关于套词信书写.docx

如何与美国教授进行积极有效的套辞一何谓套辞？“套辞”是大部分留学申请者较为熟悉的一个术语，从狭义上说，是专指和申请学校的有关教授Email 联系或是电话联系，并通过联系达到增进自己录取和奖学金的机会。二为何套辞？个人联系虽然不是申请所必需的，却是很重要的，尤其在竞争十分激烈的情况下。海外求学对于每一个人都是一个巨大的工程，是要投入大量精力和时间和金钱的，自费就更不用说了。因此在奖学金的争取上，有套辞的必要性。奖学金TA 是院系招生办根据申请者在教学能力上表现出的条件给出的。影响这个奖学金的主要因素是你的口语能力包括推荐信中所涉及的内容。从这个方面来说，套TA 就要主动积极的和Admission Committee 联系，无论是填写TA 申请书、递交材料或是电话Self Introduction。RA 的决定权在教授手里，在审材料的过程中，如果某个教授对你表示出了强烈的兴趣，一般会从这个教授那里得到RA，也就是为教授打工的机会。这是所有奖学金中唯一和教授直接相关的。套辞还有一个重要作用，就是通过和教授、同学的联系，加上专业的咨询，可以筛选最适合自己的学校，定位自己最适合的专业和方向，减少申请的盲目性，减少申请的费用，同时增加申请的准确性，增强自己的竞争力。三什么样的专业/人需要套辞？套辞当然人人都可以去，但是并不是无差别的有效果，特定的专业/背景套辞往往会收到意想不到的效果。理工科学生套辞意义最大，尤其是要做项目的，进实验室的，比如EE，CS，化学，生物等等，数学、物理和经济学也不差。而文科套辞，则要把握好套磁材料的质量；一般是往TA 方面努力。接下来的内容，内容上以理工科居多，但是就原则和形式来说，对文科学生也有一定参考价值。由于学业时间和内容的限制，本科生套辞的效果就没有研究生强。后者已经有确定的方向和实践的经验，与教授沟通和探讨起来顺畅得多，成功几率非常大；而前者只能在握专业的大体内容，表达某方面的兴趣（和教授的方向接近而吸引他的注意）以及表现自己的潜力，成功与否还是要看进行得如何。四跟谁套？学校里的教授分为以下几种：1Professor 教授：年纪一般比较大，经历的套辞信也是多如牛毛，而且已经形成了固定的招生习惯，一般如果他对你感兴趣的话，两到三天之类就会回信，甚至是一天；在这种情况下，你希望很大。如果他迟迟不回的话，就代表你基本没有戏了，干脆的很。2Associate Professor 副教授：处世灵活，要求又高，当然这类型的教授水平也是很高的，自我表现得宜是关键。3Assistant Professor 助理教授：助理教授一般都有启动资金，需要人干活，而且还没有形成固定的招生习惯，所以套助理教授成功的可能性相对比较大。4Affiliated Professor：这一类型的教授是已经转到别的学校去了，但学生没毕业又不跟着走，因此只是挂个名，不招生。5Emeritus Professor 名誉教授：已退休，不招生。剔除4 和5 之后，建议套辞排序：招过本校学生的教授助理教授 老教授副教授当然以上只是就统计结果得出来的一般性排序，事实上大部分硕士生都是由Assistant Professor带的，博士生就是由professor 带的。一定要找和自己研究方面相似或相同的，经历相似的更好。如果很相似就很有希望了，如果又是最感兴趣的而且老板又有着显赫的地位的话，就是最完美的了。可以用以下方式来寻找合适的教授1. 去学校网页上看教授的简介2. 去书店查你方向的American ACADEMIC books ，看作者是谁，或是上网查最近出学术书籍的人，就很有可能是教授。3. 在网上找本领域的论文，看看作者或是被引用文献的作者的背景，越新越好，比如NCBI，Science，IEEE 等。4. 每年，有很多教授都会在office 的门口贴想要招研究生的意愿，和研究方向等等信息，可以让那个学校朋友去系里面帮忙查一下，这种信息还是比较有用的，你在套辞的时候可以有选择还有方向上的对应。如果你在某某学校一个人都不认识，可以查一下学校的graduate student 的邮箱，找个是中国名字的发封信询问。5. 每年，许多教授有很多机会来亚洲访问。如果能够利用这样的机会，和他们见面或者参加过他们的活动将会对奖学金的申请有很大的帮助。五什么时候套辞？1. 早期套辞-申请前的联系（78 月）主要联系对象是在该校学习的朋友，校友，研究生院秘书等。