河北省安装工程公司自动化系统建设方案（OA方案） .doc

河北省安装工程公司办公自动化系统河北省安装工程公司办公自动化系统 建设方案建设方案 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 2008 年年 4 月月 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第2页页 目录目录 第一章、项目概述第一章、项目概述.3 第二章、需求分析第二章、需求分析.4 一、传统的收发文一、传统的收发文.4 二、企业为什么会需要二、企业为什么会需要 oaoa 协同办公协同办公.4 三、办公自动化的概念三、办公自动化的概念.5 四、企业面临的问题四、企业面临的问题.6 第三章、解决方案第三章、解决方案.8 一、设计目标一、设计目标.9 二、 建成后的建成后的 oaoa 系统信息化成效高系统信息化成效高.11 第四章、产品推荐第四章、产品推荐.12 一、一、 公司简介公司简介.12 二、产品简介二、产品简介.13 三、系统设计原则三、系统设计原则.17 四、技术架构四、技术架构.17 五、系统功能五、系统功能.23 六、服务器配置推荐六、服务器配置推荐.34 第五章产品价格第五章产品价格.35 第六章、售后服务第六章、售后服务.36 一、一、售后服务大纲售后服务大纲.36 二、售后服务内容二、售后服务内容.36 （1 1）产品安装服务）产品安装服务.36 （2 2）软件支持服务软件支持服务.36 (3)(3)硬件支持服务硬件支持服务.36 (4)(4)产品备机服务产品备机服务.37 三、售后服务方式三、售后服务方式.37 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第3页页 第一章、项目概述第一章、项目概述 河北省安装工程公司是国有大型综合性建筑安装施工企业。公司具有机电安 装、冶炼、化工石油、市政公用工程施工总承包一级资质，房屋建筑工程施工总 承包二级资质，钢结构、消防、机电设备安装、管道工程专业承包一级资质，火 电设备安装三级资质，一、二类压力容器制造、承装（试）电力许可证三级资格， 对外经济合作经营资格。公司通过了 gb/t19001-2000 质量管理体系， gb/t24001-2004 环境管理体系和 gb/t28001-2001 职业健康安全体系认证。 河北省安装工程公司在冶金、焦化、化工、化肥、发电、医药、市政公用等 领域具有丰富的施工经验，承建的项目有多项国家、省、市重点工程的建设，施 工地域已涉足京、津、冀、晋、鲁、豫、浙、黑、蒙、辽、皖、苏、赣、新等十 几个省、市、自治区。先后荣获鲁班奖 4 项，国家银质奖 4 项，省优质工程 46 项，省部级科技进步奖 20 项。公司实施以“科技兴企”的发展战略，坚持技术 创新。公司拥有多项先进施工技术，被中国安装协会评为“中国安装之星”3 项， 连续多年被评为“全国施工技术进步先进企业”、“省建设系统科技进步先进企 业”，荣获省建设科技进步奖 23 项，国家级工法 2 项，省级工法 22 项。 公司坚持“以人为本、追求卓越”的管理方针，锐意改革，积极进取，经济 效益持续稳定增长，各项经济技术指标居全国同行业前列。公司连续多年被评为 “重合同守信用单位”、“aaa 级信用企业”， 先后荣获“全国施工技术进步先 进企业”、“全国质量管理先进企业”、“全国优秀施工企业”、河北省“标兵 企业”、“省级文明单位”、河北省“质量管理奖”、河北省“五一劳动奖章”， 是全国 500 家最大经营规模和最佳经济效益建筑业企业之一。 河北省安装工程公司旗下有十几家下属分公司，在公司内部有许多诸如消息 传递、公文、档案一体化处理等复杂而日常办公经常需要做的工作。如果按照传 统的方法，不但大幅度增加工作量，而且复杂、重复、降低工作效率。目前河北 省信息安装公司迫切的需要一个可以运用先进的信息技术和管理思想，大幅度提 高办事效率，提高工作的质量的办公自动化解决方法。 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第4页页 第二章、需求分析第二章、需求分析 一、传统的收发文一、传统的收发文 在传统的工作中，很多公司或者企业发出一份文件从拟稿人拟稿、打字员 打印一直到领导签发，中间要经过多个环节，每个环节都要有专人负责，文件打 印装订完毕，有的时候还要有专人专车送达收件单位。收文也一样，常要派专人 前往上级机关收取，若需下发的，还要送到各科室浪费了大量的人力、物力。不 少企业为了保证行单位公文的严肃性，每年都要请专职的印刷单位用标准的优质 a4 纸印刷标有发文机关标识的红色公文首页纸（即“红头文件” ） ，包括各种上行 文、下行文、平行文。如果遇到文件较长、发行较广的，还要油印、装订，每年 仅此一项便要花费 1-2 万元的经费，浪费了大量的财力。如果在实行办公自动化 程序之后，这些麻烦和浪费迎刃而解，工作人员得以从繁杂的文件收发工作中脱 身，各项工作的效率高了，工作质量也提高了。 现在的办公自动化系统有系统强大实用的文档一体化(公文流转)，在一般功 能的基础上有些还增加了诸多新功能：如支持移动办公、增强全文检索、领导辅 助决策系统等，体现了工作流中每一个单元和每一个工作人员协作的过程，从而 可以帮助政府单位解决知识共享和再利用的问题，提高劳动效率和信息传递速度， 加强了协同办公和信息共享的能力。 