企业行政公文写作基本常识.doc

公文定义企业公文是在生产经营和行政管理等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料。公文种类（一）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。（二）通知 适用于批转所属部门/公司的公文，转发上级主管部门和不相隶属单位公文；发布规章制度；要求所属部门/公司办理和需要周知或共同执行的事项；任免干部等。（三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（四）报告 适用于向上级主管部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。（五）请示 适用于向上级主管部门请求指示、批准。（六）批复 适用于答复所属部门/公司、群众组织请示事项。（七）意见 适用于对重要问题提出意见和处理办法。（八）函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复某一事项或某些业务性、临时性的问题等。公文格式（一）涉秘公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。 （二）紧急公文应当根据紧急程序分别标明“特急”、“急件”。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。 （五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 （九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 （十）成文日期要用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”。成文时间以领导人签发的时期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发时期为准；干部任免以会议通过日期为准。 （十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 （十二）公文应当根据内容标注主题词，主题词应控制在5个词组之内。（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十四）文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 三、行文要求（一）行文应当注重必要性和实效，坚持少而精的原则。（二）行文关系根据职权范围、隶属关系确定，一般不得越级请示或报告。（三）“请示”应当一文一事，只写一个主送单位。如需要同时送其他单位，应用抄送形式，原则上不得同时抄送下属单位。（四）报告不得夹带请示事项。（五）主送上级主管单位的公文，用“请示”或“报告”；向无隶属关系的有关部门洽谈工作、询问和答复问题、请求批准等，行文用“函”，只主送一个单位，其他有关单位抄送。四、草拟公文应注意以下事项：（一）内容要符合国家的法律、法规，符合党的方针、政策，符合上级主管部门和本企业的有关规定和实际。（二）情况确实、观点明确、条理清楚，层次分明，文字精炼，用词恰当，标点准确，篇幅力求简短。行文关系恰当，公文体式得当，使用规范化简称。（三）涉及国家秘密和企业秘密事项的公文要依据中华人民共和国保守国家秘密法规定，准确划定密级，按要求明确标明密级及保密期限。（四）人名、地名、数字、行文要准确。时间应写具体的年月日。引用公文先引标题，后引发文字号。（五）行文要使用国家法定计量单位。数字，除成文时间、部分结构层次、序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（六）公文中章节序数的写法一般按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。（七）文稿一律用钢笔、签字笔书写或计算机打印稿，原稿一并附后。第一节 决 定 一、概述 国家行政机关公文处理暂行办法中规定：“对某些问题或者重大行动作出安排，用决定” 。决定的使用范围很广，国家党政机关、组织团体和企事业单位都可以使用。决定是各单位对特定事项或问题作出的决议或规定，要求相关人员必须贯彻执行，绝不能阳奉阴违。它最主要的特点是指令性和规范性。决定在形式上大体有三种类型针对某个具体问题或事项的决策。如全国人民代表大会常务委员会关于迅速审判严重危害社会治安的犯罪分子的程序的决定。针对某一方面的工作或某一类问题的决定。这种决定，一般偏重于统一认识和确定某一方面的方针决策。如国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定。用于表彰或惩戒的决定。这是因为某一事件活动过程已经完结，为了树立榜样以表彰好人好事，或者吸取教训以批评坏人坏事而作出的决定。如国资委党委关于表彰中央企业青年文明号班组的决定。