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第四章 账务与报表处理系统第一节 账务系统概述账务处理系统模块主要是以会计凭证作为原始数据，通过凭证输入和处理等程序，完成记账、对账、转账、结账、账簿查询及账务数据管理等功能。一、账务处理系统的主要特点（一）具有很强的规范性和概括性账务处理系统严格遵循复式记账原则，即：有借必有贷、借贷必相等，以及资产=负债+所有者权益，利润=收入-费用，总账余额发生额必须等于下属明细账余额发生额之和等一系列原则。（二）记账凭证是数据处理起点，部分可以由机器生成账务处理系统一般需要人工编制记账凭证输入系统中，并且以后的操作都围绕着记账凭证的信息来进行。其中，部分凭证可以由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据，即机制凭证。（三）账簿体系和记账过程虚拟化在电算化系统中，记账环节完全取消，即平时不登记日报账、明细账和总账，只需将记账凭证保存在一起，在需要时由计算机自动完成账簿的登记，并可以输出数据。（四）证账表数据一致化计算机本身不会发生遗漏、重复及计算错误的。只要会计软件的程序正确且运行正常，账证、账账一定是相符的；只要报表公式定义正确，账表也一定相符。这样，就便手工会计下的对账环节不复存在了。所以，计算机记帐可以不用进行账账核对。第二节 账务系统的安装和初始设置二、系统管理系统管理员（Admin）的权限：建立账套、删除账套。1、操作员编码：用来标识所设置的操作员的编号，编码必须输入而且唯一。3、密码，即口令，是指操作员进行系统登录时需要的口令，用来防止冒名人员擅自使用软件。操作员只能修改自己的密码，不能修改自己的权限。在第一次进入系统前，由admin（系统管理员）代为设置密码，并通知操作员本人，进入系统后再由操作员自行修改。所设置的操作员一旦被使用就不能删除。科目编码=上级编码+本级编码账套编码方案一经使用，不得修改和删除。按照会计法的规定，我国的记账本位币是人民币，代码是RMB。账套引入功能的设置是指把硬盘上或光盘上的数据恢复到指定目录下，即利用现有数据恢复到最近的操作状态。数据备份：每个会计期间结账前和业务处理结束后；更新软件版本前；会计年度终了进行结账时，备份由系统强制执行；给操作员授权只能是系统管理员（系统操作人员）系统初始化是指会计电算化系统在初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程。通常包括：设置部门档案、设置供应商档案、设置会计科目、设置各辅助核算项目、设置外币币种及汇率、设置凭证类别、期初余额录入及试算平衡等等。设置会计科目是系统初始设置的第一步，输入的基本内容包括：科目编码、科目名称、科目类型（科目余额方向）、辅助核算、外币核算、数量核算等。增加会计科目时，必须按其级次的先后次序建立，即从高级会计科目开始建立；会计科目与会计科目编码是一对一的。对于已经记账的会计科目，只能增加其末级的同级科目。而会计科目的删除是从末级开始的。科目编码的作用：便于反映会计科目间的上下级逻辑关系；便于计算机识别和处理；减少输入工作量，提高输入速度；促进会计核算的规范化和标准化。修改和删除科目的必备条件是：该科目期初无余额，本期无发生额。辅助核算项目是会计科目的一种延伸。辅助核算不同于一般的明细科目，它具有更加灵活方便的特性，一个核算项目可以在多个科目下挂接，一个会计科目也可以选择多个辅助核算项目。常用的辅助核算项目包括：客户往来核算、供应商往来核算、个人往来核算、部门核算、外币核算、数量核算、银行账和日记账等。销售管理一般设置客户往来核算，采购管理一般设置供应商往来核算，管理费用一般设置部门核算，库存现金和银行存款一般设置日记账。而客户往来核算、供应商往来核算和个人往来核算不能共存，个人往来核算不能和其他辅助核算共存。凭证类型设置，系统中提供以下五种常用分类方式供用户选择：记账凭证；收款/付款/转账凭证；现金/银行/转账凭证；现金收款/现金付款/银行收款/银行付款/转账凭证；自定义凭证。凭证类型不影响记账结果，业务量较少或规模较小的单位可以只设置“记账凭证”一种类别。