“集团OA协同办公系统”正式上线通知.doc

集团管理总部通知20128号新 凯 骅 集 团签发:洪东方关于“OA协同办公系统”正式上线运行的通知集团各职能管理中心、部、室、子公司：集团“OA协同办公系统”于5月17日上线试运行以来，经过两个多月的试运行，期间对系统各模块功能与效果进行全面的测试和优化，目前系统已能够满足正式运行条件；为充分发挥“OA协同办公系统”高效、快捷的功能，以实现集团办公管理自动化，提高日常管理工作的运作效率。根据集团董事会要求，定于2012年8月11日起正式运行“OA协同办公系统”；请集团各职能管理中心、部、室、子公司确实有效落实，并严格按规定要求执行。附件：新凯骅集团“OA协同办公系统”运行规定 广西新凯骅实业集团股份有限公司 2012年8月3日主题词：OA系统 正式上线 通知 送： 集团公司领导 发： 各职能管理中心、部、室、子公司 总裁办公室 2012年8月10日印发 （共印20份） 附件：新凯骅集团“OA协同办公系统”运行规定为实现集团办公管理自动化，提高日常管理工作的运作效率；特制定本规定。一、工作汇报1、工作汇报于系统“个人办公”模块内“工作管理”目录相应“功能点”实现。2、每日工作总结，于每日22:00前提交当日工作情况。3、每周工作总结和计划，于每周周一上午10:00前提交上周工作总结及本周工作计划。4、每月工作总结和计划，于每月2日上午12:00前提交上月工作总结及本月工作计划。5、年度工作总结和计划，根据集团相关通知要求执行。6、专题工作汇报，根据阶段性计划完成情况进行汇报。7、工作汇报内容做到具体、详实、数据准确，计划可行、切合实际、全面考虑；杜绝笼统或敷衍了事。二、业务审批1、行政管理（包括人事管理、生产管理、供应管理、营销管理、财务管理）等各项业务流程审批，于系统“行政办公”模块内相应审批目录下相应“功能点”办理。2、协同管理和日常工作事项，于系统“行政办公”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。3、会议管理、车辆管理和人员看板，于系统“综合办公”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。4、公告、新闻管理和内部论坛，于系统“公共信息”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。5、文档、文件管理，于系统“文档管理”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。三、汇报流程 1、以逐级汇报为原则。2、各子公司生产经营管理工作汇报流程： （1）各职能部、室管理人员（含主管）各职能部、室经理（或负责人）汇报分管副总（或负责人）总经理集团高层。其中：梧州新凯骅工作集团董事长洪东方。集团（钟山）本部工作集团副董事长黄文泽。八桂新凯骅工作集团董事李惠。桂林新凯骅工作集团监事会主席陈家干。（2）助理及直属部、室和管理人员直接主管领导。3、集团管理总部经营管理工作汇报流程：（1）各职能部、室管理人员（含主管）各职能部、室经理（或负责人）各职能管理中心总裁（或负责人）集团高层。其中：集团生产管理中心工作集团董事长洪东方（并协同对接集团各子公司生产技术管理工作）。集团项目申报、集团战略发展研究工作集团副董事长黄文泽。集团融资工作集团董事李惠。集团财务管理中心、上市工作集团监事会主席陈家干。集团供应管理中心、营销管理中心工作集团监事洪文贞。（2）助理、直属部、室及管理人员直接主管领导。（3）集团各董事、监事工作，根据实际工作需要直接汇报。4、各职能部、室（含车间、生产线）未配置经理的，工作由主管（或负责人）汇报；如经理、主管未配置的，由班组长或指定汇报人汇报。5、严禁越级汇报。四、用户管理1、集团信息管理部负责“OA系统”中的用户管理、工作汇报统计、数据维护、技术支持等管理工作。2、OA用户实行“一岗一用户”管理，严禁擅自与其他岗位用户合用或交叉使用。3、新启用或重新启用OA用户密码为初始密码，用户须即时修改密码。4、严禁长时间上线离开办公席或外出。5、各子公司系统管理员做好OA用户管理台账的建立，信息变更即时向集团信息管理部反馈。6、OA用户开通流程：本人提出申请部门负责人审批子公司系统管理员确认集团信息管理部审核开通、测试公告。7、用户提出使用问题本公司系统管理员解决权限外或未解难题集团信息管理部协调解决测试反馈。8、岗位变更或离职用户管理流程：人事专员签认本公司系统管理员确认集团信息管理部审核用户的变更或注销公告用户信息更新。五、运行管理1、“OA系统”平台的日常维护及后台数据管理由集团信息管理部负责。2、“OA协同办公系统”仅为新凯骅集团内部工作需要使用，严禁将OA用户、密码或相关资料外传。3、严禁在“OA协同办公系统”中闲聊或发布与工作无关的任何信息。