《合同管理培训》word版.doc

合同管理培合同管理培训训 谭小琥老师 老师介绍：老师介绍： 品牌策略营销专家 清华大学特邀讲师 世界华人 500 强讲师 中国金牌管理咨询师 国际注册企业教练（RCC） 中国式沙盘模拟培训第一人 授课风格：授课风格： 演说家的风采、战略家的气度、理论家的才华。 谭老师的培训课程：理论与实践相结合，非常有效，使我们受 益很多。 中国移动集团 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 ii 页 共 70 页 讲师风格个性化，易听；易懂；易执行。 南方石化 谭老师很多实用的方法能直接用到工作中，在很大程度上提高 了我们的沟通效率与管理能力。我们会再请谭老师给我们进行三天的 培训。 绿城集团 告别理论讲教、推崇实务操作、亲历案例分享、实战经验传导。 中海石油 谭老师是集演说家、战略家、学者型于一身的魅力讲师！ 联邦家居 写作经历：写作经历： 谭先生多次在国内外管理类刊物上发表极具影响力的文章，包 括哈佛商业评论 、 经理人 、 销售与市场 、 商界等；同时担 任全球品牌网、营销传播网、价值中国网等网站专栏作家。 中国石油中国石油 合同管理系统培训教材合同管理系统培训教材 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 iii 页 共 70 页 管理信息系统项目组管理信息系统项目组 2008 年 4 月 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 iv 页 共 70 页 目目 录录 第第 1 章章概述概述.1 1.1目的1 1.2适用对象及范围1 1.2.1适用对象.1 1.2.2适用范围.1 1.3客户端软、硬件环境及配置 .1 1.3.1硬件环境及配置.1 1.3.2软件环境及配置.1 第第 2 章章操作操作说说明明.1 2.1访问系统1 2.2登录系统2 2.3菜单操作2 2.4退出系统3 第第 3 章章地区企地区企业业合同合同审查审查.4 3.1业务场景描述4 3.2业务场景流程图4 3.3涉及的部门及人员情况表6 3.4操作步骤8 3.4.1合同的起草及申报.8 3.4.2自动/手动设定审查审批流程10 3.4.3合同审查审批.11 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 v 页 共 70 页 3.4.4承办人收到退回的合同.12 3.4.5已审部门收到审查退回的抄送通知.13 3.4.6已审部门收到退回的通知.13 3.4.7审查退回人收到回复通知.13 3.4.8决定可否签约.14 3.4.9合同打印.14 3.4.10合同盖章文本分发信息填报.15 3.4.11合同签订信息填报.15 3.4.12合同履行选择.16 3.4.13履行选择-合同变更16 3.4.14自动/手动设定审查审批流程17 3.4.15合同变更审查审批.17 3.4.16履行选择-验收17 3.4.17履行选择-付款17 3.4.18自动/手动设定审查审批流程18 3.4.19付款申请审查审批.18 3.4.20通知财务部门.18 3.4.21付款信息反馈.19 3.4.22履行结果填报.19 3.4.23履行选择-合同终止20 3.4.24合同归档.20 第第 4 章章地区企地区企业业合同上合同上报报股份公司股份公司审查实审查实例例.21 4.1业务场景描述21 4.2业务场景流程图21 4.3涉及的部门及人员情况表22 4.4操作步骤22 4.4.1立项申报.22 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 vi 页 共 70 页 4.4.2合同申报.23 4.4.3自动/手动设定审查审批流程24 4.4.4合同审查审批.24 4.4.5上报股份公司审查.24 4.4.6股份公司合同审查审批.24 4.4.7转合同签订工作交接.25 4.4.8合同打印.25 4.4.9合同履行选择.26 4.4.10履行选择-提供产品（或服务）26 4.4.11自动/手动设定审查审批流程26 4.4.12提供产品（或服务）审查审批.26 4.4.13履行结果信息填报.27 4.4.14履行选择-收款27 4.4.15履行选择-合同终止27 4.4.16合同归档.28 第第 5 章章五五级单级单位合同逐位合同逐级级上上报报到地区企到地区企业审查实业审查实例例.29 5.1业务场景描述29 5.2业务场景流程图29 5.3涉及的部门及人员情况表30 5.4操作步骤30 5.4.1立项及选商申报.30 5.4.2招标申报.31 5.4.3自动/手动设定审查审批流程31 5.4.4合同谈判审查审批.32 5.4.5工作交接给合同谈判结果信息填报人.32 5.4.6合同谈判结果信息填报.32 5.4.7合同申报.33 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 vii 页 共 70 页 5.4.8自动/手动设定审查审批流程34 5.4.9合同审查审批.34 5.4.10逐级上报上级单位审查.34 5.4.11四级单位合同审查审批.34 5.4.12三级单位合同审查审批.35 5.4.13二级单位合同审查审批.35 5.4.14地区企业合同审查审批.35 5.4.15股份公司合同审查审批.36 5.4.16转合同签订工作交接.36 5.4.17合同打印.36 第第 6 章章签约签约授授权权申申请请、 、审审批批实实例例36 6.1业务场景描述36 6.2业务场景流程图36 6.3涉及的部门及人员情况表37 