会员原创发表：健全某医院音像档案管理机制的思考

1 / 5 会员原创发表：健全某医院音像档案管理机制的思考 关于健全某医院音像档案管理机制的思考 摘要：当前，某某医院档案管理工作中存在纸质文字偏多，声像档案偏少；音像资料管理机制不完善，开发利用少等问题。医院信息化建设的推进对进一步建立健全音像档案管理机制提出新要求，今后档案管理工作应重点在以下方面下功夫：加强部门联动，争取各部门的参与支持，建立声像信息采入机制；发挥档案室专业职能，探索声像资料日常管理机制，做好分类管理、安全与保密管理等；建立声像档案开发利用机制，服务医护一线和广大患者。 关键词：音像档案，管理机制 随着医疗卫生事业的改革发展，某某医院逐步建立了一套相对完整的档案管理体系，有效地服务了医院科学决策和业务建设。医院管理信息化的快速推进，产生了大量极具利用价值的照片、幻灯片、缩微胶卷、光盘、音视频资料等音像信息，对医院档案管理提出了新挑战。新形势下，健全某医院音像档案管理机制成为一个值得思考的问题。 一某医院档案管理工作存在问题 2 / 5 1 纸质文字偏多，声像档案偏少。一方面，档案搜集信息资料对象侧重于纸质文字档案，日常档案 管理的管理的重点也侧重于纸质资料；另一方面，信息技术在临床、基建、党建、人事培训等领域运用越来越广泛，一些资料有各科室部门分散管理，容易造成信息资料的损坏或遗失。 2 声像资料管理机制不完善，开发利用少。从档案室角度分析，还未将极具价值的声像资料列入统一归档和专业管理范围，相关的分类管理、安全管理等机制未形成；从医院管理角度分析，各专业科室参与档案管理不够深入，未形成档案管理联动机制和共建机制；从声像开发利用角度分析，由于各各科室分散管理，难以有效地开发利用，更好地服务医院决策、业务建设和患者。 二健全某医院音像档案管理机制的建议 1 加强部门联动，建立声像信息采入机制。有价值的声像资料涉及临床、党建、人力资源、后勤等各部门，信息采集工作离不开各部门的参与和支持。首先，要明确声像资料采集内容范畴，建立声像资料采集入档制度。结合医院实际，将涉及党代会、职代会、重大事项决策办公会、上级领导和院领导在各类场合的重要讲话等声像资料纳入入档范围，将涉及重大疫情防控、重大手术案例、医院技术创新与管理创新等方面的声像资料纳入入档范围，将医院开展的义诊等活动、党建等活动、重大培训活动、先进人物事迹等 相关声像3 / 5 资料纳入归档范围，将病理切片资料、 X 线胶片、各种检查图片等涉及患者的声像资料纳入归档范围；同时制定出台某某医院声像资料如档规定，理清哪类声像资料应该入档，哪些属于无需入档的类别，建立统一入档标准体系，明确要求将各部门有价值的声像资料及时入档，由档案室统一集中管理。其次，要建立科室信息采集管理制度。各科室明确兼职责任人，建立一支兼职档案协管队伍，同时分管纸质文字资料和声像资料的采集和入档工作，确保有价值的声像信息资料不流失，不损坏。此外，将声像资料采集与入档工作纳入对科室和兼职档案协管队伍考核体系 ，由医院组织人事部门和档案室联合实行月度、年度考核，进一步提高各科室和兼职人员的积极性。 2 发挥专业职能，探索声像资料日常管理机制。纸质资料的文字具有常年不变的化学特性，而声像档案资料具有承载信息量大、易损坏、易丢失的特点，管理工作非常复杂。档案室应充分发挥专业职能，积极探索建立声像资料日常管理机制，维护声像档案的安全。一要建立科学的分类管理机制。可将声像档案以业务领域分为临床案例、决策活动、队伍培训、患者电子资料等板块来管理，可 将声像档案以不同载体分为电脑硬盘、光盘、优盘、胶片、录影带等来管理；还可将声像档案以科室为分类标准实施管理。当然，各种各类模式还可以交叉，建立不同的分类检索目录，以便于从不4 / 5 同的角度进行检索、查找。二要建立完善安全管理机制。针对日益严重互联网泄密事件，建立泄密预防机制，对于涉及同行竞争、患者隐私等方面的内容存在专门的电脑，该类电脑严禁与互联网联网，防止造成医患纠纷或同行恶意竞争；建立档案泄密应急预案，一旦出现不良泄密事件，能够快速反应，将影响控制在最小范围。针对易自动老化、磨损等特点，建立硬盘、光盘等声像档案 载体定期保养机制，充分运用现代信息技术定期进行科学的保养维护，对于一些接近老化的音视频档案资料可进行复制、更新、备份。三要建立专业培训机制。声像像档案管理与现代信息技术关系密切，而信息技术一日千里，对档案专职工作者提出了重重考验，因此要进一步加强对专职队伍的专业培训，促进其积极学习、利用前沿技术，并借鉴全国同行先进经验，提高电子声像档案管理水平。 3 坚持服务至上，建立声像档案开发利用机制。完善声像档案管理体系的本质目的，不在于 “ 存 ” ，而在于 “ 用 ” ，归根结缔在于服务医院科学发展。第一，建立声像档案开 放体系。档案室要坚持服务大局，积极整理好涉及医院发展历史中涉及重大改制、重大管理创新、疫情应急管理等领域的声像资料，为决策层借鉴历史作法、创新宏观管理提供到位服务；要坚持一线科室，建设快速检索平台，积极帮助一线医护工作者查找专家讲座、手术案例、医疗技术攻坚等方面5 / 5 声像资料，促进一线改进医疗技术和服务患者的能力。在以人为本、构建和谐社会的大环境中，更应当注意向患者开放，要完善开放程序，比如对于转院治疗的特殊患者、一些对治疗存有疑虑的患者和需要查询电子病历、手术全程音视频资料等群体，可以主治医师及病房科室负责人签 字并填写 “ 患者查询病历电子档案申请书 ” 后，档案室可提供开放式服务。同时，还需完善声像档案查询登记制度、现场查询制度、使用保护制度、禁止复制外传制度等，明确规定什么人可查什么内容，严防在利用环节造成信息资源流失或外泄。第二，建立主动服务机制。档案专职管理人员应树立主动服务意识，一方面要加强与各科室的协调，加强宣传，营造重视声像档案管理工作的氛围，并及时了解一线对音