商务英语应用文的语言特点探析.pdf

vol.23.no.6 dec.2010 湖 北 函 授 大 学 学 报 journal of hubei correspondence university 第 23 卷第 6 期 2010 年 12 月 105 商务英语应用文的语言特点探析 蔡专林 （镇江市高等专科学校， 江苏镇江212003） 摘要商务英语应用文在商务活动中使用广泛而频繁。从商务英语应用文的语言特点来看， 商务文本具有 内容完整、 清楚简洁、 具体明确、 准确无误、 礼貌体谅特点。商务英语应用文的话语范围限于具体的商务活动， 通过 语言的交际达到商务交易的目的。 在话语方式上， 商务英语应用文使用符合商务情景的正式语体， 使用专业词汇和 行业缩略术语， 其措词及表述严谨而得体。 关键词商务英语； 应用文； 语言特点 中图分类号g642.0文献标识码 a文章编号1671-5918(2010)06-0105-02 doi： 10.3969/j.issn.1671-5918.2010.06.053本刊网址http： / 一、 引言 随着对外开放的不断扩大和外贸体制改革的不断深化， 特 别是中国加入 wto 后， 我国对外贸易已取得较快的发展， 国 际商务和对外贸易活动日益频繁。 因此， 从事对外经贸工作和 外向型经济的人员也将越来越多。 对这些从业人员来说， 英语 能力是最基本的， 也是最重要的。 而商务英语应用文在外贸业 务和商务活动中使用广泛而频繁， 它在互通商业信息， 联系商 业事务及促进贸易关系等方面起着重要作用。了解和掌握商 务英语应用文写作对国际商务、 外贸业务从业人员来说是非常 重要的。 二、 商务英语应用文的界定 广义的应用文（applied writings in broad sense）泛指一切 应用文字， 文体大致有别于记叙文、 抒情文和论说文， 界限不太 明显; 很多记叙文和论说文， 同样是有实用价值的。狭义的应 用文（applied writings in narrow sense） ， 主要指政府、 机关、 群 众团体或企业法人间用于沟通的文字，如公文（official docu- ments） 、 商务函电 （letters or correspondences ） 、 契约 （contracts oragreements） 、 商务报告 （business report） 、 商业广告 （business advertisement） 、单据（bills，receipts or vouchers） 、会议纪要 （summary of talks） ， 以及法律证件 （legal credentials） 等 1， 而随 着社会经济的发展， 英语应用文的应用范围越来越广泛， 以商 业为主体的和为商务活动服务的各类实用文体都应包括在英 语应用文范畴之内， 例如， 请柬、 邀请信、 祝贺函、 访问日程等 等。本文所论及的英语应用文， 范围限于后者， 且以商业英语 应用文为主。英语应用文不同于诗歌、 散文等文学作品， 它的 目的是为了解决实际生活和工作中的某个实际问题。 三、 商务英语应用文的语言特点 作为一种书面形式的实用文体， 商务英语应用文能够客观 地反映作者的思维组织能力和语言的表达能力。语言及文化 差异所导致的表达法和习惯法的差异可以追究到更深层次的 思维方面的差异。 刘宓庆认为：“思维支配语言， 思维对语言起 决定作用” 2。 由于我们不可避免地受到自身思维模式的影响， 即使我们精通语法， 懂得如何选字遣词和连句成段， 但应用文 的表达依然带有浓郁的汉语思维。 因此， 我们必须了解英语民 族的思维模式， 认识英语应用文的语言特点， 进行有效的模仿 和习得， 才能写出地道的英语应用文。 商务英语有别于普通英语。商务英语属于专门用途英语 的一个分支， 一种变体。与普通英语没有本质的区别， 但商务 英语又是在不同的商务场景中运用的英语， 因此具有其 “商务” 特色。商务英语应用文一般采用演绎或归纳等论证方法或因 果、 对比、 过程分析、 说服、 陈列等说明方法来构建文章的篇章。 