采购付款管理循环体系之规划理论与实务.doc

产品名称：PCB产业采购付款管理循环体系之规划理论与实务 采购付款管理循环体系是任何一个企业、机关、团体都必须面对的事务，也是任何一个董事长、总经理、机关主管等高阶主管都非常关心的管理循环体系如何规划好一个采购付款管理循环体系，避免多备料、漏备料、备错料、早备料、晚备料、高价购料等等失误,不但可以大幅降低采购成本，提高采购效率，避免重覆付款，同时又可以发挥内部控制、内部稽核的重大功能，让董事长、总经理、机关主管等高阶主管可以对这个重要的运作机制放心，确实是非常需要专业的顾问师提供协助的一项重大任务 一、PCB产业在采购循环管理体系中的采购项目所包含之范围：一个企业对外采购的项目种类若依据其类别和属性，可区分为下列几大类：大类别属性定义说明1、资材类原材料用于投入生产制成品或半成品的直接原材料半成品虽然半成品几乎都是自制品，但部份半成品也可以采用购入方式取得包括向供应商或关系企业采购制成品虽然制成品几乎都是自制品，但部份制成品也可以采用购入方式取得包括向供应商或关系企业采购商 品直接购入之后就出售的货品，不需经过加工制造者间接物料用于投入生产制造成品或半成品过程的间接耗料无库存品采购取得的货品，不存在库存问题的货品，例如软件2、固定资产类土 地土地厂房建物厂房或是建筑物，及其改良设施机器设备各种机器设备检测仪器各种检测仪器运输设备各种运输设备：卡车、汽车、叉举车、箱形车等办公设备各种办公使用设备通信设备各种通信设备：电话总机、座机、手机、小灵通等其它设备各种其它设备3、费用类文具用品各种文具用品书报杂志各种书报杂志办公用品各种办公用品日常表单各种日常表单维修工具各种维修工具检验工具各种检验工具列管财产各种列管财产杂项购置各种杂项购置4、工模类模 具各种模具：注塑模、冲压模、铸造模、押注模、楦头等工 具各种工具治 具各种治具夹 具各种夹具网 版各种网版刀 具各种刀具花 版各种花版非 林各种非林其 它各种程式、Loader、Unloader、Film等辅助生产工具5、维修类维修备品用于维修机器、设备、厂房等用途的维修零组件一个企业对外采购的项目种类非常的多，可是，并不是所有的采购项目都必须纳入采购管理体系，对于小于一定金额以下的项目，并不值得纳入采购管理体系来加以处理者，可以使用零用金支出的方式处理，反而可以节省管理成本例如：总经理的司机购买一张块钱的地图，或业务经理出差前由财务部门协助购买一张机票，这类的采购项目就直接采用零用金报支的方式处理，而不须要经过：请购、采购、检验、验收等作业程序如果购买一张块钱的地图还必须透过标准采购作业流程，其所耗费的纸张、签核程序、以及管理成本，肯定比这张地图的价格多数倍的金额 因此，财务部门或高阶主管必须在采购管理体系中规定：企业对外采购的各项货品，哪些项目应该纳入采购管理体系，高于多少钱者应该纳入采购管理体系，其它则以零用金报支方式加以处理，就是在管理实务上所谓的：“明确化”。二、采购循环管理体系在供料(供货)厂商所在地区上的区分： 采购管理在供应厂商的划分上，可以区分为：国内采购，国外采购两种由于国外采购和国内采购在作业程序上有许多差异，所以必须加以区分， 主要的原因有下列几个重要差异： 国内采购的交易模式比较单纯，供应厂商和客户都同时在一个国家之内，而且大部份都是在附近地区，收付款和进出货都很容易，而且容易建立互信就算发生诉讼案件，也可以花较少的时间和成本处理 国外采购的交易模式比较复杂，供应厂商和客户并不在同一个国家之内，厂商出了货担心收不到钱，客户担心付了钱取不到自己需要的货品，所以就必须透过买卖双方公司的往来银行协助处理L/C信用证或T/T电汇的事宜，尤其进出口的运费、仓租费、保险费、手续费、报关费、关税、拖柜费、L/C利息费用等等，都要加入到进货成本里头万一买卖双方发生争议而必须进行诉讼时，跨国诉讼的费用就非常庞大，加上不同语文的差异，就得花上许多功夫，因此，采用的标准作业流程肯定和国内采购不同 国内采购的料品，经过品检部门检验合格之后才会认定验收程序，并确认双方的债权债务关系，如果检验不合格的话，判定拒收，厂商就得要自行领回货品，双方就没有完成任何交易可是外购的料品一旦进口报关完成，海关放行后，就视为完成验收程序，提货入库之后，仅管检验不合格，也视为债权债务已经发生买方对于不良品必须办理退货复运出口的程序，才能冲抵先前立帐的债务凭证，或透过Credit Invoice进行退款的作业国内采购和国外采购的标准作业流程等待后面章节在加以详细解释三、PCB产业的采购循环管理体系在职权上的规划： 一个完整的采购管理体系制度规划必须具备：防错、防呆、防弊的机能，同时达到：(1)降低采购成本(2)提高采购效率(3)避免延误交期，耽误生产(4)避免积压存货，积压资金(5)快速解决异常状况，避免报废损失等5个的重大目标为了要达到上列目标，在采购管理职权上的规划就必须区分为下列权限：1. 