办公自动化论文--OFFICE编辑技巧与应用.doc

办公自动化论文 班级 学号 姓名office编辑技巧与应用摘要：结合技术文献的格式要求及实际操作经验，介绍了使用office软件进行技术文献编辑常用的表格处理、图文混排、公式编辑、使用excel表格生成柱形图或饼图、数据筛选汇总等的使用技巧。关键词：编辑技巧；表格处理；图形；筛选汇总；应用目 录一、 word 内容2（一）字数统计2（二）快速定位文件2（三）使用自动更正巧输特殊符号3（四）快速将小写数字转换成大写数字3（五）在word中替换字体4（六）快速修改拼写和语法错误5（七）文件前进（后退）技巧5（八）文件快速查找技巧5（九） word中的选择技巧6（十）为文档添加页眉页脚7（十一）表格的制作7二、 excel内容9（一）柱形图或饼图9（二）筛选11（三）汇总11（四）其它13一、 word 内容（一）字数统计要统计word文档中的字数，选择“工具”“字数统计”，然后按“确定”按钮， word就会统计除标题、页脚、脚注和尾注的字数。如果想把这些项目的字数也统计进去，只要选定对话框下面的“含注脚和尾注”选项就行了（如图1）。图1 字数统计图示（二）快速定位文件有时，处理的文件长了，想要找到相应的内容还真不容易，鼠标翻前翻后也找不到。这时，可以试着按下ctrl+f键，打开“查找”对话框，在查找内容中填入关键字，然后单击“查找下一个”钮即可将文件快速定位到指定的地方了。如果没有找到，也可以在编辑窗口的右下角看到一个向上和向下的蓝色箭头图标，用鼠标去单击这两个箭头就可以查找上一个或下一个符合条件的字符，直到欲查找的目标出现为止（如图2）。图2 查找和替换图示（三）使用自动更正巧输特殊符号很多人都是选择“插入”“符号”，再在密密麻麻的一大堆符号中去寻找你想要的那一个，操作起来较为繁琐。如果使用word中的“自动更正”功能，则会变得异常轻松：如我们要插入一个符号，则可以选择“工具”“自动更正选项”命令打开“自动更正”对话框，在“替换”文本框中输入om，“替换为”文本框中输入，再单击“添加”键。以后无论什么时候，在文章中输入om，它就会乖乖地变成你想要的那个 了！（如图3）图3 自动更正图示（四）快速将小写数字转换成大写数字当文档中有多个大写数字或大写金额时，非常麻烦。其实，word中可以很容易实现大小写之间的转换，只要点击“插入”“数字”，在“数字”文本框中输入需要的数字，再在“数字类型”下拉列表框中选择需要的方式就可以了（如图4）。图4 数字图示（五）在word中替换字体word中的字体替换功能允许用户将文档中所包含的本计算机内没有安装的字体转换成计算机内某种相似的字体从而可以解决了因不同计算机上安装的字体不同而造成的word文档兼容性问题：单击“文件”“打开”命令打开文件，再选择“工具”“选项”，在弹出的对话框中，单击“兼容性”标签，再单击“替换字体”按钮，如果该文档中不存在无效字体，则系统会弹出word不需要进行字体替换，文档中的所有字体都是有效的提示，否则将会弹出替换字体对话框。“替换字体”对话框的文档所缺字体框中将显示出所有本篇文档中使用了而该计算机上又没有安装的字体并将同时显示出word缺省的替换字体，从文档所缺字体框中选择某种无效的字体（如微软简楷体），单击“替换字体”下拉框，再从本计算机上所有已安装的字体中选择某种用以替换微软简楷体的字体（如楷体），这样即可让word用楷体来代替微软简楷体进行显示及打印。采用同样方法也可将本篇文档中无效的字体都替换为相似的字体（如图5）。图5 选项图示（六）快速修改拼写和语法错误word中有一项拼写和语法错误功能，不过，可以双击图标，则会出现有关拼写和语法错误功能的快捷菜单，可根据需要修改错误或忽略错误。（七）文件前进（后退）技巧如果你对ie使用“前进”、“后退”切换网页的操作方式“情有独钟”，那完全可以给word2000增加类似的按钮。具体做法是：打开“自定义”对话框的“命令”选项卡，选中“类别”下的“所有命令”。然后在的“命令”下找到“nextwindows”按钮，用鼠标将其拖入工具栏。再找到“prevwindow”按钮，按相同的方法放入工具栏。以后只要打开了多个文件，单击“nextwindow”按钮就会跳到下一个文件，单击“prevwindows”按钮则会返回前一个文件。 （八）文件快速查找技巧word可以使用文字或与简单统配符“*”搭配，用来查找含有某些关键字的文件。操作方法是：在word的“打开”对话框“查找范围”列表内找到目标驱动器或文件夹，若要查找“历史”、“my documents”、“收藏夹等处的文件，还可以单击对话框左边的按钮直接打开这些文件夹。然后在“文件名”框内输入要查找的关键字（如“报告”、“总结”等），如果使用“打开”对话框进行过多次查找，还可以打开“文件名”下拉列表选择使用过的关键字。必要时还可打开“文件类型”下拉列表，选择要查找的文件类型。完成后单击“打开”按钮，则所有包含查找关键字的文件名均出现在对话框中，如“技改申请报告”、“危房改造报告”等。你只须选中要打开的文件（选中多个文件时要按下ctrl或shift键），单击“打开”按钮即可。除此之外，你还可以在“文件名”框内使用通配符“*”查找以某一文字开头或结尾的文件，如“*总结”查找以“总结”结尾的文件，“win*”查找以“win”开头的文件等等（如图6）。