4、集团信息管理部负责对每日工作总结和每周、每月工作总结与计划提交情况的汇总，并在OA系统“公告”栏公布。5、用户须在每日上班第一时间登陆OA用户，下班前再次登陆（或刷新）OA用户，以即时了解集团的最新信息和相关通知、公告。6、严谨、高效地办理业务和审批，严禁拖延、搁置或不办理。7、重要数据、资料或文稿等各种格式文本，须以附件形式并加密后方可上传。8、需在OA系统中运行业务审批流程：各职能部、室提交流程及表单部门内部审核集团职能管理中心审批集团信息管理部流程和表单的录入运行测试开通并公告。9、对“OA系统”运行的建议流程：个人或部门提出集团信息管理部汇总、分析、改进、测试公告并运行检验固化。六、电子印章管理1、电子印章包括：（1）广西新凯骅实业集团股份有限公司董事会印章。（2）广西新凯骅实业集团股份有限公司总裁办公室印章。（3）广西八桂新凯骅木业有限公司公章。（4）桂林新凯骅木业有限公司公章。（5）梧州新凯骅木业有限责任公司公章。2、电子印章仅限于集团范围内OA系统中的内部文件发文使用，“电子印章”须严格按集团电子印章管理办法规定使用。3、电子章的申请与启用由集团指定部门负责办理，并负责电子印章相关资料的档案管理。4、电子印章须由集团指定专人负责管理，日常管理需采取加密措施。5、电子印章的使用，须在用印文本经最终审批权人审批后方可用印，即时做好相应用印记录（包括时间、用章文本、内容、次数、适用范围、部门、拟稿人、审批人等）。6、严禁私自用印，严禁在空白文档或在未最终审批文本上用印。7、严格对用印文本内容的审核，杜绝泛滥用印。8、严禁使用电子用印文本对外业务的办理。七、处罚规定1、非特殊原因，工作汇报须严格按规定时间内提交。2、工作汇报的处罚：（1）每日工作汇报：延时提交即为迟交，于系统“工作计划统计页面”蓝色警告显示，同时手机短信提醒。延迟1天提交，于系统“工作计划统计页面”黄色警告显示，同时手机短信提醒。延迟2天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金10元。延迟3天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金30元。连续六次不交（或一年内累计30次不交），除按规定处罚金，同时取消年度评优资格及年终奖金发放，对无视组织纪律、屡教不改等情节严重者给予解除劳动合同处理。（2）每周工作总结和计划：延时提交即为迟交，于系统“工作计划统计页面”蓝色警告显示，同时手机短信提醒。延迟1天提交，于系统“工作计划统计页面”黄色警告显示，同时手机短信提醒。延迟2天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金20元。延迟3天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金60元。连续三次不交（或一年内累计五次不交），除按规定处罚金，同时取消年度评优资格及年终奖金发放，对无视组织纪律、屡教不改等情节严重者给予解除劳动合同处理。（3）每月工作总结和计划：延时提交即为迟交，于系统“工作计划统计页面” 蓝色警告显示，同时手机短信提醒。延迟1天提交，于系统“工作计划统计页面”黄色警告显示，同时手机短信提醒。延迟2天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金50元。延迟3天以上提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金150元。连续两次以上不交（或一年内累计三次不交），除按规定处罚金，同时取消年度评优资格及年终奖金发放，对无视组织纪律、屡教不改等情节严重者给予解除劳动合同处理。3、汇报内容笼统或敷衍了事，即无具体工作内容也无具体数据，视为工作总结与计划不提交：（1）日工作汇报，处罚金10元/次。（2）周工作总结和计划，处罚金20元/次。（3）周工作总结和计划，处罚金50元/次。4、在OA系统中闲聊或发布与工作无关的任何信息，给予10元/次处罚；因此造成影响的，给予100元/次处罚，同时给予追究责任或降级、调岗及解除劳动合同。5、擅自将OA用户与其他用户合用或交叉使用，给予100元处罚。6、无故拖延、搁置或不办理相关业务，给予50元/次处罚；同时给予追究责任或降级、调岗及解除劳动合同。7、私自将OA用户和密码或相关资料外传，给予200元/次处罚；同时给予追究责任或降级、调岗或解除劳动合同。8、恶意扰乱OA系统运行环境，给予300元/次处罚，同时给予追究责任或解除劳动合同。9、无故越级汇报的，给予50元/次处罚，同时给予追究责任或降级、调岗及解除劳动合同。10、违规使用电子印章，给予100元/次处罚，同时给予追究责任。11、长时间离开办公席未关闭OA用户，给予10元/