OA系统使用管理制度.doc

公司OA办公自动化系统管理制度 第一章 总 则第一条公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。第二条 OA系统运行应坚持优化业务办公流程程、提高办公效率和降低管理成本原则，利用OA系统处理办公业务应符合公司公文管理及其它业务管理的有关规定。第三条 为保障公司办公自动化系统（以下简称OA）安全、有效、规范运行，根据企业网建设及OA系统实施要求，结合本公司实际，特制定本办法。第四条OA系统由总部技术处负责升级、网络维护，保障网络服务器始终在线，保持正常的运行状态，并建立服务器运行日志。第五条人资处负责OA系统的建设、管理、运行和维护检查工作。并经行系统使用的培训。第六条各部门有专人负责本部门相关电子文档的保存，各部门发起流程应有专人负责OA流程的跟进与追踪。第二章 系统实施的目标第七条 OA系统的运行是为了达到公司内部无纸化办公及对外信息交流。系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次。 第八条 为公司实行信息化战略目标。首先是全面实现公司内部办公无纸化；进阶实现公司成员企业之间的信息交换、网络办公等。第三章 系统运行操作管理第九条 在公司内，有签章的电子文件(包括打印版)与相同内容的纸质文件，具有同等效力，各部门可以将电子文件作为公司内部贯彻执行工作和办理的依据。第十条 公司内部各类会议通知、有关工作情况通报、部门之间的信息传递、日常请假申请，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。第十一条 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。2、公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。3、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过2个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。第十二条OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。第四章 网上办公业务管理规则第十三条 发文 公司各管理部门发布正式公告，由各部门职员拟稿，交部门主管审核修订后后，提交人资处复核编码，人资处根据文件性质提交给相关部门领导讨论，通过后文件传递给人资处正式发布并对文件存档，并分发到各相关部门和人员。第十四条 收文（包括纸质文件和网发文件）1、公司收文，总经办收到政府及相关企业、合作伙伴来文后登记，传递给总经办负责人，如需接收办理的扫描后上传OA系统。在提出初步处理意见后提交公司领导阅示，领导阅览后批示意见，总经办根据领导批示意见转交相关部门办理。2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。3、工作流的建立、变更和注销部门因工作需要新建、变更、注销工作流时，经本部门负责人提出申请，经人资处审批后，由系统管理员在接到通知后4个工作日内进行工作流的新建、变更及注销。第十五条 其他办公事项1、日常请假 单位人员请休病假、事假或公出，须经OA系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审批，由人资处核实存档。2、协同办公 公司各部门人员需要传递文件，须用OA与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。3、会议通知召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导沟通相关参会人员。需要分管领导以上参加的提交总经办申请。4、公告调查由各部门起草公告通知等信息，人资处核定公告内容及格式，核实无误后编号，交由该部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。5、新闻稿件登记由各部门拟稿后交由相关领导审批发稿，稿件刊发后，再交由总经办审核登记、相关领导查阅后，由总经办文档管理员归档。第五章 安全保密管理第十六条OA系统使用要严格执行国家有关保密法律、法规和集团公司商业秘密保护的有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。第十七条OA系统中公文传输为非涉密电子公文。对涉及国家秘密，以及公司商业秘密机密级以上的公文，仍以纸质文件传递。第十八条 通过OA系统生成的电子文档或公文与相同内容的纸质文档或公文具有同等效力，除按有关规定必需采用纸质文件存档外，无需打印存档。第十九条 由人资处负责现有用户、及新增用户的审核、开通，并确认需要开通的人员名单和使用权限。第二十条OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的损失由本人负责。第二十一条OA系统涉及使用电子印章和人员签名，由人资处统一制作并授权使用，对电子印章的使用、管理等同于实物印章。第二十二条 有权使用电子印章和人员签名的人员，应定期更换其密码，妥善保管，不得泄露；电子印章及签名在OA系统上（包括OA系统文件打印版）与鲜章具有同等效力，非OA打印格式纸质打印无效。第二十三条 原则上有权使用电子签章的管理人员，再请假期间也需要按照本制度要求按时登陆OA系统处理工作，如果确实需要有工作替代人。必须在休假前OA发送工作替代申请到人资处备案。因出差耽搁等不可抗力因素可委托直接上级代为处理。第六章 系统维护管理第二十四条 为避免计算机病毒传播和网络攻击保证数据及网络安全，OA服务器应安装防火墙及网络防病毒软件，系统管理员应指导检查本单位操作用计算机安装防病毒软件并及时更新操作系统安全补丁及病毒特征码。第二十五条 系统管理员负责每日对OA数据进行本机备份，每周末对OA完整数据进行一次异地备份。第二十六条 OA系统定时关闭维护时间为：“五一”、“十一”及春节长假期间。第二十七条 总经办应与软件开发单位签订技术支持协议，确保故障得到及时处理及软件版本升级。第八章 考核第二十八条 OA系统自动对协同工作进行跟踪，并对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入部门年度考核范围。第二十九条 OA系统发布的相关信息如需要一定时间段内回复的，发件人必须注明答复时间，并抄送总经办督导处，并在后续进行2次答复提醒。第三十条 相关收件人没有在规定时间内对协作部门发出的信息做出及时答复的，未影响工作进行警告一次，对工作造成影响依状况惩处。第三十一条 OA系统撰文、附件，必须认真确认，有出现错别字及附件格式不对（包含但不限于：附件错误、附件不完整、所附扫描件方向不对等），回复期间要求不准确或漏要求，对于发件人警告一次。第三十二条 处罚1对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照考核的相关办法进行处理。2侦测、盗用他人帐号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成OA系统运