二、企业为什么会需要二、企业为什么会需要 oaoa 协同办公协同办公 如果您是一个大公司的老总，您是否曾经屡屡为分支机构的收发文无法按时 到达而气恼? 如果您是公司的总经理，您是否因为公司规模扩大而导致的运作流程不清、 官僚主义盛行而倍感愤慨? 如果你是客户经理，你是否因为客户到来的接待登记管理，而耽误对客户相 应的处理而烦躁? 如果你是人事经理，你是否曾为无法跟踪员工的状态而为考勤和请销假发愁? 如果你是文员，你是否对会议、公告不能及时发布到每个人而有过遗憾? 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第5页页 如果你是远离总部的销售人员，你是否曾为无法得到总部的后台支持而感到 一种失望? 如果你是普通员工，你是否曾为铺天盖地而又毫无体系的电子邮件信息而困 扰? 如果你是接待人员，你是否为信访管理、车辆管理的杂乱无章而愁眉不展？ 商业活动发展到今天，决定成败的早已不是孤立的一两项技术的较量，也不 是资产之间的比拼，而是对信息资源处理速度的角逐。以信息化带动工商业和政 府管理的提升，已是毫无争议的发展出路。面对信息时代的挑战，您准备怎么样 来提升您企业的核心竞争力? 三、办公自动化的概念三、办公自动化的概念 办公自动化的概念涵盖了以下几重内涵： 一、从用户的角度来说，有多个系统门户和入口，能够将企业中的部门、员 工和与企业相关的人员、分支都放到一个平台上来运作。 二、从企业运作的应用来看，办公自动化有几大大个模块可以对知识管理、 人力资源管理、资产管理、客户关系管理、流程管理、项目管理和供应链等企业 职能进行全面覆盖，并且模块之间的关联性很强，形成一个网状信息架构。 三、由于时基于 web，便于远程管理，尤其是对有异地分支机构的单位，打 破了物理形态上的地域限制，而同时对硬件的要求很低; 由于是在微软的环境下，可以插入 office 等工具软件，便于文档的编辑存 储等管理。 办公自动化的方面很广泛，先让我们看看以下几个方面的情况： 公司内部人员的管理方式： 简单的人事档案管理不能给企业带来革命性的变化。我们需要的是一个动态 的，有生长能力的人力资源管理体系，并在系统中能了解到每一个员工相关联的 知识，事件，任务，项目，客户等等所有与员工有关的信息，并能动态对员工进 行绩效评估。 公司内部工作流程的管理方式： 传统的工作流管理方式必将耗费掉大量的时间，领导的出差而不能批示一个 工作计划，而导致一个部门人员的无奈等待。如果能让领导，以及工作流程中涉 及到的相关人员在任何时间，任何地点都能访问到，及时处理他/她需要负责的 部分，让整个工作流程在预定的时间内完成。 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第6页页 公司各地分公司和子公司的管理方式 分公司和子公司在解决远程销售方面为公司提供强有力的支撑，但对分公司 和子公司的管理和控制不善，将对整个公司带来很大的损失。“分散式经营，集 中式管理“可能是一个很好的解决方案，但怎么才能做到“集中式管理“。能否搭 建一个平台让我们分公司和子公司或办事处的人员如同在总部办公一样得到管理 和监控? 四、企业面临的问题四、企业面临的问题 1) 整体效率低下高层决策、管理者无法及时准确掌握企业各方面的信息，从 而造成决策管理困难、决策管理失误、决策的管理延误等; 2)任务、工作无法及时、准确进行跟踪和掌握; 传统事务处理方式手续烦杂，效率低下; 3) 工作运转不畅 为执行某个任务，但由于信息的不流畅，导致各方在等待中浪费资源。企业 机构分布广泛，传统的联络、运转方式已远不能满足当前瞬息万变、高效率、实 时性、低成本的要求;推脱问题，避免责任，抱怨对方导致的结果是整个工作链 的中断。 4) 信息流通不畅 人员之间、部门之间、企业与客户、企业与合作伙伴等之间无法保持紧密联 系，信息流通不畅;合适的信息，不能在合适的时候到达合适的人手中，造成很 多信息的延误。 5) 还有一些具体问题我们同样会面临到： 如何对企业人、工作、知识等实行全面管理? 如何让公司更有效的积累知识和共享宝贵的知识? 如何提高生产效率? 如何做到充分交流? 如何让每一员工能了解自己和其他同事以前在做什么，现在做什么，以后要 做什么? 如何建立一个有效的业务关联系统? 如何尽快把信件进行管理? 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第7页页 如何对车辆的驾驶人、车辆费用、使用进行制度化、规范化的全面管理? 如何更快更好地决策? 如何对请销假、信访进行快捷的管理? 如何让公司内部更有效更安全的共享信息? 如何更快地对公文、通知进行发布? 在以前要解决这些的繁琐的问题好像让人都很头痛，但是 oa 系统的出现， 却让这些潜在的问题迎刃而解。 随着网络科技的持续发展和知识经济管理模式的到来，用户对办公自动化系 统的要求日益提高，迫切需要一个能充分利用网络优势，并可以管理组织运作知 识，消除信息孤岛的软件平台，利用该平台快速建立自己网络信息系统，满足用 户不断发展的需要。 石家庄易方得普科技开发有限公司提供的易方得普办公信息管理平台软 件产品是以开放、先进的 intranet/web 技术为核心的新一代信息处理集成系统。 