汉洋国际货代单证岗位职业技能实习分析.doc

汉洋国际货代单证岗位职业技能实习分析 吕梦媛 货运0822引言：作为一名刚刚跨出校门实习的大学生，初涉货代行业的一些认识，并对我所从事的货代单证岗位进行摸索与分析。一、 货代行业的简要认识货代企业不直接运营一架飞机或一艘货船，而是靠提供附加服务来服务于客户。货代公司作为货主和船公司/货运航空公司的中间商，在物流营运环节扮演着不可替代的重要角色。二、 实习公司简介走出校门的第一个实习单位就是汉洋汉洋国际货运代理（上海）有限公司是整合了汉洋集团旗下的优质物流资源及优秀经营团队，为宁波及浙江周边地区提供宁波口岸优质的综合物流平台的货代公司。公司总部于1992年在台北设立，目前已在大陆多个重要港口设立集团分公司。汉洋是有着自己的企业文化和严谨的企业制度的公司。三、 公司培训在二轮面试后，我进入了为期一个礼拜的培训观察过程。第一天的培训内容是:货代专业中英文术语，由OP操作主管Maggie培训。第二天的培训内容是：世界贸易港口中英文输入，由销售主管Vivien培训。第三天的培训内容是：世界船公司的中英文名称，由单证文件主管Elean培训。第四天的培训内容是：整个操作单证的流程，由经理Bella培训。魔鬼式的一周训练结束，我正式走进了汉洋，我的岗位是单证文件部的一员。四、 岗位工作描述（一）岗位工作内容（1） 岗位介绍单证，也就是文件，最重要的工作内容就是与客户对单，然后与船公司结ENS，用优质的服务提供准确的数据，以确保客户能拿到没有任何问题的正本提单去提货。当初在我的概念里，单证无非就是做做提单确认，打打提单，输输费用，没什么技术含量的。不过后来才明白，但事实上单证必须耐心细致，稍不留神就容易犯错误。无论是前期跟客户的对单，还是结ENS时对舱单或者报关资料，都不能有任何的不一致。我的工作就是负责一个SIPLEC法国代理去LE HAVRE的货以及去GOTHENBURG的整箱与拼箱CONSOUL。（2） 部门与部门之间的联系在我的认识里，单证做的是整票货的收尾工作，前期的订舱、托卡和报关由操作完成后，这后面的内容就都交给单证去做了，所以我们与公司的每个部门都密切联系着。首先，毋庸置疑的就是操作部的沟通，拿操作的FILE根据上面客户的托书来输入系统。接着与客户提单确认很重要，通常使用传真和邮件。然后结单是做好OK件，自拉自报的对操作那得舱单数据，代拉代报或进仓代报的对报关部门的报关单。当等到船开之后，就是做收支费用上交财务部。所以我认为单证部联系着整箱操作部-拼箱操作部-报关部-财务部，几乎与汉洋的每个部门都联系上了。（二）岗位工作特点及任职要求提单确认应该掌握好时间，开船当天虽然在理论上还是来得及进行确认的，但是毕竟太匆忙，一旦有意外情况发生，比如客户出差无法联系之类的，就只能进行事后更改，产生不必要的费用和麻烦。但是太早也不完全可行。很多客户在离开船日期尚遥远的时间里收到提单确认件，是不会理会的。因为货物的正确数据他们自己还无法确认。这时，如果单证本身键忘或者太过忙碌，就会把这件事情暂时忘记，也不会去催促客户。当最后突然想起来，结果就如同太晚发出提单确认件是一样的。基本上，开船前两天可以开始要求客户进行确认。有些货代公司的关于单证的操作流程基本是在已配舱已报关已进港之后，FILE才开始由操作手中转到单证手中，这样就可以避免这个问题。对照客户的确认件，应该准确修改每一处。如有一点看不清的地方，不要怕麻烦，一定要保证提单完全是正确的。如果给客户的是自己公司的提单，对于订舱单位的提单确认，也要仔细修改，认真核对。尤其是碰上做信用证的客户，他们对提单正确性的要求几近变态。