本质上讲，是学校和专业调查的一个部分，询问该学校该专业的招生情况，如录取比例，奖学金发放比例以及就学费用等，该专业学生的组成，现在正在研究的项目，毕业去向等，还有该院系在哪方面的研究较强，学校设施以及在当地可以利用的资源等等。了解这些对于你是否选择该校，你的申请有几成胜算，是很有参考意义的。同时混个脸熟也不会有坏处。这是谁都可以做的。在了解自己要申请的program 和研究方向后，就可以和相关的教授联系了。联系教授的一种方式就是不谈申请而就教授的目前研究谈起，谈谈自己的认识和兴趣。这在学术上要求较高，因此比较难，比较适合正在做项目的研究生或帮助老师做相关项目的本科生。另外一种方式就是开门见山，直接表示对教授的研究方向感兴趣，并针对教授的研究项目和领域提一些自己的问题。这要求申请者的学术背景很强，能谈得长久。好处有以下几点：1. 事先知道是否招人，有没有钱，避免浪费时间和金钱。如果教授不要人或是没有钱，即使你背景再强，也没有录取的可能；如果教授资金充足，他会考虑给你RA，RA 一般是教授的个人决定，他们一般都有决定权，无须系里面同意。另外如果教授是系里比较有地位有权力的人，他的支持对你Fellowship 或者TA 的申请常常能够起到一些帮助。2. 有针对的选校和写PS。通过套辞你必然要看大量系里的教授的简介。你喜欢做什么，不喜欢什么都会渐渐清晰起来。对于自己背景和规划也是一个反思的过程。缺点就是战线拉得过长，很可能到后面无话可说。2. 中期套辞申请材料寄出前后（12 月前）比较好的联系时机是在申请材料收到以后或是在路上的时候，大概在9、10 月份左右。既可以和教授谈学术问题，又可以在他对你感兴趣之后及时看到你全部的申请材料。这要求申请者的学术背景很强，能谈得长久。3. 后期套辞-拿到AD 或4.15 之后 （2 月后）每个学校都会在第一轮审核（有的甚至在deadline 之前）后得出一个初步的结论，这些同学会在第一时间（早的在12 月末和一月初）就会得到offer。而对于大部分同学，特别是没有收到AD 的同学来讲，大家并没有被拒绝，只是教授现在还拿不定主意到底选择谁。通常情况下，这说明你的材料是有竞争力的。一方面说明你确实申请的背景很强，同时也表示你的背景还没有强过那些第一轮便已早早胜出的牛们。但至少一切还都是有可能的。这个时候套辞的重要性也会发挥出来。同等背景的申请者，教授一般都倾向于选择与他联系过的人。过了415，套辞的作用也是很大的。尤其对工程的同学而言，因为工程类的奖学金较多，换而言之，有很多人将在415 左右拒绝掉手里的多个offer。这个时候申请人即使学术背景不够强也可以去套辞。六怎么套？1. 标题是什么-学术关联性单纯的写Hi 或是hello professor，或是help，I want to join you lab 只会被当成垃圾邮件删除掉，标题表现出学术性和目的性也是很重要的，较正式的写法有以下两种：About XXXXX；Re: (Regarding) XXXXXX。这个xxx 可以是你感兴趣的教授方向，也可以是教授的论文题目，也可以直接写自己感兴趣的方向，比如想学蛋白质工程题目可以直接写Re：protein engineering。当然有许多人直接写I am interested in pursuing Ph.D. degree in 具体方向 in your research group 也未尝不可，只是效果因人而异了。2. 内容说什么-学术性，完完全全地表现出学术性！套辞之前，一定要看清楚对方的科研背景，以及最近正在进行的科研活动。比较有用的办法是看publication 里面submitted或to appear的论文，有机会的话下载下来仔细研读一下也是非常有用的。很多申请者套辞信过去就是直接问是不是有钱，说到自己就是gpa 多少，拿过多少奖，好一点地会介绍一下自己的科研经历以及发表过的论文等等，但是人家真正感兴趣的是你可以在他的领域里面有多大的成就。不好好研究一下对方的背景就贸贸然丢个套辞信过去，反而对你不利。因为教授看见这样一封没有丝毫针对性的套辞信，会认为你是在用一个通用的模板信批量发信。如果遇上较真一点的教授，会直接把你的email 发给招生主任（通常也是系里的教授），那么你就别再指望这所学校了。原则有三个：一不要抄模板，二不要多写硬件的分数（有很多教授并不在意GPA 或是GT 有多高），三是空谈特别喜欢是没有用的，要套一个教授，最少的要求是把他主页上的介绍都仔仔细细的吃透，正常的要求是把他的代表性paper 仔细研读一遍。