外贸部工作流程.doc

圣农食品有限公司外贸事务工作流程1. 交易的磋商：交易的磋商包含有询盘、报盘、还盘及接盘四个环节。在这四个环节中我们应该做到：1）做客户档案(客户编号、客户编码、客户档案编号、客户基本信息, 处于供应链中的位置, 年采购能力, 销售区域等; 以及所询问产品的规格、质量要求、数量及我司是否能够生产)，记录并存档。2）以统一的格式对外报价（见附件）。所有的报价单由各区业务员整理，经区域及副总经理确认后方可对外统一报价；特殊价格或特殊付款方式需得到总经理书面批准后，方可对外报价。3）做询盘的回复时，原则上，在24小时内给予客户答复；特殊情况需要商量的，在24小时内不能提供准确信息的，需向客户说明我们会在什么时间内给予回复。4）在正式接盘之前，必须要明确货物的品名、型号、数量、交货期、起运港、到达港、包装要求、付款方式、质量要求及柜型等。5）形式发票编号规则：公司代码（SN）+年份+报检日期+排柜顺序。如：SN-20101010-1，其中SN为公司简写，2010代表2010年，1010代表上报CIQ报检的日期，01代表当周出港柜子数量。2. 业务审核：1) 业务员收到客人的订单后，填写信息订单记录。2) 对信息订单记录或评审表上的项目如实填写。3) 合同审批需附上客人的订单的COPY件及客人对产品的详细要求。4) 对产品的品名、型号、规格、数量、价格、金额、装箱尺寸、毛净重、交货期、产品的颜色要求、相关零部件要求、客户的特殊要求及付款方式进行审核。由业务员签字后交由部门负责人审批，并交至财务审批。5) 如订单金额较大；有佣金或折扣等条款的，要经总经理批准后执行。3. 明确生产要求：各业务员收按销售订单的要求将生产要求明确，在确定了具体船期并满足下列情况方可下达生产任务通知单。1) L/C：通常在交货期之前一个月确认L/C已经收到，收到L/C后应由业务员和单证员分别审核信用证，检查是否存在错误，交货期是否接受，是否存在软条款，是否有特殊要求及其它问题，如有疑问，业务员应立即和客人联络，需要改证的请客人立即改证； 填写信用证审核记录表。2) T/T：采用30%预付的客户，必须确认客人的订金已经收到。记录收款金额、时间及责任人。3) D/P，D/A或后T/T：采用此种方式的客户，必须由部门负责人或总经理同意并签字确认。4. 业务员整合订单下达计划部，计划部将按照已评审的合同编制生产任务通知单。将编制好的生产任务通知单交由相关业务员及部门经理审核及复核。5. 车间生产：1) 每月上旬按订单产品类别数量制定下个月生产计划。2) 同客户确认下月计划产品明细、数量、出港日期等内容；3) 如不能如期生产，完成客户订单产品在同客户取得协商一致的情况下推迟或取消出港；4) 计划部应在生产部规定的时间内、调齐配备生产相应原辅材料，保证生产正常进行；5) 生产过程由品管、现场QC人员按照产品工艺、质量要求对产品生产实行监管监控。发现问题及时解决，确保产品质量、数量。6) 仓储部和统计部做好产品入库统计工作，将产品分门别类整理放置。6. 制备基本文件：1) 出港计划制定后，业务员制定将相关基本单据（包括Pro forma Invoice, Packing List）；2) 同客户确认，在交单过程中需要何种单据，并根据客户要求制定。7. 商检：1) 对于国家法定商检的商品，业务员在产品装车出货前一周将商检单证做好交给办证员，并督促办证员将商检及时办好。2) 办证员应了解国家政策、法规及与产品相关的进出口规则，定期宣传与讲解。3) 因公司委托报关行报关，不同的货代有不同的报关行，每个报关行对一些产品的HS编码的认识不尽相同，单证员在做单证时应先咨询相关的报关行，货物的HS编码是否正确。4) 每票货输入商检之前，办证员必须与相关部门或个人确认产品一致性，有必要的情况下，亲临现场指导。但必须要保证，所报货物与现行的法律法规、出入境检验检疫及产品本身的属性相吻合。5) 定期辅导与商检工作有关但对商检没有认识的人员。6) 确保商检操作系统正常运行，定期对商检系统进行维护。备注：1）为了准确有效地提供商检换证凭条，公司或外贸公司单证员必须将相应的商检资料于产品包装完成日期之前三至四天提供给办证员，以便办证员方便、快捷、顺利地办理商检；2）提供后的单据要真实有效，不得随意更改；3）商检换证凭条将于包装完成之后至少二天时间才能提供，请各业务员在核算交期时务必要考虑进去；4）商检换证凭条的有效期为二个月，请业务、储运与船务把握有效时间。8. 租船订仓：1) 如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。2) 订单确认后，业务与客户确认货代或船公司的相关信息。并将信息传达给单证。3) 单证拿到相应的资料后，将货代或船公司资料存档。4) 单证尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况。5) 单证确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。并将准确的工厂发货或拖柜日期（不是船期）通知跟单。6) 应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（SHIPPINGORDER），通常在开船一周前拿到定仓纸。7) 如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。8) 如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。9) 向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。9. 安排拖车及出货：1）货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等2）制作一份装车资料给跟单，列明装柜时间、柜型、品名、数量、毛净重、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。3）要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。4）业务员须将装货的过程、集装箱号码、封条号码、车牌号码及整个车型拍照。对特殊订单的，须留存一台样机备查，做装船样封存记录。