但某些类别的凭证在制单时对科目有一定的限制：借方必有：制单时，此类凭证的借方限制科目至少有一个发生额。一般是收款凭证的借方必有库存现金、银行存款科目。贷方必有：制单时，此类凭证的贷方限制科目至少有一个发生额。一般是付款凭证的贷方必有库存现金、银行存款科目。凭证必有：制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目，至少有一方有发生额。一般是转账凭证使用。凭证必无。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目均无发生额。一般是转账凭证的借贷双方必无库存现金、银行存款科目。无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。期初余额录入及试算平衡企业若是年初建账，则输入期初余额，即年初余额；企业若是年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统可以自动倒算出年初余额。若有辅助核算要求，还应输入各辅助项目的期初余额。期初余额和累计发生额的录入从末级科目开始，上级科目的余额和累计发生额由系统自动计算，红字余额用负号输入。在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目在输入期初余额的时候，这类科目不能直接输入科目的期初数据，必须输入辅助账的期初数据。期初余额如果试算不平衡不能记账，但可以填制凭证；已经记过账，则不能再录入、修改期初余额；也不能执行结转上年余额的功能。如果试算不平衡，需要返回重新检查修改。期初余额不平衡的原因有二，一是金额错误，二是科目余额方向错误，第二种错误的修改方法应是先删除期初余额再修改科目方向。第三节 账务系统的日常处理账务系统日常处理主要就是凭证处理。是指利用会计核算软件完成凭证的录入、审核、修改、查询、记账工作。一、编制记账凭证的几种方式：（一）手工编制记账凭证后录入计算机。（二）根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印会计凭证并由经办人签章。（三）由账务处理模块以外的其他业务子系统生成的记账凭证（即机制记账凭证）。采用这种方式应当在记账前打印会计凭证并由经办人签章。二、凭证填制填制凭证的内容包括：1、凭证头（1）凭证类别：在这里只能使用系统初始化时定义的凭证类别，可选择输入名称或者输入代码。如果只设置了单一记账凭证，可以省略。（2）凭证编号：一般情况下，系统按凭证类别、按月自动编制。（3）凭证日期：反映经济业务发生的时间，包括年月日。系统将进入系统当天作为默认的凭证日期，可以根据需要进行修改。当然，修改日期是有一定限制的，日期不能超过计算机系统日期，而且日期应随着凭证号递增而递增，不能倒流。（4）附件张数：是指本凭证所反映的经济业务所附原始单据的张数，没有原始单据，如期末转账凭证，则附件张数为零。2、凭证正文（1）摘要：指对本分录反映的经济内容所作的简要说明，摘要不能为空。（2）科目：必须输入末级科目，可以输入科目编码、中文科目名称、英文名称或者助记码等，系统将自动进行转换。（3）方向及金额：每一科目的发生额均有它的方向，即借方或者贷方。每笔分录借方或者贷方发生额不能为0，但是可以为红字，红字以负数形式输入。（4）、辅助信息：辅助核算内容包括客户往来、供应商往来、个人往来、数量核算等。三、凭证审核审核凭证要求审核员按照财务制度和会计准则要求，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审查员认为有错误或有异议的凭证，应交与制单员修改后审核。系统对凭证审核做了一些限制。凭证审核与制单不能为同一人，只有具有审核权的人才能进行审核操作，审核人员不允许修改凭证内容，凭证一经审核就不能直接修改或者删除，若要修改或删除，必须先取消审核签名才能进行。此外，已经作废的凭证不能被审核。四、记账记账也就是登记账簿，也称过账，它是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中的一种方法，是会计核算主要方法之一。