秘书任职标准与素质优化.doc

第六章 秘书任职标准与素质优化教学目的：1、了解秘书任职标准的主要模式2、了解各种任职标准的优点与不足3、了解秘书素养优化的趋势教学重点：1、秘书在社会文明发展中素质的优化2、学习型的秘书优化综合素质的有效途径教学难点：秘书的自我超越课时安排：4节第一节 秘书任职标准秘书任职标准，是选任秘书的基本要求，既带有公平、公正、择优录用的客观性，又带有选任者用人功利的主观色彩。不同的组织和领导者在选任秘书的实践中，在要求达到普遍标准的基础上往往要提出符合自己使用秘书的特殊要求。对求职者而言，既要使自己符合秘书任职的普遍性、一般性标准，又要考虑用人单位的行业性、业务性及领导需要的特殊要求。一、秘书任职标准的制定在美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个条件，很值得我们重视与参考。这些条件是： 一是像心理学家一样善于观察和理解他人；二是像政治家一样有灵敏的头脑；三是像外交家一样有潇洒的风度；四是有调查各种棘手问题的丰富经验；五是有良好的速记能力以及文字功夫；六是熟读各种商业往来中的法律关系；七是能熟练地使用各种办公自动化机器；八是具备相当的金融和税务方面的知识；九是能熟练地对各种文件资料进行整理归类。 例1991年初，以美国的代表西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件：具有领导，筹划和组织众多国家职员的管理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力。（一）以任务定标准以会做、能完成秘书工作的主要任务为要旨。（二）以知识能力定标准1、知识方面：博与专，T型展开计划经济条件的秘书往往是能力单一的，如“事务型”、“文字型”等。在市场经济条件下，要优化秘书群体结构，提高秘书综合能力，在工作中既分工又合作，这不但为个人能力的发挥开辟了道路，而且为培养多功能型秘书提供了广阔天地。 美国赖特秘书工作手册中说：“一位秘书，常常被认为是一位万能博士是一位心理学家、政治家、外交家、研究专家，一位饱学之士作家，业务律师，机械师，上司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。 现代秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书不必是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识的“杂家”。 （）秘书知识结构 知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。 秘书的知识结构包括： ）秘书应具备的基本知识 基础知识是所有秘书工作人员赖以工作，学习的基础，是吸收其他专业知识，相关知识和发展各种能力的前提条件。 ）专业知识 秘书工作人员知识结构的核心部分，也是区别其他专业人才知识结构的主要，分为两个部分，它反映和决定一个秘书工作人员的素质水平与工作能力。 秘书工作专业知识 主要包括：秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理学、礼仪知识、办公室现代化知识。 秘书人员所在行业的专业知识 秘书在特定专业待业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。 例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。 相关知识 任何学科的知识都不是绝对孤立的，它相互交叉，相互渗透，相互影响，相互促进。秘书应尽可能多掌握一些既独立于专业知识之外，又与专业知识密切关联的知识。 建立最佳知识结构的方法 博与精相结构。 理论与实践相结合。 定向积累与灵活调节相结合。 秘书知识的更新 要改变陈旧的工作模，学会在科学决策过程中发挥自己的“智囊”作用，要在“谋”字上下功夫。 总之，秘书工作人员一定要努力地积累知识，使自己成为广学博闻，专业精深的人才。2、智力能力方面：观察力，注意力，记忆力，思维力，想象力。3、能力方面：a.阅读能力；b.倾听能力；c.口头表达能力；d.书面表达能力；e.协调能力；f.管理能力；g.信息处理能力h.公关交际能力。附： 秘书谈吐“十忌” 一忌信口开河二忌人云亦云 三忌花言巧语 四忌装腔作势 五忌出言不逊 六忌模棱两可 七忌晦涩难懂 八忌唯唯诺诺 九忌手舞足蹈 十忌冗繁罗嗦 （四）操作能力 4、基本操作技能。