信息化“护理”冷酸灵.doc

信息化“护理”冷酸灵重庆登康口腔护理用品股份有限公司信息化建设纪实冷酸灵的“变迁”说起登康，知道的人也许不多。但提起“冷热酸甜，想吃就吃”，耳闻能详何止千万。当年，一句脍炙人口的广告词，曾打动了无数国人的心，保护了无数国人的牙，也让国人第一次领略了“冷酸灵”的风采。而这名噪一时的“冷酸灵”牙膏则正是登康公司的主打品牌和拳头产品。重庆登康口腔护理用品股份有限公司前身是重庆牙膏厂。重庆牙膏厂是我国西南地区最大的、以牙膏为主的口腔护理用品生产基地。它隶属于重庆市轻纺控股（集团）公司（原重庆市轻工业局），是国家二级企业和国家大型二档企业。2001年12月，重庆牙膏厂通过股份制改造，以生产经营性净资产出资152,158,600元，联合重庆百货大楼股份有限公司，重庆机电控股（集团）公司，重庆化医控股（集团）公司，重庆商社新世纪百货公司四家发起人，共同成立了重庆登康口腔护理用品股份有限公司（以下简称登康公司），注册资本106,000,000元。自成立以来，登康公司始终坚持以口腔护理专业化为中心，以提高产品档次和企业经济效益为基本点。短短几年间，登康公司的规模迅速扩大，产品也从原来的牙膏扩展到包括牙膏、牙刷、口香糖、漱口液等在内的口腔护理系列产品，形成了品牌化、规模化、产品多样化的发展态势。其主导产品“冷酸灵”的品牌知名度也不断上升，多次被评为“全国用户满意产品”、“重庆市著名商标”等；并且被列入国内五大牙膏知名品牌之一。不仅如此，冷酸灵牙膏还占据了公司销售收入的98；并创下了中国牙膏行业中专业抗牙齿过敏第一品牌的美誉。然而，随着企业规模的不断壮大，产品市场占有率的不断提升，登康公司面临的压力也越来越大。一方面国内市场日趋饱和，市场竞争愈演愈烈；另一方面，国外同行不少都是世界500强企业，实力雄厚，产品竞争力强，他们的进入加剧了国内市场的竞争压力。在这种情况下，企业要想进一步寻求发展，就必须在管理上不断创新，找管理要效益。作为国内三大牙膏知名品牌之一的冷酸灵的始甬者登康公司在企业蒸蒸日上的时候，就已经开始未雨绸缪，为企业的良性发展夯实管理的基础。用公司总经理的话说就是：“做企业和做人一样，不能等生病了再来治病，而应当从平时就重视保养和健身，做好平时的护理工作，杜绝疾病的发生。”登康公司是这样想的，也是这样做的。财务先行信息化随着信息时代的到来，信息化已经成为企业管理的重要手段。这对一向追求创新管理、创新发展的登康来说，信息化早已不是一个新名词了。其实早在上个世纪90年代初，登康还是重庆牙膏厂的时候，就已经开始接触信息化，并且开始利用信息技术对企业的管理进行改造。据登康公司财务部经理柳华群女士回忆，那时候，公司的业务发展很快。财务部门每天都要面对大量的财务单据、财务报表。传统的手工财务管理模式逐渐暴露出诸多弊端。其中最明显的就是财务数据处理和统计的时间过长，有时候光是每个月月底的报表就要做上十天半个月。由于财务人员每天要处理大量的业务，而且都是人工处理，统计的数据的准确性存在很大问题。上报的数据很难对企业的决策者的决策提供有力的支持。而此时，财务电算化正如雨后春笋般地涌现出来。政府也将其作为支持企业发展、改造企业传统管理模式的重要突破口，在企业中大力推行。站在行业的前端，登康公司的领导们意识到，这正是提升企业管理、规范企业运行体系的大好时机。经过慎重研究，登康公司决定采用财务软件对财务部门的管理进行改造，实施电算化。当时，考虑到企业的实际情况，登康公司决定自己实施这项工作，并很快购进了财务软件。但系统运行后才发现，标准化软件与公司的实际业务流程有着很大的差距。要想使系统真正得以应用，就必须对流程进行改造。由于当时登康缺乏足够的IT人才和技术力量在改造过程中缺乏规范性和整体框架型设计，系统始终有些问题难以解决。用友U8“入主”登康经过一段时间的摸索，登康公司认为，要想真正使系统用上、用得好，光靠自己看来是不行的，还是应当借助有实力的软件公司。