贸易出口公司船务工作制度样本.doc

*进出口有限公司 船务工作制度（草稿） -基于与物流公司合作的方案规范选择合作公司：深圳市和硕国际物流有限公司撰 写 人：吴泽祺Jackie，钟翌葆-IVAN电 话15019460755邮 箱：公司主页：/序言： 所谓的船务制度，主要是针对有出口货物的公司而言，而且出口的量也比较大，需要有一定的部门和制度对船务工作进行指导和规范。船务工作制度对公司的出口流程进行一定的规范，也有利于出口需求的公司构建船务部门，为构建船务部门提供一个工作流程和行动方案。对于刚接触船务工作的新手，可以从本制度中很快对船务制度有足够了解，并能够很快胜任船务的工作！ *进出口有限公司船务工作细则（草稿）第一章 订 舱1、计划装柜收到客户发货通知书，按照客户通知书要求安排装柜。下表为普通集装箱标准尺寸，具体尺寸有520mm的误差。项目内部尺寸（mm）门径（mm）皮重（kg）最大载重量（kg）内容积（m3）长宽高宽高20gp5,8982,3522,3932,3402,2802,18028,30033.240gp12,0322,3522,3932,3402,2803,65026,83067.740hq12,0322,3522,6982,3402,5853,83026,65076.42、询价及确认船期根据已计算好的所需柜型数量、货好时间以及要求起运时间、到港时间和其他客户要求向合作的货运代理企业（以下简称货代）业务员询问相应的海运、拖车、报关价格及船期等信息，凭货代详细报价单向主管领导报请审批。3、确认Booking凭主管领导签字、盖企业公章确认报价单向相应货代下Booking订舱，一般须在拟定船截关期前3-5个工作日前把Booking传至货代业务员，如了解到当时相应航线处于爆舱期，则最好在7-10个工作日前把Booking传至货代业务员。Booking应包括的基本内容有发货人、收货人、通知人、船公司、截关日期、柜型柜量、装货地、目的地、货品名、体积、重量，并注明是否委托货代代理报关、拖车做柜时间，Booking还应注明所出提单种类及海运费付款方式是预付或到付。下表为出口企业海运出口货物委托书一般格式，也可根据货代提供格式填写。海运出口货物委托书SHIPPER（发货人）：INVOICE NO：DATE OF INVOICE： CONSIGNEE（收货人）：CARRIER（船公司）： NOTIFY PARTY（通知人）：CLOSING（截关日期）：柜型柜量： PLACE OF LOADING（装货地）： DESTINATION（目的地）：中文品名DESCRIPTION OFGOODSQTY.SET数量PACKING包装N.W. KGS净重（千克）G.WKGS总重（千克）VOLUMEM3体积（立方）TOTAL委托单位：盖章联系人：联系电话：日期：备注：4、确认S/O截关日前5-7天为船公司开舱日，开舱日之后，货代在接到Booking半个工作日后，会由货代操作人员（以后简称货代操作）将S/O（订舱确认书）回传给本公司确认。仔细与货代操作核对S/O上船公司名、起运港、打单地址、还柜地址、柜型、柜号、截关日期和预定到港日期，以确认此SO无误。截关日期有两项，分别为CY CLOSING TIME（截重柜还场时间）和 SI CLOSING TIME/ CUSTOMS VOUCHER RELEASE（截放行条时间），根据该时间确认是否符合公司做柜、拖车、报关等安排。第二章 做 柜1、打单确认好S/O之后，向货代通知出货具体信息，告知货代货物到达深圳仓库的预计时间、具体货重，以便货代安排仓库做柜。货代会凭S/O到船公司码头办事处打单，根据打单所显示的提柜地址安排拖车提空柜到仓库做柜，如有异地提柜应自主督促货代操作向船公司协商更改提柜地址，以避免产生异地提柜费；如无法更改，再反馈主管领导，与货代业务员商榷是否改船。2、仓库做柜与监装通知货代货物已发深圳仓库的时间和预计到达时间后，跟货代保持较好的信息沟通，等待货代确认货物到仓库的信息。货代在货物到达仓库后，会根据S/O上的出货情况，安排仓库做柜，做柜过程中可对产品的做柜情况进行拍照监装。对货物在做柜过程的各个环节进行详细跟踪，保障货物的安全状况。做完柜后，货代的操作会向本司提供柜号、柜封、车牌、品名、件数等情况。仓库做柜完成后，货物被装箱送到船公司指定码头后，等待下面操作。