差旅费及现金报销管理规定

第 1 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费及现金报销管理规定 第 2 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 公司关于费用报销有两份相关规定文件： 现金报销管理规定 国内差旅费使用标准和报销管理规定 第 3 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 目 录 差旅费报销 出差管理 差旅费 报销规定 费用标准 现金报销 注意事项 第 4 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 报销单 /借款单签核 报销单据 部门经理 财务会计 总经理 财务经理 报 销 单 据 签 核 顺 序 营销总监 报销人提交审批 商务助理提交审批 借款单据签核顺序借款 单据第 5 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 代领处理 以下款项原则上不允许他人代领，特殊情况下需他人代领的，均需按以下方式处理： 款项 处理方式 经济问题 承担人 报销单 /借款单 1、 报销人 /借款人在 签核完毕 的报销单（借款单）签收栏处签字； 2、 在报销单 /借款单背面注明：“委托 *代领， 报销人 /借款人签名”字样； 3、 委托代领人到财务签收领取款项。 报销人 /借款人 工资 /工资卡 代领人出具以下资料； 1、由领款（卡）人亲笔书写的委托书； 2、代领人身份证。 委托人与代领人一同 第 6 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 超额处理 单据金额超额处理方式： 单据 金额上限 处理方式 报销单 /借款单 3000元 需提前一天通知财务出纳备款 。 借款单 借款人一个月工资 （ 1）金额超出部分以借款部门经理一个月工资为限； （ 2）由借款部门经理在借款单备注栏注明：借款金额超限原因，以示担保； （ 3）如有经济问题，由部门经理及借款人一同承担。 第 7 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 借款还款注意事项 年 月 日部 门 借款人借 款 事 由借 款 金 额预计还款报销日期￥审 批 意 见借款人签 收会计主 管 出纳深圳市统一会计凭证账簿系列深财蓝制深圳浩立信印刷厂承印借 款 审 批 单年 月 日（大写） 拾 万 仟 佰 拾 元所借金额必须在 “ 预计还款报销日期 ” 内还款或报销冲帐，逾期将从借款人工资中扣除。 第 8 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 报销日期规定（一） 每月报销截止日期定为 次月 3日 （如遇节假日自动顺延至节假日后一天）内完成， 逾期每天扣报销金额 1%作为处罚。 第 9 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 报销日期规定（二） 所有费用报销及借款原则上统一集中在每周三下午及周五上午进行，其他时间不予受理。但 每月报销截止日期（即次月 3日）前 5天不受以上时间限制。 例： 3月 3日前报销 2月份费用，则 2月 27日 日此 5天内可随时到财务报销或借款。 第 10 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 报销规范 报销单据栏位填写齐全，字迹清楚，涂改无效。 报销金额保留一位小数，分位不四舍五入。 例：报销 报只为 每部门指定一人跟踪单据签核情况。 营销中心统一由商务助理跟踪。 每周一、三、五上午统一签核三次，签核结束后转交总经理秘书。 第 11 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 目 录 差旅费报销 出差管理 差旅费 报销规定 费用标准 现金报销 注意事项 第 12 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 出差管理 出差含义 出 差 市内出差 指员工在工作常驻所在市的外出公干行为。 市外出差 指员工离开工作常驻所在市的外出公干行为。 第 13 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 所有出差应事前申请，填写 出差电子流，路径为： 电子流菜单栏 营销平台 费用管理 出差管理。 若有需要（如出差较久或较远），需填写“职代人”。 出差管理 出差申请 第 14 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 出差电子流 必须填写完整、详细： 1、写明岗位、出差地点及主要城市、拜访客户名称、出差类别、时间、差旅费用说明。 2、选择出差交通工具。 3、在“备注说明”中写明出差原由。 出差管理 出差申请 第 15 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 出差结束后，及时填写出差报告： 1、填写实际的出差日期、时间； 2、实际产生的费用和出差报告。 A、各费用之间用“ +”连接。 B、费用填写顺序为交通费用 +住宿费用 +出差补助 +商务费用。 出差管理 出差报告 第 16 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 出差管理 费用报销（一） 报销时间 每月 26日到 31日或当月最后一天 报销 上月 26日到本月 25日之间的出差费用，一个月报销一次。 