10. 委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。11. 保险：1）按CIF条款成交的货物，我方需向保险公司投保。投保时应填制投保单和支付保险费（保险费保险金额保险费率），并随附商业发票，保险公司凭以出具保险单。值得注意的问题有：（1）投保险种和费率（2）保赔地点（3）保赔金额，一般情况下是按合同金额的110%投保。但有的客户会有不同的要求，此时需按客户的要求对货物投保。（4）保险日期，至少为装船日期的前一天。12. 索取预录单：在正式报关之前，单证员及时向报关行索取预录单进行核对，并将预录单COPY一份给财务，以便财务申报核销。13. 获取正本运输文件：1）最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等2）督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本3）及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做记录。14. 准备其它文件：1）商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。 2）装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。3）装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。15. 交单：1) 采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。2) 采用后T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。3) 如果前T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。4) 采用D/P或D/A的，备齐全部单证并严格审核，确保没有错误，交由银行托收。采用此种方式值得注意的是客户咨信必须要好。咨信不好的客户，即使单证本身完美无缺，仍然要冒着客户拒绝付款，而不得不把货物贱卖或返运回国内的风险。5) 无论采取何种付款方式交单的，单证员必须在得到业务员书面确认后方可交单。6) 业务员的书面确认包括：货款是否收齐、正确的交单地址、递交何种单据等。单证须将此书面确认存档。16. 业务登记：每单出口业务在完成后要及时在客户交易记录上做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。17. 文件存档：将登记好的每单业务连同涉及到的相关资料（含邮件记录）与客户档案一起存放在档案柜中备查。并将档案编号。18. 收汇：1) 除前T/T以外的所有付款方式，各业务员必须在规定的时间内将货款收回，并将客户付款的水单打印一份并COPY给内务和财务各一份。记录。2) 业务员将货款的收款日期及收款金额填写进客户交易记录备注一栏。注意事项：外汇管理局相关规定3) 为完善企业货物贸易出口收汇管理，加强出口交易与收结汇的真实性及其一致性的核查，自2008年7月14日起，外汇管理局对出口收结汇实施监管；4) 出口收结汇核查系统分为一般贸易、进料加工贸易、其它贸易、来料加工贸易、预收货款、无货款报关等；5) 所有贸易项下收汇款全部要先入待核查帐户；6) 为方便银行及时入帐及申报，各业务员需提供一份清单，注明合同号、货币金额、汇出方国别、汇款人名称、款项性质，并附合同；7) 通知客户汇款时在汇款附言中写明“goods”19. 帐目整理与核对：统计负责对外贸部发生的所有业务往来的帐目（包括货物发出、应收帐款、收款及发票等）登记与核对，并于每月4日之前上交公司财务。务必保证往来帐目准确、及时。20. 售后服务：前期的所有工作包含交易的磋商、备货、租船订仓及收汇核销已经完成，好像我们的工作也已经结束。其实不然，我们的工作才刚刚开始，且售后服务是销售工作中至关重要的一环。如果售后服务工作没有做好，就会导致客户没有后续订单，甚至客户的流失。21. 顾客信息的收集、分析与处理1) 业务员负责监视顾客满意与不满意信息。2) 对顾客以面谈、电话、传真、邮件及信函等方式进行的咨询、提供的建议，由业务员解答、记录和收集；暂时未能解答的，要详细记录并与相关部门研究后予以答复。3) 各业务员利用外出的各种活动，及时掌握市场动态和顾客需求动向，通过各种展会，积极与顾客沟通，收集有关信息及时反馈给公司有关部门。22. 顾客投诉处理1) 每季度向客户发出销售情况反馈表，要求填写销售、质量等情况及顾客意见和建议等，依此汇总整理出售出成品质量报告，传递给品质部，由品质部组织原因分析，视情况发出纠正和预防措施处理单，责成有关部门采取纠正或预防措施，并跟踪实施效果。将实施的结果反馈给顾客。2) 负责有效地处理顾客投诉，填写顾客投诉记录，及顾客投诉及不合格分析处理报告相关内容并传递给相关部门加以解决，跟踪实施效果，将实施的结果反馈给顾客。23. 顾客满意程度调查1) 每年年底，向顾客发送顾客满意程度调查表，调查顾客对公司产品、服务的满意程度，收集相关意见和建议；调查表的回收率争取达到80%以上，以便于统计分析。2) 对上述调查表进行统计分析，确定顾客的需求与期望，及公司需改进的方面，得出定性（形成资料）或定量（如产品损耗率、顾客投诉率、退货率等）的结果。当定量数据接近或低于控制下限时，应采用因果图或排列图寻找主要原因，发出纠正和预防措施处理单给责任部门，采取相应的纠正、预防措施，并监督实施效果。24. 客户档案建立办法1) 客户档案2) 报价一览表3) 报价单4) 订购产品一览表5) 每票合同交易完成后，填写客户交易记录。6) 保存记录必须有：a) 形式发票OR合同（必须具有供需双方的授权委托人签字和公司印章及签定时间）b) 信息订单记录（一般合同）、产品要求评审表（特殊合同）c) 信用证（付款方式为信用证的）d) 信用证审核表e) 生产任务通知单f) 包装生产任务通知单g) 包装跟踪记录h) 合同更改评审表（如合同要求发生变更）i) 订单更改通知单j) 成品出厂检验报告（含出货图片或出货样机）k) 订仓单l) 商业发票m) 装箱单n) 商检换证凭单o) C/O或FORM Ap) 保险单（CIF条款）q) 发货