第三章 报 关1、报关资料的准备报关资料具体有：A、核销单，正本，使用前在与货代操作确认好出口口岸后，通过海关电子口岸备案；B、报关单，正本，一份；C、报关委托书，正本，一式三联；D、装箱单、商业合同、商业发票，正本，各一份；同时还应准备至少3张盖公司公章的空白A4纸，以备上述D项资料的更改。报关资料最好使用快递的方式，至少在截关日期2个工作日内提交到货代操作手中，特殊情况下，也可与货代操作协调由拖车司机携带直接交给报关员争取时间报关，但必须要在出货单上注明携带报关资料事宜。2、报关放行货柜进闸之后，海关系统上会显示过闸，就可以由报关员向海关递交资料报关了。正常情况下，从递交资料开始到海关审批放行，深圳蛇口需要11.5个工作日，深圳盐田需要0.5_1个工作日，但如适逢海关临检到该批货物需要查柜的除外。另外，节日期间，海关的放行速度也是会减慢，此种情况下尽早安排报关，会更安全。报关员拿到放行条之后，需要在船公司截放行条时间之前将放行条交船公司码头办事处，船公司据此进行配载，待班轮靠港，即提柜上船。3、报关可能出现的问题及应对措施报关过程中，集中发生的问题主要是海关查柜或者货柜由于种种原因耽误进场从而导致报关时间不足，如不能在船公司截放行条时间之前把放行条交船公司码头办事处，将直接导致不能赶上该班货轮，要顺延一周，下一班次的货轮。如遇海关查柜，会比正常报关时间耽误1个工作日左右，节日或海关严打期间有可能3个工作日以上。这种情况下，除了做柜时间多提前几天之外，可要求货代操作尽可能在截关日当天向船公司申请延迟交放行条，一般在船起航时间24小时之前，这都是比较可行的。如果在拖柜前，发现预算的报关时间太少，且海关又适逢严打期间，最好改订其他的船，以避免潜在的不必要损失。发生这样的问题，除了货期耽误需要跟目的港客人解释之外，还会产生一系列的费用：海关查柜费：一般为RMB550-600/柜；改船费：各船公司的收费标准不同，一般为RMB300-500；重新报关费：如已经报关，但来不及交放行条，需要使用下一水船的船名航次重新报关，费用按照重新报关另计；柜租/仓租：船公司免柜租期限之外的集装箱租金，各船公司标准不同，一般为RMB200-300/柜不等。第四章 补料、对单、出提单1、提供补料报关放行后的工作，需要与货代负责文件的工作人员（以下简称货代文件）补料。按照正本提单要显示的内容，向货代文件提供详细内容（shipper、cosignee、notify、mark&nos、description of goods、 gross weight、measurement ），货代文件会根据此内容向船公司补料。2、对单随后，货代文件会按照我司提供的补料制作提单copy件。仔细与货代文件核对copy件信息是否完全正确，校对完毕，报请主管领导签字盖章确认无误，请货代按copy件出正本提单。其他保险单（提供正确的保险金额和受益人）、船证等目的港要求或者信用证言明的单证都按此操作。3、出提单货代文件在收到copy确认件之后，同时船开之后，会向本公司出帐单；收到帐单后，报请主管领导审批，签字确认无误后，附加提供发票抬头和寄单地址回传货代，同时向财务递单申请付款。确认帐单之后，货代会寄出提单，一般在船开出之后3-4个工作日。收到提单后，经主管领导审查后交单。4、可能产生的问题及措施在确认提单后，发现内容因校对失误等原因产生正本提单与要求不符而需要更正时，向货代提出改单。如正本提单已经收到，需要将正本提单先返还到货代文件，货代文件在收到旧单后再制作新的提单，由此一般需要3个工作日左右，会产生改单费RMB200左右；如正本提单仍未制作出，只是更改数据，则一般不太会耽误出单时间，费用也可申请减免。特殊情况下，如货即将到目的港，货物信息已经传到目的港海关的，再更改提单信息的，则很可能因目的港海关处罚船公司而产生高昂罚金。第五章 货运跟踪及到港通知预定开船日后2-3天内，要求货代业务员根据已知的柜号在相应船公司网站上“tracking”的服务项目里查到货柜信息，确认是否已经配载上了预定班轮，或者是被船公司甩柜，向其索取船公司网站截图以确认信息的准确。如一切正常，在船预定到港日前3个工作日时，再次跟踪一次货运信息，以通知目的港客人较为准确的到港时间，做好接货准备工作。说明：以上的船务工作制度，适用于企业的船务部门或者与货代接触的外贸部门。根据企业具体状况，需调整一些情况，仅供参考。附录：深圳市和硕国际物流团队介绍业务部：吴泽祺（Jackie）负责报价、选择船公司、各个环节协调与监督。联系方式, MSN/EMAIL:sales2