电子档案在档案管理过程中的作用的文献综述.doc

电子档案在档案管理过程中的作用的文献综述杨振宇（人文学院 汉语言文学专业文秘方向2011级1班，学号2011431204）摘要：随着信息化进程的加快、宽带中国战略的实施，电子计算机和电子文件正在成为我们生活中不可缺少的部分，电子档案开始代替了部分的纸质文件。当前，电子档案的认可度越来越高，比如，在淘宝商城购买东西时买家和卖家所签订的买卖合同同样具备法律效应。这样是电子档案在档案管理过程中的作用越来越明显，这使得电子档案的研究工作也越来越重要。关键词：电子档案；档案管理；作用Electronic files in the file management role in the process of literature reviewYang ZhenyuClass 1， Grade 2011， Major of Chinese Language and Literature，Department of Humanities Student ID 2011431204 ) With the speeding up of the informatization process, the implementation of the strategy of broadband in China, electronic computers and electronic file is becoming a indispensable part in our life, electronic archives started instead of part of the paper document. At present, the electronic file of recognition is higher and higher, for example, buy things in taobao mall when the sales contract signed by buyers and sellers have same legal effect. This is the role in the process of electronic files in the file management is more and more obvious, this makes the study of electronic archives work is becoming more and more important.Keywords:Electronic file; File management; role1、 前言 电子档案的产生可以说对传统的档案的发展与改变是突破性的，它从根本上改变了档案的保存方式与管理方式。它的产生使电子档案的管理产生了颠覆性的改变，这使得档案管理部门必须改变档案管理的的方式，必须对电子档案的管理进行研究。改变档案管理工作的观念、方式、技术等。这是信息化进程中必要也是必须的改变。 二、正文 近些年来随着电子档案的发展加速，档案管理工作的专家、学者不断的对电子档案进行研究。王萍2010年著的电子档案著录标准及其应用对电子档案的标准及应用实践情况进行了分析，本书第一章论述了互联网背景下的文件发展变革趋势；第二章研究了网络上档案资源展示的国际准则和技术标准EAD的发展历程、以及相关技术问题；第三章探讨了国外EAD开发应用的现状。第四章是EAD在我国应用的实证研究。第五章从可操作角度分析了EAD在我国普及应用涉及的具体问题，尤其对著录原则及著录元素选择等问题做了详细的分析。第六章从元数据质量角度探讨了EAD评价问题，包括评价原则、评价方法等。第七章提出了若干研究课题。 何家荪2003年主编的办公室自动化系统与电子档案管理则分析了电子档案的著录标准和电子文件的管理方式与生命周期，丁海斌2000编著的电子文件与电子档案管理论述了电子文件与电子档案的发展历史、概念、利用等方面分析电子档案，本书介绍了信息技术的发展与档案工作，电子文件概述，电子文件的收发与管理，电子文件的积累与归档，电子档案的保管、利用，数字档案馆的建设以及国外电子档案工作的发展等内容。 华林2010年著的档案管理学新论本书以档案管理的实践工作为主线，重新构建了档案管理学的框架体系，使这门学科涵盖了文书档案、科技档案与各种专门档案的管理工作。作者注重对文书档案、科技档案等多种档案管理理论与实践方法的总结与归纳，在保留传统文书档案管理知识的基础上，增加了科技档案、专门档案等内容，吸收了文书立卷的改革、档案鉴定的职能原则、档案管理的规范化与标准化等方面的新知识，使原本属于同一“家族”的事务能够在统一的平台上“互通有无”，提高了研究成果的应用价值。