请购权：拥有可以提出对货品需求的请购权限为了避免发生球员兼裁判的情况发生，请购权和采购权是必须分开的，拥有采购权者不得是请购者2. 议价权：拥有可以对供货厂商询价、议价、定价的职权3. 认样权：拥有对厂商供应货品的样品承认权，对于货品供应商的制造合格货品的能力加以确认4. 采购权：在其它部门提出请购单的需求条件下，拥有对合格供应商下采购单的职权5. 质量权：对于供应厂商交付的货品，拥有检验并判定其是否符合质量水平的权限（依据样品承认书的标准进行检验）6. 数量权：拥有对于供货厂商的交付货品，点收其数量是否与其交货单据相符的职权7. 稽核权：对于请购、采购、收料、检验、验收入库、进项发票、Invoice、报关单、提单、采购退货单、采购折让单、Debit Note、Credit Note、请款对帐单、付款冲帐单、等等采购作业过程进行的单价、费用、税额、采购程序、单证的内容执行稽核的权限8. 审核权：对于采购付款循环管理体系使用之各种单据进行审批的权限 当整个采购付款管理体系的制度规划将这八大权限切割了之后，再透过电子报价、工作轮调、倉库每日稽核盘点、物控七大手法等严密的管理手段， 任何企业的采购付款管理体系就可以将可能发生的弊病降低到最小的程度三、采购付款循环管理体系标准作业流程(S.O.P)： 采购付款循环体系的标准作业流程(S.O.P)会因为国内采购、国外采购、以及公司所选用的各种物控管理技术的不同而影响其作业流程设计，例如：采用MRP2或采用JIT或寄库管理的不同物控管理技术，采购、收料、检验、验收、发票开立的作业流程就不相同，同时还会影响库存管理的应用技术兹借物控七大手法的标准作业流程图的范例加以说明。五、PCB产业在采购付款循环管理体系中使用单据及签核程序： 采购付款循环体系所使用的单据是配合标准作业流程而设计，不同的作业流程就必须配合不同的单据使用，这样才能让整个采购付款循环体系的作业流程可以顺利的运作我们把不同的管理模式所使用的流程及单据加以说明如下：项次单据代码单据名称用途说明01E1/Q2请购单除了零用金采购的货品之外,任何货品的采购都必须要以请购单方式提出请购.02E1/Q3采购单(订购单)公司对外采购货品,应该以采购单作为对外的凭证,并且,采购单必须过厂商确认,表示其对该张采购单的各项货品的单价、交期、交易方式、等内容均同意,没有问题。03I1/Q1采购暂收单供料厂商交货到公司(工厂),由仓库点收数量无误,但是尚需等待相关部门进行验收,此时可以暂收单处理,表示确实收到厂商之货品,但并未完成交易。04I1/Q2采购检验单对于必须要经过质量部门检验的货品,品检部门以采购检验单来进行检验作业.而检验单则由计算机自动生成。05E1/Q4C1/Q1采购验收单采购验收入库单检验合格的货品或免验的货品,以采购验收单作为对厂商货品验收的依据,也是债务凭证确认的依据.如果是资材类的货品,需要办理入库程序,则以采购验收入库单为入库凭证.采购验收单和采购验收入库单是相同的单据但有部份内容不同,入库单要注明存放的储位但不需要显示单价,验收单要显示单价、币别、交易条件、等,但不必注明储位。06验收报告对于不需要经过品检部门检验,而且金额较大的资产类设备、仪器、等货品,则采用验收报告来处理验收的程序.07J6/Q1进项发票对于采购验收的货品,供应厂商必须开立营业税或增值税发票,作为依法纳税的税务凭证。08E1/Q5采购退货单对于经过验收程序之后所发生的退货,使用采购退货单作为对厂商退货的凭证,也是一种应付凭单的原始单据,只是其为扣项而已。09E1/Q5采购折让单对于采购验收以后所发生的金额折让事项,使用采购折让单作为对厂商折让的凭证，也是一种应付凭单的原始单据,只是其为扣项而已。折让单又可以区分为:1.单项货品折让:即,对每一项货品注明折让金额.这种折让会影响进货成本.2.总额折让:不注明对单项货品进行折让,只给一个总折让金额,这种折让不会影响进料或进货成本,在会计总帐上是作为其它收入登帐。10J6/Q2进项退回/折让证明单对于进料(进货)退回或折让的原始凭证,政府的税法规定必须开立进项退回/折让证明单,作为税务凭证。11E1/Q10Invoice商用发票当采购进货是从国外进口的货品或保税区转厂时,必须使用商用发票作为交易的税务凭证。12E1/Q5Credit Note 或Credit Invoice对于已经进货验收的货品,因为某些原因必须将应付帐款扣抵,或做折价的处理,可以使用Credit Note 或Credit Invoice处理。13E1/Q4Debit Note 或Debit Invoice对于已经进货验收的货品,因为某些原因必须将应付帐款追加,或做提价的处理,可以使用Debit Note 或Debit Invoice处理.14C4/Q3进口报单对于进口货品,必须向海关申报,才能获得进口货品放行.15B/L进口提单对于进口的货品,必须取得提单,才能有权利向相关单位提取货品.