用EXCEL填写报表时的15种不良习惯.doc

会计 财务软件用EXCEL填写报表时的15种不良习惯(转载)作者：wangxypz 提交日期：2005-4-27 17:18:34楼主引子：本人从事总部的数据分析工作，每月要从至少50个分公司收集EXCEL报表，发现填报人员真是各显神通，方术林总，归结起来大致有以下数种：1、报表题目、表头不完整或语意不确切（多在时间、主体和报表内容等方面）；2、报表布局、数据项目顺序不合理；钩稽关系不明确甚至错误；3、数据缺失、漏填漏报；忘记注明金额单位和制表人等项目；4、部门名称或员工姓名出现错字、别字；5、部门名称或员工姓名等项目用字每次不能保持一致；6、为了美化格式或由于输入手误，字串中间、前后使用空格；7、为求得格式好看，大量使用“合并居中”功能；(注意：和其他条目一样，作者意在倡导尽量少使用“合并居中”功能，而不是绝对不能使用。)8、不论是文字数据还是数字数据一概“居中对齐”；9、文字和数字的字体、大小和格式不合适、不统一；10、行列的宽、高不适合，或是过宽或是过窄以至数字不能正确显示；11、字体或行列使用多种颜色，且搭配失当、杂乱；12、大量使用框线致使版面呆板；13、时间项目不按照EXCEL系统的标准格式填写，且未能保持统一；14、标点符号全角、半角混用（如左右括号的输入）；15、公式计算结果如为错误值符号，一概保留，不加以清除。附贴：以下是本人多年使用EXCEL的几点心得认识，望与初学者共享。一、尽量多掌握几个实用的快捷键： 如： Ctrl+ 公式文本和计算结果切换键； Ctrl+; 当前日期输入键； Ctrl+ 上行内容复制键； Ctrl+几个方向键 区域定位键； Alt+= 自动输入求和公式 论坛中此类发帖可以牛毛计数，大家似应选择记忆和使用为上。二、有效率地操控和管理工作界面1、用好几个极为有用的窗口命令： 用好“窗口/窗口冻结”和“窗口/拆分”命令，这样可以使同一工作表的相距很远的区域呈现在同一屏幕中，从而使得同一工作表间的数据交流（主要是剪切拷贝粘贴等操作）和数据参照变得十分方便和直观； 用好“窗口/新建窗口”和“窗口/重排窗口”命令，这样可以使同一工作簿中的不同工作表呈现在同一屏幕中，从而使得不同工作表间的数据交流（主要是剪切拷贝粘贴等操作）和数据参照变得十分方便和直观； 用好“窗口/重排窗口”命令，这样可以使不同工作簿中的工作表呈现在同一屏幕中，从而使得不同工作簿间的数据交流（主要是剪切拷贝粘贴等操作）和数据参照变得十分方便和直观；2、使用“显示比例”（自定义比例很重要）命令，缩小比例会使得工作界面尽可能处于一个屏幕之内，放大比例则会便于输入和查看。3、使用隐藏行列命令或极度缩小行高列宽，使得工作界面尽可能处于一个屏幕之内，以便于参照和录入数据。4、用好工作表标签快捷菜单，便于浏览和选取工作簿中所有的工作表表页；三、用好状态栏快捷菜单，有时“计数”和“计数值”两项是很有用处的；四、用好“名称”定义，这在查找区域、公式和编程引用时非常有益；五、用好“组合工作表”命令，这样批量操作和录入工作表是很方便的。六、用“自动筛选”命令批量进行列内容清除和行删除（注意：此时忌讳对筛选出的行进行大块连续区域的粘贴和进行拖动鼠标在列内的复制操作，因为筛选后的行不一定是连续的）。七、有关报表单元格格式设置的进行顺序：两个原则：一先设置大的、要求格式同一的连续区域，再用Ctrl键