outlook功能介绍.doc

沟 通 无 极 限邮件使用的小建议“就像我们上次沟通的那样”“什麽时候的事情？”“我以为是，原来我们理解不一样”“这个事情有印象，好像什麽时候发过邮件，等我找找”“我发邮件给你了”“没收到啊”“我出差了”“这个工作进展的怎么样？”“是我处理吗？抄送给我的，还以为就是知会我呢”“为什么要这么做？”“这件事不是已经征得你同意了吗？”“什么时候同意了？” 上面的对话是不是多少有些熟悉？日常工作中，我们经常会遇到这些情况，沟通理解不一致、分工责任不明确、重要邮件找不到等等，都令人非常头疼，影响了工作开展，严重的甚至会影响同事间的关系，心中暗生芥蒂，这是每个人都不希望看到的。那么，如何将这些工作中的内耗降到最小呢？以下几个小建议也许能达到意想不到的效果。 一、 邮件产生1、 日常工作中，工作汇报、请示、沟通、安排等都应用邮件将阶段性结果固定下来，供参与各方确认，以便工作进一步展开，有据可查。2、 邮件标题要准确反映邮件内容。可采用“日期事项要点”，例如“060609邮件文化方案 讨论”等，事项要点以关键字列出，简单、明了，数量不限，以表达清楚为最终目标；同一事项的邮件，可采用“日期该事项要点”，例如“060601邮件文化方案 讨论”、“060602邮件文化方案 会纪”、“060603邮件文化方案 定稿”等，便于同一事项归类查询。3、 收件人排列规范：按责任轻重排列，而不是按职务高低。1） 主送人：一般情况下，主送人栏第一个为第一责任人，若几人同时对该事项负责，则排列部分先后，同为主送人。主送人须就该事项第一时间作出反应；2） 抄送人：抄送人不一定需要对该事项作出反映，仅为告知性质，排列可由发件人视情况而定；3） 密件抄送人：密件抄送一般是发件人认为有必要告知但不属于该事项范围内的，不需答复所有人。4、邮件内容：将需请示、汇报、任务下达或已口头沟通过的事项一一列明，作为日后工作的依据。二、邮件跟踪1、重要邮件应主动跟踪，在发送邮件时开启跟踪选项，了解收件人阅读情况，以便进一步工作开展。2、临时外出、长时间会议或出差时，应开启邮件外出助理程序，以便相关人员及时了解你的状态。三、邮件归档1、邮件应定期归档。邮件根本个人工作量情况定期归档，一般一个月一次。2、归档方式：根据个人工作习惯，可按事项、日期、人物等分类归档。3、邮件初始发件人应将最后结果的邮件和工作事项其他材料共同保存备查。四、邮件使用1、获得事项各方确认或阶段性回复的邮件，可作为工作开展、跟踪的依据，效力等同于电子签报。2、个人离职换岗时，应将个人工作邮件交接给接替人，以便工作传承。邮件文化的目标是让每一个平安人都养成求实、严谨、高效的工作习惯和勤勉、务实、勇于承担责任的工作作风，减少沟通内耗，从而极大的提高工作效率，伴随着的，是一个和谐高效的工作氛围。让我们从点滴做起，主动改进邮件使用习惯，尽情享受邮件文化带来的乐趣。沟通无极限，让我们工作并快乐着！- 发件人: 邮件文化推行小组 发送时间: 2006年7月21日 13:58:53 收件人: DL_平安全体员工 主题: 060721邮件文化宣导 邮商测试 按规则自动转发测试你的“邮商指数”（MQ） 每天上班后你会做的第一件事是什么？可能绝大多数人都会回答：按下主机开关、打开桌面的Outlook，然后准备开始一天的工作。是的，电子邮件现在已经成为每个平安人的必备office工具。在现代电子办公环境下，邮件与电话、会议等要素一同构成了自己职业“生存”的立体空间，并且是这个空间当中最重要的一个工作平台，邮件处理已经成为了一种必备的职业素质和技能要求。我们用它来上传下达、讨论问题、请示汇报，平均每天收发的工作邮件要达数十封甚至上百封。那你是不是对邮件使用的规范和Outlook的功能非常清楚呢，测一下你的“邮件使用指数”，回答下面的几个题目吧，看看你能得几分： 以下问题请认真阅读，明确知道正确答案的记2分、似是而非的得1分、完全没想过或者不知道答案的记0分1、主送、抄送、密件抄送有无严格区分，如何区分？（得分：分）2、哪些邮件必须回复以及第一时间回复？（得分：分）3、不同类别的工作邮件有没有命名规则，你知道吗？（得分：分）4、错别字是否符合邮件礼仪，你有没有检查改错的习惯？（得分：分）5、遇到附件内容较长的邮件要做何处理？（得分：分）6、工作请示邮件是逐级上报还是直接抄送主管领导？（得分：分）7、什么邮件可以越级甚至跨级上报？（得分：分）8、对外发送邮件需要注意哪些规则？（得分：分）9、如何用邮件约会功能预约会议，你平时使用吗？（得分：分）10、想在以往大量邮件中查找自己需要的一封，该如何操作？（得分：分）11、Outlook还有没有其他有用的工具，你会使用吗？