图6 打开图示（九） word中的选择技巧任意形状文本块的选择：先选中第一部分文本，然后按住ctrl键不松开，再使用鼠标左键拖选其余文字块即可。选择相同格式文本：单击工具栏上的“格式”“样式和格式”打开“样式和格式”窗口，在文件中单击一个格式与要选择的 文本相同的词；这时格式说明将出现在“样式和格式”任务窗格中的“所选文字的格式”下；在“样式和格式”任务窗格中，单击“全选”即可。快速选取超长文本：先将插入点移到要选取的文本开始处，按下shift键再在结束处单击，就可以快速选取超长文本。如果将插入点移到要选取的文本开始处，再同时按下alt和shift键后在结束选取的地方单击鼠标，就可以选择一个矩形区域的大片文本。（十）为文档添加页眉页脚很多长文档都有漂亮的页眉和页脚，有的是书的名称，有的是公司的logo，还有页码等等，这些使用“页眉和页脚”就可以轻松完成。 “页眉和页脚”是指文档中每个页面页边距的顶部和底部的区域，在长文档中通常在页眉上放上公司的名称或书的名字，页脚放上页码（如图7）。图7 页眉和页脚图示选择“视图页眉和页脚”，这时光标定位到页眉，同时“页眉和页脚”工具栏显示出来。其中各个按钮对应的是：插入页码、插入页数、设置页码格式、插入日期、插入时间、页面设置、同前节、在页眉和页脚间切换、显示前一项、显示后一项。当光标在第一节的页眉和页脚时“同前节”按钮为灰色不可选，在长文档中经常要为某一节设置为不同的页眉和页脚。光标定位在页眉和页脚位置，分别单击“同前节”按钮，使其处于非激活状态，这样对本节的页眉和页脚设置就就只对本节起作用（如图8）图8页眉和页脚图示（十一）表格的制作在要创建表格的位置单击鼠标，选择“表格”“绘制表格”命令，随之出现如图所示的“表格和边框”工具栏（如图9），同时鼠标指针变为铅笔状。拖动铅笔状鼠标使之在文档上有角度地拉动，出现矩形表格框。然后按住鼠标左键，使之直线移动，按照表格的形状要求在矩形内绘制行、列框线，出现如图所示的表格框架（表1）。图9 表格和边框图示表1姓名性别出身年月(2寸照片)民族政治面貌籍 贯毕业院校,专业及毕业时间学历学位联系电话个人简历奖惩情况家庭成员及其主要社会关系个人特长报考志愿第一志愿_ _ _市地税局 _ _ _岗位是否嵌从分配第二志愿_ _ _市地税局 _ _ _岗位二、 excel内容表2某公司近5年产品销售数量统计表产品1产品2产品3产品4产品5产品62001年5505404904805105402002年3453903456106006102003年2302102307807706702004年95090013001501201002005年800890820200170200（一）柱形图或饼图将产品与年份选中，然后按图标出现如图所示，选择要求的图标类型。如要求是柱形图，就在图标类型中选择柱形图，然后在子图标类型中选择要求的图标类型。按下一步（如图10），继续下一步（如图11），在图标标题中输入“销售簇状图”，在y轴输入“数量”后按下一步（如图12），最后按确定（如图13）。图10 图表向导图示图11 图表向导图示图12 图表向导图示图13 图标向导图示成图饼图的制作与柱形图类似，不再多做介绍了（二）筛选 “自动筛选”一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。打开“数据”菜单中“筛选”子菜单中的“自动筛选” 命令，以“省份”字段为例，单击其右侧向下的列表按钮，可根据要求筛选出省份为某一指定记录。还可以根据条件筛选出年龄在某一范围内符合条件的记录，“与”、“或”来约束区分条件。根据给定条件筛选出年龄大于等于29且小于35的记录。另外，使用“自动筛选”还可同时对多个字段进行筛选操作，此时各字段间限制的条件只能是“与”的关系。（三）汇总1. 先选定汇总列，对数据清单进行排序。例如，如果要在包含销售员、销售量和销售单位数的数据清单中，汇总每位销售员售出产品的单位数，请使用销售员列对数据清单排序。 2. 在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格。3. 在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令。在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列。选定的数据列应与步骤 1 中进行排序的列相同。4. 在“汇总方式”下拉列表框中，单击所需的用于计算分类汇总的函数。有关汇总函数的详细内容，请单击 。5. 在“选定汇总项（可有多个）”框中，选定包含需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。 6. 确定7.如图示例表3表4表5（四）其它数据透视表”是所有解决方案中最全面的。不必对数据进行排序。数值列可位于帐户号码的左侧或右侧。可轻易使帐户号码向下或跨页排列。 选择数据区域内的任一单元格。在“数据”菜单上，单击“数据透视表和数据透视图”。单击“下一步”接受步骤1中的默认设置。确保步骤2中的数据区域是正确的（通常是正确的），然后单击“下一步”。单击步骤3中的“布局”按钮。（excel97用户会自动转到“布局”作为步骤3。）在“布局”对话框中，将“帐户”按钮从右侧拖放