时，除与供应商特殊商定外，工时按照RMB50元/时进行计算。4.4.3 因供应商延迟交货导致公司不能及时生产、不能及时向客户交货时，索赔金额需包含误工及订单延迟交付的损失。4.4.4 供应商派人处理不合格品并及时补货，当该批不合格品没有对公司产生实质性的影响可以免于处罚。4.4.5 索赔方式包括：直接在货款扣除、供应商现金支付、补货等方式。4.5 财务部根据供应商盖章确认的索赔通知单或其他同意索赔扣款的有效证明实施扣款。4.6 质量安全部需将每一笔供应商扣款都登记在索赔与内部考核台账中。4.7 经过确认的扣款金额一般不能更改，特殊情况下需经质量安全部经理及以上级别人员签字方可以进行更改。4.8 索赔过程中所有单据、邮件、传真件、记录、照片等资料均应妥善保存，由质量安全部归口管理。5.相关文件、记录5.1 供应商质量异常处理联络单5.4 索赔通知单5.5 索赔与内部考核台账附件1：索赔管理流程图附件2：供应商质量异常处理联络单编号：使用方供应商联系人联系人电 话电 话不合格品名称/型号发生地点/日期不合格品数量采购合同号不合格信息状态描述(必要时可附图片，检验员填写) 检验员： 日期：异常原因分析（供应商填写） 分析人员： 日期：纠正/预防措施及整改期限（供货商填写）纠正措施：预防措施： 措施制定人员： 审核人员：整改完成确认： 检验员： 日期：附件3：索赔通知单编号： JL-8.2.4-21合作方/供方名称：供方联系人：传真/电话：信息发出部门：湖北合加环境设备有限公司质量安全部索赔事件扣款数合同号索赔原因说明：拟制： 审核： 批准：合作方/供方意见：审核：