通过它的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托，提高单位信息化水平，可以 把单位的工作协同、公文管理、文档管理、时间管理以及公共信息管理等信息在 公司内的部门、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。 在单位内部实现信息资源共享和流通，实现工作流程的高效处理，为各级领导及 时了解情况，为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务，单位员工及时掌握各 方面动态，改善办公条件，使得单位的管理更加高效化、规范化和科学化 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第8页页 第三章、解决方案第三章、解决方案 基于易方得普办公信息管理平台，在统一的企业信息平台上实现了对公文， 人事，资产，客户、知识等方面的管理，它以消除企业内部的各类信息孤岛，实 现企业各部门、各人员之间的信息共享和协同工作为目的，创建了一个集成的、 统一的、协调运作的协同办公平台以提高企业管理水平和运营效率。 与一般的办公自动化系统相比， 石家庄易方得普 oa 的办公自动化体现在以 下几个方面： 1) 超越传统 oa 的深化应用 不仅包含传统 oa 的所有内容，更在横向上进行了扩充，纵向上进行了深化， 涉足企业经营管理的几乎所有的方面，应用完全集成。 2) 基于 web 的 企业可以选择在局域网或广域网上架构办公平台，对于客户端来说，只需要 一个浏览器便可。支持企业远程办公和不间断服务，从而改变了传统的集中办公 室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在任何时间，在家中、城市各地甚至世 界各个角落通过网络连接随时办公。 3) 基于知识的 适应知识经济时代对企业的知识创新和积累的要求，知识存储库和知识交流 场所，并提供基于知识的评估体系以支持企业对知识管理的分析和决策。 4) 基于个性化的 与企业信息门户结合的办公系统打开了一个通向企业资源的窗口。所有的公 司资源都被整合在统一的平台上，并个性化地展示给不同的用户群组和个体，使 他们可以获得与自己最相关及最感兴趣的应用和信息。信息门户意味着更高效的 运作、更体贴的服务和更人性化的管理。 5) 基于动态的 强大的可定制性满足不同企业对办公自动化的不同需求。企业的组织结构、 人员结构、业务流程等千差万别、即使同一个企业，也会在发展过程中对各种因 素做出调整，而系统提供的是一个开放的、灵活的、强适应性的办公自动化环境， 企业即可以少许设置完成对系统的重定义以满足企业的状况。 6) 基于严密安全控制的 整个办公自动化环境不仅是一个灵活的、开放的环境，同时也是一个安全的 控制。系统提供多种安全机制保证数据的机密性及完整性，保障企业业务的正常 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第9页页 运转。包括身份认证、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别设定 等。并支持多重级别、多个层次的安全性定义。 7) 基于协同的 易方得普 oa 系统，其实现的是信息的协同和各部门/各人员之间工作的协同： 基于企业信息网状管理体系建立，所有的信息和应用在系统中都不是孤立， 而是互相关联的，用户可以通过某个信息点到达与其相关的任意一个信息点或提 取整张信息网，而无论信息的来源、结构和存储方式;实现了应用的集成化，例 如人事管理、文档管理、资产管理等都是完全结合在一起的整体，这样用户只需 要在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同 的平台、数据库和应用系统之间切换;实现了各部门/各人员之间的协同工作，跨 部门、多人员、多任务的工作可以在统一规划、统一调度和高效共享及交流下完 成。 一、从用户的角度来说，有多个系统门户和入口，能够将企业中的部门、员 工和与企业相关的机构、分公司都放到一个平台上来运作。 二、从企业运作的应用来看，本系统通可以对知识管理、人力资源管理、资 产管理、客户关系管理、流程管理等企业职能进行全面覆盖，并且模块之间的关 联性很强，形成一个网状信息架构。 三、由于时基于 web，便于远程管理，尤其是对有异地分支机构的单位，打 破了物理形态上的地域限制，而同时对硬件的要求很低; 公司文档管理的管理方式：文档目前很多企业是被分布在员工的各个 pc 中， 采用最多的方式目录共享或文档共享来部分解决文档管理的问题。但当信息积累 到一定的时候，很多有用的信息就很有很可能被信息大海埋没。单纯的文档管理， 没有事件管理，没有人物管理的文档管理系统都会使一个公司的知识无法达到一 个有效积累，运作，共享和更新。易方得普办公系统内置的文件柜、数据泵完全 可以解决这个问题，保证信息的整体、快速的管理。 一、设计目标一、设计目标 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第10页页 石家庄易方得普科技开发有限公司提供的易方得普办公信息管理平台软 件产品是以开放、先进的 intranet/web 技术为核心的新一代信息处理集成系统。 