二、格式与内容决定的格式一般由标题、正文、发文机关、成文日期等几部分组成。1、标题：一般由发文机关、事由和文种组成，例如国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定、中国机械工业集团有限公司关于表彰2006-2007年度先进党支部、优秀共产党员和优秀党务工作者的决定。2、正文：决定的正文可采用分条列述式、篇段合一式或分段式的结构方法。无论采用哪种结构形式，都要写明两项内容：第一，决定的根据；第二，决定的内容。如果是法规性决定，还要提出希望或要求。不同类型的决定，事项不同，写法也有差别。如法规性、部署指挥性的决定，内容一般都较复杂，文字也较长。可采用分条列述式，或用段旨撮要形式，突出每段主要决定事项。也可采用分列小标题式。奖惩性决定的写法与前两种写法差别较大。这种决定一般采用分自然段的方法:一是先介绍被表彰或被惩处的单位或个人的基本情况；二是叙写具体的先进事迹或错误事实；三是奖励或处分的依据，四是具体的奖励或处分的决定。3、发文机关：要写机关全称或者规范化简称。单一机关制发的行政公文，此项内容可以省略。4、成文日期：要用汉字写明年、月、日。第二节 通 知一、概述通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知是常用公文之一，其应用范围最广、使用频率最高。国务院办公厅发布的于2001年1月1日开始实施的国家机关公文处理办法中规定，通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理的需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。对通知的制发单位没有级别的限制。二、格式与内容 按通知的性质来划分，一般可分为告知性通知、布置性通知、发布性通知和会议性通知。告知性是每一种通知的共同特性。 通知一般由标题、正文和落款及时间几个部分组成。 1、标题 标题有两种格式，一种是公文规范性标题，另一种由事由加文种构成。前者由发文单位、文种构成，如(发文单位名称)通知；后者由事由和文种构成，如关于认真贯彻执行会计从业资格管理制度有关规定的通知。2、正文 因通知的类型不同，正文的写法、要求也不同。 (1)告知性和布置性通知。这类通知是上级单位向下级单位作出某项指示、布置某项工作的通知。具体要求是：缘由要充分，行文要简洁，事项要交代清楚。“特此通知”、“以上事项望周知”是这类通知惯用的结尾句式。 (2)批示性通知。这类通知大都以批转或转发的文件为主，通知本身只起按语的作用。“现将转批(转发给你们，请研究执行(参照执行、遵照执行)”是这类通知惯用的结尾句式。 (3)会议性通知。这类通知正文包括两部分，即通知的缘由和通知事项及内容。前者要写出召开会议的目的、意义；后者主要交待会议议题、时间、地点，必要时还要交待参加人员的条件、范围等。 (4)任免性通知。这类通知就是任命和免去干部(企业管理、领导层人员)职务的通知。只有任命事项没有免去事项的通知，叫任命通知；只有免去事项没有任命事项的通知，叫免职通知。因为任免通知关系到人事变动，所以在提法、措辞、人名次序排列上要特别慎重。 3、结尾 签署发文单位和发文时间。单位就是指发文单位，时间就是发布通知的时间。第三节 通 报一、概述 通报是用来向所属单位或群众传达重要情况、表扬好人好事、批评错误的一种公文形式。它是从事工作指导、思想教育时常用的一种公文。从行文关系看，通报属下行文。通报通过反映有关典型事例或情况，表达了上级机关、领导部门的意图和精神，具有领导指导性。 通报有以下特点: 1、客观、真实 通报的内容不仅必须真实准确，而且还必须有典型性、代表性，才能起到较广泛的教育推动作用，所传达的重要精神也应对一个时期或一个方面的工作有重要的指导意义。 2、告知范围广 由于通报所列内容具有典型性，需要推广，因此，一股情况下通报下发的范围较广。 3、及时性 通报行文的目的在于尽快把情况传达出去，以引起广泛注意，促进工作，因此特别要求及时性。 4、灵活性 它主要表现在，告知的对象不是特定的，不是专对某个机关单位或个人，而是“众所周知”的；通报没有周期长短的限制，有事实有必要，即可发通报。 根据内容区分，通报大体可以分为四种类型: 表彰性通报 这类通报的内容，是将具有典型意义的好人好事通报所属系统或单位，以树立正面榜样，弘扬其优秀品质和崇高精神，或推广其先进经验和做法，以达到推动、改进工作，树立社会主义新风的目的。 批评性通报 这类通报的内容，是将具有典型意义的倾向、思潮，言论、行为通报所属系统或单位，有针对性的提出克服错误倾向或错误言行的办法、要求，以达到引起警戒、接受教训的目的。 情况通报 这类通报的内容主要是需要告知本系统或本单位的有关重要情况，目的是互通信息和沟通情况，以增加政务透明度，也使相互了解，取长补短，做好协调和配合，促进工作的顺利进行。 事故通报这类通报常用于报道重大事故，对事故的来龙去脉和前因后果，作综合分析，着重于找出原因，讲清危害，引起教训，使更多的单位或个人引以为戒，防止此类事件的再次发生。