a.电脑应用能力；b.语言运用能力；c.速记和笔记能力；d.财务辅助能力；e.掌握各种通讯工具；f.选择线路安排日程；g.对外交往能力。（三）以理想定标准标准高，要求严1、政治品德方面。有远大理想，坚定的党性原则，清正廉洁，提高政策水平法制水平，高度的责任感，一定的哲学水平，良好的作风。2、职业道德方面。忠诚守信，甘居幕后，服从指挥，谦虚谨慎，廉洁奉公，周密精细。二、制定秘书标准的原则1、以做人可靠、文化水平合用为选任秘书的基本条件2、以各层次秘书业务的基本需要为制定标准的主体具体要求八个方面：办文，办会，办事，处理信息，调查研究，接待，维护工作环境和秩序，跟踪领导活动提供公务服务3、以对特定职能环境的适应性考察其任职潜能案例；毛泽东看重人品，喜欢老实人在毛泽东身边工作的人员都知道，毛泽东喜欢老实人。毛泽东身边工作人员，大都老老实实，勤勤恳恳。毛泽东不喜欢的是自作主张，做事事先不报告，爱出风头，喜欢投机钻营的人。毛泽东曾批评陈伯达：我和你相处这么多年，不牵涉到你个人，你从来不找我。”可见，毛泽东对陈的油滑心态是多么深刻的洞察和鄙弃。胡乔木在1959年庐山会议和文革中以基本上“过关”，主要也还在于毛泽东平时对胡乔木印象不错，认为胡乔木是个老实人。说乔木跟他一二十年“总还是一介书生”。这句话颇为传神，也说明毛泽东对人的诚实是看得很重的。 小资料：上司用什么标准选任秘书1、看起来舒心衣着打扮 、言谈举止、气质2、带在身边放心诚实与忠诚 、保守秘密 、小心慎言3、用起来省心 经验丰富、身心健康第二节秘书素质优化秘书素质是随社会生产力及社会文明的发展而发展的，是社会文明发展对秘书工作发展的客观需要，秘书人员必须把握社会文明时代发展的特征和趋势，在工作实践中不断地优化自身素质。一、随物质文明发展优化秘书素质（一）综合辅助素质将不断拓宽随着经济全球化、国际国内市场一体化的迅速向前推进，领导和管理活动所涉及的领域将更为开放和广阔，这就对秘书综合辅助的综合素质的不断拓宽，提出了较高的要求。秘书必须主要从这样几个方面不断拓宽和优化自身素质：第一，必须熟练运用参与国际交流的语言。第二，必须增强信息处理能力。第三，必须增强对不同管理模式、不同领导活动方式的适应能力，第四，必须增强迅速进入新的工作领域的能力。（二）提高辅助效率的能力将不断增强现代管理和领导活动是快节奏运转的。它要求秘书具有不断提高综合辅助和公务服务的效率。秘书应从这样方面不断提高工作效率的能力：(1)要增强事业心和责任感。(2)要善于总结，不断根据领导工作需要开拓创新。(3)要广泛吸纳有益的营养，学习他人提高工作效率的成果，促进本职工作效率的提高。(4)要了解领导工作的新需要新特点，使自己提高综合辅助的效率更具针对性和有效性。(三)协助领导调处多元利益的协调能力将不断增强随着物质文明建设的发展，多元利益主体协同发展，各级各类领导者和管理者要在工作实践中协调和整合多元利益，对秘书的协调能力不断地提出更高的要求，秘书要适应领导工作的这一要求必须做到这样几点：一要更为广泛地、深入地联系实际、了解社会公众，分析各种需要和要求等。二要学习和准确把握国家的相关法律和法规，井在法律法规原则指导下正确理解和贯彻领导意图。三要深刻认识和正确处理各种关系。四要善于在协同发展互利互惠的基础上选用灵活有效的协调方法。（四）秘书应用科学技术的能力将大为增强科学技术应用于极为广泛的经营管理领域，这就必然促进为领导和管理工作服务的秘书增强科学技术的应用能力，为此秘书必须做到以下三个方面：一要根据本单位及其所在行业相关的科学技术，拓宽知识面，以便具有应以便具有应用科学技术的能力。二要在秘书工作实践中，加强向群众学习，掌握秘书工作中有效应用的科学技术，从而提高本职工作质量和效率。三要借助工具书，查清基本概念和基本内容，以保证不出知识上的错误，在工作实践中将提高本职工作质量与提高科技素质结合起来。二、随精神文明发展优化秘书素质（一）公务服务素质的提升精神文明建设的发展对秘书公务服务素质的提升和促进，主要集中在秘书对服务观念的理解及贯彻实施的行动上，为本级领导服务、为部门领导服务、为人民服务是新中国秘书工作的优良传统，也是我国现代秘书工作的指导思想。人民群众精神文明建设成果为秘书提升公务服务素质供给丰富的思想养分，人民群众的监督又为秘书清除公务服务中的各种偏差提供帮助。秘书自身素质在精神文明建设不断发展的良好环境里得到不断的提高，使其不断自觉地完善自己，自觉地提升公务服务的素质。