用友ERP-U872采购系统操作流程.doc

用友ERP-U872采购系统操作流程写在前面：供应链管理系统在使用过程中与财务链有显著的差异，财务链更加注重财务核算的问题，更加强调企业会计准则的运用。而供应链的操作则以业务流程为主，且各处模块的关联更紧密。在财务链的使用中一般可以两个两个操作系统分开学习理解，如固定资产与总账或薪资管理系统与总账分开学习，又或单独总账进行学习。而供应链管理系统中如果学习采购管理，则必然分牵涉应付款管理系统、库存管理系统、存货管理系统和总账管理系统。所以在学习供应链时更多的强调业务流程及各系统的业务关系。一、普通采购业务从财务核算上看，普通采购业务一般会涉及到9个流程，分别是：（1）采购需求部门提出采购申请，并按审批权限进行审核；（2）采购部门根据审核的需求申请，与供应商进行磋商谈判，签订合同；（3）供应商发出商品，并通知到货；（4）仓储部门收到货物，并进行验收入库；（5）收到采购发票送财务部门；（6）财务部门收到发票后确认应付款；（7）财务部门填写付款申请单，经过审核后进行付款处理；（8）将应付款与已付款进行核销处理；（9）对入库货物进行成本核算体现在用友ERP财务管理系统中则有10个核算过程：请购订单到货入库发票采购结算确认应付款支付货款核销核算成本。核算过程中涉及以不同的子系统，如请购订单到货发票采购结算等五个环节在采购系统中进行处理，确认应付款支付货款核销等三个环节在应付款管理系统中进行处理，验收入库则在库存管理系统中进行，核算成本在存货管理系统中完成。具体的关系可以用图1表示。所以一笔普通采购业务要在四个核算系统中穿插进行，对于初学者来说有一定的困难，尤其是当某一个环节填制单据出错时更是难以回退进行修改，往往顺流操作35分钟可以处理完一笔业务，但逆流操作则需要花上1020分钟，甚至最后还是无法达到修正的目的。图1下面以一例进行说明具体的操作过程：案例资料1月1日，业务员白雪向建昌公司询问键盘的价格（95.00元/只），评估后确认价格合理，随即向公司上级主管提出请购要求，请购数量为300只。1月2日，上级主管同意向建昌公司订购键盘300只，单价为95.00元，要求到货日期为1月3日。1月3日，收到所订购的键盘300只，并将所收到的货物验收入原料库。当天收到该笔货物的专用发票一张，发票号为8001。业务部门将采购发票交财务部门，财务部门确定些业务所涉及的应付款及采购成本，材料会计记材料明细账。财务部门开出转账支票一张，支票号为C1,付清采购货款。step1 采购请购，填写请购单并进行审核。（本步骤可以省略）以业务员“白雪”身份登录系统，日期为201311执行供应链采购管理请购请购单进入“采购请购单”界面，单击“增加”按钮，按要求填入相关内容，具体见图2图2单击“保存”后进行“审核”，需要注意的是，一般请购人与审核人为不同的操作员。step2采购订货，填写采购订单。（本步骤可以省略）以业务员“白雪”身份登录系统，日期为201312执行供应链采购管理采购订货采购订单进入采购订单界面，单击“增加”按钮，订单的生成可以依据上述填制的请购单。点击界面上的“生单”下拉“请购单”按钮，如图3所示，点击“过滤”。图3出现图4所示，选择201311填列的请购单，同时点击OK确定按钮图4采购订单界面完成了请购单内容的复制，此时，如果需要修改请购单，则要先删除订单，取消请购单的审核方能进行。在订单界面上，填写供应商信息及计划到货日期。具体如图5所示图5点击界面上“保存”及“审核”按钮，完成订单工作。step3 采购到货，填写请购单并进行审核。（本步骤可以省略）以业务员“白雪”身份登录系统，日期为201313执行供应链采购管理采购到货到货单进入“到货单”界面，单击“增加”按钮，具体见图6图6到货单的生成可以依据采购订单生成，点击界面上的“生单”下拉“采购订单”按钮，如图3所示，点击“过滤”。选择上一步骤经过审核的订单。从而形成有内容的到货单。具体如图7所示，单击界面“保存”、审核。图7step4 验收入库，填写入库并进行审核。以业务员“白雪”身份登录系统，日期为201313执行供应链库存管理入库业务采购入库单进入“采购入库单”界面，单击“生单”按钮选择“采购到货单（蓝字）”并过滤，选取上步骤生成的采购到货单，具体见图8所示，同时将仓库“原料库”填写完整。保存并审核。图8step5完成发票的登记。以业务员“白雪”身份登录系统，日期为201313执行供应链采购管理采购发票专用采购发票进入“专用发票”界面，单击“增加”按钮，单击“生单”按钮选择“入库单”并过滤，选取上步骤生成的采购入库单，具体见图9所示，同时将发票号修改为“8001”。保存.step6 采购结算，将入库单与发票进行对应结算。采购结算有两种形式，手工结算和自动结算形式，只有一一对应时使用自动结算，一般使用手工结算。如果采购过程未进行结算，意味着入库单到月末将无法确认采购成本，而是确认为暂估入库业务。以业务员“白雪”身份登录系统，日期为201313执行供应链采购管理采购结算手工结算进入结算界面，单击“选单”按钮后如图10示。选单就是要选择进行结算的发票和入库单。图10在“结算选单”界面上单击“过滤”按钮，出现图11界面。图11选择供应商代码为建昌公司后，点击过滤按钮，出现图12所示界面，分别在入库单和发票前进行勾选，点击界面上“OK确定”按钮，将入库单和发票选入结算界面。图12单击“OK确定”按钮，回到结算界面。点击“结算”按钮，提示“完成结算”对话框。完成采购结算工作。图12step7确认应付款，并生成采购凭证以业务员“马方”（会计）身份登录系统，日期为201313执行财务会计应付款管理应付单据处理应付单据审核进入“应付单据过滤”界面，选择“供应商”为“建昌公司”，点击“确定按钮，具体见图13所示图13点击确定后，过滤出第5步骤形成的发票，双击进入发票界面，如图14所示。图14点击“审核”按钮，提示，是否立即制单，点击“是”后同时生成会计凭证。具体见图15所示。图15step8支付货款，并生成采购凭证以业务员“马方”（会计）身份登录系统，日期为201313执行财务会计应付款管理付款单据处理付款单据录入进入“付款单”界面，单击“增加”按钮，按案例资料录入相关内容，具体见图16所示。 图16填写好后点击“保存”和“审核”生成付付款凭证，见图17所示。图17step9核销以业务员“马方”（会计）身份登录系统，日期为201313执行财务会计应付款管理核销处理手工核销进入“核销条件”窗口，选择供应商为“建昌公司”单击“确定”进入到核销界面，如图18所示。图18在采购专用发票上，本次结算金额栏填入结算金额为33345,单击“保存”按钮，完成核销工作，由于不存在现金折扣，无须生成凭证。step10确定存货采购成本并生成凭证以业务员“白雪”身份登录系统，日期为201313执行供应链存货管理业务核算正常单据记账进入“过滤条件选择”窗口，单击过滤后进入“正常单据记账列表”，如图19所示。图19选择入库单后，点击“记账”按钮，完成记账执行供