6.4操作步骤37 6.4.1签约授权申请.37 6.4.2签约授权申请审批.38 6.4.3打印授权委托书.38 第第 7 章章市市场场准入申准入申请请、 、审查审审查审批批实实例例39 7.1业务场景描述39 7.2业务场景流程图39 7.3涉及的部门及人员情况表39 7.4操作步骤39 7.4.1合同相对人登记.39 7.4.2市场准入申请.40 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 viii 页 共 70 页 7.4.3市场准入审查审批.41 7.4.4开具市场准入证.41 第第 8 章章客客户户授信申授信申请请、 、审查审审查审批批实实例例42 8.1业务场景描述42 8.2业务场景流程图42 8.3涉及的部门及人员情况表42 8.4操作步骤42 8.4.1客户授信申请.42 8.4.2客户授信审查审批.43 8.4.3开具客户信用等级证.43 第第 9 章章系系统统初始化配置参考初始化配置参考.44 9.1系统初始化步骤44 9.2系统功能说明44 9.3用户角色实例50 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 1 页 共 70 页 第第 1 章章概述概述 1.1目的目的 本资料作为中国石油合同管理系统用户培训教材，主要用于帮助本系统的使 用者方便、快捷的了解中国石油合同管理系统的基本功能及使用方法，有关人员 可参照此手册进行相关操作。 1.2适用对象及范围适用对象及范围 1.2.1适用对象适用对象 本培训教材针对中国石油合同管理系统的管理者、使用者，用户需具备 IE 浏览器的使用知识和经验。 1.2.2适用范围适用范围 适用于本系统使用及运营支持。 1.3客户端软、硬件环境及配置客户端软、硬件环境及配置 1.3.1硬件环境及配置硬件环境及配置 对客户端计算机硬件没有特定的要求，以下只给出建议硬件配置： 客户机CPU内存（M）硬盘（G）网卡 最低配置P2/4002561010/100M 建议配置P3/6505121010/100M 1.3.2软件环境及配置软件环境及配置 对客户端计算机的软件要求是使用微软的操作系统，浏览器版本在 5.5 以上 （建议安装 IE6） ，并安装 Office 办公软件（建议Office 2003 professional） 。 序号软件备注 1win98/win2000/winXP 中文版建议安装相应系统的补丁 2Internet Explorer 5.5 以上版本建议安装 IE6 SP1 及相应补丁 3Microsoft Office Professional Edition 2003 建议安装 Office 补丁 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 2 页 共 70 页 第第 2 章章操作说明操作说明 2.1访问系统访问系统 打开计算机，进入操作系统，打开浏览器（IE） ，访问合同管理系统网址， 系统界面如下： 2.2登录系统登录系统 在系统首页的左侧区域，正确输入访问系统的用户名和密码，即可进入合同 管理系统的主界面，如下图，左侧为控制菜单，分为一级菜单及二级菜单，右侧 为工作区。 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 3 页 共 70 页 2.3菜单操作菜单操作 合同管理系统主要由个人工作助理、合同立项、合同选商、合同申报、合同 审查审批、合同签订、合同履行、合同归档、签约授权管理、合同相对人管理、 下载中心、查询统计、应用管理、系统管理十四个模块构成。依次点击一级菜单， 我们将看到各菜单下的二级菜单，依此类推我们可以看到整个合同管理系统的功 能构架，了解合同管理系统的构成及其功能。 2.4退出系统退出系统 退出系统的方式有两种： 1) 直接关闭所有浏览器。 2) 单击页面右上方的“注销”按钮。 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 4 页 共 70 页 第第 3 章章地区企业合同审查地区企业合同审查 3.1业务场景描述业务场景描述 地区企业下属二级单位物采中心的合同承办员起草一份采购“DELL 电脑设 备”的申请，选商方式定为“招标” ，填写招标基本信息，报部门领导初审，审 查通过后报地区企业业务主管部门进行选商方式审查，审查通过后进行招标工作， 填写招标结果信息，确定合同相对人后进行合同申报，填写合同基本信息。然后 报部门领导初审，审查通过后报地区企业三项审查部门及领导审查审批，三项审 查部门及领导审查通过后法律部门通过系统打印合同文本及审查审批表，办理合 同签字盖章手续，双方签字后合同生效，对方单位准备发货，由于采购数量发生 变化，我方提出了合同变更申请，并审查通过，我方单位收到货物后办理付款手 续，一次付清货款后合同履行终止，合同正式归档，然后转档案系统归档。 