通过它的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托，提高单位信息化水平，可以 把单位的工作协同、公文管理、文档管理、时间管理以及公共信息管理等信息在 公司内的部门、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。 在单位内部实现信息资源共享和流通，实现工作流程的高效处理，为各级领导及 时了解情况，为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务，单位员工及时掌握各 方面动态，改善办公条件，使得单位的管理更加高效化、规范化和科学化 采用易方得普办公信息管理平台构建的“河北省安装工程公司办公信息 管理系统” （以下简称”oa” ）可以达到以下目标： （1）实现流程的系统整合 通过易方得普办公系统，可以合理的控制河北省安装工程公司的管理流 程，领导可以随时查看下属的工作状态与重要项目进展情况，方便落实管理制度， 提高管理效率。 （2）实现管理从有纸办公到无纸化办公的转变 通过易方得普办公信息管理平台为企业内部的信息传递建立联系，便于 公司内部协同工作。规范使用者的管理从而实现信息集中式管理和分布式应用。 搭建起企业高效协同的办公平台。 （3）规范管理行为 通过易方得普办公信息管理平台的信息流程约束，规范管理过程，追求 理想管理结果。实现管理规范化，流程制度化。通过协同工作的灵活流程设计实 现扁平化的集权型管理。 （4）提高效率、节约开支。 通过易方得普办公信息管理平台的实施应用，可以使使用者的办公效率 大大提高，人员沟通时实快捷，任务传递高效清晰，可以及时了解任务、工作的 进度。节约公司在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用，达到开源节流，增 产增效的目的。 （5）单位之间可以交流传递各类信息； 单位内部各个部门的员工都可以在网络上获取与工作相关的信息； 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第11页页 不同的部门和个人有不同的信息访问权限； 公文处理自动化； 知识管理科学化； 非本地部门和外出人员可以远程访问信息管理平台； 二、建成后的建成后的 oaoa 系统信息化成效系统信息化成效高高 信息传输的自动化：公文、信息、报表、报告等传输将由系统自动完成， 相关领导或部门只需要进行简单的点击操作，就可以完成所应完成的工作，全面 掌握各项业务的状态，解除了打印、制表、交接、签字、运输等繁杂的过程。 信息获取的快速化：以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息，现在只需要 几分钟甚至几秒种即可获取。 充分利用信息资源：可以将单位的各类信息资源组织到信息管理系统中， 人、财、物等相关文件、报表、数据等信息等资源由计算机统一管理，可以充分 利用，发挥更大的效益。 办公过程的规范化：通过办公自动化系统的实施，将促进办公过程的规 范化，公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依 据现有的业务处理要求，形成标准和规范化的计算机流程处理，管理进一步科学 化。 各种业务报表的统计、汇总、分析，数据的挖掘，为相关领导和部门的 决策提供支持信息。 通过网络，员工在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、 空间距离上的障碍。 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第12页页 第四章、产品推荐第四章、产品推荐 一、一、 公司简介公司简介 石家庄易方得普科技开发有限公司成立于 2001 年 12 月，是经河北省双软协 会认定拥有自主知识产权的高新技术企业。其主要从事办公信息管理系统软件开 发、销售和服务，是一家专业技术性公司。 易方得普公司成立之初，将市场定位在办公信息管理领域，确立了为政府 企事业单位办公自动化服务、为实现无纸化办公而奋斗的远大目标。几年来公司 始终致力于办公信息管理系统的开发、销售和服务，先后为七十余家单位实施了 办公信息管理系统，同时在这一领域积累了丰富的实践经验，并把这些知识融合 到产品中，使产品更实用，操作更简单，功能更强大。公司成立至今不断发展壮 大，目前已拥有分支机构和地区代理商近 40 家。 易方得普公司组织机构完善， 设有软件开发部、软件测试部、技术支持部、营销部、渠道部、财务部和综合办 公室。公司软件开发环境优越，设备先进齐全。 易方得普公司具有自主知识产权的软件产品有：易方得普办公信息管理 平台、企业综合管理与决策支持平台、机关后勤综合管理系统、数 据泵系统和城市运营评价统计分析系统。公司的主要产品是“易方得普办 公信息管理平台”。公司为用户提供信息化系统产品的同时为用户开发业务管理 系统，协助用户快速实现信息化，提升用户的办公管理、决策和业务处理的效能。 易方得普公司的信息化解决方案得到众多用户、合作伙伴和政府主管部门的支持。 经过五年多全体员工的共同努力为政府、行政事业、企业、大专院校等不同类型 的组织实现了办公信息管理和业务管理，得到用户的信赖。 为用户提供功能实用的产品，为用户提供满意的服务，为用户创造更大的 价值，是易方得普公司始终如一的目标。 