（得分：分） 查看你的“邮商指数” 如果你的得分在15-22分，恭喜您，目前是合格的邮件使用者，有没有兴趣为大家介绍一点你的使用心得？欢迎回复！ 如果你的得分在7-14分，提醒您，应该阅读一下自己不明确的题目正解，这些都是最基本的办公邮件功能，再努力一下，成为邮件高手吧！ 如果你的得分在0-6分，不得不说，你的办公邮件使用不合格，在遇到更大的麻烦前，抓紧补补课吧，看看下面的解答并在工作中认真实践，一定会有进步！ 参考答案：1、主送对象是主要汇报人或希望有所反馈的人；抄送对象首先是事件主要负责人，其次是同一事件的合作者或其他相关领导；密件抄送尽量少用，如果不希望其他人看到的，可单独发送。2、作为主送人收到的邮件，必须反馈，且尽量第一时间回复。3、工作邮件必须有标题，一般用来标明事件主题词及主要的请示或通知内容。4、错别字应该杜绝，建议写完之后review一遍再发送。5、附件较长的，提炼精华部分写在正文中。6、工作请示首先发给上一级领导，有必要请示主管的，同时抄送项目负责人和上一级领导。7、投诉、举报和个人思想交流邮件可以越级、跨级上报。8、对外发送邮件被公司信息安全小组监控，如带有某些关键字和敏感信息的，有可能被拦截过滤，因此重要事项注意跟踪并及时与安全员沟通。9、点击工具栏上“新建”下拉菜单，选择“约会”或“会议要求”，然后填写时间、地点、议题、参加人，并在正文写明会议主要内容、议程、需准备材料等。10、点击工具栏上“查找”项，可以键入关键字在该文件夹搜索邮件；也可点击“高级查找”，键入更多搜索要素。11、有很多功能，比如日历、任务、便笺等等，敬请关注邮件文化推行小组的相关培训。（以上答案仅供参考） 优秀的邮件文化是公司管理文化的重要组成部分之一，既是现行管理体系的升华，也是旧有办公文化的变革。邮件文化将彻底改变我们数十年来形成的办公行为习惯，极大地提升工作效率，降低运营成本，从根本上改变公司内部沟通交流的方式，提升沟通交流效率和公司透明度。邮件文化的成功推行，将成为平安重要的核心竞争力之一，将使平安威力倍增。 希望大家从这封邮件的小小测试做起，自我检视一下邮件使用中的优点与不足。愿平安涌现更多的电邮高手，让我们成为邮件规范的领先者，更愿邮件文化成为平安企业文化的重要组成部分！一、发起约会及相关功能1. 新建约会使用菜单“文件”的“新建”，选择下拉菜单中的“约会”，打开一个未命名的约会。1.1. 设置约会为约会指定主题，确定约会的地点，选择约会的标签方便分类和管理约会，规定约会的开始时间和结束时间，并设置开始之前提醒。为了方便与会者个人得知其他与会者应答约会的情况，选择自己的闲忙状态。1.2. 为约会设置自己的闲忙状态1.3. 查看自己的闲忙状态在约会的计划标签，可以看到自己当前或将来有哪些任务和约会，尽量不要把约会安排在这些时间。另外，请不要将“全天事件”选中，否则在日历中将不能查看闲忙状态。1.4. 邀请相关人员参加约会1.4.1 单击“邀请与会者”按钮或者使用菜单“工具”的“邀请与会者”选项。而选择了“邀请与会者”之后，约会就自动转换为会议。1.4.2 在出现的收件人栏填写与会者的邮件地址，将该约会作为邮件发送给与会者。2. 与会者收到会议通知邮件并响应会议与会者在收到通知邮件之后，可以按照实际情况选择是否响应会议。并可以建议新的时间。日历选项可以用来查看会议的时间段内自己的时间安排。3. 会议组织者跟踪会议会议组织者在提交会议之后，需要知道各与会者是否接受会议。可以使用跟踪会议的功能查看全部与会者的情况。二、撤回邮件成功撤回邮件的前提是收件人在收到撤回邮件的通知邮件之前没有阅读原始邮件，或者说原始邮件仍然在未读状态，并先打开了撤回邮件的通知邮件。1决定撤回邮件在“已发送邮件”中选中并双击打开需要撤回的邮件，选择菜单“动作”的“撤回该邮件”功能。2选择撤回邮件的模式删除该邮件的未读副本或者删除唯独副本并用新邮件代替。第一种模式只是删除未读的原始邮件，第二种模式是删除未读的原始邮件的同时发送新的邮件给收件人，而且不管邮件撤回是否成功，新邮件都将发送到收件人邮箱。一般都选择撤回邮件是否成功的通知选项。3.“确定”发送撤回邮件的通知邮件单击“确定”之后，会在邮件的状态中出现某时尝试撤回此邮件的字样，同时发送撤回邮件通知邮件给收件人。4.成功撤回邮件在收件人计算机上的“跟踪选项”中，“在到达时处理要求和响应”处于选中状态，并且在撤回邮件的通知邮件到达“收件箱”时和之后一段时间之内，原始邮件处于未读状态。未读原始邮件的情况下，直接打开撤回邮件的通知邮件。撤回邮件者将收到撤回邮件成功的状态报告。如果在打开撤回邮件的通知邮件之前原始邮件改