从整个商务英语语篇的角度来看，商务英语篇章具有内容完 整、 清楚简洁、 具体明确、 准确无误、 礼貌体谅等特点。 （一） 具体明确 任何一种英语应用文都应当要具体、 明确和雨说服力。 同 样， 商务应用文必须力求具体、 明确、 形象， 避免含糊、 空泛、 抽 象。在给对方做出明确反应的信函或答复对方的要求或问题 的信函中， 尤其需要做到表述具体化。如在报盘、 还盘、 理赔 时， 需要使用具体的事实、 时间和数据， 就要求具体， 避免含混 模糊、 笼统抽象。阐明问题要用活的语言表达出来， 给读者留 下深刻难忘的印象。设身处地为读者着想， 抓住对方的中心问 题， 掌握对方的心理， 且尽可能地强调对方的重要性， 说服对方， 达到交流的目的。具体、 明确的信息才能使得读者在获取信息 后明白该怎样采取行动或对策去完成一项具体的商务活动。 （二） 内容完整 在商务英语应用文写作过程中， 我们应力求内容完整。 商 务英语篇章的完整性特点要求商务英语文书涵盖写信人希望 收信人做出积极反应的一切情况及问题， 或者回答对方来信提 出的全部问题或要求。在订货时， 则需要写清所需商品、 何时 需要、 收货人和收货地点及付款方式等。 语言和思维方式都属于文化范畴 （其核心为价值观） ， 但又 受民族文化和哲学观念的影响。不同的社会文化有着不同的 价值观， 并孕育着不同的民族， 不同的民族有着不同的思维方 式 3。由于西方思维形式是 “个人主义” ， 强调 “物我分离” 和个 人意见的表达， 倾向于直截了当的态度对待别人， 英语段落往 往在语篇的开始就直接点题， 态度明确。所以， 当你在答复别 人来信来函的时候， 最好在开始提及对方来信来函日期和核心 内容， 甚至是对方的信函编号， 再回答对方的问题和提及自己 的愿望要求， 其目的是使对方读到你的复函时明白其意， 从而 断定该信的重要性或将其转交给相关的部门处理。这样既可 基金项目： 江苏省 “六大人才高峰” 第三批 c 类资助项目， 苏人通 （2006） 174 号。 作者简介： 蔡专林 （1973） ， 男， 湖北麻城人， 镇江高等专科学校讲师， 研究方向： 大学英语、 商务英语。 106 湖北函授大学学报 （2010） 第 23 卷第 6 期 以达到交流的目的， 又能节约大量的商务时间， 提高工作效率。 撰写重要信函时， 更要注意完整性和严谨性。例如， 接受对方 的报盘时， 最好把交易条件全部阐明， 或具体说明接受报盘的 根据是什么（如报价单等） ， 因为这种应用文实际上已是成交 合同， 此类信函一旦发出， 对方收到， 即对双方都具有法律约束 力， 如果不完整， 有漏洞， 就有可能引起不必要的纠纷。 （三）准确无误 商务文书内容 （如事实、 数据等 ） 必须以准确的语言和商 务套语加以表达， 不得出半分差错， 否则会给自己公司带来重 大经济损失。商务英语应用文必须写得准确，因为它涉及买 卖双方的权利、 义务和利害关系等， 是各种商业单据 （如合同） 的依据。 这里说的 “准确” 不仅指英语语法、 标点符号和拼写准 确。 商业贸易离不开数字， 对商务文件和单据的数字的准确性 要特别加以注意， 避免 “差之毫厘， 失之千里” ， 比如： 5 %-10 % （包括 5 %和 10 %） ， 7 月 10 日或之后， 从 3 月 1 日至 9 日 （包 括 3 日和 9 日） 4。商业信件和外贸函电中常常离不开商业术 语。 一般常用的商业术语用字简洁， 意义明确， 若使用得当， 将 有利于商务活动的展开; 使用不当， 就会引起误解， 造成混乱， 甚至产生不必要的纠纷。因此，必须准确理解和运用商业术 语， 力争商业信函准确无误。 （四）清楚简洁 英民族的思维是个体的， 独特的， 具有系统化、 组织化、 形 式化的特点; 而汉民族的思维是整体综合的， 概括的。表现在 语言上， 英汉语对事物的定义不同， 从而用词出现的不同倾向。 英语偏好用属概念的词即特指， 用词具体细腻; 汉语偏好概念 性的泛指， 用词概括模糊。 置身于商务领域的专业人士大都很忙， 没有时间阅读过长 的商务文书， 特别是商务信函， 所以， 各种商务信函应当在涵盖 各种必须陈述的信息的基础上做到言简意赅、 文字简洁。 完整 性和简洁性两个特点相互制约， 相辅相成。 