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 5 页 共 70 页 3.2业务场景流程图业务场景流程图 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 6 页 共 70 页 二级单位地区企业 1、合同立项：(二级单位物采中 心)刘志刚 2、合同选商：(二级单位物采中 心)刘志刚 3、二级单位内部审查审批： (二级单位物采中心)吴君 (二级单位领导)王有杰 5、招标结果填报：(二级单 位物采中心)刘志刚 6、合同申报：(二级单位物采中 心)刘志刚 9、合同签订：(二级单位 企业管理科)郝萍 11、变更申请：(二级 单位物采中心)刘志刚 10、履行选择-合同变更： (二级单位物采中心)刘志刚 7、二级单位内部审查审批： (二级单位领导)王有杰 12、二级单位领导审查审： (二级单位领导)王有杰 15、财务审查：(二级单位 财务科)庞杰 16、财务审查：(二级单位 领导)王有杰 18、付款情况填报：(财务处)林健 19、履行选择-合同终止： (二级单位物采中心)刘志刚 20、合同归档：(二级单位 企业管理科)郝萍 4、上报上级业务主管部门审： (物资采购部)陈舒，吴广宁，张 兰芳顺序送审 =100万 自动上报 8、合同三项审查： (物资采购部)吴广宁，张兰芳顺序 (科技信息处)程静（规划计划处）王刚同时 (企管法规处)王超、林景玉随机 =50万 自动上报 13、变更申请审查审批： (规划计划处)王刚 (财务处)林健 (企管法规处)王超、林景玉随机 自动上报 自动返回 17、付款申请审查： （财务处）林健 （审计处）张杰春 （企管法规处）王超，林景玉随机 自动上报 自动返回 14、履行选择-付款：(二 级单位物采中心)刘志刚 14、履行选择-验收：(二 级单位物采中心)刘志刚 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 7 页 共 70 页 3.3涉及的部门及人员情况表涉及的部门及人员情况表 单位单位部门部门职务职务人员姓名人员姓名用户名用户名 A 企业 领导曹则文 caozw 物资采购部 主任张兰芳 zhanglf 科长吴广宁 wugn 合同计划员陈舒 chens 审计处 处长张杰春 zhangjc 科长罗明彬 luomb 财务处 处长刘惠明 liuhm 科长林健 linj 企管法规处 处长林景玉 linjy 科员王超 wangc 科员刘昆 liuk 科技信息处 处长程静 chengj 科长蒋华 jiangh 营销处 科长何刚 heg 科员沈小平 shenxp 规划计划处 科长王刚 wangg 勘探开发处 处长李方勇 lify 科长马军 maj 科长吴越 wuy A 企业下属二级 单位 领导王有杰 wangyj 二级单位物采中心 科长吴君 wuj 科员刘志刚 liuzg 二级单位财务科 科员庞杰 pangj 二级单位企业管理科（法 律） 科员郝萍 haop A 企业下属三级 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 8 页 共 70 页 单位 领导刘浩杰 liuhj 三级单位物采中心 科长马志腾 mazt 科员吕蒙 lvm 三级单位财务科 科员龙小志 longxz 三级单位企业管理科（法 律） 科员张佳佳 zhangjj A 企业下属四级 单位 领导曹立华 caolh 四级单位物采中心 科长高波 gaob 科员贺之章 hezz 四级单位财务科 科员田立 tianl 四级单位企业管理科（法 律） 科员齐小娜 qixn A 企业下属五级 单位 领导李化龙 lihl 五级单位物采中心 科长罗雪莉 luoxl 科员张江 zhangj 五级单位财务科 科员王秋明 wangqm 五级单位企业管理科（法 律） 科员黄正文 huangzw 3.4操作步骤操作步骤 操作步骤如下： 模块模块详细操作步骤详细操作步骤 合同立项、合同选商、合同 申报 合同的起草及申报 合同审查审批 自动/手动设定审查审批流程 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 9 页 共 70 页 合同审查审批 承办人收到退回的合同 已审部门收到审查退回的抄送通知 已审部门收到退回的通知 审查退回人收到回复通知 决定可否签约 合同打印 合同签订 合同签订信息/盖章信息填报 合同履行选择 变更申请 自动/手动设定审查审批流程 变更申请审查审批 变更结果信息填报 付款申请 自动/手动设定审查审批流程 付款申请审查审批 通知财务部门 付款信息反馈 履行结果信息填报 合同履行 合同终止 合同归档合同正式归档，转档案系统归档 3.4.1合同的起草及申报合同的起草及申报 3.4.1.1 操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 合同立项二级单位物采中心刘志刚 liuzg 合同选商二级单位物采中心刘志刚 liuzg 合同申报二级单位物采中心刘志刚 liuzg 3.4.1.2 操作步骤 1) 登录后进入“合同立项” “立项提示” 。 2) 单击“新合同立项申报”按钮，可以进入合同立项申报页面。 3) 填写立项信息（详细数据见：合同立项申报模拟数据表）并选择“提交” 按钮，用户完成立项申报工作。 4) 由于立项申请中选商方式选择“招标”方式，同时在单位设置里启用了 招标子模块功能，则直接进入招标申请页面。 5）填写招标申请信息（详细数据见：招标申请模拟数据表） ，划分三个标段， 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 10 页 共 70 页 填写各标段信息，选择“送审”按钮。 6）为三个标段分别填写招标结果信息（详细数据见：招标结果模拟数据表） ，然后点击“转合同申报” 。 7) 填写合同申报信息（详细数据见：合同申报模拟数据表）并选择“送审” 按钮。 