六、采购付款循环管理体系中使用的报表及其格式范例： 任何管理循环体系的报表都可以区分为：一般使用者日常使用报表管理主管使用的管理报表稽核部们使用的稽核报表高阶主管使用的统计分析报表决策性统计分析图表等我们将这些报表项目分类整理如下：属性代码报表图表名称用途说明日常报表部门别请购明细表提供各请购人员提出之部门请购单明细表,供相关人员核对使用。料品别请购明细表将使用者设定之请购料品及请购日期及采购类别范围之资料,依据料品编号大小顺序打印到80行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。待采购请购单明细表将使用者设定之请购单号及请购日期及采购类别范围之资料,依据请购单号大小顺序打印到80行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。批号别请购明细表将使用者设定之生产批号范围之请购料品项目,及其厂商供料单价资料打印到80行报表纸上,供相关主管或承办人员参考使用。批号别采购明细表 将使用者设定之生产批号范围之采购料品项目及其厂商供料单价(总价)资料或进料状况资料打印到80行报表纸上,供相关主管或承办人员参考使用。各式查询采购明细表 将使用者设定之厂商别,采购料品及采购日期范围之资料, 依据厂商或品编号或采购日期大小顺序打印到80行报表纸上, 供各采购人员及相关主管参考使用。采购相关作业催料表将使用者设定之范围内尚未交清之采购料品明细资料,依据 (1.厂商别 2.料品别3.批号别)不同顺序打印到80行报表纸上,供各采购人员向厂商催料, 或提供相关主管及人员参考使用。采购验收/退货明细表将使用者设定之验收日期范围之某位采购人员所采购验收之资料,依据厂商别,料号别或日期别大小顺序打印到80行报表纸上,供各采购人员及相关 主管参考使用。未开L/C采购单明细表将使用者设定之L/C开状期限日期范围内, 尚未开立 L/C或尚未登录L/C资料到相关采购单之明细, 依据采购单编号大小顺序打印到80行报表纸 上,供各采购人员,财务人员及相关主管参考使用。待(已)确认验收明细表 将使用者设定之验收 (退货)日期及采购人员代号范围之所有尚未经过确认程序之资料,依据厂单据编号大小顺序打印到80行报表纸上。各月采购验收单 将使用者设定之结帐日期及供料厂商之范围,将该月份结帐之采购验收单及退货(折让)单资料,依据供料厂商编号大小顺序打印到80行报表纸上。实际/标准成本差异表将使用者设定之年度月份及料号之范围,其采购验收单价和标准成本单价之差异报表,依据料号大小顺序打印到80行报表纸上。待确认采购单明细表 将使用者设定之采购日期及采购代号之范围,将尚未确认之采购单资料明细打印。采购L/C开状明细表将使用者设定之厂商,开状日期及报表类别之范围, 将已经开立信用状之资料明细。采购料品交期明细表 提供各部门采购料品交期明细资料表,供相关人员核对使用。采购交期异常查询表将生管(物管)之需用日期和采购单之预定交期有差异,而且已经会造成停工待料之资料或会造成太早进料之料品数据打印到80行报表纸上。采购提前进货明细表 将供料厂商在某段期间内,比预定交期提早交货的验收明细表整理并打印报表。进口料品分批成本表 提供采购及成本会计人员每一批进口料品之单位成本,让相关人员掌握到进口料品之正确成本。厂商别催料通知单 提供采购人员向厂商催料之明细表,以节省电话联络之时间成本.计算机会依照不同厂商,分别打印一张催料表,向厂商通知其近期应该交清之料品项目及数量。部门请购单明细表提供各请购人员及其所在部门提出的请购单明细或一览表,供相关人员核对使用。请购单未转采购查核表提供各部门请购单尚未结转正式采购单之资料,或请购数量和采购数量有差异之明细资料表,供相关人员核对使用。外购料品船期催料表 提供外购料品船期催料表,供相关人员核对使用。请购已转采购单差表提供各部门请购单已转结转正式采购单之资料,出现异常之明细资料列印出来供稽核使用。管理报表料品供应厂商明细表将使用者设定之料品供应厂商明细及该厂商相关资料,依据料品编号大小顺序打印到80行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。厂商邮递标签列印将使用者设定之的范围或选项打印或采购单号之范围, 将厂商地址，厂商名及收件人列印出来供使用。厂商邮递信封列印将使用者设定的范围或选项之资料 , 依据邮递方式不同列印相应的邮递信封资料，供采购人员使用。厂商基本资料卡列印将使用者设定的厂商代号、厂商报表类别(区域、等级、型态或不分)选取相关范围资料，列印出相应供应商的基本资料，供相关人员参考使用。