（二）综合辅助素质的升华秘书事务辅助与领导管理决策只有工作分工的区别，没有人格高下之分的正确认识，将使秘书认真、负责、自信地从事各项事务。主人翁精神，对公共事业发展负责的精神及团队精神的强化，也将使秘书发挥参谋智能辅助作为自己应尽之责，而领导者责任感的强化也更加需要和欢迎其秘书提出参谋建议，这就有力地促进了秘书参谋智能辅助素质的升华。（三）职业道德素质的完善秘书处于领导者身边，处于组织管理的枢纽位置和内外交往的门户，其职业道德素质的高低，对整个组织精神文明状态和组织形象都有着不可低估的影响。秘书必须在工作实践中不断地完善其职业道德素质，才能与不断发展的社会精神文明建设的客观需要相符合，才能为本组织的全面发展作出应有的贡献。三、随政治文明建设发展优化秘书素质政治文明是人类社会进步的集中体现，又是物质文明和精神文明得以持续发展的重要保障。（一）先进的政治观念促进秘书素质提高随着先进政治观念在社会实践中的贯彻落实，秘书工作中将更为自觉地坚持为人民服务的根本宗旨，将更加尊重群众、相信群众、密切联系群众，克服唯上唯书、搞形式主义等种种脱离群众的错误倾向；自觉地协助领导者实践“三个代表”，抵制官僚主义、家长制、特权化、强迫命令、权力腐败、不正之风等形形色色损害人民群众利益的消极现象。秘书在其办文、办会、办事等业务活动中协助领导者宣传、贯彻这些先进的政治观念的同时，也用这些先进的政治观念武装自己的头脑，促进其提高政治素质。(二)先进的政治行为规范促进秘书素质提高先进的政治观念必须具体落实在先进的政治行为上，先进的政治行为规范对秘书素质提高的积极影响是直接和巨大的。实行法治有利于秘书辅助领导解决好依法治权问题。法治为秘书工作提供了良好的治权环境。一方面极大地减少甚至清除违法违规权力运作对秘书综合辅助的要求，从而有利于减少或清除秘书自觉或被迫地为腐败和不良用权服务的行为；另一方面，具有较高政治文明素质的领导者，在依法用权的过程中，对秘书的公务服务以正确的指导和积极的影响，从面促进秘书政治文明素质的提高。(三)先进的政治制度促进秘书素质提高 社会主义政治文明的基础是建设先进的社会主义民主制度，它将直接地、强有力地优化秘书职能环境，促进秘书政治素质的提高。领导工作的制度文明程度的提高，必然促进秘书工作各项制度提高政治文明的水平，进而促进秘书政治文明素质的提高。坚持和完善民主集中制同样对提高秘书素质具有极大的推动作用。要求不断推进决策的科学化、民主化，要求健全集体领导制度，要求切实加强监督等，是对组织、领导者提高政治文明素质的要求，也促进秘书综合辅助和公务服务提高政治文明素质。四、优化综合素质的有效途径：做学习型秘书做学习型秘书，既是新时期优化秘书素质的需要，也是2世纪社会实践对秘书工作的客观要求。要成为学习型秘书，必须在以下主要方面苦下功夫：一要自我超越。二要改善心理素质和思维方式。三要建立共同愿景。四要团队学习。五要系统思考。六要研究领导工作。秘书在工作中自觉地学习，不断自我超越，才能适应社会的需要。链接：美国前国务卿鲍威尔说：急事慢慢地说，大事想清楚再说，小事幽默的说，没把握的事情小心的说，做不到的事不乱说，伤害人的事坚决不说，没有发生的事不要胡说，别人的事谨慎的说，自己的事怎么想就怎么说，现在的事做了再说，未来的事未来说。案例分析：纵观陈希同、王宝森案件以及铁英、黄超案件，发现他们有惊人的相似之处：首长和秘书双双落马。这些触目惊心的问题，不是一句“臭味相投”就可以了解的。分析原因，有领导方面的，有秘书自身的，也有机制、管理方面的。王宝森的秘书阎振利最为典型。他原来是市财政局的干部，曾因偷盗摩托车，被公安机关拘留，受过处分。据说，当时任市财政局长的王宝森对其并无好感。但阎振利很会“来事儿”，他“积极报名支援西藏建设”。每次回家休假总要去看望王宝森，还带上些“土特产”。还帮王宝森安装浴盆、买电视机，揽下了王宝森的不少家务事。一来二去，赢得王宝森的好感。王当上了副市长，阎振利从西藏返京后，王便辞去了原秘书，点名要来阎振利。阎自恃是王的秘书。称王称霸，随意扣押请示报告，代替王发号施令。有一次竟擅自从海碇区财政局拿走20万元色支票说“到时候有市财政局还”，市财政局真的给他圆帐，财政局说，“阎是王宝森的秘书，我们得罪不起他”。思考：1、秘书问题产生的根本原因是什么2、秘书应如何忠于职守，不越权越位？思考与练习： 一、重点练习1、何为秘书任职标准?2、怎样随物质文明的发展来优化秘书素质?3、怎样随精神文明的发展来优化秘书素质?4、怎样