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第13页页 二、产品简介二、产品简介 易方得普办公信息管理平台易方得普办公信息管理平台 石家庄易方得普科技开发有限公司开发并拥有自主知识产权的易方得普办 公信息管理平台软件产品是石家庄易方得普公司八年来为近百家单位实施了办 公信息管理项目后得来的（做过的行业分别是政府（县、区级）、财政、政协、 行政单位、大专院校、流程型企业、离散型企业、混合型企业、电力、冶金、商 贸、房地产等十多个行业），是一次在办公信息管理领域新知识、新理念的综合 体现。易方得普人赋予了办公信息管理新的内涵。 易方得普办公信息管理平台更多的是从用户的实际工作出发，软件开 发过程中始终围绕用户的使用和操作等方面，产品突出实用、好用、易用等特点， 傻瓜化操作使产品更成熟，在市场中更具有竞争力。在软件设计开发时，能让用 户少输入一次，决不让用户重复录用，体现软件的智能化和增强了软件的灵活易 用性，这样在程序设计和理念上我们做了多方面的有突破和创新。后台管理器上 可以实现多级组织机构管理，管理员可以在后台和前台可以同时管理系统，实现 了密钥管理，在方便了管理员对系统维护的同时又能够保证系统的安全性；实现 了对文件控制方面的功能（如：对文件的复制、修改、粘贴和下载），从而提高 了系统的安全性；在流程处理方面，我们参照 iso9000-2000 文件的标准进行重 新设计开发，使之更能满足政府企事业单位对文件和流程管理的需要，增加了实 用性；在界面方面提供了多种不同的颜色，便于用户选择自己喜欢的界面颜色， 实现了用户的舒适性；在手写批注控件上我们重新选择了中间件，完善了手写功 能，解决了原来汉瑞得手写批注不能解决的问题。下表将详细介绍软件的功能。 易方得普办公信息管理平台易方得普办公信息管理平台功能介绍功能介绍 功功 能能 模模 块块 功能描述功能描述 平平 台台 实现了多级组织机构管理，最多可以管理到 10 级，增加了人员属性（用户职位、用户角 色、用户级别）；增加了用户状态（在职、离退休、离职）。 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第14页页 管管 理理 器器 在自定义工作流程中，增加了流程管理员，可以对流程进行管理。 实现了公文起草修改完全集成 word 操作。 实现了起草人可以直接选择以后处理节点的全部人选和顺序，且根据需要流程办理中节 点权限可以修改下一节点的流转人员。 方便的查阅用户曾经委托办理的流程的起始时间及委托办理人的信息。 可以方便的在清稿处理中完成文档格式的处理，红头的套用，和处理签的清除保存。 在起草流转文档时，自动根据流程套用处理签，根据标签填入信息，自动在流程结束归 档时调用处理签标签信息进行归档，方便归档人员操作。 基于电子签名的印章，增加安全性和唯一性，完全控制使用印章人的权限，防止非法人 员冒用印章。 可查询处理过或在办理的流程在流转中每个节点办理人所用的时间，处理的快慢，及整 个流程流转完总共花费的时间，提高监督办公效率。 实现起草公文前小范围的流转修改，确定流程内容，清理定稿后可自动转接到需要调用 的收发文流程，实现无缝的公文接续。 公公 文文 管管 理理 实现紧急处理流程，节点办理人直接通过手机短信即可办理流程的审批处理。 会会 议议 管管 理理 会议管理增加了征集会议议题、签批、会议通知发布、会议纪要、归档查询等一体的网 络自动化操作，运用先进的科学管理手段，规范了会议管理工作。重要会议系统可以自 动触发手机短信通知参会人员，充分结合了无线与有线网络的优点。 电电 子子 邮邮 件件 内外网邮件：邮件集成了内、外收发邮件的功能。增加了对邮件管理、限制邮件大小、 文件夹等功能，外部邮件接收协议完全自主开发，无需在几个页面中互换，便可在同一 平台中接收、发送外部邮件，操作更简单快捷。 完全集成 word 模板：在发布和查阅信息时完全套用 word 模板，我们不仅可以在 word 窗口中直接编辑信息，还可以通过载入功能载入任何一个 word 文件。 建立人员组：在选择信息接收人人时可以建立不同的人员组，建立的人员组在系统中任 何选择人员的窗口通用。 标题的自动提取：您在编辑信息时只需将信息的标题填入 word 模板最上面的括号中， 系统就会自动将标题从模板中提取出来，显示在信息发布的标题栏中。 阅览交互：在查阅信息时，修改后的信息发布采用左右分屏的方式显示信息，左侧屏幕 是我们要查阅的信息的正文，右侧是信息的一些相关的内容，比如发布部门、发布人、 已阅人员等，并增加了留言功能，您随时都可以对相关的信息发表您的意见或建议。 信信 息息 发发 布布 文件控制：进一步的增加信息的安全性，我们可以对信息的正文进行锁定，通过管理员 的设置， 对于一些重要的信息，用户只有查阅权限，没有修改复制等权限。 信息留痕：通知公告采用了和用户互动的形式，用户在查阅了相关的通知后必须点击“我 知道了”或留言后点击“发布留言”，已确认收到了通知。通知的发布人可以通过“管理”选 项，查看所发通知的查阅情况：通知发布给了多少人，是那些人，其中谁看过了，谁没 有看过都一目了然。 通通 知知 公公 告告短信提醒：增加了短信提醒功能，通知的发布人可以通过手机短信的方式通知相关人员 尽快查看通知。 