3.4.1.3 用到的数据 合同立项申报模拟数据表（表 1） 合同名称：DELL 电脑设备采购合同 合同类别：买卖合同 二级类别：产品物资 三级类别：科技产品 框架协议：否 框架协议下的合同：否 资金流向：支出 资金渠道：直接成本 选商方式：招标 签约依据：根据 000001 号采购计划 所属项目：计算机采购项目 预算金额： 1100000 承办部门负责人：吴君 工作交接给：刘志刚 合同选商模拟数据表（表 2） 招标方式：邀请招标 预算金额：110 万 招标组织形式：自行招标 招标方式说明：邀请招标自行招标 是否划分标段：是 标段 1： 标段名称：UPS 预算金额：10 万 范围说明：功率大于 1000W 标段 2： 标段名称：计算机 预算金额：80 万 范围说明：功率大于 1000W 标段 3： 标段名称：网络配件 预算金额：20 万 范围说明：网线，交换机等 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 11 页 共 70 页 招标结果填报模拟数据表（表 3） 标段 1： 招标结果：转谈判 确定谈判金额：10 万 标段 2： 招标结果：招标成功 中标价格：80 万 标段 3：招标结果：招标失败 工作交接：刘志刚 合同申报模拟数据表（表 4） 合同名称：DELL 电脑设备采购合同计算机 合同类别：买卖合同 二级类别：产品物资 三级类别：科技产品 资金流向：支出 资金渠道：直接成本 选商方式：招标 合同标的：电脑设备 标的金额：80 万元 币种：人民币 我方签约单位：A 分公司 我方签约人：曹则文 合同相对人：DELL(中国)公司 履行地点：北京 履行期限：2006.5.1 至 2006.12.31 纠纷解决方式：诉讼 备注： 3.4.2自动自动/手动设定审查审批流程手动设定审查审批流程 合同承办员提交一份合同申请后，系统自动套用系统中初设的审查审批规则， 若有合适的规则，并且选择了自动执行，则系统自动完成设定审查审批流程的工 作，合同申请转入下一步“3.4.3 合同审查审批” 。 若无合适的规则，或者选择了手动执行，则工作进入了合同承办员所在单位 的默认分发员的待办工作中，由默认分发员手动的设定合同申请在本单位的审查 审批流程。 重点说明： 1、若二级单位提交一份合同，首先在二级单位内部进行流程设定及审查审 批等相关工作，二级单位内部审查结束后，系统进行是否需要地区企业审查的判 断，若需要地区企业审查，则自动转入地区企业流程设定及审查审批工作。 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 12 页 共 70 页 2、若地区企业的机关处室提交一份合同，则直接在地区企业内部进行流程 设定及审查审批工作。 3.4.2.1 操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 设定二级单位合同审查审批规则物采中心刘志刚 liuzg 手动设定一份合同在二级单位内部 的审查审批流程 物采中心刘志刚 liuzg 设定地区企业合同审查审批规则企管法规处王超 wangch 手动设定一份合同在地区企业内部 的审查审批流程 企管法规处王超 wangch 3.4.2.2 操作步骤 若系统中设定了审查审批规则，同时规则设定中选择了自动执行，则系统自 动帮助用户完成流程设定工作；若系统中没有合适的审查审批规则或者规则设定 中选择了手动执行，则流程设定员还需要进行如下操作： 1) 登录后进入“个人工作助理” “工作提示” 。 2) 在用户的待办工作中将有一份流程设定的待办工作，单击工作名称，进 入流程设定页面。 3) 设定审查的流程并单击“确定”按钮，完成合同申报工作。 3.4.3合同审查审批合同审查审批 完成流程设定工作后，合同申请根据自动或手动设定的流程依次进入每个审 查审批人的待办工作中。 3.4.3.1 审查审批顺序 系统支持各单位根据本单位实际情况对合同的部门初审、三项审查部门及审 查顺序进行自定义设置。 下面给出一个合同审查审批的实例，其中科技信息处与规划计划处是同时审 查，其他部门之间是顺序审查。 合同审查审批实例： 审查顺序审查顺序工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人办理前提条件办理前提条件 1 部门初审物采中心吴君申报提交 2 二级单位领导王有杰部门初审已通过 3 合同三项审查物资采购部吴广宁、张兰芳顺序二级单位审查通过 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 13 页 共 70 页 4 合同三项审查科技信息处 程静物资采购部审查通过 5 合同三项审查规划计划处王刚物资采购部审查通过 6 合同三项审查企管法规处王超、林景玉随机所有审查部门审查通过 3.4.3.2 操作步骤 各审查审批人按照先后顺序收到审查提示，审查审批人收到提示后的操作类 似，如下： 1) 登录后用户的待办工作中将有一份待审查审批的工作。 2) 单击这份工作最后的“流程进展”图标，可以查看这份合同的审查审批 步骤及当前审查的情况。 3) 单击工作名称，进入合同审查审批页面。 4) 填写审查审批意见后用户有以下几种选择： - 确认：当用户选择此按钮后，用户本人的审查工作完成，任务自动转到下 一个审查人待办工作中。 - 临时保存：当用户选择此按钮后，用户的审查工作还未完成，工作还在用 户的待办工作中，用户可以稍后再处理这项工作。 - 退回相关部门：当用户选择此按钮后，用户可以继续选择将合同退回给承 办部门或者已经审查部门，同时可以选择将合同抄送给已审查的部门；还可以通 过单位设置里的自动抄送功能，由系统自动抄送已经审查的部门。 - 流程重设：当用户选择此按钮后，工作发送到流程重设员的待办工作中， 流程重设员可以对合同的审查审批流程进行重设。 