设置工作表格式.docx

第3讲设置工作表格式第3讲设置工作表格式学习目标在本讲中将学习在Excel2007中如何设置单元格的对齐方式、如何设置单元格样式、如何突出显示指定数据以及如何设置单元格背景图案，并通过制作一份员工资料登记表来巩固前面学习的知识。主要内容设置单元格的对齐方式设置单元格样式突出显示指定数据设置单元格背景图案应用实践制作员工资料登记表3.1 设置单元格的对齐方式单元格的水平对齐方式有左对齐、居中对齐与右对齐三种。选中单元格后，单击“对齐方式”面板中对应的按钮，即可调整数据为相应的对齐方式。单元格垂直对齐方式是指当单元格高度高于文本时，文本在单元格中的垂直对齐方式，有顶端对齐、居中对齐与底端对齐三种。选中要调整垂直对齐方式的单元格，单击“对齐方式”面板中对应的垂直对齐按钮，即可将单元格数据调整为相应的垂直对齐方式。3.2 设置单元格样式Excel 2007中提供了更丰富的单元格样式，其设置方法如下：（1）选中要采用样式的单元格或单元格区域，单击“样式”面板中的“单元格样式”按钮。（2）在打开的样式列表中选中一种样式，即可为单元格区域应用该样式。（3）选中其他单元格区域，分别应用不同的样式。3.3 突出显示指定数据在查看数据时，可能需要突出显示表格中指定范围的数据，如突出显示大于一定数值的单元格。使用条件格式可以快速的进行突出显示，其具体操作方法如下：选中整个数据表格，单击“样式”面板中的“条件格式”按钮，在弹出的菜单中指向“突出显示单元格规则”选项，在弹出的菜单中选择“大于”命令。在打开的“大于”对话框中设置大于多少数值，并在“设置为”下拉列表中设定数值的显示样式。也可以在“设置为”下拉列表中选择“自定义格式”选项，在打开“设置单元格格式”对话框中设置符合条件单元格的显示样式。设置完毕后，依次单击“确定”按钮，即可将选定区域中大于1200的数值按照指定的格式显示出来。3.4 设置单元格背景图案为单元格添加具有个性化的背景图案不仅可以使电子表格显得更加生动，还可以对某些特殊数据起到突出显示的作用，设置单元格背景的具体操作步骤如下。01选中需要设置边框的单元格，然后单击“开始”选项卡，在“单元格”工具栏中单击“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“设置单元格格式”命令。02接着弹出的“设置单元格格式”对话框，在该对话框中单击“填充”选项卡，然后在“图案颜色”下拉列表中选择一种颜色，在“图案样式”下拉列表在选择一种样式，在颜色框的下拉列表中选择一种颜色。03单击“确定”按钮返回工作表窗口，即可看到设置的背景图案效果。3.5 制作员工资料登记表任务设计本例制作的是员工资料登记表，在制作时首先应输入表格数据，然后美化工作表，最后在单元格中添加窗体。完成任务1.创建表格首先创建一个工作表，并输入登记表的相关信息，操作步骤如下。1：新建一个“空白工作薄”，将其另存为“员工资料登记表”。2：在工作表中录入数据文字。2.美化工作表下面为工作表添加边框和底纹，具体的操作步骤如下。，1：选中单元格A1：D1，将表格进行合并并居中，设置标题的字体样式和字号大小。2：调整第9行单元格的行高，并将单元格B9：D9进行合并。3：接着为其他文字设置字体样式和字号大小，并调整相应单元格的行高和列宽。4：选中单元格A2：D9,然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项。5：在弹出的“设置单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，在“垂直对齐”选项里选择“居中”选项。6：单击“边框”选项卡，颜色一种颜色为表格设置外边框和内部线，设置完成后单击“确定”按钮。8：选中整个工作表，单击“开始”选项卡，然后“字体”工具组中的“填充颜色”按钮，为工作表添加一种颜色背景。3.为表格添加窗体下面为表格添加控制窗体，具体的操作步骤如下。1：在为表格添加窗体前，我们先在“Sheet 2”工作表中录入窗体所需要的详细数据。2：返回到“Sheet 1”工作表,单击“自定义快速访问工具栏”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“其他命令”选项。