可是没有办法，单证只能照做。有时侯在收发货人或者品名描述中，会发现有一个或几个单词明显拼写错误，甚至客户会将正确地改成错误的。这时不要擅自想当然地改成正确的，而应该及时跟客户确认一下。很多时候，信用证上的内容本来就出现了错误。而提单却必须严格按照信用证的内容，哪怕是拼写错误。否则会影响到银行结汇。真的是，细心，细心再细心。五、 汉洋国际货代单证部现状分析（一）、现状概述加入汉洋也有两个月了，这个部门的整体感觉就是-忙碌。几乎上班的每分每秒都没有空暇时间，很大的可能也是因为年末吧，出货量特别大，每天我都要结一个FILE八、九家ENS，工作强度非常大。汉洋90%的都是指定货，每票货最主要的收入来源就是Handling Fee,一般都做C.C。汉洋的关卡审核相当仔细，单证做好的收支要自己签字，然后由我的操作签字，接着由财务主管签字，最后还要有OP操作单证部的主管签字。（二）存在的问题以及原因的分析（1）正如上面所说，关卡审核严苛，在正确率提高的同时，速度也就当然放慢了下来，所以一份收支在很多人的手上会流转半天。（2）汉洋的整个体系是局域网设置的，整个公司共有三台是公共电脑，但只能浏览同行的网站或者是船公司的网站，其他的电脑只有的传送功能（也就是不能上网，只有主管的电脑才能上网），这是防止病毒侵害以造成的损失。并且，刚进公司的新人譬如我，是只能经过一个月的考核，才能申请自己的邮箱的。所以在跟客户对单的时候，常常只能使用传真而不能使用邮件，手输的数据当然是不及电子邮件的复制粘贴来得容易咯。（3）我负责的SIPLEC客户CMA去LE HAVRE的是必须要上传清关文件给国外代理的，而且是一定要在船开后的两个工作日内上传才行。很多时候就是因为必须要在规定时间上传文件，才导致加班的。在上传的同时，有时会碰上客户所提供的清关资料数据不准确，有时会碰到目的港代理没有更新新的上传数据导致无法上传等等。六、汉洋国际货代单证岗位工作流程简析（1）拷皮（去OP处拷所有本周会出运的货），OP的皮上都会写几截几开，例如：46 代表星期四截关，星期六开船（开船日只是预计的，确定的时间要等到船开日再确定是否开船，可能提早开，也有可能延后）进丰点系统输入托单资料，然后发给SHIPPER确认提单注意：船名航次，提单号（MBL&HBL），货物类别（指定货，销售货，OP）代理信息和客户确认提单要认真仔细，如果碰上特别长的修改，可以让客户提供电子版的发到我们的邮箱，这样可以提高我们的工作效率。*现在由于要截ENS，所以所有的提单都要在截关前两天确认OK！*（2） 待客户确认后，核对报关资料或舱单自报关的客户核对舱单，我司报关的核对报关资料 （整箱：JUDY 拼箱：CHERRY） 注意：现在船公司需要提供HS CODE，所以核对报关资料过程中顺便核对一下HS CODE。（3） 与船公司或者同行对单整箱：由于我们是二代，所以没有向船公司直接订舱的权利，都是需要通过一代的，我们固定合作的一代是外代新华。拼箱：定到哪家同行，就与那家对单注意：一般操作写在皮上的联系人都是对方的操作，最好问到对方单证的联系电话，但是有的同行是不分操作和单证的。一般来说，我们和一代对单都是做OK件给他们的，这样方便自己也方便他们。做OK时，要特别注意运费条款，如由多个箱子，就需要提供分箱数据，OK件上还需要表明所需要的提单种类，一般分为SEAWAY BILL、电放提单和正本提单。如果OK件上不标明的话就会被默认为正本。（4） 确认OB DATE做收支，拉提单到了ETD那天，就要去确认OB DATE，如果船开，更改皮上正确的日期，通知OP，做收支，拉提单。