1996年，登康公司找到了用友重庆分公司。通过交流，用友重庆分公司的咨询师认为，需要对财务部的业务流程进行分类整理。根据整理后的工作流程，将登康公司的财务分为了应付管理、固定资产管理、总帐和报表四个部分。其中，报表部分可以利用用友U8财务软件中UFO报表强大的自定义功能，编制各种管理性分析性报表，使系统能够及时准确的生成公司管理者需要了解的信息，并且可以直接在UFO报表中联查明细账直到凭证。财务部门只须通过总账系统中的凭证，就可以对所有其它系统传递过来的凭证进行统一的审核、记账、月末结账。而且，财务部在UFO报表中可以自动生成各种需要的报表，除了每个月常用的外部报表（如资产负债表、利润表、现金流量表）以外，还能够生成其它用于提供需要管理信息的自定义内部报表。如此一来，不仅能够大大降低财务部门的工作量，同时，还使数据统计的准确度和及时性得到了显著提高。很快，项目就进入了实施阶段，在实施过程中，用友的工程师发现登康公司的应收应付帐款缺乏有效的监督机制。于是，为其专门实施了应收应付管理系统。在应收应付管理系统中，还专门定制了客户信用额度和客户信用期限的提示功能，提醒管理者哪些款项该收或者该付，同时了解哪些客户超过信用额度或者是自己超过了哪些供应商给予的信用额度，方便了部门经理的收付款决策，避免发生企业信用危机。改造后的财务系统在财务管理上更加明确，财务流程也变得更加清晰。更重要的是，新系统不仅提高了财务部的业务水平和运作效率，而且，由于报表的准确度和实时性大幅度提高，为企业领导层的决策也逐步起到了数据支持作用。财务系统信息化的成功，大大增强了企业信息化的信心。如今，公司的财务部门的业务运作已经完全依赖于用友的U8财务系统，再也“离不开”了。未雨绸缪 打通管理“经脉”随着时间的推移，到了2001年。登康公司的主打品牌冷酸灵已经红遍大江南北。产品销量也进入了国内牙膏行业的前三强。然而，一向未雨绸缪的登康公司领导者们又将目光聚向了国际市场。在他们看来，中国企业与世界企业的较量已为是不远了。但面对国际大集团强大的实力，登康究竟凭什么放手一搏呢？登康公司根据自身的优势和特点，明确提出了企业发展的三大目标：一是通过信息化建设，改造传统管理体制，使企业的管理逐步纳入科学的轨道，全面提升企业信息化管理水平；二是在开发国内市场的同时，积极参与国际竞争，开拓国际市场；三是在产品研发上，努力寻求技术创新、技术突破，通过产品的差异化求生存、求发展。信息化再次被提到了企业管理体制改革的高度上来。尽管当时登康公司的销售管理一直处于良好循环的状态。但公司决策层却清醒地意识到，在未来的企业发展中，手工管理终将为信息化管理所替代。而且信息化的改造宜早不宜迟。正如XX总所言：早做信息化，就好比提前为企业做好护理工作，这样可以是企业始终保持一个良好的运行机制，将“病魔”杜绝在萌芽状态。于是，2001年，登康公司决定再次与用友重庆分公司合作，打通公司管理的所有“经脉”，使企业的管理全面实现信息化。登康公司总经理明确表示，希望通过用友的ERP将销售、采购以及库房的管理也都纳入企业的信息化管理中来，实现财务业务的一体化管理。为确保信息化建设实用，避免不必要的投入。并且根据好用、实用、够用的原则，提出了“统筹规划、短中结合、既要稳健、又要发展”的信息化建设基本方针。为此，用友重庆分公司成立了登康ERP项目实施小组，专门负责登康公司信息化建设。项目组针对登康公司的实际情况，对公司的业务流程进行了梳理。并且提出了“整体规划、分步实施”的财务业务一体化项目实施方案，并且，根据登康公司的业务状况，采取了成熟一块、实施一块的方针。销售一直是登康公司最重视，也是体系最完善的一部分。但公司领导却指出，只有将信息技术与完善的管理体制相结合，才能真正将管理的效率和效益发挥到最大。于是项目组决定最先从销售部门入手。为了对项目组提供最大限度的支持，登康公司委任负责销售的副总经理XX亲自挂帅，担任信息化小组组长，并且要求每个部门都必须有专人配合项目组的工作。