商务英语应用文的 内容要避免有生涩难懂之处。撰写人应该尽量将自己的意思 表达清楚， 能使对方完全了解你的原意， 不致产生误解。所谓 简洁是指在不影响意思和礼貌的情况下， 使用最简单的语句来 表达。 因此， 撰写人应做到： 避免使用含有不同词义或词义 模糊的词语； 避免累赘冗长的表达； 避免不必要的重复； 用单词代替短语或用短语代替句子。 商务英语应用文应主题突出， 层次分明， 可读性强。其内 容应明白易懂， 无模棱两可、 含糊不清、 陈词滥调等现象。 为了 表达的清晰性， 有时需要附上范例、 说明、 图示等。 其语言形式 要简单、 直接、 明了， 尽量多地使用熟悉的短词和口语体词。 （五）礼貌体谅 西方民族采取的是客体思维方式， 力求语言客观、 公正、 严 密 5。采取客体思维的英语在表示意见的时候， 倾向于间接婉 约， 用劝说建议的方式 （persuasive） ， 表示肯定或否定。 对外所写的商业贸易应用文要体现我国的外贸政策和外 交礼节， 既要遵守国际贸易的习惯，又要维护自身的利益， 做 到不卑不亢， 得体脱俗， 落落大方。 所以， 商务应用文的内容要 写得以有理、 有利和有节为准， 不要盛气凌人， 避免命令和粗 鲁。 体谅就是要顾全对方的要求、 愿望、 情感等， 力求准确地肯 定地谈问题， 尽量避免否定地谈问题。 写商务文书应本着真诚 体贴、 有礼有节的态度， 表达方式应委婉、 积极， 措词得当。 商务英语所使用的语篇结构均不繁复冗长，而是简洁扼 要。撰写商务英语应用文旨在解决商务开展过程中的具体事 务， 其中牵涉到信息咨询和答复、 业务磋商、 建立业务关系、 索 赔理赔等语用功能。其最终目的是使商贸业务运作顺利进行 并进而赢利。由于商务工作者深谙 “商海行舟， 不进则退”和 “时间就是金钱” 的道理， 又有成为业内佼佼者的目标， 因而他 们大都积极进取、 惜时如金并注重贸易往来中的社交礼仪。 他 们使用的商务英语目的性强， 选词恰当、 精确， 用语礼貌， 意思 清晰， 行文简约。这就是商务应用文英语的语言特点， 就是在 商务这一特定社会情境中形成的所谓商务英语语域。 四、 商务英语的语序与思维模式 美国语言学家 robert b kaplan 经过长期研究， 归纳出几 种不同的思维模式。包括汉语在内的东方语言思维模式的特 点是遵循螺旋形发展， 而英语则是依直线型发展。螺旋形思维 模式表现在写作上不直接进入关键主题， 而在主题外围兜圈子， 从各种间接角度来说明问题。汉语中有些文章的写作极具铺 陈渲染之能事， 而这种风格在英语的写作中就显得啰嗦。从语 言风格来看， 英语在表达手法上注意组织性、 逻辑性， 忌讳松散。 商务英语写作， 不能依照中文思维模式思考， 然后翻译成 英文， 而是应根据英文的思维模式进行思考。许多学习者在进 行英文写作的时候习惯于先用母语思考或草拟提纲甚至草稿， 然后再把中文译成英文， 殊不知许多表达在英语里是行不通的。 英语写作要从用英语思考入手， 直接用英语表达， 这样才能激 活头脑中已学过的各种表达方式。而用英语思维需要平时的 反复实践。语序： 句中若有叙事部分和表态部分， 英语常常是 表态部分 （判断、 结论） 在前， 叙事部分 （事实、 描写） 在后， 即先 总提后分述，或先讲结果后追叙过去。汉语的顺序往往相反； 句中若有长短部分， 英语往往是先短后长， 即头轻脚重。汉语 的顺序则往往相反； 含蓄的时间顺序和逻辑关系常常由先到后、 由因到果、 由假设到推论、 由事实到结论这样的次序排列。由 于英汉思维习惯和表达方法的差异， 写作时要注意表达的语序。 五、 结束语 商务英语应用文是一种实用性很强的文体。从商务英语 应用文的语篇构建特点来， 其遣词用语、 行文格式、 甚至篇幅大 小都有一定的套路。商务应用文写作是商业活动中不可避免 的而且是非常重要的一部分， 是我们社会实践中很多活动成功 的关键。商务英语应用文写作应遵循用词专业性强、语言简 洁、 表达礼貌委婉、 措辞得体恰当等特点。只有掌握并灵活运 用这些特点， 恰当运用相关词汇、 礼貌策略， 才能写出一封行文 流畅、 优雅礼貌的应用文， 从而促成业务双方的商务活