3.4.3.3 用到的数据 审查通过的模拟数据表（表 5） 审查审批意见：审查通过 按钮选择：确定 审查退回的模拟数据表（表 6） 审查审批意见：不同意，需要修改相关资料 按钮选择：返回相关部门 退回部门：承办部门 抄送部门：物采中心 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 14 页 共 70 页 3.4.4承办人收到退回的合同承办人收到退回的合同 3.4.4.1 操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 修改退回的合同物采中心刘志刚 liuzg 3.4.4.2 操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份合同审查审批退回的工作。 2) 单击这份工作最后的“流程进展”图标，可以查看这份合同的审查审批 步骤及当前审查的情况、退回的情况等信息。 3) 单击工作名称，进入合同申报修改页面。 4) 根据审查部门提出的修改意见对合同基本信息进行修改。 5) 承办人有以下几种选择： - 临时保存：当用户选择此按钮后，用户的工作还未完成，工作还在用户的 待办工作中，用户可以稍后再处理这项工作。 - 删除：若审查部门的意见彻底否定了这份合同申请，则承办人可以撤销这 份申请(前提是此合同没有经过选商)，将这份申请从系统中删除。 - 重新送审：用户修改基本信息后，单击“重新送审”按钮，合同退回人将 收到反馈信息，可以继续审查工作。 - 取消：放弃本次操作。 3.4.5已审部门收到审查退回的抄送通知已审部门收到审查退回的抄送通知 先审部门审查通过的合同，后续审查部门在审查时若提出修改意见，需要退 给合同承办人进行修改，后续审查部门可以选择通知已审部门，此时已审部门将 会收到一份合同审查退回的抄送通知。 3.4.5.1 操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人 收到其它部门审查退回的抄送通知已审部门已经审查审批通过人 3.4.5.2 操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份合同审查审批退回抄送的通知。 2) 单击工作名称，可以填写当前用户对这次退回的意见，选择“关闭”按 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 15 页 共 70 页 钮关闭这次对话；选择“回复”按钮，退回人将在待办工作中收到一份回复通知。 3.4.6已审部门收到退回的通知已审部门收到退回的通知 先审部门审查通过的合同，后续审查部门在审查时若提出修改意见，可以退 给已审部门，此时已审部门将会收到一份合同审查退回的通知。 3.4.6.1 操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人 收到其它部门审查退回的通知已审部门已经审查审批通过人 3.4.6.2 操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份合同审查审批退回的通知。 2) 单击工作名称，可以重新填写本人的审查意见，单击“确定”完成。 3.4.7审查退回人收到回复通知审查退回人收到回复通知 3.4.7.1 操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人 收到退回后的回复通知合同退回部门合同退回人 3.4.7.2 操作步骤 登录后用户在待办工作中将会收到回复通知，这里有两种回复通知信息： 1) 一种是其它审查部门的意见。 2) 另一种是合同承办人重新上报的审查申请。 对于第一种情况，审查人单击工作名称后可以查看到其它审查部门对本人退 回合同的意见，查看完后直接关闭即可。 对于第二种情况，审查人单击工作名称后看到的页面及操作方式与进行合同 审查时类似，只是合同的基本信息已经经过了承办人的修改。 3.4.8决定可否签约决定可否签约 合同审查审批结束后，根据上一级单位设定的上报规则判断是否需要报审， 或者工作交接给合同签订承办员。 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 16 页 共 70 页 3.4.8.1 操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 决定可否签约物采中心刘志刚 liuzg 3.4.8.2 操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份待办工作。 2) 系统自动根据股份公司设定的上报条件，给出两种不同的待办工作。 - 若合同符合上报规则，则承办人只能选择工作交接给地区企业法律部门的 用户，由地区企业法律部门负责向股份公司上报。 - 若合同不符合上报规则，则承办人将工作交接给合同签订工作的承办员； 对不符合上报规则的合同，承办人也可以选择“上报” 。 3.4.8.3 用到的数据 选择合同签订承办人模拟数据表（表 7） 工作交接给：郝萍 按钮选择：合同签订 3.4.9合同打印合同打印 合同审查审批结束，办理合同签订的部门首先打印合同文本及审查审批表， 在网下办理合同签订事宜，最后将合同盖章文本分发信息和合同的实际签订情况 记录到系统。合同盖章文本分发员与合同签订信息录入员可以是两个用户。 3.4.9.1 操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 合同打印二级单位企业管理科郝萍 haop 3.4.9.2 操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份待打印的工作。 2) 通过系统直接打印或者将合同文本及审查审批表下载到本地后再打印。 3) 确定合同转盖章信息填报员和签订信息录入员后选择“确定”按钮。 