拉收支时注意：收入（FREIGHT LIST 1 INVOCE）两层纸两份，支出（FEIGHT LIST 1 COST）三层纸一份，账单两层纸一份（MORDEN FEIGHT-PIRSKG账单需要拉三层纸，因为我们需要寄正本账单给代理）提单种类：汉洋提单，T.O.P.S CONTAINER 提单，T.O.P.S MARINE 提单，高雄提单。T.O.P.S成员- T.O.P.S CONTAINER提单SIPLEC- T.O.P.S MARINE 提单出口到美线，巴西-高雄提单其余的-汉洋提单（5） 交提单提单签出来以后交给前台，夹在相应的收入下，将剩余的MBL COPY&HBL COPY登记上交。(6)散文件将退下来的账单，MBL，HBL一起发给相应的代理，每封邮件都必须得到代理的回复。七、汉洋国际货代单证岗位工作流程优化（改进）的建议（策略）.（一）开发和完善物流信息系统，强化企业核心竞争力 科学技术的发展使得供应链中的货物运输变得越来越“可视化”。全球定位系统GPS、电子交换技术EDI、智能运输系统ITS等系统的出现，大大提高了物流作业效率。对于货代企业，信息不仅仅包括单纯的与运输、包装、装卸、存储等活动有关的信息，还包括与其他流通活动有关的信息，如商品交易的信息和市场信息等。只有充分掌握有关的信息，货代企业才能利用这些信息对物流过程中的各个活动进行有效的计划、控制、协调和管理。通过信息的不断传递，一方面应把不同层次的经济行为协调起来，一方面把各部门、各岗位的经济行为协调起来，通过信息技术处理人、财、物之间的关系，强化核心竞争力，提供低成本、高质量、高效率的物流服务。不能局限于发邮件，以及单纯的公司系统，要与最新的信息化软件接轨。 （二）.加大人才培养的投入与管理 企业之间的竞争从根本而言是企业员工素质的竞争，是人才的竞争。对于货代企业而言，其工作性质决定了从事这项业务的人员必须具有广博的有关国际贸易运输方面的专业知识、丰富的实践经验和卓越的办事能力，熟悉各种运输方式、运输工具、运输路线、运输手续和各种不同的社会经济制度、法律规定、习惯做法等，精通国际货物运输中各个环节的种种业务。与国内外有关机构诸如海关、商检、银行、保险、仓储、包装、各种承运人以及各种代理人等有这广泛的联系和密切的关系。并且公司自身提供优越的待遇保障基础以及完善系统的企业文化，以控制货代行业人才流失变动快的潮流趋势。 （三）.实行规模经营，走联合之路 对于小规模、管理较差、但尚有回旋余地的货代公司，可通过联合、合并、控股等形式实现规模化经营。以资产和效益为纽带，打破地域、行业、企业等界限，在业务上通过空运销售代理、海运订舱代理等经营方式，促进货源的规模化、集约化；在财务上，通过集中融资、吸纳外资和私营等民间资本，从资金上为推动战略联盟提供保障；在管理上，通过经理层年薪、竞争上岗等机制创新，加大货代横向之间联合、兼并、重组的步伐，整合货代固有资源，推动其发展壮大，以联盟整体名义进行市场竞争。通过联盟，企业可提高信用等级向银行贷款，规避一定的经营风险，可购置先进物流技术设施发挥规模效应，投资建设信息管理系统，以较小的成本较大地改善信息化状况，实现与客户之间的信息共享和货物跟踪，实现效率化服务，降低单位物流服务成本，提高服务能力。 八、总结：进入汉洋的时间，我不知道是值得庆幸还是值得抱怨的，庆幸是因为，我是在汉洋最忙碌，应该说是整个货代行业最忙碌的时候，因此我接触到以及历练的最佳时机，我师父Elean尽可能的传授我知识，以便我可以尽快上手，分担整个部门的活。一开始，我做的每件事都会有这样活着那样的错误，提单和收支总是拉了又拉，改了又改，在一次次的失败中总结教训。