而且第一封套辞信不要太长，讲一下重点就可以了。以后保持一个星期1-2 次就可以了，不要间断，并不时的向他汇报一下自己最近在做的实验或最新发表或已发表的论文，同时还要记得诸如节日问候之类的细节。这要求申请者的学术背景很强，能谈得长久。首先当然是简要的自我介绍，然后就该谈谈你对他的研究的看法了，提出自己的见解和问题，一般情况下教授都会乐于与你讨论的。如果已经处于申请期，大可直接就问有没有position，很正常的。比方说，先找了教授的几个主要的研究项目的资料，大都很简要的那种，有个初步了解。仔细地去研究一下，会发现他在选择一些项目时总有一根主线贯穿着，很多project 其实是相同的方法或理论在不同问题或环境上的应用。当然几个方向中，你还要注意观察，那些是理论背景很强的（实验室传统课题），那些是跟着前沿脉搏跳动的，然后和教授说自己对哪个最感兴趣，这个会给他一个很好的最初印象。接下来，去上查他所有的论文，并对应着那几个主要方向加以分类。找出自己最感兴趣的，来细研究一番。这时，你就要找个本校和他研究相近的导师来帮你了，这个极其重要，尤其对本科生来说。导师会告诉你很多类似的参考文献和辅助资料，也会告诉你最新的研究动态，还有就是对方学校老板的项目中哪个最有利可图。你甚至可以让导师帮你看看教授论文里最有new idea 的地方，以此作为你套辞的插入点。而在介绍自己论文的时候，除了谈你在这片论文中的contribution 后，也可以详细说一下通过研究这个论文所涉及的题目，你懂得了哪些东西，尤其是掌握了哪些方法，当然如果你真的对其很有研究，你可以提出你个人对这个论文研究题目的修改性意见，这会使得你在教授心目中的位置有很大的提升空间。如果学术没有那么雄厚，那么背景和基础就是要强调的地方，这就是从potential 和match 方面来发展了，目的是要让教授相信你有为他打工的能力，尤其是在这个背景单一已经有碍发展的interdisciplinary 的时代。 比如某学生是EE 的属于电子类，却申请了其中一个program是偏环保的就可以说自己有很好的数学、编程和电子的基础，同时还在自学环境工程，很希望用电子的背景来为环保服务。然后就具体谈教授的项目，如他曾经做过用电子办法解决环境问题的，是这两者的结合，这就非常地有效果。拿到AD 的申请人套辞又相对简单一些，首先说明自己已经拿到AD（说明自己已经合格了，剩下就差钱了）；其次，对该学校很感兴趣；然后，对该教授的研究相当感兴趣，并且有决心做好（参照以上论述）。只要教授看上你了，自然会提及funding。实在不行，直接写信把困难说说，再问问funding 的事.收到正面或者中立态度的回信后应该立即回一封热情洋溢的信，即使收到负面态度的回信也最好礼貌地表达遗憾和等待他回心转意的决心。最后要注意这个过程中保持充实独特的内容、诚挚合作的意向和不卑不亢的风度。毕竟这就像是个找工作的过程，双赢的结果才是最好的。文科方面，如果仅凭GT、GPA 分高而专业背景薄弱的申请者，套瓷用处不大，因为你会发现除了“我对你研究的东东感兴趣”之外没什么可说的。另外，有一部分申请者专业背景很强，但GPA 和GT 很不理想（比如在3.0 以下和T 没到550 或刚过550），想通过套瓷来侥幸成功。对于这一部分申请者，我想说的是，也许你们都是很优秀的社会学研习者，但申请美国学校有他自己的游戏规则，如果连基本的要求达不到，教授再如何欣赏你恐怕也希望不大，反而会给自己带来不切实际的幻想；另外退一步说，由于文科研究的水平和语言的差异，在国内有再强的研究背景，作用也并非想象的那样大。所以对于申请者来说，不论你是谁，你以前做过什么，一进入到这个游戏中，那就“放弃一切幻想和犹豫”吧！总的来说，套瓷对于研究背景较强的申请者来说的确有用，但前提是你其他硬件不落后。3. 形式简明为上第一封信言简意赅地说明来意，100300 字足够，不必写万言书；可以附带简历，PS 可免。如果简历不长，建议放在邮件正文里，因为某些教授的邮箱已经设置成有附件直接删除的。退一步说，如果他对你有兴趣就会主动要你发简历过来。一定要放在附件里的话，最好事先转换成PDF 文档，以避免教授为防止病毒而不打开的问题。之后就是两个人互相的交流和联系了，注意措辞的准确和没有简单语法错误就可以了，不用追求太华丽的辞藻。七不理我是继续骚扰还是换人？