供料厂商资料简要表将使用者设定的厂商代号、厂商类别(供料、外包、家庭代工、其它或全部)及是否打印营业项目的设定选取相关范围的资料，列印出相应供应商的帐款、电话等基本资料，供相关人员参考使用。厂商供应料品明细表将使用者设定之供料厂商范围选到相应资料,依据供应商编号大小顺序，每个厂商供料明细分页打印到80行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。厂商别料品报价明细将使用者设定之报价日期和报价厂商范围选到相应资料,依据报价单编号大小顺序，将该厂商所有的报价记录列印到80行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。料品别厂商报价明细将使用者设定之料品范围选择相应资料,依据料品编号大小顺序，将该料品的所有报价记录列印到80行或132行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。厂商联属公司明细表将使用者设定之厂商范围选择相应资料,，将该厂商所有的相关联的公司明细列印出来,供各采购人员及相关主管参考使用。稽核报表新进料品进价查核表将使用者设定的料品建档日期以及有无单价范围之料品进价设定资料,依据料品编号顺序打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。料品进价变动查核表将使用者设定的验收日期以及料品范围之采购验收资料,依据料品编号顺序打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。无采购单验收查核表将使用者设定的验收日期、厂商代号以及料品范围之采购验收资料,将无采购单的验收单依据料品编号顺序打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。采购超交资料明细表将使用者设定的验收日期、厂商代号以及料品范围之采购验收资料,将超交的采购单号和超交数量依据料品编号顺序打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。交货延误交期明细表将使用者设定的预定日期以及厂商代号范围之采购单和及其对应的采购验收单资料,将交货延期的采购单号和延期天数打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。采购异常验收明细表将使用者设定的验收日期范围之采购单和及其对应的采购验收单资料,将任常有异常的采购单号打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。采购验收未入库稽核表将使用者设定的验收日期以及供应厂商范围之采购单和及其对应的采购入库单、采购验收单资料,将有验收单无入库单或有入库单无验收单的不匹配的采购单号打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。验收确认无A/P稽核表将使用者设定的验收日期之采购验收单资料,没有产生应付凭单的采购验收单资料打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。正常验收无单价稽核表将使用者设定的验收日期以及供应厂商之采购单和采购验收单资料,将没有采购单价和金额的采购验收单资料打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。验收单价格异常稽核表将使用者设定的验收日期以及供应厂商之采购单和采购验收单资料,将采购验收单的单价和采购单单价不一致或超过最高进价的采购验收单资料打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。采购进退货/传票稽核表将使用者设定的凭证日期之范围的传票资料,将采购验收单和退货单金额、月结等不一致的传票打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。验收/退货单/发票查核表将使用者设定的凭证日期之范围的发票资料,将采购验收单和退货单如单价、数量、金额等不一致的发票打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。厂商采购进度表将使用者设定的交期以及供应厂商之范围的采购单资料,将对应采购单的每项采购料品的进度打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。统计报表厂商月份进货统计表将使用者设定之月份以及供料厂商范围之采购验收及进料退出之资料,依据厂商编号或进料金额之大小顺序打印大小顺序打印当月之合计进料总额。料品别月份进货统计表将使用者设定之月份以及料品编号范围之采购验收及进料退出之资料,依据各种排序方式,将进料总额打印到80行报表纸上。