第 17 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 出差管理 费用报销（二） 差旅费报销单模板： 报销部门：张三 职 别 出差事由月 日8 16 北京 深圳、廊坊 10 501 36 计 10 501 36 费 报 销 单填报日期： 2010 年 8 月 30 日负责人 会计 出纳 审核 部门主管 出差人 张三机票费 其他 小 计出差起止日期自 2010 年 8 月 16 日起至 2010 年 8 月 29 日止共 10 天附单据 张车船费市 内交通费业务出差深圳市统一会计凭证账簿系列深财监制熙立信承印营销中心姓 名起 讫 地 点销售工程师总计金额（大写） U 万 U 仟 柒 佰 零 拾 肆 元 伍 角 零 分 预支 元 补助 元住宿节约补助天数 出差补助日期住宿费金额后面为整时，不允许出现打“ U ”等符号，只可写“零”。第 18 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 出差管理 费用报销（三） 报销单据粘贴单： 部 门 报销人 报销事由车费票火车费票飞机票旅住宿票其他补贴报 销 单 据 粘 贴 单其中深圳市统一会计凭证账簿系列深财监制熙立信承印批准人：单据 张合计金额 元第 19 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 出差管理 费用报销（四） 打印出差电子流： 具体操作如下： 1、进入电子流页面 营销平台 费用管理 出差管理。 2、在该页面显示页码的后面有导出功能，导出 3、以上导出的是所有人的信息，因此需要对该文档按照时间（即上月 26日至本月 25日 ）和出差人或申请人进行筛选。 4、在出差电子流后面，将每次出差所产生的费用做详细说明。 如： 8月 3日，坂田 交 2元） 交 4元）； 8月 5日坂田 0元（与 第 20 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 出差管理 费用报销（五） 打印出差电子流： 5、打印出出差电子流明细与相关费用发票一起粘贴在 差旅费报销单 后的 报销单据粘贴单 上。 最好贴在第一张 报销单据粘贴单 的所有发票的最上面。 明细中必须保留完整的流程单号、出差人、同行人、出差日期和时间、出差地点、出差费用等主要信息。 第 21 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 出差管理 费用报销（六） 审批结束后，在 次月 3 日前 到财务部出纳处领取现金或转账。驻外人员报销单据递交给财务部会计立账，在次月发工资时打入工资卡中， 逾期每天以报销金额 1%扣款作为处罚。 第 22 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 目 录 差旅费报销 出差管理 差旅费 报销规定 费用标准 现金报销 注意事项 第 23 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 定义（一） 指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：长途交通费、市内出差交通费、住 宿费、 公杂费、出差补助等。 第 24 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 定义（二） 员工级别分为五 级： 级别 职务 一级 总经理 二级 副总经理、总监 三级 部门经理 四级 客户主管、科长、工程师 五级 普通职员、业务代表、职工 公司员工分为 两 类：职员、职工。 第 25 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 长途交通费 飞机票 （含机场建设费、往返机场大巴） 火车票 轮船票 长途汽车费 主要包括 第 26 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 长途交通工具 乘坐交通工具 报销说明 硬卧火车、空调客车、轮船三等舱 按规定申请报销。 飞机、软卧火车、轮船二等舱以上 必须事先在“出差电子流”备注栏上注明，并经总经理批准。 火车硬座 超过 6小时以上者，按其票价的 50%补贴出差人员。 第 27 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 长途交通费报销（一） 1、如与上级主管同行，须在出差电子流上注明，交通工具、住宿标准以上级主管标准执行。 2、公司根据需要为员工购买人身意外保险者，不得再报销人身意外保险费。 第 28 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 长途交通费报销（二） 3、由于特殊原因，员工出差期间需中途回家的，须事先征得部门领导批准。 （ 1）报销的往返路费不得超过正常出差往返实际路费总额； （ 2）路费票据真实合理，且报销时应附全程车票； （ 3）员工往返家与工作地之间不可视为出差。 第 29 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 市内出差交通工具 按标准只能乘坐公共交通车（大巴、中巴车），但出现下列情况可以乘出租车（小巴） ： A、同行有客人 报销时应注明客户名称及人员 B、事出紧急 一天内限一次并说明原由 C、同行 3人以上，且乘坐公交车不方便 出差电子流有路程说明 报销时需在出租车票背面注明打的具体原因，为以上 3种中的其中一种。 