3.4.9.3 用到的数据 合同打印的模拟数据表（表 8） 转盖章信息填报员：郝萍 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 17 页 共 70 页 转签订信息录入员：郝萍 按钮选择：确定 3.4.10 合同盖章文本分发信息填报合同盖章文本分发信息填报 3.4.10.1操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 合同盖章文本分发信息填报二级单位企业管理科郝萍 haop 3.4.10.2操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份待填写合同盖章信息的工作。 2) 单击待办工作名字进入盖章文本分发信息填报页面，填写相关盖章文本 分发信息。 3) 填写完成后，选择提交按钮。 3.4.10.3用到的数据 合同盖章文本分发信息填报模拟数据表（表 9） 盖章文本分发人：郝萍 盖章文本分发时间： 2006-8-5 盖章文本分发份数： 5 备注：分发给二级单位物采中心的刘志刚 3.4.11 合同签订信息填报合同签订信息填报 3.4.11.1操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 合同签订信息填报二级单位企业管理科郝萍 haop 3.4.11.2操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份待填写合同签订信息的工作。 2) 在网下办理合同的签字盖章手续。 3) 网下完成了合同签订手续后，承办人登录系统，将合同的实际签订信息 记录到系统。 4) 填写完成后，选择提交按钮，系统给出提示，合同进入履行状态。 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 18 页 共 70 页 若签订信息中“合同成立时生效”选项选择“否” ，则用户还需要再填写 合同生效时间才能进入履行状态。 3.4.11.3用到的数据 合同签订信息填报模拟数据表（表 10） 我方签约人：曹则文 我方签字时间：2006-8-5 合同相对人：DELL(中国)公司 对方签约人：张雁 我方盖章人：王超 我方盖章时间：2006-8-5 合同成立时间：2006-8-5 签订地点：北京市 合同成立时生效：是 合同生效要件： 工作交接给：刘志刚 3.4.12 合同履行选择合同履行选择 合同生效后就进入履行状态，各承办部门根据合同的实际履行情况或需要向 系统提出履行申请，系统提供的申请类型包括八种； 支出类：验收、付款、合同变更、合同解除、违约情况申报、合同终止； 收入类：收款，提供产品（或服务）申请、合同变更、合同解除、违约情况 申报、合同终止； 不涉及：验收、收款、付款申请、提供产品（或服务）申请、合同变更、合 同解除、违约情况申报、合同终止。 各份合同根据实际履行情况，需要的履行申请及申请的顺序都不一样。下面 我们就实例给出的流程进行演示操作说明。 3.4.13 履行选择履行选择-合同变更合同变更 3.4.13.1操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 合同变更申请物采中心刘志刚 liuzg 3.4.13.2操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份待履行选择的工作。 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 19 页 共 70 页 2) 单击工作名称，进入履行选择页面。 3) 选择“合同变更” ，变更事项选择“标的金额”和“其他”填写相关信息 后送审，合同进入变更申请流程设定。 3.4.13.3用到的数据 合同变更申请模拟数据表（表 11） 变更原因：我方 变更原因说明：需求量增加，需要增加采购数额。 变更事项：标的金额：由 80 万元变更为 90 万元 其他：采购数量增加 3.4.14 自动自动/手动设定审查审批流程手动设定审查审批流程 系统根据初设的流程规则自动执行或者由本单位的默认分发员手动设定流程。 (详细内容可参见“地区企业合同审查实例”3.4.2 自动/手动设定审查审批流程) 3.4.15 合同变更审查审批合同变更审查审批 合同变更的审查审批与合同审查审批的步骤类似，合同变更申请按照设定的 审查审批规则，依次进入每个审查审批人的工作提示中。 3.4.15.1审查审批顺序 履行申请的审查审批部门与合同审查审批可能不同，下面是本实例设定的履 行申请的审查审批步骤： 审查顺序审查顺序工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人办理前提条件办理前提条件 1 变更审查审批规划计划处王刚申报提交 2 变更审查审批财务处林健规划计划处审查通过 3 变更审查审批企管法规处王超、林景玉随机财务处审查通过 3.4.15.2操作步骤 各审查审批人对履行申请的审查过程与合同审查审批的步骤类似，这里就不 详细描述了。 3.4.16 履行选择履行选择-验收验收 合同变更申请通过审查审批后，承办员将填写履行结果信息。 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 20 页 共 70 页 3.4.16.1操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 履行结果信息填报二级单位物采中心刘志刚 liuzg 3.4.16.2操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份履行结果信息填报的待办工作。 