厂商+料号月统计表将使用者设定之月份以及料品编号范围按供应厂商不同之采购验收及进料退出之资料,依据各种排序方式,将进料总额打印到80行报表纸上。厂商年度进货统计表将使用者设定之年度及供料厂商范围之采购验收及进料退出之资料,依据厂商编号大小顺序打印12个月份之各月进料金额及合计进料总额。料品别年度进货统计表将使用者设定之年度及料品编号范围之采购验收及进料退出之资料,依据料品编号大小顺序打印12个月份之各月进料金额及合计进料总额, 各月份单位进料成本到132行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。厂商+料号年统计表将使用者设定之年度及料品编号范围分供应商不同之采购验收及进料退出之资料,依据料品编号大小顺序打印12个月份之各月进料金额及合计进料总额, 各月份单位进料成本到132行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。采购人员贡献度月报表在统计并打印每个采购人员当月份采购进料之进料成本和标准成本之金额差异,并核算所有料品采购进料之合计总成本差额及其贡献度,做为采购人员绩效考核之参考。日期区间统计报表使用者设定之日期以及料品编号范围之采购验收及进料退出之资料,依据各种排序方式,将进料总额打印到80行报表纸上。料品分类月份进货统计表提供依料品分类及月份所统计之明细资料表。料品分类年度统计表提供依料品分类及年度所统计之明细资料表。采购准时交货率统计表提供依交期、厂商、采购分类所统计之明细资料表。统计图表地区别厂商分布统计表依据使用者设定的区域范围和厂商资料范围选取相应资料，制作成一份含有详细厂商名称的地区别厂商分布图，供采购人员和相关主管参考使用。七、采购付款循环体系中，债务凭证的确认及其立帐基础的分析： 采购/付款循环体系在债务凭证的确认方面，区分为加项和扣项的债务凭证两种，所谓加项，就是应付帐款的增加项目，所谓扣项，就是应付帐款的减少项目 在应付帐款的增加项目方面：采购验收的过程里，会产生许多相关单据，包括：采购验收单、IQC采购进料检验单、采购验收入库单、进项发票、固定资产验收报告、Invoice、进口报关单、进口提单等等，到底财务部门应该以哪一种单据作为债务凭证的认列依据？可以确保债务不会重复立帐，不会漏帐，而且能购避免造成重复付款的情况 由于采购验收程序会因为采购货品项目的类别不同 国内国外采购来源的不同 采购型态(方式)的不同 等原因而产生不同的采购验收流程规划设计，同时也就会产生不同的单据种类，例如：国外采购会产生有Invoice，可是国内采购则大部份不会有Invoice，而国内采购则会有进项发票（增值税或营业税发票），或定额发票等对于采购资材类的料品，会产生IQC进料检验单，可是采购固定资产类的货品则必须填写固定资产验收报告等对于这么多种类的交易单据，如果财务部门的立帐基础不正确，肯定会发生重复付款的情况因此，债务确认的基础是一项非常重要的问题，务必加以嫠清在采购验收过程中众多的交易单据(凭证)里，不论是国外采购或国内采购，也不论是采购资材类货品或固定资产类或费用类货品，唯一共通使用到的单据(原始凭证)就是：采购验收单，依据采购验收单作为确认债权的基础，是不会漏帐、不会错帐、不会重复立帐的唯一做法 一旦债权基础确认了，下一个问题就是应付凭单的立帐时机：对于国内采购的料品(货品)，政府税务机关订定有关的税法规定，应该依据公司经营的产品类别及其经营的型态等等事项而开立不同类型的统一发票(GUI)，而课税方式和税率又包括：外加税、内含税、农牧产品内含税、免税等不同种类的课税方式和不同的税率对于买卖双方的交易而言，开立统一发票只是一种税务凭证，表示买卖双方有依据政府的税法规定开立发票，可是，就算采购验收完成了，尚未开立统一发票，并不表示双方的债权、债务就不成立，如果月份的交易于月份才开立发票，月份的总帐会计里头依然必须认列该笔债务，否则总帐会计的本期进料(原材料)科目的帐目和制造成本会计本期进料的帐目肯定会出现不平衡(不相等)的情况 居于上列的情况说明，可以获得下列结论：采购验收单是债务确认的基础，可是，必须配合进项发票(国内采购)或Invoice(国内采购)的税务凭证之后，财务部门才会认列该笔债务于应付凭单的帐务里，在税务凭证尚未到齐的情况下，为了配和总帐会计的结帐，暂时采用暂估货款(暂估料款)的会计科目来代替应付帐款的会计科目表示债务已经发生，但缺少税务凭证，所以还不能正式立帐，而必须采用廻转分录的方式处理该等帐务至于付款的申请，肯定得等到取得税务凭证之后才得以为之至于非正规的帐务处理方式，则非本讲义内容所涉及之范围 在应付帐款的扣项方面：采购作业过程里，不论是国内采购或国内采购，也不论采购货品的项目，难免会发生一些异常状况，而异常状况所使用的单据又包括：采购退货单、采购折让单、Credit