二、格式与内容 1、标题 有规范的完整标题，也有不完整的、由事由加文种的标题础瞅xx公司关于纠正销售工作的不正之风的情况通报。有时也可以只写通报二字。 2、主送单位 一般通报都有主送单位，少数普发性通报可以不写此项。 3、正文 一般由四部分组成， (1)引言。主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。 (2)事实。表扬性通报写先进事迹；批评性通报写错误事实。写作时应注意的问题是：既要把主要事实写清楚，又要写得概括精练。 (3)分析及处理。对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分地分析，有的还写出先进事迹或犯错误的原因，并且提出处理意见；表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定：批评性通报写出处分决定。 (4)号召或要求。根据通报的精神要求如何去做，或者号召为实现什么目标而奋斗。 4、结尾写明发文单位和日期。如果发文单位在标题前已加上去，此处可以只写日期。下发或张贴的通报要加盖公章。第四节 通 告一、概述 通告是党政机关、社会团体或企事业单位在一定范围内公布社会各有关方面应当遵守或者周知事项时使用的周知性文件。 通告的适用范围主要在两个方面：一是公布应当遵守的事项，其内容带有明显的法制性、规定性，有关单位和个人都必须严格执行；二是公布应知的事项，其内容只有告知性。 通告有以下三个特点： 公布范围的限定性。通告是向有关范围和个人公布的，因而只在该范围内有行政的约束作用。 行文内容的针对性。通告的内容往往是针对某一部门与当时某一方面的工作或某一专项业务紧密结合而发的，所以有很强的针对性。 使用上的广泛性。通告除了党政军及公安、司法等机关使用之外，团体、企事业单位也可以使用。 按通告内容的性质划分，通告有两种类型： 法规性通告：其内容主要是社会各有关方面应遵守的带有法规性质的事项，有强制性和行政约束力，一旦公布，社会各有关方面应当切实遵守和执行。例如，省人民政府关于整治机动车超载违章的通告就是一个法规性通告。 告知性通告：这类通告主要用于告知大家某件事情，如发生的新情况，出现的新事物，以及需要大家知道的新决定等。这类通告大都具有专业性和单一性，往往不具有法规性质，但也有一定的约束力。二、格式与内容 通告的结构由标题、正文、生效标识组成。 1、标题 通告的标题与公告标题形式基本相同，有四种形式，可以根据实际情况选用一种，四种形式没有原则上的区别。 (1)由发文机关、事由和文种组成。如民航总局、公安部关于民航安全问题的通告。 (2)由发文机关和文种组成。如中华人民共和国公安部通告。 (3)由事由和文种组成。如关于维护校园秩序的通告。 (4)只用文种名称。如通告。 通告与公告都是公布性的公文，不需要写主送单位。 2、正文 通告的正文一般由三个层次组成，即通告的依据或缘由、通告的事项和通告的结尾。 第一部分写通告的依据或缘由，然后用“现通告如下”、“特通告如下”等过渡语导入下文。第二部分写通告的具体事项，为使通告的条理清晰，可采用分条列项的写法。第三部分是正文的结尾，可提出要求，或使用常用语“特此通告”等来作结。 3、生效标识 在正文的石下方写上发文机关的全称，加盖印章。有的通告在标题中己经写出发文机关的名称，可不再写。 4、落款通告的落款，与标题有关系。标题有发布单位的，后面可无落款；标题没有发布单位的，落款要注明发布单位。发布通告的时间，写在标题之后、内容之前，或写在落款的后面均可。第五节 报告一、概述 报告是下级机关、组织或个人向上级机关、组织或领导汇报工作、反映情况、提出建议、答复查询或要求、请求备案的上行公文。报告的使用范围广泛，作用重要，是机关、团体、企事业单位日常工作和商务活动中常用的公文形式。二、格式与内容 报告写作内容要真实、可靠，重点突出，耍如实反映情况，抓住主要矛盾，分清主次，大胆取舍，以便于上级机关清楚地了解情况，处理问题。 报告的种类繁多，有工作报告、情况报告、答复报告、报送报告、综合报告、专题报告等(市场分析报告及财务报告在下文中将进行专门阐述)。但不管是哪一类报告，其格式一般都包括标题、主送单位、正文、落款四部分。 1、标题 一般有两种写法：一种是公文规范标题，即由发文单位、事由和文种组成，如市人民政府关于高新技术开发区资金使用情况的报告；另一种标题由事由和文种组成，如关于次列车在站发生出轨事故的报告。 2、主送单位 即接受报告的上级机关或组织，其位置在标题与正文之间，独占一行，顶格写，如xx省人民政府，应尽量用全称。 3、正文 这部分是报告的主体，其结构一般由开头(引据)、事项和结尾三部分组成。 (1)开头。作为正文的导语，应承接标题中的事由，导出报告的目的，即为什么而报告，一般要用“现将有关情况报告如下” 作为过渡句，起承上启下作用。这部分要求落笔扣题，简明扼要，直陈其旨。 (2)事项。这是报告的具体内容部分，一般包括基本情况、主要经验、体会、存在的问题和下一步打算。