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第15页页 模板开发：在模板的定义和修改中增加了“是否允许复制”的功能，对于一些重要的信息， 只允许用户有查看文件的权利。 定义流程：在定义流程中增加了标签管理、模板管理和印章管理，用户可以通过模板管 理模块增加新的模板用于流程。通过标签管理，用户可以添加自己的标签用于放入定义 的模板中提取相应的数据。印章管理用于管理员对于印章的设定和维护，管理员可以通 过此模块设置印章的管理人，并在印章管理人忘记印章密码后对印章的密码进行设定。 系系 统统 维维 护护 论坛管理：此模块用于管理员对新增的论坛进行的维护，管理员可以通过这个模块增加、 修改或删除论坛版面，对论坛中的帖子进行删除等操作，对帖子内容进行过滤。 在在 线线 人人 员员 可以实现依据组织机构查看在线人员情况，可以给在线人员发送即时信息或电子邮件等 功能。 信信 息息 订订 阅阅 将最新消息做了修改，用户可以在办公管理平台上订阅自己关注的一些信息，如果一旦 有最新信息，系统会自动提示给你，这样方便了工作。 流流 程程 接接 续续 该模块实现了文件起草、修改、审阅全过程，文件确定后，再连接下一个工作流程。是 一个完整的工作流。 换换 肤肤 功功 能能 系统提供了 7 种皮肤供用户选择，每个用户可以更换自己“办公桌面”的皮肤，使系统显 示更人性化。 工工 作作 督督 办办 消息提醒窗口：系统增加了消息自动提醒功能，当用户有新的信息需要处理时，系统都 回在右下角自动弹出窗口进行提示。 资资 料料 夹夹 管管 理理 资料管理：建立自上而下的树形知识结构，综合信息集成，实现完全的权限分配，保证 文件安全性。 手手 机机 短短 信信 实现了短信与 oa 完美结合。系统中各项主要工作通过短信平台及时通知用户办理。可以 设定发送和接收人员，待处理时间以及发送统计等功能。在系统中当有信息到来时短信 提醒，即当平台中有用户待处理的信息时，如：电子邮件、会议通知、工作流程、收发 文，可以用手机短信的方式提醒用户，非常快捷、方便、有效。需要增加一部短信发射 平台设备。 文文 件件 柜柜 这是以知识管理为核心的模块。功能有：建立个人、部门和单位多级文件柜；依据使用 情况可以分配文件柜存储容量，个人之间文件柜可以实现动态分配空间大小；word 文件 可以进行复制、修改、粘贴和下载等操作控制，同一个文件可以共享给一人或多人使用， 系统支持多种搜索方式，并拥有消息订阅、即时消息与消息邮件发送功能，用户可以随 时了解文件的动态。系统记录所有用户的操作，保障文件的安全。文档文件能在防止拷 贝的情况下在线打开，也能进行全文搜索。 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第16页页 数数 据据 泵泵 为单位提供一个可以从多种软件中提取数据进行重新组合处理的软件系统。它将分布在 不同应用软件系统中的数据统一组合成一个结构清晰、规则严谨的数据中心，解决单位 工作过程中的数据分散、口径不一致、管理不便的问题，并为建设面向数据仓库的数据 建模系统打下坚实的基础。数据泵系统具有系统设置、数据抽取、查询定义、数据展现、 数据导入等功能。 数数 据据 展展 现现 用于联接用户现有业务系统的一个应用模块。通过外联数据库能够方便的建立对用户现 有业务数据库进行查询定义，并按用户的实际操作权限管理和控制用户对共享资源的访 问。 自自 由由 表表 格格 在线创立统计数据表格，定义表格属性，建立单元间的关系，选择表格填报人员，实现 表格填报、汇总、统计和图形化分析。实现数据统计方便快捷高效。 车车 辆辆 管管 理理 车辆管理是一套对车辆档案、驾驶人员、车辆费用、车辆使用进行全面的管理。该系统 通过采集车辆日常工作中所产生的各种原始数据，根据管理的要求，对数据进行分类、 汇总、分析，建立程序化、制度化、规范化的车辆计算机管理系统，支持对车辆用油管 理和对驾驶人员的考核，为车辆节约增效提供先进的科学管理手段，规范了车辆管理工 作。 工工 作作 管管 理理 通过对某一项工作进行分解，所有的细分工作都有指定的责任主体负责，对所有的细分 工作可以编制工作计划并跟踪其进度。 接接 待待 管管 理理 对于各种来宾接待情况进行相应的登记管理。 请请 销销 假假 管管 理理 提供休假申请、休假审批、销假、人事科备案等功能。休假人员可以修改自己的申请。 到期后可以通过平台内的多种提示方式进行销假提醒。 信信 访访 管管 理理 系统包括：来信登记、来访登记、案件管理、上级交办案件和下级汇报案件管理。 网网 络络 传传 真真 在办公系统中集成了网络传真功能，不仅节省纸张费用，同时也方便了工作。需要增加 一台网络传真服务器。 密密 钥钥 管管 理理 通过 usb 密钥，可以增强系统的安全性。密钥经过国家安全部门认证。 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第17页页 三、系统设计原则三、系统设计原则 建立“河北省安装工程公司办公信息管理系统”涉及到单位的各个部门、各 项业务和全体人员，是一个复杂的系统工程。采用易方得普办公信息管理平台 建立信息管理系统应遵循以下基本原则： 1 1、易用的原则、易用的原则 参照国内外信息系统的成功与失败的经验，不论哪个应用系统的功能有多么 强大，如果不能让使用者掌握，是不能发挥作用的，因此信息管理系统不同于财 务、人事等业务软件，只需要少数人经过培训、掌握使用方法就可以，而是涉及 各个工作岗位的人员，特别是单位的领导，如果信息系统只是领导者部门掌握使 用，信息管理系统就失去了重要的作用。 