Note、品质异常扣款通知单等等这些采购作业异常的处理单据，就是债务凭证的扣项认列基楚，而配合着这些原始凭证的税务凭证，则有：进项折让(退货)证明单红字发票，Credit Invoice等等至于立帐的时机，原则和前述的应付帐款的加项的处理方式相同八、采购付款循环管理体系的基础资料规划建议： 采购柜台(代码)的规划建立：一个企业的采购作业工作量会因为产品用料的复杂度，营业和生产的规模、采购料品的种类多少而影响，所以采购部门人员的人数就可能不同此外，因为采购人员因故又会离职或调职，所以，对于采购工作的安排，就必须以采购柜台的观念来处理，把采购柜台设定为：，等等，或是用英文字母也可以例如：号采购柜台负责采购电阻类、电容类、IC类、Connector类，号采购柜台负责采购机构类的料品：上壳、下壳、内壳、按键、开关、注塑类的部件等等，依此类推当原来负责号采购柜台的林明芳小姐调职或离职时，换上一位郑秀美小姐负责，采购柜台号码并不需要更改，所有工作并不会受到人员变动的影响万一有一天，采购工作份量加大或减少时，采购柜台就会同步增加或减少，就必须进行采购工作重新分派，此时，执行下列第个项目：采购料品的工作分派处理，就可以在分钟之内把全部采购工作重新安排好，算是一种非常高效的处理技术供料(供货)厂商的资料建档：对于供料(供货)厂商的开发和评估，以及供料(供货)厂商的资料建档，在采购管理是一个必要的程序一个供料(供货)厂商的资料建立，至少必须具备下列字段栏位：厂商代号、厂商名称、银行帐户信息、交易方式及付款方式、法人、营业项目、等级、区域、通路、联系人及其地址、电话、商标、唛头等，才能完整记录该供料(货)厂商的相关信息，供料(货)厂商的管理才有据可依。采购付款方式的规划建立(Payment Term)：采购付款循环体系最终的工作项目就是付款冲帐作业，而付款冲帐作业的依据则是在对供货厂商采购下单前洽谈好的付款方式（Payment Term），采购人员必须在请购单作业过程中就把将来该如何付款注明清楚，否则各部门主管在不知道该如何付款的条件下，如何完成请购单的签核程序？ 付款方式（Payment Term）是一个非常灵活的项目，只要买卖双方达成协议的付款方式，都可以接受，计算机软件也务必可以处理我们将其国际通用的付款方式（Payment Term）范例整理如下，并加以说明：代码英文说明中文说明备注说明T/T(Before)电汇预付现金货品付运前几天，进口商先向出口商支付全部货款,出口商之后出货。通常用于小额交易或订造货品。 T/T(At Sight)电汇预付现金货品付运之前，进口商先向出口商支付全部货款,出口商立即出货。通常用于小额交易或订造货品。T/T(After)电汇支付现金货品付运后几天，进口商才向出口商支付全部货款,出口商事前出货。通常用于小额交易或订造货品。(L/C)银行信用证这是买方要求银行（开证银行）签发的文件，证明银行承诺在卖方符合跟单信用证具体规定的情况下，向卖方支付指定金额 。信用证分为:At Sight即期信用证，Usanse远期信用证跟单托收出口商如要在收款前或获得付款的 承诺前保留对货品的控制权，可安 排跟单托收 。在国际贸易中十分普遍 。D/P付款交单出口商透过托收银行，指示代收银行在收款后向进口商发放所有权及其他货运文件 。D/A承兑交单出口商透过托收银行，指示代收银行在进口商承兑汇票后发放所有权及其他货运文件。O/A放帐（赊帐）卖方直接送货给买方，先发出发票及其他货运单据，以后再开帐单。买方与卖方的赊帐安排并没有以书面作出付款保证。此种付款式中，出口商手上的欠款凭据有限，所以风险较大。Monthly月结？天卖方直接送货给买方，先发出发票及其他货运单据，到每个月底才整理对帐单，向买方对帐请款Next Month次月结？天卖方直接送货给买方，先发出发票及其他货运单据，到下个月底才整理对帐单，向买方对帐请款Weekly周结？天卖方直接送货给买方，先发出发票及其他货运单据，到每周结束才整理对帐单，向买方对帐请款Cash现金交易卖方直接送货给买方，发出发票及其他货运单据，同时收取现金By Terms分期付款卖方直接送货给买方，发出发票及其他货运单据，并按照合约的内容，分期收取不同数额的货款这种付款方式主要用于项目型的产品交易模式Others其它付款方式交易是买卖双方共同商议而达成的结果，只要双方同意，就可以付诸于合约或订单之内容中，不限条件采购交易条件的规划建立(Price Term)：所谓的采购交易条件(Price Term)，就是明确买卖双方交易价格订定的责任范围，卖方销售货品给买方应该对该笔交易负责到甚么程度，其价格基础是如何认定采购交易条件(Price Term)也是一个非常灵活的项目，只要买卖双方达成协议的交易条件，都可以接受，计算机软件也务必可以处理我们将其国际通用的交易条件(Price Term)范例整理如下，并加以说明：代码英文说明中文说明备注说明FOBFREE ON BOARD离岸价格指卖方必须在合同规定的装运期内在指定装运港将货物交至买方指定的船上，并负担货物越过船舷为止的一切费用和货物灭失或损坏的风险。