在项目进程中，每每遇见阻力，身为信息小组组长的XX总都会亲自出面解决问题。由于登康公司的销售体系相对比较特殊，为了充分满足客户应用的需求，用友的实施工程师对每个模块都进行了一定程度的个性化定制。消除两大“顽疾”通过信息化的实施，登康公司的销售管理有上了一个新的台阶，同时也将以往存在的“顽疾”彻底根除了。过去，登康公司的销售部门对客户都是实行严格的信用额定管理，一旦客户超过信用额度就不能对它发货。但一些外地客户支付的货款有时候可能一周以后才能到。如此一来，在这个期间客户就无权在订货了。因此在途资金的问题一直难以解决。如果一定要等到财务到账以后，确定了应收账款余额减少的数额后在发货，往往会造成不能按时给客户发货的情况，这对销售市场的占领十分不利。所以在这个问题上，销售部门和财务部门确认收到款的标准和时间始终不一致。为此，用友重庆分公司的项目工程师利用用友ERPU8系统中灵活方便的价格政策和销售赠品处理功能，解决了这一困扰企业多年的难题。系统通过销售管理的信用额度管理配合应收账款管理的收款确认点来解决。也就是说，通过。使销售部门收款的时点和财务部门收款的确认点来判断资金所处的位置。同一个客户如果他在销售部门账上的应收款和财务部门账上的应收账款余额不一致，中间的差额是在途资金的数额。还有一个问题，就是每个客户的折扣额是根据它的购买额度，以及重点和普通客户的不同比率而定的，但是要准确计算出每一个客户应有的折扣额，需要耗费巨大的工时。而且由于是人工计算，出错机率加大，常常会与客户发生不必要的纠纷，而影响客户关系，和公司正常业务的进行。使用用友的ERP系统后，所有的折扣都是区分客户自动计算出来的，这样的准确度和及时性都能实时完成，这在以前根本是不敢想象的。采购比价 库房报警销售系统信息化的成功，为登康公司的全面信息化打下了良好的基础。此后，项目组根据登康公司采购、库房等方面管理的需求，又为其实施了系统建设。在采购管理中，项目组为其配置了比价管理功能。采购部门在使用采购管理向供应商下订单的时候利用比价功能，采购同样的存货可以在单价上追溯到以前几十次采购的价格，便于采购业务员随时对存货的采购单价了然于胸，大大的降低了公司的原材料采购成本，同时在采购管理中可以拆单拆纪录进行采购结算，使得存货采购的实际成本更加准确。而库房管理也新增了报警功能，库管部门使用库存管理系统的最高最低库存报警和盘点报警，使得库房的管理从以前的只管数量逐步提升了管理的层次，减少了库存的积压物资和不合格品。系统建设后，项目组将各个系统进行了无缝联网，使企业的业务运行各个环节全部连通，从而真正打通了登康内部管理的所有环节。一体化成果据公司副总经理XXX介绍。自从全面采用了用友公司的财务义务一体化信息管理系统后，企业的管理发生了巨大的变化。这种变化影响到了企业方方面面的人。对企业的管理者来说，准确高效的数据统计和信息传递，使企业决策者能够获得准确及时的全方位信息。以前想了解的信息不是滞后就是担心不准确，或者就是不全面。现在这些问题都得到了解决。管理者在市场竞争中能够根据自身情况迅速做出判断，而且管理决策更加科学、准确。对各级部门主管来说，利用这套系统可以对本部门的所有信息了如指掌。并且还可以利用它向上对管理者提出经营建议，向下指导部门工作。更重要的是，系统规范了企业的业务流程、管理流程，避免了手工业务处理的随意性，管理起来更加轻松。而对于各部门的工作人员来说，利用软件强大的功能，大大减轻了手工运作的复杂性，使员工们彻底从以前繁重的业务处理中解脱出来了。而且通过系统操作还大大降低了出错率，也不会因为人为错误而反复对账，更不需要为了提供上级所需的数据而加班加点了。这一切现在只要鼠标轻轻一点就搞定了。专家点评：信息化成果的好坏，不单是看企业对信息化投入的多少；也不是所投入得越多效果就一定会越好。在这一点上，重庆登康公司的做法是：一要好用，二