在一份报告中，这几部分不一定全写，要看具体情况，有所侧重。 (3)结尾。常用的是约定俗成的结语，如“特此报告”或“以上报告如有不妥之处请指正”等。 4、落款 一般写发文单位名称或负责人姓名、发文时间，最后加盖公章。第六节 指 示一、概述 指示，是上级领导对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则时使用的一种公文。指示这一文种，我国目前党群系统的机关使用较多，行政领导机关使用频率较低。 “指示”不能滥用。一般日常工作应该用“通知” ，对下级布置重要工作，同时要阐明工作活动的原则时，才能用“指示” 。 指示具有以下特点： 原则性。必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法令，并具有连续性。 权威性。一般使用指令性语言，不能含糊其辞或模棱两可。 可操作性。政策界限要规定明确，便于掌握和执行。 时效性。指示要求的时间性很强，规定期限要达到的目标必须能够完成。经努力达到的目标必须能够完成。经努力达不到的目标，不要勉强写上去。准确性。文字表述准确，根除空话、套话。二、格式与内容 指示在结构上，由标题、受文单位和正文三部分组成。 1、标题 包括三部分内容： (1)发布指示的机关； (2)指示的中心内容(概括性的)； (3)文种(指示)。如果指示的内容比较急切，或有时间限制，还要在标题的“指示”前面写上“紧急”二字。作为紧急指示发布。在标题的下面，要注明指示发布的时间或者文号。 2、受文单位 在正文之前，先写明受文的单位名称。 3、正文 正文一般由两部分内容组成：一是发布本指示的根据或原因，二是本指示的具体事项，而重点要放在指示的事项上。指示事项一般多采用分条分项的办法撰写。这样做不但层次清晰，易于理解，而且便于贯彻和落实。正文部分的内容要视具体的指示而定。一般分三个层次; 第一层，简要阐述发布本指示的依据和主旨。如果是贯彻性指示，还要阐明贯彻有关政策、法规的意义和有关政策、法规的主要内容，以及应着重在哪些方面进行贯彻。第二层，详细写明本指示的内容。这是正文的重点部分。一般先用“特作如下指示”或“为此，特发本指示” 来过渡到正文。然后展开，一般是分项写明指示的具体条款;完成指示的办法、措施等。这部分内容，要求具有很强的现实针对性和明确的工作指导思想，文字表达要讲究简练、准确。第三层，指出落实指示的几点要求。然后，一般用“以上各项，希即研究推行”或“以上诸点，望结合本地实际情况，具体组织实施”作结。第七节 请 示一、概述 请示是下级机关、组织或个人提请上级机关、组织或领导人答复疑问、审核和批准某项请求时所使用的、呈请性的上行公文。其主要特点是：行文内容的请求性；行文目的的求复性；请求事项的单一性。二、格式与内容 根据请示的性质、用途划分，大体上可分为陈述性请示、请求性请示和建议性请示。无论哪种请示，一般都由标题、主送单位、正文和落款四个部分组成，有的请示还带有附件。1、标题 一般有两种写法:一种是公文规范标题，即由发文单位、事由和文种组成，如关于公司实施股份合作制改造的请示、市关于修建高等级公路的请示；另一种是省略标题，即在标题中省略了规范标题中的某一部分，多数情况是省略发文单位，如关于问题的请示。 2、主送单位 即接受“请示”的上级机关或组织，其位置在标题与正文之间，独占一行，顶格写，有时也可省略。主送单位应尽量写全称，除特殊情况外，不能越级写主送单位。 3、正文 一般由开头、主体和结语三部分组成。开头，写请示原因；主体，写请示事项，即处理某件事的具体措施；结语，写请示语，如“特此请示，望批复”或“请批示”等。 4、落款 写明发文单位和成其日期。发文单位(发出请示的单位名称)要写全称，成文日期(年、月、日)也要写全，不能省略。第八节 批 复一、概述 批复是上级机关对下级或下级机关的请示事项作出肯定或否定答复的公文，属下行文。批复与请示密切相关，有请示才会有批复，而批复必须就请示的事项作出答复。 批复只针对请示而行文。它与通知、指示有所不同。通知、指示是上级机关主动下发的，批复是根据下级机关的请示而发的。其特点有：下行性、针对性、及时性、制约性、实践性。二、格式与内容 批复要求有针对性、原则性，而且态度要明确，回复要及时。其篇章结构由标题、正文、落款三部分组成。 1、标题 一般由发文机关、批复事由和文种三部分组成，如“省教育厅关于同意学校增加编制请示的批复” 。 2、正文 一般由批复原由、批复内容和结语三部分构成。 (1)批复原由。一般引用其“请示”的标题、发文字号作为批复的原由或依据,尔后写上“经研究(决定)，现批复如下”作为过渡，引出以下内容。 (2)批复内容。主要是针对请示事项作出明确表态，如“同意” 、“不同意”或“另行研究”等，不论作出何种答复，都需简要说明理由。有的批复在作出明确表态后，还要就如何贯彻上级决定，提出要求和希望。 (3)结语。多用“特此批复” 、“此复”等惯用语收结全文。结语一般应另起一行，空两格写。 3、落款 写明发文机关名称和成文时间。第九节 意见一、概述“意见”是对重要问题提出见解和处理办法时使用的文种。一般情况下