很多申请人苦恼的是套辞信发出去犹如石沉大海，没有人回复，这个时候是继续发还是转换方向，是个值得考虑的问题。在这一点上，建议申请人先全面审视自己的套辞信，从标题到内容再进行适当的修改，然后再发第二次。因为教授收到的邮件实在太多，第一次没有看的情况也是有的。如果几天都没有收到消息，那么就不要再发信骚扰了。很多美国教授对这个头痛就是因为很多学生在发套辞信上面确实是“孜孜不倦”，有的教授甚至不得不回一封措词比较强硬的信，彻底断了这个学生的念头，来逃避他的骚扰。email 丢失的可能性是很小的，没有收到回复的原因有三个，一是教授不想找人，或者对你没有兴趣；最后一个是隔了很久，可能几个月了再联系你，那就是教授还在保持观望的态度，那么你们进入一个互套的过程，具体情况就看到时怎么表现了。还有另外一种情况就是在你确实很优秀而且志在必得的时候，不妨可以尝试电话联系。有一个例子就是一个著名教授每年都受到无数亚裔学生的套辞信，都不回。终于有一位申请者很优秀，他就回了一封套辞信，在EMAIL 的不起眼的角落写他的移动电话的号码，这一般是不会给的。但是在这位同学收到录取信后要求资助的时候，他的很多信没有一个被回。后来他急了用MOBILE 联系教授，结果得到了全奖。在后来教授的家宴上，教授在介绍这位同学给其夫人时，说他找到了正确的联系方法。就是说如果你的英语够好，又一直没有教授对你感兴趣，你可以主动打电话过去say hello to them, 告诉他们你想过去做什么，为什么你可以能做好，为什么想做那个方向，以至于逼他们面试你等等。当然这样的情况是少数，但至少告诉了我们，无论是信，还是电话，都是一个沟通和交流的过程。如果没有回应当然可以考虑换人，但是要在确认自己的套辞信没有严重问题的情况下，而且就是不要一个系同时发多个老师。大家方向都不同，你个个都无比热爱非君不去的态度，不仅虚假，而且教授们知道了后对你绝对是不利的。也就是说，选择对象，即使是换人对象也要慎重。套磁信书写的几点注意套磁信书写的几点注意 - r, * s; M. y- B+ j5 V- O- ! ?3 W! z- 7 K这学期上了一门专门给工程学院国际学生开的工程英语课，正好最近讲到如何书写Email给教授申请fellowship。联想到当初申请时狂发套磁信，不免发现诸多大家的普遍问题。 ! U7 R8 i0 r# N. J, x1 _& C2 . l- I1 i! ?1）称呼- ( X7 f3 Q! G/ _, g5 M& Q8 |尤其注意如果对方是个女教授，则用Ms.XX/Prof.XX (XX为其姓），勿用Madam！原因免述。 7 q9 c% P4 O O3 n1 x8 A+ r, Y8 H# C1 D1 _ n7 C2）主体- ; h8 $ s6 _3 _+ H T) _5 z( f第一段开门见山提出自己申请他/她的program，希望其能重点考虑； N9 p7 2 i2 G8 c第二段提及已attach了简历，并简单列举重要信息，以此表明自己的能力和做好了加入其program的充分准备； / I* & $ % l 第三段着重强调自己的背景、能力与该教授或program的match！ 这点至关重要。需要着墨最多，同时加上如果加入他们，自己可能会带给program的贡献； 5 W2 C7 _, E0 a! X% d0 A) T- 最后一段最好写明自己希望得到对方什么样的回复信息，比如program目前的研究重心，人员情况等。 q4 5 Y/ c+ k( b0 6 M M3 T( M. H9 3）结束语- d5 w* 4 F) 9 P+ U& n6 # y希望慎重考虑、尽早回复如此种种。 2 hJ! a% U注意的是，千万别在Email末了加上P.S.：Ive attached my resume,please check it out., 这是极其不正式的书写，对于简历可以在主体中提及。语言力求简洁、明了。同时注意风格上不要过于急切，以一种平等的推介自己的方式与之交流。 /联系教授的一种方式就是不谈申请而就教授的目前研究谈起，谈谈自己的认识和兴趣。这在学术上要求较高，因此比较难，比较适合正在做项目的研究生或帮助老师做相关项目的本科生。另外一种方式就是开门见山，直接表示对教授的研究方向感兴趣，并针对教授的研究项目和领域提一些自己的问题，教授一般会热心地回答的，至少会建议你读一些参考文献的。不管哪一种方式，一定要掌握3个原则，一是每一封信或电话都要有一个明确的目的，要知道自己写这封信或打电话要从