弹出“Excel选项”对话框，单击“常用命令”后面的下拉按钮，在弹出的列表中选择“开发工具 选项卡”选项。接着在列表中选择“控件”选项，然后单击“添加”按钮，然后单击“确定”按钮。3：单击“自定义快速访问工具栏”里的“控件”按钮，在弹出的列表中选择“插入”选项，然后在弹出的子列表中选择“选项按钮”在单元格D2中绘制一个选项按钮。4：将选项按钮里的默认文字修改为“男”，然后复制一个选项按钮，将框内文字修改为“女”。5：调整2个选项按钮的位置，将其置于单元格D2正中央的位置。6：接着为选项按钮设置三维阴影效果，选中2个选项按钮，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置控件格式”选项。7：在弹出的“设置控件格式”对话框中单击“控制”选项卡，勾选“三维阴影”选项，然后单击“确定”按钮。8：单击“控件”按钮，单击“插入”按钮，在弹出的“表单控件”工具组中选择“组合框”，在单元格D3中绘制一个组合框。9：选中绘制的组合框，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置控件格式”选项。10：在弹出的“设置控件格式”对话框中单击“控制”选项卡，然后单击“数据源区域”后的选择按钮。11：进入“Sheet2”工作表，选择单元格区域B2：B8，选择完成后再次单击“选择数据区域”按钮。12：返回到“设置对象格式”对话框，单击“确定”按钮。13：单击D3单元格里的控件下拉按钮，可以看到在弹出的下拉列表中会显示预设的数据项。14：使用上面的方法为其他选择添加组合框。15：选中单元格D3：D5中的3个组合框，然后单击“页面布局”选项卡，接着单击“排列”工具组中的“对齐”按钮，在弹出的菜单中选择“左对齐”选项。16：使用同样的方法，将单元格B4和单元格B6中的组合框也进行左对齐，这个例子到此就全部制作完成了。第4讲Excel中公式的应用学习目标在本讲中将学习在Excel2007中如何输入公式、如何命名公式、如何编辑公式以及如何隐藏公式，并通过制作一份差旅报销单来巩固前面学习的知识。主要内容输入公式命名公式编辑公式隐藏公式应用实践制作差旅报销单4.1 输入公式要实现Excel的自动计算功能，我们必须告诉软件怎幺计算，所以首先要输入数学公式。所有的公式都以符号“”或“+”开始。一个公式中包括操作数和运算符。操作数可以是常量、单元格地址、名称和函数。运算符包括：算术运算符、文本运算符、比较运算符、引用运算符。输入数学公式的具体操作步骤如下：01选中需要输入公式的单元格，在工作表上方的编辑栏中输入“”，然后输入公式表达式“B3+C3+D3+E3+F3”，单击“输入”按钮确认。02返回工作表窗口，可以看见计算的结果已经显示在所选单元格中。4.2 命名公式由于公式的表达式一般比较长，如果每一次使用时都要重新输入一次，不但费时，而且难免会出错。为了便于公式的使用和管理，可以给公式命名。公式命名的具体操作步骤如下：01单击“公式”选项卡，在“定义的名称”工具栏中单击“定义名称”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“定义名称”选项。02随后弹出“新建名称”对话框，在“名称”栏里输入公式的名称，在“引用位置”栏里输入公式表达式，如“B3+C3+D3+E3+F3”，单击“确定”按钮即可完成公式的命名。以后如果要运用公式，只需选中待计算的单元格，再在编辑栏中输入“=公式名”，单击“输入”按钮或直接敲回车键“Enter”，公式即被引用，并在相应的单元格中显示计算值。这样，我们只需输入一次公式表达式，而在以后引用时直接输入公式名即可。4.3 编辑公式编辑公式主要分为修改公式、复制公式、移动公式以及删除公式这几个方面。1.修改公式对于创建后的公式，如果发现有错误，可以对其进行修改，而且操作也很简单。直接双击含有公式的单元格，即可随意删除、修改。2.复制公式当公式中含有单元格或区域引用时，公式的复制结果会根据单元地址形式的不同而有所变化，复制公式的具体操作步骤如下。01选定要进行复制的公式所在的单元格，将鼠标移至其右下角，当指针变为黑色的“+”号时按住鼠标左键不放，拖动选中需要填充公式的单元格。02放开鼠标即可完成公式的复制，鼠标拖动过程中选择的单元格都被复制了公式。3.