2 2、 整体性保障原则整体性保障原则 信息管理系统是一个单位的数字神经系统，每个部门、每个员工都可以通过 信息管理系统发布信息、获取信息，它需要与各项业务系统有通畅的信息接口， 充分利用原有系统，保护投资。 ”易方得普办公信息管理平台”采用平台化结构， 组件式管理。平台上的功能模块就像建筑模块一样，用户可以按照本单位的需要， 构建符合自己需要的信息大厦。这些模块可以独立升级、增添、或自行设计开发， 以保证系统的发展和完善。 3 3、实用性与适应性原则、实用性与适应性原则 实用性是衡量软件质量体系中最重要的指标，是否与业务紧密的结合，是否 具有严格的业务针对性，是系统成败的关键因素。因此，每一个提交给用户手上 的系统都应该是实用的，解决问题的。 适应性是软件质量体系中重要的指标之一，系统的设计从最开始就应该以适 应于多种运行环境，而且还必须具有应变能力，以适应未来变化的环境和需求。 4 4 、先进性与发展性原则、先进性与发展性原则 利用世界最新的 intranet、.net、asp、html 超文本，结合易方得普办公 信息管理平台独特的“模块化设计，组件式管理模块化设计，组件式管理”设计思想，建立一个开放的 办公自动化信息管理平台。 利用数据库及分布式处理技术、模块化功能设计，构造信息存储与事务处理 平台。 四、技术架构四、技术架构 1 1、 易方得普办公信息管理平台易方得普办公信息管理平台的架构的架构 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第18页页 易方得普办公信息管理平台将主要依据 internet/intranet 的建设原则， 在先进、实用的网络平台基础上，使用“客户/www 服务器/应用服务器/数据库服 务器”的结构来构造单位内部的办公信息管理系统。客户端采用浏览器模式，使 办公信息管理系统的易用性更强，客户端不需要安装专用的客户端软件，使整个 系统的管理维护工作大量减少。用浏览器作为统一的信息访问工具，避免访问各 种业务系统数据时需要启动、进入不同编程工具设计的应用系统，更有利于管理 人员使用计算机获取各个方面的业务数据。系统的结构示意图如下所示： 办公自动化信息管理系统的结构 2 2、 易方得普办公信息管理平台易方得普办公信息管理平台的构成的构成 易方得普办公信息管理平台后台管理器主要包含四个主要部分：用户管 理、栏目管理、权限管理和功能模块库。 用户管理：按照用户所属的部门、职务、业务范围进行分组管理，支持 nt 多域用户和非 nt 域用户； 栏目管理：用于规划本单位信息系统的结构、内容。按照组织机构、业务分 类、功能需要设计信息系统的栏目，每个栏目还可以选择连接一个功能模块，实 现需要的信息管理功能； 权限管理：按照用户的身份提供用户有权使用的栏目和功能模块的使用权限。 w w w 服 务 器 oa 系统业务管理系统决策支持系统 信息库 客户 客户 客户 用户层服务层应用层数据层 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第19页页 功能模块库：提供用户构建信息管理系统是需要的各种功能，包括通用办公 模块、业务管理模块、决策支持三方面的信息管理模块。用户还可以按照系统要 求的接口标准，自行设计专用功能模块。易方得普公司将不断为用户提供更多更 好的功能模块，满足各个行业用户的信息化需要。 信息管理平台的结构图如下： 易方得普办公信息管理平台的基本构成 通过用户权限的管理，不同身份的用户进入系统以后，可以见到、使用的栏 目是不同的，也就是说，如果没有某项功能的使用权限就不能得到相关的信息。 对于单位内部的信息管理来讲，权限的管理十分重要，某些信息只能领导掌握， 某些信息只能相关部门掌握，没有权限的管理，就不可能在网络上安全共享与业 务有关的信息。 功能模块是实现信息处理的子系统，用户可以根据信息系统的需要选择适当 的功能模块实现信息化处理。系统提供很多功能模块，也提供可选择购买的功能 模块。系统功能的模块化是易方得普办公信息管理平台的重要特点，类似搭 积木的方式，选择需要的模块，用户就可以构造符合自己业务需要的信息管理系 统。新模块和升级模块可以直接添加到系统的模块库。易方得普公司将不断为用 户提供更多的信息处理模块和原有模块的升级版，为用户提供更好的信息服务。 用户也可以按照系统的接口标准自行设计适合自己业务信息处理需要的专用模块。 3 3 系统的网络环境系统的网络环境 网络结构：服务器（数据库、文件服务器、应用服务器） 、客户端、远程访 问。 （1 1）基本的运行环境）基本的运行环境 用”易方得普办公信息管理平台”办公自动化系统是运行在服务器上的应用 权限管理 栏目管理 功能模块库： 工作流引擎 信息发布、 电子邮件、 公文处理、 会议管理、 用户管理 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第20页页 系统，最低的运行环境需要一台服务器，安装 windows 2000 advance server 或 者 windows 2000 server，系统需要的数据库是 ms sql server 2000。