XXX协同办公系统管理办法.docx

XXX有限公司协同办公自动化（OA）系统管理办法一、 目的为加强XXX有限公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，实现公文无纸化传输、提高办公效率和降低管理成本，结合集团实际情况，特制定本办法。二、 适用范围1、 本办法适用于XXX有限公司及所属分公司协同办公。2、 运行范围包括协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导会签及审批等日常办公。三、 管理部门及职责1、 公司企管部负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责：1.1负责对OA系统维护及各板块内容的统一管理工作；1.2、负责根据公司组织架构和人员调整，办理OA系统使用单位及人员的注册、名称、功能变更、撤销、注销等手续；1.3、负责根据管理需要开放权限，各类行政办公及业务环节电子流程单模板制作；1.4、征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的系统性问题；1.5、培训各使用单位系统管理人员和使用人员；1.6、 做好其他相关工作。2、 人事及财务类公告、通知由所在单位人力资源部负责发布；集团组织架构调整，各类管控体系文件及权限管理，对使用权限和电子流程的审核，以及对论坛违规行为及违反此制度要求的考核工作。3、 企划部负责新闻板块的管理工作。4、 行政办公室负责集团行政公告、通知、日常会议安排等管理工作。四、 系统主要模块及功能管理1. 账号及个人信息管理1.1、各单位/部门需要通过OA协同办公的人员方可申请账号使用，按所在单位填写信息部OA申请单（“我的模板信息技术部表单”），详细填写申请OA理由，经所在部门领导、人力资源部（提供档案号）、信息技术部审核，信息技术部分管领导审批后，由信息技术部分配账号和密码；2、员工在第一次登录OA后应对自己的密码进行修改（严禁使用111111，123456，654321等类似密码），限本人使用，不得转借他人使用，应对其所有使用及管理负全责。若密码丢失，需通过OA流程，经部门领导审批后，由信息技术部予以恢复初始密码；同时，因密码管理不善或他人使用造成的一切后果由其本人负责，造成公司重大损失公司保留追究法律责任的权利；3、员工在使用OA系统后，须对自己的个人信息进行添加，如办公电话，个人联系方式、邮箱（须是公司邮箱，填写信息部邮箱申请单申请）等，以便同事之间联系时查找方便；4、员工在办理调岗、离职手续审核时或某些特殊情况不再使用协同办公时，在办理相关手续时，各部门负责人应审核该员工OA内的重要信息、文件、资料是否交接、保存完善，信息技术部应根据其部门负责人审核情况对账号进行调整或注销，不接受电话申请。（二）系统文件发布及发帖管理1、集团内部各类公告、通知、有关工作情况通报，以及其他只在系统内部需要贯彻的、决策性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统进行发布，不再发送纸质文件；电子文件与相同内容的纸质文件，具有同等效力，可作为公司内部贯彻执行工作和办理的依据。若需在部门内张贴或存档保存，由各部门负责人安排人员自行打印张贴或存档；2、集团各类请示、报告或管控体系文件通过电子会签审批完成后，由各业务归口管理部门进行统计发布和管理。人事、财务类公告或通知、各类管控体系文件由人力资源部负责发布和管理；行政类由行政办公室负责发布和管理；新闻类由企划部负责发布和管理；3、以上各归口管理部门在OA系统发布、流转相关公告、通知及信息时，应保证其信息和文件的内容完整、准确，并对所发布的内容负责；若在公司内部造成不良影响，追究责任人及部门负责人责任；、4、OA系统实行实名制，论坛模块不得发布与公司工作无关的信息和不当话题，不得上传无关的文件（歌曲、视频等），严禁黄、毒、赌等不良文化的传播。各位使用人员应尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。若发布的帖子或话题在集团内部造成不良影响，将追究责任人及部门负责人责任。将对责任人罚款 200元，部门负责人罚款 500元；（三）网上签审管理1、集团行政办公请示、报告在OA系统中（“我的模板”）建有固定的电子流程单，各单位/部门须严格按照固定模板进行汇报；同时，在会签时，应遵循逐级审批的会签流程，不得越级审批，若因特殊情况须越级，须通过上一级领导加签访问；2、集团各类业务流程在OA办公系统中建立了相应的电子流程单，各部门须严格通过电子流程单固定模板操作（若固定模板未生成，可向人力资源部提出，督办相关部门建立对应模板），其会签和报批须严格按照集团管控体系文件（核决权限、决策汇报关系、规章制度）相关流程和要求执行；3、集团各业务归口管理部门，需要增加通过OA系统以电子流程单形式会签的，将流程及各环节管理人员报人力资源部审核通过后，递交信息技术部在系统中建立固定模板；4、流程及公文处理时间及要求为保证各类电子文件及时收发，各员工在办公时间内须登录OA系统，保持在线，及时接收文件，处理待办事项。（1）业务流程类从收文到办理过程完结不得超过2个工作日(指令明确的除外)；文字类公文从收文到办理过程完结不得超过3个工作日(指令明确的除外)；若因特殊情况不能及时处理，在处理时应做出适当说明，理由充分；（2）通过OA 系统发布的信息、发起的工作流，OA使用人员在获取办公信息、处理相关业务时，须在流程单对应意见栏签署意见，“已阅”、“同意”或者“不同意”；若是审核、批阅性质公文时，审阅人须明确“同意”或者“不同意”，并在流程单对应意见栏批示意见，“已阅”按不同意处理。（四）其它模块管理OA系统其它各板块业务管理由信息技术部统一管理，若有疑问可咨询信息技术部，需协调处理的问题，及时向集团人力资源部反映。五、 应急处理（一）系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常传递、交换，应及时通知信息技术部，由信息技术部尽快组织有关人员查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。（二）若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由信息技术部提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息传递、交换工作的正常运行。六、 考核1. OA系统用户的人员编码、用户名称和登录名称均是员工在系统内进行操作的标识，用户要妥善保管用户密码并不定期更新，禁止将用户账号提供外来人员登录系统进行操作，发现一次考核责任人及关联使用人各500元；同时建议由公司给予其它处分。2. 流程中的上一节点处理人员有催办的义务，下一节