2) 单击工作名称，进入履行结果信息填报页面。 3) 填写履行结果信息。 4) 选择验收。 3.4.16.3用到的数据 履行验收模拟数据表（表 12） 验收时间： 2006-09-23 验收部门及参与人员： 二级单位物采中心刘志刚 二级单位物采科科长吴君 验收意见：验收合格 3.4.17 履行选择履行选择-付款付款 3.4.17.1操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 付款申请物采中心刘志刚 liuzg 3.4.17.2操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份待履行选择的工作。 2) 单击工作名称，进入履行选择页面。 3) 选择“付款” ，填写付款申请信息后，选择“送审”按钮，付款申请完 成，合同进入付款申请审查审批。 3.4.17.3用到的数据 付款申请模拟数据表（表 13） 合同相对人履约情况：12 月 10 日向我方交付货品 合同约定的付款条件：货到后 30 日内付款 付款性质：决算款 付款金额：90 万元 付款单位：地区企业 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 21 页 共 70 页 收款单位：DELL(中国)公司 应付款时间：2006 年 12 月 31 日 3.4.18 自动自动/手动设定审查审批流程手动设定审查审批流程 系统根据初设的流程规则自动执行或者由本单位的默认分发员手动设定流程。 (详细内容可参见“地区企业合同审查实例”3.4.2 自动/手动设定审查审批流程) 3.4.19 付款申请审查审批付款申请审查审批 付款申请的审查审批与合同的三项审查类似，付款申请按照设定的审查审批 规则，依次进入每个审查审批人的工作提示中。 3.4.19.1审查审批顺序 履行申请的审查审批部门与合同审查审批可能不同，下面是本实例设定的履 行申请的审查审批步骤： 审查顺序审查顺序工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人办理前提条件办理前提条件 1 付款审查审批财务处林健申报提交 2 付款审查审批审计处张杰春财务处审查通过 3 付款审查审批企管法规处王超、林景玉随机审计处审查通过 3.4.19.2操作步骤 各审查审批人对履行申请的审查过程与合同审查审批的步骤类似，这里就不 详细描述了。 3.4.20 通知财务部门通知财务部门 合同付款申请通过审查审批后，需要由承办员选择办理付款的财务人员。 3.4.20.1操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 工作交接物采中心刘志刚 liuzg 3.4.20.2操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份工作交接的待办工作。 2) 单击工作名称，进入工作交接页面。 3) 确定工作交接人后选择“付款确认”按钮。 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 22 页 共 70 页 3.4.20.3用到的数据 通知财务部门模拟数据表（表 14） 工作交接给：林健 按钮选择：付款确认 3.4.21 付款信息反馈付款信息反馈 合同付款申请通过审查审批后，财务部门根据付款通知书办理付款手续，最 后再将实际付款信息反馈到系统。建议付款信息反馈工作由财务部门完成。 3.4.21.1操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 付款信息反馈财务处林健 linj 3.4.21.2操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份财务付款确认的待办工作。 2) 单击工作名称，进入付款信息反馈页面。 3) 填写实际付款信息后，选择“确定”按钮。 3.4.21.3用到的数据 付款信息反馈模拟数据表（表 15） 本次付款金额：85 万元 3.4.22 履行结果填报履行结果填报 财务部门将实际付款信息反馈到系统后，由承办人填写履行结果信息。 3.4.22.1操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 履行结果信息填报物采中心刘志刚 liuzg 3.4.22.2操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份履行结果信息填报的待办工作。 2) 单击工作名称，进入履行结果信息填报页面。 3) 填写履行结果信息。 4) 选择是否合同终止。 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 23 页 共 70 页 - 若合同终止选择否并选择“确定”按钮，合同继续进入履行选择状态。 - 若合同终止选择是并选择“确定”按钮，用户进入合同终止填报页面。 3.4.22.3用到的数据 履行结果信息填报模拟数据表（表 16） 履行完成时间： 2006-12-31 履行说明：履行良好 合同终止：否 3.4.23 履行选择履行选择-合同终止合同终止 无论合同是正常履行结束还是异常履行结束后，由承办部门将合同终止信息 提交到系统。 3.4.23.1操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 合同终止物采中心刘志刚 liuzg 3.4.23.2操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份履行选择的待办工作。 