系统还需 要 internet information server (iis) 构成 web 服务器，iis 包含在 windows 2000 server 的安装盘上。 客户端只需要安装 windows 98 以上的版本，使用 ie6.0 版本的浏览器。不 需要在客户端安装专门的软件。 当用户数量比较多，且用户访问量很大时，可以考虑将 web 服务器和数据库 服务器分别设在两台服务器上，提高系统的运行效率。 系统的构成 （2 2） 单主域系统单主域系统 单主域系统是在网络系统中只有一个主域服务器。 易方得普办公信息管理 平台可以安装在网络上的任何一台服务器上。管理平台的用户管理系统从主控 域服务器读取用户账户，进行用户的分组和管理。 （3 3）多主域系统）多主域系统 多主域系统是在整个网络系统中有多个主域服务器。 易方得普办公信息管 理平台可以安装在网络上的任何一台服务器上。管理平台的用户管理系统从各 个主控域服务器读取用户账户，进行用户的分组和管理。 （4 4）广域网）广域网 有远程分支机构，或出差用户时，需要广域网的支持。远程用户可以用远程 windows 2000 server 网络操作系统，iis 组成 web server ms sql server 数据库系统 应用开发平台 .net，asp, java，vb，vc 等 开发工具 microsoft office word 文字编 辑工具 易方得普信息管理平台单位信息化应用系统 平台提供的功能模块、原有应用系统、定制开发的专用系统 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第21页页 拨号、专线、vpn 等方式实现访问信息系统，通过用户身份的验证确保系统的安 全。当系统连接互联网时，需要安装防火墙、网络杀毒软件等系统安全考虑。 （4 4） 数据库系统数据库系统 数据库系统实现数据信息的组织、管理、安全及可靠性保障，并为各种应用 提供数据访问、存储等服务。信息管理系统设计的信息包含大量结构化信息和非 结构化信息数据，也涉及多媒体数据信息。业务管理系统主要是以数据信息为主， 决策支持需要数据仓库系统的支持。 易方得普办公信息管理平台选择 ms sql 2000 server 作为信息管理系统的数据库系统。 （5 5） 电子邮件系统电子邮件系统 电子邮件是”易方得普办公信息管理平台”的一个重要功能模块。 邮件系统使用户不必投资建立专门的邮件服务器，就可以使内部员工之间可 以通过内部邮件实现协作、沟通、交流。而且没有邮件服务器的复杂配置和管理， 特别适合单位内部的日常工作。 （6 6） 网络协议网络协议 网络协议建议采用 tcp/ip。通过 tcp/ip 可以十分方便地将异种机型、异种 操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络tcp/ip 网络，事实上 tcp/ip 也是现在网络协议中一种通行的标准。 （7 7）操作系统）操作系统 整个信息系统的性能不仅取决于硬件设备、网络设备的性能，以及应用软件 的性能，很大程度上也取决于系统软件，特别是操作系统的性能。采用 browser/server（b/s） 、intranet/internet 体系结构后，与数据库有关的操作 都将由服务器来完成，操作系统性能的好坏对于整个管理信息系统建设具有十分 重要的意义。 （8 8）系统安全）系统安全 系统的安全主要包括两部分，即系统运行的安全和信息的安全。系统运行的 安全是保证系统正常的运行和防止系统被恶意攻击。信息的安全是保证信息的完 整性、保密性。为了保证系统的安全，有以下防范措施供网络建设时考虑： 互联管理的措施互联管理的措施 a)a) 用网关或电子邮件。用网关或电子邮件。单位的信息管理系统有时需要与分支结构、下属部 石家庄拓宇科技有限公司石家庄拓宇科技有限公司 办公自动化解决方案 第第22页页 门或合作伙伴的互联，为了信息的安全，建议采用网关或电子邮件的方式。对于 非本单位的人员一般不允许直接、透明地访问本网络。 b)b) 从物理上与从物理上与 internetinternet 断开断开。物理上断开从根本上防止黑客队网络的攻击， 但是也造成使用的不方便。针对此问题，我们可以采用一种相对安全的方案：允 许 intranet 用户访问 internet；禁止 internet 用户进入 intranet。 利用防火墙技术建立一个停火区，将 intranet 网络和 internet 隔离开。首 先在停火区中用一个具有数据包过滤功能的筛选路由器，通过检查流经该路由器 上数据包的 ip 地址状态，判断数据包 ip 地址是通信之中的 ip 还是请求连接的 ip；将来自 internet 的请求连接的 ip 数据包阻止在筛选路由器之外，实现初步 安全。然后用代理服务器在应用层将 intranet 与 internet 相连，所有 intranet 用户对 internet 的访问都用该代理服务器来完成，通过网络地址转换（nat）将 intranet 的网络地址隐藏起来，对 internet 来的访问，代理服务器不对其提供 任何服务，从而阻止 internet 对 intranet 的闯入；而且代理服务具有身份验证 和日志功能，可以用于实施对数据流监控、过滤、记录。 c)c) 移动办公安全移动办公安全。系统为移动办公提供了拔号上网的接口，为防止外部的 入