（一）电算化会计核算记账的特点：1、记账是一个功能键，由计算机自动完成相关账簿登记。2、同时登记总帐、明细账和日记帐。3、各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不会产生新的会计核算数据。4、对于已记账的会计数据只能采用留有痕迹的修改方法。（二）记账条件1、第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。2、未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核凭证的范围。3、上月未结账时，本月不能记账。4、凭证中借贷不平衡不能记账。在当期所有记帐凭证数据和明细分类帐数据都存储在计算机内的情况下，总分类帐可以从这些数据中产生，因此可以用“总分类帐户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类帐。五、修改凭证填制凭证过程中，出现错误的情况是难免的，记账凭证的错误必然影响会计核算结果。为更正错误，系统提供了对错误凭证进行修改的功能。修改凭证可分为记账前和计账后的修改。1、记账前凭证的修改记账前凭证的修改方法有直接修改法和补充凭证法。（1）直接修改法。凭证的制单员进入“填制凭证”，找到目标凭证，直接修改。凭证的制单员只能修改自己填制的凭证，审核员不能修改制单员的凭证，可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向，如果凭证已经审核，应先取消审核签字后再修改。（2）补充凭证法重新填制一张凭证，补齐差额或冲销多余金额。使用该方法的前提是原凭证的凭证头正确，而凭证正文错误。2、记账后凭证的修改。记账后凭证的修改方法有红字冲销法和补充凭证法。（1）补充凭证法。（2）红字冲销法。计算机自动完成红字凭证的填制。记账后凭证的修改，计算机系统保留原错误凭证和更正后的新凭证，保留修改痕迹，所以为有痕迹的修改。（四）查询凭证凭证查询顾名思义，就是按照给定的条件查找满足条件的凭证，并在屏幕上显示出来，包括对记账凭证和未记账凭证的查询。账簿查询是指按照给定的条件查找满足条件的账簿，并在屏幕上显示出来。可查询的账簿包括基本账簿和各种辅助核算账簿。基本账簿查询：包括总账、余额表、明细账、序时账、日记账、多栏账等。总账查询不但可以查询到总账科目的年初余额、发生额以及月末余额，而且可以查询到所有二级到末级明细科目的年初余额、各月发生额和月末余额等。明细账查询用于查询各明细账户的发生情况，可以按照任意条件查询明细账。查询中可以包含未记账凭证。日记账查询主要用于现金日记账和银行存款日记账的查询。辅助核算账簿查询：包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算等账簿的总账、明细账查询。第四节 账务系统期末处理会计期末需要做一些会计事项处理，主要有：期末转账、试算平衡和结账。一、期末转账（一）期末转账特点期末转账主要是指在会计期末时，将某个或者某几个会计科目的余额或者发生额结转到一个或者多个会计科目中。在计算机账务处理系统中，期末转账可由机器自行计算，并自动生成转账凭证，完成期末结转工作。特点：1、转账直接生成记账凭证，而且都是在会计期末进行。2、转账的数据来源是操作人员填制的凭证，并由系统形成的账簿。所以要求在处理期末转账业务前必须先将其他经济业务全部登记入账，并记账。3、有些期末结转业务必须依据另一些结转业务产生的业务。二、试算平衡和对账（一）对账在进行平衡检验前要先进行对账，对各个账簿数据进行核对，主要包括：总账与明细账、总账与部门账、总账与客户往来账、总账与供应商往来账、总账与个人往来账、总账与项目往来账的核对。三、期末结账结账实际上就是计算和结转各个账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。（一）结账的条件1、结账必须逐月进行，上月未结账，本月不能结账。2、结账月份内，记账凭证要全部入账，不允许含有未记账凭证，否则不能结账。3、核对总账与明细账，如果不一致，总分类账不能结账。