八、财务及行政管理-合同的管理.doc

目的：规范各部门签订合同的程序，使合同的签订合理、合法、规范政策: 所有对外签订的合同必须填写合同审批表，经程序审批后至财务部加盖合同专用章方可生效，除劳务合同、商务合同（签单挂账协议除外）外的所有合同均由财务部统一保管。程序:1、 合同的概念、种类1.1合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议；1.2 凡酒店对外采购物品，接受服务和提供服务、受理劳务均需签订合同或协议；1.3 酒店合同主要包括采购合同、维修合同、劳务合同、保险合同、演出合同、宾客信用合同、资金借贷合同、租赁合同、广告合同、商务合同（签单挂账、旅行社、订房中心及其他商务协议）和其他合同等。2、 合同的起草及签订代表：酒店合同的签订权视合同类型而订。2.1 采购合同的签订代表为采购部经理；2.2 保险合同、资金借贷合同的签订代表为财务部经理；2.3 租赁合同的签订代表为总办；2.4 广告合同、订房中心合同、旅行社合作协议、签单挂帐协议等商务合同的签订代表为营销部经理；2.5 工程合同、维修合同的签订代表为工程部经理；2.6 劳务合同的签订代表为人力资源部经理；2.7 其他合同的签订代表为相关部门总监/经理。3、 合同的签订份数： 合同份数一式两份以上，酒店签定部门、保管部门和对方单位或个人各执一份。 4、合同的保管部门4.1 劳务合同的保管部门为人力资源部；4.2 商务合同保管部门为销售部和信贷运作部；4.3 除劳务合同、商务合同以外的其他合同的保管部门均为合同签订部门和财务会计部。5、合同所盖公章类型5.1 酒店劳务合同的公章类型为人力资源部公章；5.2 除旅行社、订房中心、签单挂帐单位外的其他商务合约公章类型为营销部公章；5.3其余合同（含旅行社合同、订房中心合作合同、签单挂帐单位合同）的公章类型均为酒店合同专用章，盖有其他公章的合同一律视为无效合同。6、合同审批6.1 由责任部门主管职员拟定合同，授权代表在合同上签字，并填写合同审批表的基本内容，按程序送交相关审批人员审批，审批人员只须在审批表上签署意见，不须在合同上签字。6.2 劳务合同由人力资源部审批。6.3 除劳务合同、其余合同均由责任部门按即定的审批程序审批后将其拟定的合同份数及合同审批表送交财务部经理审批；6.4销售部签订的除旅行社、订房中心、签单挂帐单位外的商务合同，由财务部经理审批后，返回销售部加盖销售部公章方可生效执行，特殊合约价格合同须送交总经理审批；6.5合同审批完毕后，由财务部负责人在合同上加盖酒店合同专用章并进行用章登记；6.6 财务部职员将已盖章的合同份数按保管部门送达，并将合同审批表留存财务部。6.7对内容重要、关系重大的合同，财务部须将合同送交总办，由总办联系公司相关法律顾问予以认定，并报董事长。7、合同续签：合同的保管部门对合同须有专人归档管理。合同的签订部门应定期检查合同的有效期，并于合同到期前一个月通知合同对方续签。到期未续签的合同应及时知会相关部门作废，以确保合同的合法性。附表：合同审批表 酒店合同审批表部 门授权代表合同名称合同编号合作单位