第 30 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 市内出差交通费 作为可报销的票证须是： 出租车票 汽油票 地铁票 路桥费 公司汽车票 停车费 小巴票 等等 第 31 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 住宿城市等级 城市等级 具体城市 一级 北京、上海、杭州、广州。 二级 重庆、天津及武汉等省会城市和沿海开放城市。 三级 除一、二等级外的其余城市。 住宿费按城市的大小来核定标准： 第 32 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 住宿费报销（一） 1、在报销住宿费时应在 差旅费报销单 上注明“职别”，否则按“其他职员”标准报销。 2、住宿费仅指住宿费用，住宿费发票中 不应包含 餐费、电话费、上网费、超市购物等费用。 因公发生的电话费、上网费应该单独开票报销。 第 33 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 住宿费报销（二） 3、在工作常驻地市内参加各类会议或办理其它业务，原则上不报销住宿费。 4、在同一市（县）连续出差三个月以上的，必须在标准内申请住宿费包干。 第 34 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 住宿费报销（三） 5、 住宿费在标准内凭发票实报，以下情况由总经理批准后凭发票实报 ： （ 1） 因工作需要与客户住同一标准的宾馆。 （ 2） 对外代表公司参加会议，在会议定点酒店住宿。 第 35 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 公杂费 包括： A、邮寄费 B、购票手续费 C、文件复印费 D、传真费 等等 因公发生的公杂费由部门领导确认后，凭发票实报。 第 36 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 伙食补贴 坂田厂区员工（除司机人员外）： 市内出差每餐补助 15元（凭票报销），只报中餐。 科技园厂区员工：伙食补助每月 300元。 市内出差不报销出差补助； 市外出差以实际职务标准报销（详见 差旅费（伙食、住宿）报销标准 ），不扣除伙食补助。 第 37 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 伙食补贴 出差期间客户招待费用报销，须扣除相应伙食补贴。 例：某销售工程师 3月市外出差 6天，每餐伙食补贴 20元，共20*2*6=240元，期间请客户吃饭 2餐，则 3月实际出差补助为 240=200元。 市外出差伙食补贴不包括早餐，只包括中餐和晚餐（根据公司伙食补贴标准按就餐数计算）。 第 38 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费 伙食补贴 公司员工陪同客户考察或旅游，与客户同行，在陪同期间陪同人员不报销任何差旅补贴。 参加支付会务费的各类会议，应出示相关证明资料。若会务会中已含伙食、交通、住宿等费用，报销时不予报销相关差旅费用。 第 39 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 目 录 差旅费报销 出差管理 差旅费 报销规定 费用标准 现金报销 注意事项 第 40 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 报销管理规定（一） 出差尽可能选择直线路线，如确实需要经过非出差地点转乘飞机、火车，应根据就近中转的原则。 在中转地逗留时间不得超过一天，超过时间不报销任何费用。 各单位要严格控制出差和乘坐飞机的人次，明确出差的任务、时间和地点，如果超出规定的出差时间，原则上对超出时间不报销任何差旅补贴。 第 41 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 1、报销的各类发票，必须是合法、真实的。 2、票据必须完整无损，内容填写齐全，不得涂改。 如：住宿票应有住宿人姓名、起止日期、开票时间、住宿标准及金额、开票单位签章，否则不予报销。 3、出差人员应认真填写有关单据，所附原始单据要分类粘贴，分类计算报销金额。 4、出差期间发生的各类费用一并报销，否则过期不予报销。 报销管理规定（二） 第 42 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 目 录 差旅费报销 出差管理 差旅费 报销规定 费用标准 现金报销 注意事项 第 43 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费（伙食、住宿）报销标准 补贴级别 伙食补贴 住宿最高标准 市内 市外 一级城市 二级城市 三级城市 总经理 15元 /餐 50元 /餐 400元 /日 350元 /日 300元 /日 副总经理 总监 15元 /餐 35元 /餐 350元 /日 300元 /日 250元 /日 部门经理 15元 /餐 25元 /餐 280元 /日 240元 /日 200元 /日 客户主管 科长 工程师 15元 /餐 20元 /餐 220元 /日 200元 /日 180元 /日 普通职员 业务代表 职工 15元 /餐 15元 /餐 180元 /日 170元 /日 160元 /日 第 44 页 o.,瑞谷科技（深圳）有限公司 差旅费（伙食、住宿）报销标准 补充说明： 1、住宿最高标准为报销住宿当日的最高限额，超过不补，不足不贴。 2、性别相同的 2 人或 3 人，按双人标准间或三人标准间报销。 3、驻外办事处经理驻外补助 25元 /天，其余人员 20元 /天；出差外地（不含深圳总部）按上述标准补助