备用金管理及记账制度.doc

分公司备用金管理及记账说明一、 费用类别设置：1、办公费：包括办公用复印纸、墨粉、办公用品、2、通信费：包括电话费、宽带费3、汽油费：包括公司用车的汽油费4、招待费：用于招待客户、甲方、上级主管单位、相关合作单位的餐饮费、烟酒费等5、停车费：用于公司车辆在外办公时发生的停车费6、汽车维修费：包括汽车的保养费、修理费7、设备维修费：用于设备维修时发生配件费、修理费8、差旅费：包括出差过程中发生的汽油费、餐饮费、住宿费、出差补助9、物业费：包括房租、水费、电费、物业费10、财务费用：包括异地汇款的手续费、购买财务凭证的费用11、审计费：指在工程审计过种中发生的各项费用12、税费：包括开具发票时发生的各项税金13、材料费：用于工程中发生的乙供材料费及各种耗材14、协调费：用于工程签订过程中承诺的支付给甲方的商务费用15、施工费：用于支付给施工队的施工费用16、固定资产：用于购买固定资产的费用17、工资：指支付给员工的工资18、业务提成：指支付给业务员的业务提成、奖金19、人员保险费：包括公司员工的各项保险费20、汽车保险费：包括公司车辆的交强险、商业保险二、记账项目说明1、凭证号：是指按照报销凭证的日期，从前到后进行排序，一张凭证一个号。2、日期：按照报销凭证上的日期进行填写3、收入金额：是指收到总公司拨付的日常费用金额，该项不需要编写凭证号。4、支出金额：是指支出的各项费用金额5、余额：是指现金余额6、费用类别：是指从公司统一设置的费用类别中找出适合的进行填写，不得另设类别，特殊情况应向公司财务请示，统一增设类别。如果一张报销凭证填写有多个费用类别，应在现金日记账中逐一登记。7、内容摘要：是指简要描述该项费用开支的内容8、附单据（张）：是指这张报销凭证下所附的所有单据的张数，应注明几张发票，几张收据。9、经手人：是指报销凭证上填写的经手人。10、费用归属：是指区分总部、太原、大同各自的费用11、打款户名：是指费用支出时，收款人的户名，如果收款人户名与经手人不一致时，需要经手人提供委托收款证明，交公司存档。12、支付方式：是指支出费用时，是通过网银还是现金。三、备用金申请 备用金用于分公司日常费用的支出，额度为5000元，不足1000元时，向总公司申请报销。报销备用金时，应将现金日记账发至指定邮箱，待总经理审批后，予以报销。四、财务凭证的整理、保管、传递1、凭证的整理、粘贴原始凭证应区分发票和收据，按照发生日期、费用类别进行排序，发票粘于单据粘贴单上，再单附一张经费报销单。收据可直接粘贴在经费报销单下边。经费报销单上不得涂改。2、凭证的保管、传递填写好的报销凭证应编凭证号，用钢笔写在经费报销单的右上角。凭证一经制好，不得修改。注意保管防丢失。每月1号将报销凭证统一交回总公司。五、费用的审批、支付1、费用类别中的1-10项，金额在500元以下的费用由分公司经理审批。500元以上的费用分公司经理审核后，报总经理审批。1-10项由分公司支付。2、费用类别中的11-20项，经办人需要填写相应的请示报告，分公司经理审核后，报总经理审批。11-12项由分公司支付，13-20项由总公司支付。本制度从2013年3月1日