CIFCOST,INSURANCE AND FREIGHT到岸价指卖方必须在合同规定的装运期内在装运港将货物交至运往指定目的港的船上，负担货物越过船舷为止的一切费用和货物灭失或损坏的风险，并负责办理货运保险，支付保险费，以及负责租船或订舱，支付从装运港到目的港的运费。CFRCOST AND FREIGHT成本加运费（指定目的港）指卖方必须在合同规定的装运期内,在装运港将货物交至运往指定目的港的船上,负担货物越过船舷为止的一切费用和货物灭失或损坏的风险,并负责租船或订舱,支付抵达目的港的正常运费。FCAFREE CARRIER货交承运人（指定地）是指卖方必须在合同规定的交货期内在指定地或地点将经出口清关的货物交给买方指定的承运人监管，并负担货物被交由承运人监管为止的一切费用和货物灭失或损坏的风险。买方必须自负费用订立从指定地或地点发运货物的运输合同，并将有关承运人的名称、要求交货的时间和地点，充分地通知卖方；负担货交承运人后的一切费用和风险；负责按合同规定收取货物和支付价款。FCA术语适用于各种运输方式，特别是集装箱运输和多式运输。CPTCARRIAGE PAID TO运费付至（指定目的地）是指卖方支付货物运至指定目的地的运费。在货物被交由承运人保管时，货物灭失或损坏的风险，以及由于在货物交给承运人后发生的事件而引起的额外费用，即从卖方转移至买方。CIPCARRIAGE AND INSURANCE PAID TO运费、保险费付至（指定目的地）是指卖方除了须承担在CPT术语下同样的义务外，还须对货物在运输途中灭失或损坏的买方风险取得货物保险，订立保险合同，并支付保险费。EXWEX WORKS工厂交货（指定地）是指卖方在其所在处所（工厂、工场、仓库等）将货物提供给买方时，即履行了交货义务。除非另有约定，卖方不负责将货物装上买方备妥的车辆，也不负责出口清关。买方负担自卖方所在处所提取货物至目的地所需的一切费用和风险。这个术语是卖方负担最少义务（minimum obligation）的术语。如买方不能直接或间接地办理出口手续，则不应使用本术语，而应使用FCA术语。FASFREE ALONGSIDE SHIP船边交货（指定装运港）是指卖方在装运港将货物放置码头或驳船上靠船边，即履行了交货义务。这是指买方必须自该时刻起，负担一切费用和货物灭失或损坏的一切风险。FAS术语要求买方办理货物出口清关。如买方不能直接或间接地办理出口手续，则不应使用此术语。 本术语只适用于海运或内河运输。DAFDELIVERED AT FRONTIER边境交货（指定地）是指卖方在毗邻国家关境前的边境指定地和地点提供了经出口清关的货物时，即履行了交货义务。在这个术语中确切地指定有关边境的交货地和地点，是极为重要的。 本术语主要用于铁路或公路货物运输，也可适用于其他任何运输方式。DESDELIVERED EX SHIP目的港船上交货（指定目的港）是指卖方在指定的目的港船上向买方提供了未经进口清关的货物时，卖方即履行了交货义务。卖方必须负担货物运至指定目的港的一切费用和风险。 本术语只适用于海运或内河运输。DEQDELIVERED EX QUAY（duty paid）目的港码头交货（关税已付）（指定目的港）是指卖方将货物运至指定目的港的码头，经进口清关，可供买方收取时，即履行了交货义务。卖方必须负担货物交至该处的一切风险和费用，包括关税、税捐和其他费用。 如果卖方不能直接或间接地取得进口许可证，本术语则不宜使用。 如果双方当事人愿由买方办理货物清关手续并支付关税，则应使用关税未付字句而不是关税已付，或采用DES术语。 如果双方要求排除卖方负担货物进口时支付某些费用的义务，如增值税（VAT），则应通过加注字句，如目的港码头交货，增值税未付（指定目的港），以使之明确。 本术语只适用于海运或内河运输。DDUDELIVERED DUTY UNPAID未完税交货（指定目的地）是指卖方将货物运至进口国的指定地，可供买方收取时，即履行了交货义务。卖方必须负担货物运至该处的费用和风险（不包括关税、税捐和进口时所需支付的其他由当局收取的费用，以及办理海关手续费用和风险）。买方必须负担由于他未及时办理货物进口清关手续而引起的额外费用和风险。 本术语可适用于各种运输方式。DDPDELIVERED DUTY PAID完税后交货（指定目的地）是指卖方将货物运至进口国的指定地，可供买方收取时，即履行了交货义务。卖方必须负担货物运至该处的风险和费用，包括关税、税捐和其他费用，并办理货物进口的清关手续。