本书从档案管理实践的视角对电子档案管理工作进行了重新审视，将电子档案的产生与管理纳入档案管理学的研究领域。作者通过对电子档案的规范化和标准化管理的论述，以及数字档案资源建设、计算机管理软件的设计与运用、电子档案信息安全保证等方面的内容，既回应了实践问题，也丰富了学科内容。陈忠海2006年主编的档案管理学则就电子文件的管理原则、电子文件的鉴定、电子文件的检索、电子文件的保管和电子文件的利用等方面对电子档案进行论述，陈智为、邓绍兴、刘越男2008编著的档案管理学（第三版）则对档案数字化和档案信息化的概念和工作进行了分析，对档案管理学的历史与现状，档案管理的基本理论，档案管理学的学科定位与特点等问题，做了全面、系统的阐述。张寅玮2011年的论文甘肃省电子档案管理研究则就电子档案理论概述、国内外电子档案管理经验与借鉴、甘肃省电子档案的问题和电子档案管理提升对策进行分析，文中从电子档案的产生对传统档案的冲击，及甘肃省对电子档案的利用现状出发对电子档案的管理有关问题进行分析，对档案的利用电子档案的管理进行系统的阐述。王强2007的论文电子档案风险管理研究对电子档案的风险进行了评估，文中从电子档案的风险方面来对电子档案进行评估，从电脑病毒对电子档案的影响和如何针对这些影响建立起有效的电子档案安全管理模式。陈思2011年的论文电子档案安全体系构建就电子档案的安全体系进行了系统的分析，阐述了电子档案安全的研究背景；提出了档案工作的“三个体系”建设思想，分析三个体系的内涵，论述了体系之间的相互关系；以及阐述电子档案安全的定义及其电子档案安全的理论体系。邵景辉2013年发表在档案管理上的文章简说电子档案管理这样对电子档案进行阐述：由于电子档案具有信息的非人工识读性、存储的高密度性、与载体之间的可分离性、多种信息媒体的继承性、系统依赖性等特点，在管理活动中，除严格相关规定外，还应遵循以下原则： 1 完整性原则。一方面，电子文件的制作是由各部门或个人独立完成的，其分布分散化。另一方面，电子文件信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念不再存在。这种分散化和非实体化特征，使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观。而肖润2013在档案与建设上发表的电子档案管理系统构建研究基于电子文件管理国家战略的构想,提出构建全国电子档案管理系统,全文分别从系统可行性、系统框架、面临的障碍因素及实施策略四个方面依次展开分析和论述。姬天巧2013年在河南农业上发表的电子档案初探从电子档案的管理环境、载体类型、归档范围、归档方式、归档时间、保存格式、质量要求等方面进行了一些概括总结。罗彩虹、丁洁2013年发表在兰台世界上的浅谈信息时代的电子档案管理上说：随着全球化、信息化和网络化的发展,计算机被广泛地应用到各个领域.电子档案作为信息社会发展的产物,已成为档案必不可少的重要组成部分,因此,加强电子档案管理的研究,正确地认识电子档案的特点,对适应时代发展,推进档案管理的电子化进程,具有十分重要的意义.以上这些是当代的人们对电子档案的研究，这些研究从不同的方面对电子档案进行了分析。3、 总结 目前有很多的专家学者对电子档案都作出了比较全面的研究，这些研究对于电子档案的利用方面提供了有力的保证。他们系统性的对电子档案的产生、发展、未来的走向进行了评估，也对电子档案前景进行评估，这些评估时全面性的，也是必要性的，这些评估对我国的档案管理现代化有重要意义，能加强我国对档案的利用率，也加强对电子档案的利用率，电子档案有效利用对于我们国家来说有重大的意义，如何对电子档案进行有效的管理也是加强对档案利用的有效保证。对于我国的现代化建设有重大意义，对于建设和谐社会有重大意义。参考文献 1 王萍.电子档案著录标准及其应用M.吉林：吉林大学出版社，2010. 2何嘉荪.办公自动化系统与电子档案管理M.浙江：浙江大学出版社，2003. 3丁海斌.电子文件与电子档案管理M.辽宁：辽宁大学出版社，2000. 4华林.档案管理学新论M.北京：中国社会科学出版社，2010. 5陈忠海.档案管理学M.河南：河南人民出版社，2006. 6陈智为、邓绍兴、刘越男.档案管理学M.北京：中国人民大学出版社，2008. 7张寅玮.甘肃省电子档案管理研究D.甘肃：兰州大学，2011. 8王强.电子档案风险管理研究D.吉林：吉林大学，2007. 9陈思.电子档案安全体系构建D.吉林：吉林大学，2011. 10邵景辉.简说电子档案管理J.档案管理，2013(2). 11刘嘉佳、孙雅静