2) 单击工作名称，进入履行选择页面。 3) 选择“合同终止” ，填写合同终止相关信息。 4) 选择工作交接对象。若是二级单位承办的合同，交接的对象可以是本二 级单位或者地区企业的档案管理员。 5) 选择“归档”按钮，合同进入正式归档状态。 3.4.23.3用到的数据 合同终止模拟数据表（表 17） 合同终止时间：2006 年 12 月 31 日 合同终止说明：合同履行完毕 相关资料： 工作交接给：郝萍 3.4.24 合同归档合同归档 合同终止后，系统自动完成合同信息归档工作，将合同归到本单位的档案库 中，档案管理人员可以进入系统，根据需要建立不同的“档案夹”将已经归档的 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 24 页 共 70 页 合同放到不同的档案夹下。 3.4.24.1操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 合同归档二级企业管理科郝萍 haop 3.4.24.2操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份合同归档的待办工作。 2) 单击工作名称，进入合同归档页面。 3) 将合同归档到一个档案夹下。 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 25 页 共 70 页 第第 4 章章地区企业合同上报股份公司审查实例地区企业合同上报股份公司审查实例 4.1业务场景描述业务场景描述 地区企业勘探开发处的立项承办员填报一份油田钻井工程合同的立项申请； 合同相对人经过投标的方式确定，合同承办员填写合同基本信息，报三项审查部 门及地区企业领导审查审批；审批通过后，将该合同上报到公司进行审查审批； 股份公司审查部门、审批领导网上进行审查审批；审批通过后，返回到地区企业 法律部门，通过系统打印合同文本及审查审批表，办理合同签字盖章手续，双方 签字后合同生效进入履行。 4.2业务场景流程图业务场景流程图 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 26 页 共 70 页 4.3涉及的部门及人员情况表涉及的部门及人员情况表 参见第三章内容。 4.4操作步骤操作步骤 操作步骤如下： 模块模块详细操作步骤详细操作步骤 合同立项立项申报 招标申报 自动/手动设定审查审批流程 招标审查审批 工作交接给招标结果填报人 合同选商 招标结果信息填报 合同申报合同申报 合同审查审批 自动/手动设定审查审批流程 上报股份公司审查 合同审查审批 股份公司合同审查审批 合同打印 合同签订 。 4.4.1立项申报立项申报 4.4.1.1 操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 立项及选商申报勘探开发处吴越 wuy 4.4.1.2 操作步骤 1) 登录后进入“合同立项” “立项提示” 。 2) 单击“新合同立项申报”按钮，可以进入合同立项填报页面。 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 27 页 共 70 页 3) 填写立项信息并选择“提交”按钮，用户完成立项申报工作。 4.4.1.3 用到的数据 合同立项及选商申报模拟数据表（表 18） 合同名称：某油田 105 号油井钻井工程合同 合同类别：油田工程 二级类别：钻井工程 三级类别： 框架协议：否 框架协议下的合同：否 资金流向：收入 资金渠道： 选商方式：投标 所属项目： 签约依据： 预算金额： 3000000 承办部门负责人：李方勇 工作交接给：马军 4.4.2合同申报合同申报 4.4.2.1 操作用户 工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人承办人用户名承办人用户名 合同申报勘探开发处吴越 wuy 4.4.2.2 操作步骤 1) 登录后用户的待办工作中将有一份待合同申报的工作。 2) 单击工作名称，进入合同申报页面。 3) 填写合同申报信息并选择“送审”按钮。 4.4.2.3 用到的数据 合同申报模拟数据表（表 19） 合同名称：某油田 105 号油井钻井工程合同 合同类别：油田工程 二级类别：钻井工程 三级类别： 资金流向：收入 资金渠道： 选商方式：投标 中国石油合同管理系统培训教材 中国石油管理信息系统项目组 第 28 页 共 70 页 合同标的：钻井工程 标的金额：270 万 币种：人民币 准据法：中国法律 合同文本语种：汉语 我方签约单位：A 企业 我方签约人：曹则文 合同相对人：某油田公司 内部合同：否 涉外合同：是 关联交易：否 履行地点： 履行期限：2006-8-5 至 2007-8-5 纠纷解决方式：诉讼 备注： 4.4.3自动自动/手动设定审查审批流程手动设定审查审批流程 系统根据初设的流程规则自动执行或者由本单位的默认分发员手动设定流程。 (详细内容可参见“地区企业合同审查实例”3.4.2 自动/手动设定审查审批流程) 4.4.4合同审查审批合同审查审批 申请按照设定好的审查审批规则，依次进入每个审查审批人的工作提示中。 4.4.4.1 审查审批顺序 下面是本实例的审查审批规则，如下表： 审查顺序审查顺序工作类型工作类型承办部门承办部门承办人承办人办理前提条件办理前提条件 1 合同审查审批企管法规处王超、林景玉随机申报提交 2 合同审查审批规划计划处王刚企管法规处审查通过 3 合同审查审批领