与EXW相反，DDP是卖方负担最多义务（maximum obligation）的术语。 如果卖方不能直接或间接地取得进口许可证，则不应使用本术语。采购料品的工作分派处理： 当一个企业的采购人员超过一位以上时，就会牵涉到采购工作分派的问题，有些企业以供货厂商所在的地区作为采购分工的依据，有些企业则以料品的类别作为采购分工的依据，有些企业则没有规划系统性的做法，其中以料品的类别作为采购分工依据的做法较为合理而有效因此，对于采购工作分派，首先就必须将所有使用的料品先依据其属性加以分类，称为料品分类然后将每一类的料品分类设定给一个指定的采购柜台，计算机软件就会自动将所有料品的采购柜台自动设定，这样将来各部门提出请购需求时，计算机软件就会自动将所有请购料品分派到各个采购柜台的负责人员处理后续请购事宜料品采购进价的设定建立： 企业为了正确掌握产品的制造成本，避免制造成本经常变动，影响企业的报价或销货利润，对于料品的采购进价必须与供料厂商取得协议，在一定期间内以合约(合同)加以设定 对于某项采购件的料品，其供应厂商应该不只一个，且采购价格或供应厂商的付款条件、交易条件也都可能不同，而且，对于不同批量的采购价格也可能不相同部份料品也可能发生原制造厂商必须透过经销代理商出货的情况，这些采购料品的信息都必须建立完整的资料在料品采购进价的数据库里例如下列建档画面： 对于一个管理严密的公司而言，并不是有一个数据库画面可以将料品采购进价的资料输入即可，而必须对于每一次、每一个供货厂商报价和议价的过程都正确的记录在询价单（厂商报价单）里，并且经过完整的签核程序，再经最高主管确认无误之后，即自动将该笔料品采购进价的资料存入最新的档案里，作为最后(最新) 的采购进价标准 如果因为市场价格变动，而必须变更价格，不论是买方或卖方提出的原因，都一样需要经过上述的重新报价和议价的过程，这样就可以追溯每一次的价格变动原因和时间询价单(厂商报价单)的格式范例如下：在报价单档里，各个栏位字段的说明如下：项次字段名称功 能 说 明 或 该 栏 位 之 意 义1报价单号新增时自动编号，或用补登的方式编号。2厂商代号输入厂商的代号，或打 ? 开窗自行选择挑选。3报价日期系统自动今日日期，使用者亦自行键入所需之日期。4交易条件为与该厂商交易的条件方式，当使用者在作业键入厂商代号时，且此厂商在厂商基本资料有预设交易条件时，系统会自动带入本作业画面。5有效天数即表明该报价单之有效天数。6厂商单号可以键入厂商端的报价单单号。7课 税 别为默认值 (1)零税、(2)免税、(3)外加、(4)内含。8结帐方式可分为 Cash、L/C(us)、L/C(AT)与 Check，等不同的方式。9保证期限说明该报价料品之保证期限。10币 别与厂商交易时，所使用的币别。例：美金、澳币、台币。11汇 率此汇率会抓今日汇率之中间汇率。12报 价 人为说明厂商报价的人员。13经 办 人表明处理本报价之经手人员。14备 注说明本报价单之额外说明。15项 次流水号说明。16料品编号键入报价的料品编号。17品名规格当键入料品编号时，系统自动会带出品名规格。18材料成本由使用者自行键入该料品之材料成本。19直接人工由使用者自行键入该料品之直接人工。20制造费用由使用者自行键入该料品之制造费用。21单 位自动 Show 该项次料品编号的单位。(资料来源：(B1/Q1)料品基本资料之单位。)22数 量使用者自行键入的数量。23单位进价1.自动 Show 该项次料品编号的单位进价。资料来源：(B1/Q16)料品进料价格资料维护(B1/Q17)厂商供料价格资料维护2.如以上没有资料时，当本作业确认时，系统会将已键入的料品单位进价资料，UPDATE 至 (B1/Q16，B1/Q17)24合 计即 数量 x 单位进价。25指定厂商如在此字段键入Y时，当本作业画面确认后，系统自动会将报价单表头的厂商资料 UPDATE (B1/Q1)料品基本资料之指定厂商。26总 售 价Show 出本报价单的总售价。27费 用Show 出本报价单的总费用。供应商进料比率的设定规划： 一个企业为了避免经营的风险，对于每一种采购件的料品都会至少选择家供料(供货)厂商，免得只有一个供料(供货)厂商，万一该厂商发生事故时，会导致公司的营运受到重大影响因此，分散风险的措施就变得是一项产业经营必要的措施 为了同时维持各家供料(供货)厂商的正常密切往来关系，有些公司在采购料品时，如何合理分配采购数量给各家供料(供货)厂商，就必须将其变为一项运行的规则标准，以减少人为的疏失，而影响对厂商的公平性，最后影响公司的发展因此，对于每一项采购料品的几家供料(供货)厂商设定一个分配比率，当有采购需求提出时，由计算机自动依据已经设定好的分配比率进行采购作业，就可以达到同时维持各家供料(供货)厂商的正常密切往来关系的目的 采购料品供应厂商进料比率的设定作业范例如下： 在画面