移动公式移动公式与复制公式一样，移动的结果也跟单元格或区域的引用地址有关，移动公式的具体操作步骤如下：01选定需要移动的公式所在的单元格，当指针变为形状时按住鼠标左键不放，将公式拖动至目标单元格即可。02放开鼠标即可完成公式的移动。4.删除公式如果需要将某个单元格中的计算结果以及该单元格保留在系统中的公式一起删除，只需在选中此单元格后，然后按下键盘上的“Delete”键即可。4.4 隐藏公式Excel2007的功能非常强大，不仅可以让我们自由输入、定义公式，还有很好的保密性。如果不想让自己的公式被别人轻易更改或者破坏，可以将公式隐藏起来。具体的操作步骤如下。01选择需隐藏公式的单元格，这时在编辑栏中会出现公式表达式，单击“开始”选项卡，在“单元格”工具栏中单击“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“设置单元格格式”命令。02随后弹出“设置单元格格式”对话框，单击“保护”选项卡，在该对话框中勾选“隐藏”复选框，最后单击“确定”按钮即可。4.5 应用实践制作差旅报销单任务设计本例制作的是差旅报销单，在制作时首先应录入表格数据，然后设置表格格式，最后使用公式计算报销费用。完成任务1.录入相关数据首先，我们要录入工作表的标题以及简单的出差信息，然后将具体的数据录入表格中，再为其设置行高和列宽，具体的操作方法如下：1：新建一个空白Excel工作表，将其命名为“差旅报销单”。2：在A1单元格中输入标题“差旅报销单”。3：在A2单元格中输入“申请人：”。4：在B2单元格中输入申请人姓名。5：按照上面的方法，继续输入申请人其他相关信息。6：在A6单元格中输入文字“基本开销记录”。7：在A7单元格输入“项目”标题。8：在单元格区域A8：A12中输入项目名称。9：在B7单元格输入文字“星期一”。10：将鼠标定位在B7单元格右下角，然后向右拖动填充，一直填充到H7单元格。11：在I7和A13单元格中分别输入文字“合计”。12：输入星期一到星期天的具体消费金额。13：在A15单元格中输入文字“应酬费用”。14：然后输入“应酬费用”的具体信息。15：在A21单元格中输入文字“总计”。16：输入“总计”的相关信息。17：当数据输入完之后，我们可以发现，有些数据超出了表格的长度，显示太过拥挤，我们需要调整行高和列宽。2.设置表格格式为了表格更加的美观，下面为表格进行格式设置，具体的操作方法如下：1：选择单元格A1：I1，单击“开始”选项卡，然后单击“对齐方式”工具组中的“合并后居中”按钮。2：合并居中后，为单元格标题设置字体样式和字号大小。3：选中单元格B4：D4，将其进行合并。4：同时选中单元格B2、D2、B3、D3、B4，单击“字体”工具组中的“下划线“按钮。5：选中单元格A6：B6，执行合并单元格命令，并设置字体样式和字号大小。6：接着为单元格A15、A21设置相同的字体样式和字号大小。复制格式时可以使用格式刷功能来快速设置。7：选择单元格A7：I13，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项。8：在弹出的“单元格格式”对话框中单击“边框”选项卡，选择一种边框颜色，并选择一种较粗的线条样式，然后单击“外边框”图形。接着再选择一种较细的线条样式，单击“内部”图形，设置完成后单击“确定”按钮。9：返回到文档中即可看到添加边框后效果。10：使用相同的方法为“应酬费用”和“总计”下面的数据添加边框。11：选择单元格A7：I7，为其设置一种填充颜色。12：使用同样的方法，为单元格A16：E16和单元格A22：C22添加一种填充颜色。13：同时选中3个数据表格，然后单击“开始”选项卡，单击“对齐方式”工具组中的“居中”按钮。3.计算“基本开销”和“应酬费用”总额输入完了基本数据之后，还需要计算各种项目的开销总额，应酬费用总额，具体的操作方法如下：1：先单击单元格I8，然后单击“公式”选项卡，接着单击“函数库”工具组中的“自动求和”按钮，在弹出的列表中选择“求和”选项。2：将鼠标移动到单元格I8右下角的填充柄上，按下鼠标左键向下拖动至单元格I12时松开鼠标，自动计算出其它基本开销的总额。3：接下来需要计算出每天所用费用的总额，首先选中单元格B13，再单击“函数库”工具组里的“自动求和”按钮，计算出星期一的费用总额。4：接着使用填充公式的方法计算出剩下几天的