4、损益类账户是否全部结转完毕，如未结转完，本月不能结账。第五节 报表与报表系统一、报表系统概述会计报表是综合反映企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量信息的书面文件，是企业经营活动的总结。在财务软件中的报表可以分为格式报表和自编报表。格式报表一般是国家报表，即国家有关部门要求企业报送的报表，有时又称“对外报表”，如：资产负债表、现金流量表、利润表；自编报表是企业由于生产管理需要自行开发的报表，又称“对内报表”，如：成本表、费用表、部门预算表。报表按照其复杂性可以分为简单表和复合表。简单表的结构大概可分为四个部分：标题、表头、表体、表尾。1、标题：报表名称。2、表头：用来描述报表的编制单位名称、日期、计价单位内容。3、表体：报表主体部分，是报表的核心，也是报表数据的表现区域。4、表尾：报表表体以下进行辅助说明的部分，例如编制人、审核人等。（三）报表系统基本操作流程1、报表的初始化：新建报表、定义报表格式、设置报表才参数、定义报表取数公式和定义表内及表间的勾稽关系。在各类会计报表中，每个数据都有明确的救济含义，并且数据间往往存在着某种对应关系，称为勾稽关系。2、报表的日常使用：报表编制、报表汇总、报表查询、报表打印。（四）报表系统关键术语和相关概念格式状态和数据状态。（1）格式状态：在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，例如定义报表尺寸、单元属性、行高列宽、关键字等。在格式状态下只能看到报表的格式、固定单元的内容以及变动单元的计算公式，而报表的数据全部隐藏。（2）数据状态：报表数据处理时要选择的状态，在数据状态下可以生成报表数据，但是不能修改报表的格式，也不能修改报表的定义，只能看到报表的框架和具体数据。关键字关键字是一种特殊的单元，可以唯一标识一个报表，用于在大量报表中选择需要的报表。关键字包括单位名称、单位编号、年、季、月、日等。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入。二、报表编制（一）创建和定义报表1、创建报表创建报表文件就是在报表系统中注册一个新的报表文件。其作用主要是规定报表名，以便系统调用和管理各个报表。创建报表文件是应用报表系统定义并生成报表的前提条件。报表保存的类型选择系统默认的文件格式“*.REP”。2、设计报表格式创建报表后，需要设计报表的基本格式，也就是表样。计算机会计的报表系统模块中，有两种方法可以完成报表格式的设计：自定义法和样表模板法。自定义法下，系统只是提供了电子表格，需要自行设置报表行列数、行高列宽、表格线、标题等内容。自定义法更适用于企业本身，是完全根据企业自己的业务情况来设计的。样表模板则是指已保存在会计核算软件中的格式报表。（二）报表数据处理会计报表的变动单元内容会随着编制单位和时间不同而不同，但是获取数据来源和计算公式是稳定的。所以在报表系统中，提供了定义报表数据计算公式的功能，从而使报表系统能够自动、及时、准确地获取数据信息，编制出会计报表。报表公式报表公式指报表或报表数据单元的计算规则，主要包括单元公式、审核公式、舍位平衡公式、计算公式。报表中还有一种公式叫审核公式，它是用于对报表数据的勾稽关系进行检验的公式。审核公式适用的运算符除了计算公式中使用的外，还可以使用“”、“”、“”等逻辑运算符。报表的数据来源主要有：账务系统、其他核算系统、报表系统自身、系统外部。三、报表输出报表输出方式包括报表屏幕查询、打印、磁盘输出。（一）报表查询报表查询是报表运用的手段，在报表系统中，可以对当前正在编制的报表进行查询，也可以查询历史报表。查找报表可以以某关键字或者单元格为查找依据。（二）报表打印打印输出方式是指将编织出来的报表以纸介质的形式打印输出。主要用于报表保存、报送工商、税务、会计师事务所等相关部门。（三）磁盘输出将报表以文件的形式输出到磁盘上也是一种常用的方式，主要用于下级部门向上级部门报送数据，进行数据汇总。报表文件可以以不同格式输出，方便不同软件之间的转换。报表汇总是指结构相同，数据不同的两张报表经过简单叠加生成一张新表的功能。在实